人事科运用PDCA循环细化医院员工岗位职责

细化员工岗位职责主题选定：岗位是人力资源管理的基石，结合岗位分析制定岗位职责是医院开展人力资源管理的基础环节和重要工具。所谓岗位分析，就是全面了解、获取与工作有关信息的过程，是描述和研究组织某个特定岗位工作内容和岗位规范（任职资格）的过程，直接产物便是形成岗位说明书或岗位职责。在现实管理活动中，科学合理的岗位分析，不仅反映出一家医院的人力资源管理水平，还能促进医院整体的战略管理。此外，岗位分析还能彰显设置该岗位的目的，体现该岗位之于医院的价值，从而使得供职该岗位者清醒地促进医院战略目标和科室发展目标真正落地。据相关文献报道，国外医院普遍重视岗位分析，历来注重广泛、深入地研究各岗位的工作内容、职责、任职资格等，而且在此基础上制定详细的规范-遗憾的是，环顾国内医院的管理实践，岗位分析及职责制定往往成为被忽视的环节，很多医院没有规范的岗位说明书或岗位职责明细，使用的大多是简单的工作流程或对工作职责的一般罗列，内容不够全面且缺乏科学性，普遍存在职责描述不规范、职务要求不清晰、汇报关系不明确、工作分配不合理等问题。如此这般.便导致很多问题.如员工职责及任务不清、责权利无法统一、难以形成有效激励机制等。现况调查与原因分析：我院人力资源部查阅、梳理院内2010年已有的岗位职责描述。发现格式不统一且未覆盖全部岗位，内容上也只涵盖工作职责和规范。再者，已建立岗位职责的大部分科室是以科室工作制度代替岗位职责描述，内容摘自20XX年医政司发布的《全国医院工作制度与人员岗位职责》，仅有行政、后勤科室的岗位职责是根据医院情况专门制定。但由于未明确岗位的分类和定义，使得一些岗位职责内容无法与员工实际工作相匹配，也就失去应用价值。国内卫生行政部门对医院岗位职责并未提出明确要求，尽管《省综合医院等级评审标准（20XX版）》在医疗、护理、财务及后勤管理部分评审指标的检査要点中提到建立相关人员岗位职责，但也缺乏具体解释和检査标准。可是，三级医院评审标准中，却对岗位职责有较为详细的要求和解释，标准明确每位员工都应有当前的、书面的岗位职责描述，并指出“当医院使用国家的或通用的岗位职责时（例如一名护士的岗位职责），医院应根据护士所从事的不同岗位进一步确定其特定岗位职责的内容（如重症监护护士、儿科护士、手术室护士等）”。换句话说，评审标准对岗位职责的要求首先是岗位必须与人员一一对应，岗位职责的内容也不可过于宽泛，而是必须符合每个科室与岗位的特定工作内容。至于导致医院岗位职责出现各种问题的原因，我院人力资源部曾有过较为全面的分析（见图1）。图1：岗位职责存在问题的原因改进计划：旨在消除医院岗位职责范畴内的积弊，我院组建岗彳立职责改进小组，参与部门包括人力资源部、医务部、护理部。改进小组首先根据JCI医院评审标准，确立岗位职责的改进目标：覆盖全院每名员工所在的岗位，完善每个岗位的职责内容，统一格式，明确岗位任职条件，强化对专业职责及工作特点的描述，提升岗位职责的针对性和实用性。组员们根据图1中所示的原因，制定改进方案：第一，确定岗位职责模板、格式规范和内容要求；第二，建立制定岗位职责的相关制度和流程；第三，以行政职能科室作为试点，通过岗位分析制定岗位职责；第四，根据试点经验推广至全院，制定出全院所有岗位的职责内容；第五，定期持续监测岗位职责的维护与更新情况。改进措施：1.确定权责部门。医院领导：根据医院战略、组织架构的变动.规定各类工作岗位的要求和审批岗位职责。人力资源部：确定岗位职责模板、格式规范和内容要求，建立制定岗位职责的相关制度和流程，负责全院各类岗位职责的统筹与管理.以及落实、指导岗位职责的具体应用。主管职能部门：医务部负责组织临床医疗、医技类岗位职责的制定与维护；护理部负责组织护理类岗位职责的制定与维护；人力资源部负责组织行政后勤类岗位职责的制定与维护。2.设计岗位职责模板.质量改进小组检索国内外相关文献，查阅其他组织的岗位职责，分析优缺点以做参考，同时梳理各类医院评审标准对岗位职责的要求，结合我院自身情况设计岗位职责模板雏形，并在征求医院管理者的意见后修改、确定。最终我院使用的岗位职责模板如下所示：

