浅析实施采购比价审计

浅析实施采购比价审计发布时间：2009-12-31阅览次数：陈红兵，现就职于德赛视听公司

现代企业的竞争，由当前的技术领先、市场垄断，逐渐转向以优化采购渠道、降低采购成本，从而帮助企业提高利润、占据新的优势。然而，由于采购过程复杂，加之我国企业长期以来采用传统的采购模式，致使我国企业采购管理仍然是一个十分薄弱的环节。为此，许多企业纷纷采取各种措施，但仍未起到对采购的有效管理和监督。本文通过对交易方式的剖析、及传统采购管理流程的梳理，提出了将采购比价审计与采购流程相结合的管理思路，论述了实施采购比价审计对采购管理及内部控制的创新作用

采购作为企业生产经营过程中的基本环节，是企业一切活动的开始，是生产经营连续性的保证，也是企业生产经营中最大的成本领域，尤其对于制造型企业而言，其采购成本支出占产品成本的60－80％以上，因此，采购工作的好坏直接关系到企业的经济效益和市场竞争能力。然而，由于采购过程复杂，管理难度大，再加上社会上腐败现象的存在以及一些采购人员、管理人员自我利益的驱动，在采购中暗箱操作、舍贱求贵的现象时有发生，既增加了采购成本，同时又削弱了市场竞争力；为此，许多企业纷纷采取各种措施，来强化对采购的管理和监督。但由于“企业采购”形式的存在及传统管理体制的束缚，使企业对采购的管理和监督没有行之有效的途径和方法。而采购比价审计方法的出现则彻底改变了这种状况。

采购比价审计是一种事前、事中审计，是用价格评价标准与待审核的价格进行比较，判断待审核价格的合理性、效益性的一种审计方法，是防止企业经济效益在采购环节流失的重要手段。实施采购比价审计是对传统采购管理体制及内部控制方法的一种创新。

一、现代企业实施采购比价审计的必要性

在市场交易条件下，可以根据买卖双方是代表企业还是代表个人的不同，将业务活动划分为以下四种交易类型：

A类型：买方为个人，卖方也为个人；

B类型：买方为个人，卖方为企业；

C类型：买方为企业，卖方为个人；

D类型：买方为企业，卖方也企业。

在A型交易情况下，双方对交易结果都有着直接的利害关系，交易过程充分体现出自由竞争的市场机制的决定作用。回扣、给好处等促销手段对此毫无作用。例如，在自由市场买菜。

在B型交易情况下，卖方虽有组织做后盾，在促销、宣传等方面具有优势，但买方个人利益约束较强。市场机制仍是其采购行为的决定因素。回扣、给好处等促销手段对此毫无作用。例如，个人在商场里购物。

在C型交易情况下，卖方个人利益激励强；买方虽有组织和较大的采购量做后盾，占据优势，但买方具体采购人员却可能因利益激励不强或不直接而懒得讨价还价，或因制度不严或个人专权或行为不轨而故意高价采购物料。诱因则是从卖方得到个人回扣或其他好处。例如，以公司名义向个体户或私营企业采购物品。

在D型交易情况下，在供求关系比较均衡的场合，买卖双方企业基本处于同等地位；但在市场竞争激烈时，卖方销售人员会运用各种手段诱使买方企业采购人员采购他们的产品，买方采购人员也可能因与C型交易同样的理由故意高价采购物料，从中获取个人利益。例如，以公司名义向其他一般企业采购物料。

企业采购形式就是指C、D两种交易类型。在企业采购形式下，购买方虽是企业，但是具体办理采购的都是个人（可能是某几个人），即由个人受企业委托来负责采购业务。

企业采购形式与个人采购形式（A、B两类），有着本质的不同。在个人采购形式下，个人即为买方，个人在采购交易中采取的任何行为其后果均由其个人承担。在这种采购形式下，交易行为体现出真正理性和经济性。而在企业采购形式下，情况就不一样。虽然企业所有者及经营者希望采购行为能够理性化和经济有效，但他们不可能亲自去进行采购，而他们委派的采购人员能否按照质优价廉的目标去努力，则受到管理制度、个人业务素质及个人机会主义倾向等诸因素的制约。在管理制度严密、个人业务素质较高和个人道德品质优良的情况下，质优价廉的采购目标就有可能实现；而在相反的情况下，质优价廉的采购目标就不可能实现。因此，实施采购比价审计是健全采购管理制度、有效进行采购监督，并防止企业经济效益在采购环节流失的重要手段。

二、实施采购比价审计是对传统的企业采购流程的创新

传统采购管理制度，在不同的行业不同的企业虽不完全相同，但却大同小异，其基本的做法可以概括为以下几条：

其一，企业采购部门根据物控部门批准的材料采购需求，进行供应商选择及价格谈判。

其二，购进的材料先由品质部门进行质量检验，而后由货仓对其数量进行验收。

其三，进货发票经企业领导审核签字后由财务付款。

从以上可以看出，采购部门几乎一手包揽了供货单位选择、确定供货单价、签订购货合同等所有与采购有关的事务，没有其他部门对其价格的合理性进行实质的审核把关。虽然进货发票经企业领导审核签字后由财务付款，但是企业所购物料品种繁多、市场价格瞬息万变，企业领导受其工作职能和工作重点的限制，不可能掌握成千上万种材料变动不定的价格。

由于价格环节失控，在品质检验、货仓验收等环节也就发现不了大的问题，因为供货方可将合格甚至优质品以高于市场的价格出售，不一定非出售假冒伪劣产品。

财务部门根据采购计划、采购合同、供货发票及相关的质检、验收单据审核后对外支付货款，也就不可能发现什么采购价格上的秘密。

在一些管理混乱的企业，由于检验、货仓等部门功能薄弱，则假冒伪劣、短斤缺两等问题也会混杂其中，在这样的情况下，给企业造成的损失就更大。

从上述分析中可以看出，传统材料采购管理制度，是一种在价格确定上缺乏内部控制的管理制度，是一种不严密的存有明显漏洞的管理制度。

传统的企业采购流程如下图所示：

（图1：传统的企业采购流程图，暂缺2、7两个环节）

这样的采购管理制度，在我国现阶段物料采购所处的现实环境下，必然会导致企业资财在采购领域的流失。一些损人利己者正是利用在采购环节的职权（包括审批权、采购权、验收权、质检权等等），或为质次价高的物料进入企业提供方便，或主动出谋划策参与甚至唆使供货方提高价格，本人则从中收受回扣，牟取私利。其后果，一是大量质次价高甚至假冒伪劣商品流入企业，从而增加了企业生产成本，影响了企业产品质量，削弱了企业竞争力。有些企业因此由盈变亏，甚至破产倒闭。二是这种扭曲的采购交易行为，向市场发出了错误的需求信息，导致了资源配置机制的混乱，影响到宏观经济的健康有效运行。三是滋生腐败，败坏了社会风气。

从以上可以看出，传统采购管理制度是一种在价格确定上缺乏内部控制机制的管理制度，是一种不严密的、存在明显漏洞的管理制度。为解决此问题，可以在传统采购流程上引入审计环节，主要需要增加了三个审计环节：一是在采购计划正式批准前由审计部门对计划价的合理性进行审计，为审批采购计划提供审计依据。二是在采购部门进行询价、选择供应单位、初步定价后，由审计部门根据掌握的价格信息或测算的价格对其初步定价进行审计，并对初步定价是否可行出具审计意见。三是审计部门对上述审计意见的执行情况进行审计，为财务部门结算付款提供审计依据。

实施采购比价审计后的采购管理流程如下图所示：（图2：实施采购比价审计后的企业采购管理流程图）

实施采购比价审计后的采购管理流程与传统采购管理流程相比虽然仅增加了审计部门的几次审计，但由于审计监督职能的介入，已使传统物料采购管理制度注入了新的机制和活力，发生了质的变化，成了科学的、严密有效的采购管理制度。

审计部门对采购申报价审计处于物料采购之前，此时仅有采购员通过市场询价、比价后的初步定价，需要签订合同的也只在意向阶段，审计部门如发现价格过高等问题，就能一审否决。同时这一审计安排还对采购员日后的初步定价行为产生有效的约束作用。如在定价中弄虚作假、以权谋私，其水分就会被审计挤出来，公布后就会招致来自领导、同事等方方面面的谴责，甚至受到批评和处分。由此，采购员的机会主义倾向就会弱化，采购定价行为就会更趋于理性化、规范化。

采购申报价审计对于行使审核批准权的领导则是重要的决策依据，由专业审计人员审核把关后的采购价格，无疑是可靠的、可以信赖的。此时即使领导对某些物料的价格行情不了解，也可放心地签字同意。随着审计的介入，一些廉洁勤政的领导者的管理观念也有了更新，他们把亲自审批的重点仅放在是否需要采购这些物料上，需要就批准，不需要则不批准。至于对所购物料的定价，则主要以审计意见为准，不再搞原先凭经验、想当然那种形式上的审批了，一些开明的领导者甚至取消了这一环节的领导审批程序，改由有关部门依据采购计划及审计意见直接进入签定采购合同阶段。采购申报价审计对于企图利用审批权从中牟利的领导来说，也是一种有效的制约，领导者不可能对审计认为过高的定价批准放行，由此领导者的机会主义倾向也会弱化。

审计部门对采购批准价执行情况的审计，处于所购物料进入企业以后，但尚未付款之时。此时进行审计，主要在于控制采购人员是否切实执行了采购比价审计意见，即按审计意见同意的单价、品种、规格、型号、供货单位等要求实施采购，重点检查有无擅自变更相关要求的情况，或仅执行了采购单价而变更了产地、供货单位等情况。对发现的问题提出审计意见，在付款前及时补救。