医院员工岗位职责一、基本资料岗位名称所在部门直接上级岗位类别直接下级所辖人数（数量）制定日期任职人签名主管签名二、职责与工作任务描述职责一职责表述：工作任务1.2.3.职责二职责表述：工作任务1.2.3.三、任职条K学历职称知识能力工作经验从业资格四、工作特征使用设备工作环境工作时间特征五、考核要点考核内容考核参考标准 鉴于医院的行政管理体系非常复杂，医生、医技、护理、行政等各类人员的工作内容和性质差别较大，组织管理模式各异，因而对于不同性质的岗位，其职责描述的模板与格式不可一概而论。医院既要考虑岗位职责格式的一致性，也要兼顾各类别岗位职责在制定、应用中的特殊性。我院的实践经验是，医院制定的岗位职责模板建议全院使用，但同时允许各主管职能部门根据不同类别岗位的特点做适当修改，报人力资源部同意后使用。3.制定《岗位职责制定规范》。改进小组通过访谈了解兄弟医院制定岗位职责的流程和经验，结合我院实际情况，经过反复讨论、修改后制定《岗位职责制定规范》。在此制度中，明确了岗位分析的时机、步骤以及制定岗位职责的流程，同时还清晰规定了岗位职责的维护和更新、培训、应用等。4.全院制定岗位职责。自20XX年7月起，我院首先以行政职能科室为试点，人力资源部根据新的岗位职责模板和制定要求，初步修订20个职能部门原有的岗位职责。当初稿返回至各科室，科室再根据当时的情况做好岗位分析并调整或增减岗位职责。20XX年2—3月，人力资源部收回各职能部门的修改稿，审查岗位设定的合理性与岗位职责的规范性，再交各职能部门分管院领导审核和定稿。在总结职能科室试点经验的基础上，自20XX年6月起，我院开始修订临床、医技及护理部门的岗位职责。主管职能部门征求其分管各科室意见后，设计各部门的岗位类别、数量及名称，初步拟订各类岗位职责模板，并明确各个岗位的基本职责，专科工作职责则留待各科室根据实际业务情况编写后再进行补充、修改。各科室负责人根据拟订的岗位工作内容分析和确定从事该岗位所需的任职资格及基本条件。人力资源部收集各主管职能部门审核完成的岗位职责初稿并给予初审，然后交给分管院领导复审和确定。各类人员岗位职责经院长最终审批后，各职能部门组织岗位任职人与其主管领导双方签字确认。经签订的岗位职责一式三份，由人力资源部、所在部门、员工本人分别保存。成效：当人力资源部收集齐各部门的岗位职责，再通过多轮检査、核对来提升岗位职责的完整性和有效性。首先，根据员工花名册逐人核对，确保岗位职责覆盖全员。其次，整理员工资料档案期间，比对员工资格及准入证明，复核员工是否符合岗位任职资格。另外，若发现有个别特殊岗位缺少岗位职责，或员工实际资质无法达到岗位任职要求，与所在科室沟通后补充或修改。最后，当完成员工个人资料档案建档.再请临床和医技科室主任、护理部复核其员工的档案，以及岗位职责的有效性。20XX年2月，我院完成全体员工的岗位职责建立与审核，覆盖率达100%。可是，岗位职责一时的覆盖全员并非我们的最终目标，持续更新与维护才至关重要。首要措施便是将“每名员工签订有效的岗位职责”列入医院JCI管理考核条例中，而且由人力资源部不定期地开展检查。20XX年1月，人力资源部对202名20XX年3月及以后非批量入院的新员工逐人核査岗位职责，其中便有22人未上交或不符合要求，经通知或返回修改后全部补交。未来方向：我们通过检查意识到，要确保岗位职责的签订与维护能持续有效地开展，必须建立长效的运行机制。人力资源部检査前，将新员工上交岗位职责的时间节点定在试用期考核结束前.但由于缺乏制约手段，仍存在不交、迟交的现象.待人力资源部定期核査时发现此事已距上岗时间较远，没有发挥岗位职责的实际作用.检查后，人力资源部将签订