审计部门实施价格审计后，掌握了大量的物料价格及相关信息，取得了审计的主动权，尤其是从事采购批准价执行情况审计，不仅是审计工作前后呼应的内在需要，也是充分发挥其信息优势和职能优势的合理安排。审计部门进行这一环节的审计能够依据掌握的信息进行实质性的审查，财务会计部门进行这一环节的审核只能是一种程序性的审核，其效果无疑要差于审计。

审计介入采购过程的科学性，在于体现了分权制衡这一重要管理思想。权力的集中必然导致腐败：在传统采购管理制度下，之所以出现那么多的腐败问题，其根源还在于采购定价权力的集中及缺乏相应的监督制约机制。审计的介入，使采购定价权力得到了合理的分离，并引入了强有力的监督制约机制，实现了“集中的权力分散化”、“隐藏的权力公开化”，从而使采购员、管理者的权力得到了应有的制约，从根本上防止了腐败行为的产生。

上述分析表明，采购比价审计是创新和强化采购管理机制的关键所在，正是在采购流程中引入了审计这一重要环节，使采购管理的整个流程更加科学和完整。

三、实施采购比价审计是对传统采购审计方法的创新

传统的采购审计只是一种事后审计，是单纯的财务审计，是一种事后的纠错查弊，审计方法比较简单，内容单一，其性质决定了其作用、规模和程度都很有限，这种事后审计也决定了采购上一些漏洞和弊端不可能从根源上加以堵塞和防范。

采购比价审计由于其程序简单、操作方便、适用性强，十分有利于在企业中成功推广和普及。采购比价审计的实施为采购审计在方法上找到了新的突破点，为事后审计向事前、事中审计转变奠定了坚实的基础，使内部审计活动在形式和方法上得到了深化和拓展，把我国审计界几十年来基本停留在理论研究状态的事前审计成功地付诸了实施，并由此形成了一种经常化、制度化的事前审计模式。实践证明，实施采购比价审计的效果十分明显。它不仅促进了企业经济效益的提高、企业管理的改善，而且防止了营私舞弊，净化、改善了交易环境，树立了内部审计的权威。

四、采购比价审计方法的实践及应用状况

严格来讲，采购比价审计属于绩效审计的范畴，不管在国内还是国外，绩效审计都起步较晚。1986年，在悉尼召开了第十二届最高审计机关国际组织会议，会议发表了“关于绩效审计、公营企业审计和审计质量的总声明”，对绩效审计作如下定义：“除了合规性审计，还有另一种类型的审计，它涉及对公营部门管理的经济性、效率性和效果性的评价，这就是绩效审计”。同时还提出了绩效审计的四个目标：“（1）为公营部门改善一切资源的管理打好基础；（2）使决策者、立法者和公众所利用的公营部门管理成果方面的信息质量得到提高；（3）促使公营部门管理人员采用一定的程序对绩效作出报告；（4）确定更适当的经济责任。”至此，绩效审计理论宣告正式产生。

我国正式提出采购比价审计概念的时间大约在九十年代中后期，采购比价审计理论的研究至今处于探索阶段，系统性的文献较少。目前，我国采购比价审计方法在实践中还没有得到全面普及和推广，仅在个别地区和企业取得了一些实践经验和效果：

山东潍坊亚星集团公司自1994年开始实行采购比价审计，至1999年的5年间，仅在原材料采购方面就节约支出7092万元，其中1998年节支1810多万元，占同期实现利润的43.9%。常州长江客车集团公司自1998年开始试行价格审计，至2007年的9年中共节约支出7132万元，其中2002-2005年三年间单是通过比价审计就为企业节约支出2500万元，约占该公司同期实现利润的40%。

常州常林股份有限公司内审部门2005年仅采购比价审计一项就节约600万元，内部审计人员人均为企业节支200多万元。

事实证明，尽管我国企业采购比价审计刚刚起步，在理论和实际操作中需要不断地探索和深化，但采购比价审计已成为内部审计的有效突破点。开展采购比价审计不仅有助于企业完善采购活动内部控制制度、满足监管要求、控制风险、提高管理水平，使企业采购活动进一步按规范化、有序化运行，保证采购目标的实现；而且成功地将事后审计向事前、事中审计发展付诸实践，既推动了内部审计的深入发展，更重要的是对采购管理机制的一种创新，符合我国国情和企业特点，具有很高的推广价值。

货款回收处理办法□处理方式在回收货款时，如果客户要求暂付部分款项，我们要设法以不伤害对方感情，说服对方尽量付款。□应对用语范例(一)一般场合对于客户，在收款时应尽量避免以下的表现方式：“我们公司的会计部等我们收款已等得不耐烦了，尤其是你们公司以往付款一向无误，所以会计科早已把这部分收入计算进去了”。首先，应先确立计划，平常就要勤于拜访对方，为收款工作做准备。另外，尚须与主管仔细商量，考虑利用信函等等方法来督促对方，必要时才加强语气表现。如客户地处较远的区域，每有货车送货至附近时，就应前往拜访。其他也可利用电话、信函等来加强联络。(二)目前付款情况良好之店如对方要求暂付部分货款时，销售人员可以如此应对：“因为以往我总是如期收齐全部货款，以为本月份也绝对可以百分之百收齐全额，我恐怕要头痛了。无论如何请看我的面子想想办法。老实说，我今天的命运都操纵在您的手中了，请务必想办法帮忙。”等等，设法让对方多付一些货款。(三)付款情况总是不佳的商店当我们向对方表示：“实在很抱歉，这个月份的货款我们完全没收到，今天希望您能一次缴清。您一再地拖延部分余款，会计部一再地催我们，实在是很困扰。所以，无论如何请看在我的面子上，结清余款”之后，对方仍然无法缴付全额时，我们必须再强调：“什么时候我会再来，届时请务必拜托”或“送货时我们会附上发票过来，到时麻烦您了。”等等。(四)都市以外区域的情况1.“上个月收款时因只收到部分货款，回到公司后，会计部责怪这种作法将使作业混乱。我们对会计部保证这个月一定设法收齐全额，所以，今天无论如何请看在我的面子，多多帮忙、合作。”等等，诚心恳求对方。2.“我们这次应该收您鬃货款，这已列入我们的帐款，但因为你们也有你们的计划，所以取其折衷，今天希望你们至少能付鬃元”。3.“非常感谢你们这次的付款。不过，老实说，因为是你们，我们特别在单价方面打了折扣给你了，所以，能否请您再多付一些？当然你们也有你们的不方便，但因为本公司每月都有制定收款计划，根据此计划来进行对外付款等等计划，如果计划乱掉了，不但会计部会非常困扰，我们也会受到责备。而且对于未付余额较多的客户，我们还须把他们的名字提报上去，对于我们来说，这实在不是我们愿意做的事。很抱歉，讲了这么多，总之希望本月能多收部分货款，无论如何希望您合作，配合我们鬃元的计划”。4.“谢谢你的这部分付款。本月的清款原为鬃元，现在还有余款鬃元，实在很抱歉，能否请您再多付鬃元，因为本公司财会部对外采购原料都是用现金，因此收款的预定对我们非常重要。在此是否能提一无理要求，可否把您部分的客户收款拨给本公司代行，请您务必协助”。(五)收到货款(订金)后应客气言谢，并收入皮包中“这几个月以来我们都只收到部分货款，无法结清全帐，不知阁下是否对我有任何不满之处？如有不满敬请不吝指教，我将尽速改正。”1.对方表示没有不满之处时“还是送货时，司机有什么不周到之处，或是你来电时，我们有疏忽、怠慢之处？”2.对方仍表示无上列情况时“还是您对我们的质量或价格感到不满？”3.对方答案仍然是没有时接着就请教对方感到满意的原因。“就您所知道的，我们的商品不像其他建材店一样标上单价，而且我们是以现金交易，所以都由你们自行结算。如果你们不能如期付款，不但上面的会计部会抱怨，主管也会怪我们做事不力。不但如此，主管每月要我们提出未缴齐全款的客户名单，每1000家当中约有20家左右会被提报出去。这时如果光是我们受到责备倒也没关系，目前客户需要量大，产品供不应求，遇到配货忙时，这些提报出去的客户恐怕会被挪到最后处理，这样我们对客户就说不过去了，凭我一个人的努力也难把货品尽快送达给客户。我明白你们也有不方便的地方，不过还是请您配合付款。另外，如果您有什么特别情况，也请不必客气告知我们，我会设法将情况报告给公司上级。无论如何，请多见谅，谢谢”。(六)客户抱怨“其他的店并没有涨价”时的应变回答“这次的涨价是因为工资、运费、材料费都提高了的关系。这种涨价是全国性的，有的厂商或批发商也许会因为其他因素，延一两天才采取行动，但涨价是势在必行的。诚如您所知道的，最近最令人头痛的问题是，人力招募十分困难，这是一个很现实的问题，我们也针对待遇的改善、现场的机械化等等问题。而要克服这些问题就只有靠提高商品价格这个对策了，对经营者而言这是一个攸关存活的问题，所以在价格方面都审慎地做过检查才决定的。而我刚才也说过的，在日期上虽有两三天的差距，但涨价是绝对的趋势，请您务必谅解”。(七)客户虽知涨价为行业界的一致行动，但仍有不满时1.“关于涨价问题，在今年年初，其他