会计电算化实务操作题培训手册

目录第一章账务处理 41.1系统初始化 41.1.1建立账套 41.1.2设置操作员 51.1.3分配权限 61.1.4设置外币种类及汇率 81.1.5设置辅助核算项目 81.1.6设置会计科目 111.1.7设置凭证类别 121.1.8输入初始余额 131.2日常业务处理 141.2.1输入记账凭证 141.2.2修改记账凭证 151.2.3查询记账凭证 151.2.4审核凭证 151.2.5记账 161.2.6查询账簿 161.3结账 181.4编制会计报表 181.4.1新建报表 191.4.2定义报表格式 201.4.3定义报表公式 241.4.4编制报表 24第二章应收/应付 252.1初始设置 252.1.1建立往来单位档案 252.1.2定义付款条件 252.1.3录入初始数据 262.2日常使用 272.2.1录入收款单据 272.2.2录入付款单据 282.2.3往来业务核销 292.2.4账表查询分析 31第三章工资核算 323.1初始设置 323.1.1建立部门档案 323.1.2设置工资类别 323.1.3建立人员档案 343.1.4设置工资项目 353.1.5定义工资计算公式 363.1.6录入工资原始数据 373.1.7定义工资转账关系 383.2日常使用 403.2.1录入工资变动数据 403.2.2工资计算 413.2.3工资费用分配 423.2.4账表查询 44第四章固定资产核算 454.1初始设置 454.1.1设置固定资产类别 454.1.2设置部门档案 464.1.3录入固定资产原始卡片 47日常使用 484.2.1资产增减 484.2.2资产变动 494.2.3计提折旧 504.2.4账表查询 51第一章账务处理1.1系统初始化账务处理的系统初始化主要包括：建立账套、设置操作员、分配权限、设置外币种类及汇率、设置辅助核算项目、设置会计科目、设置凭证类别、输入初始余额。1.1.1建立账套只有系统管理员用户才有权限创建一个新账套。操作步骤：1、运行会计信息系统【系统管理】，单击“系统”菜单下的“注册”子菜单，出现如下界面：输入用户名：admin，单击“确定”按钮，出现：2、单击“账套”菜单下的“建立”子菜单，进入建立新单位账套的功能，如下图所示：3、输入帐套号、账套名称和启用会计期。4、输入单位信息。5、输入核算信息。6、输入基础信息选项。7、设置编码方案。8、启用相应子系统。1.1.2设置操作员为了保证系统及数据的安全与保密，本系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。操作步骤：1、用户以admin进入系统，单击“权限”菜单下的“操作员”子菜单，出现下图所示界面：2、单击“增加”按钮，出现下图所示界面：3、输入操作员信息。4、再单击“增加”。1.1.3分配权限操作员权限设置功能是用于设置操作员权限的。操作步骤：1、用户以admin进入系统，单击“权限”菜单下的“权限”子菜单，，系统将弹出操作员权限设置界面：2、设置账套主管权限：用户首先点取欲设定或放弃账套主管资格的操作员用户行，然后用鼠标单击界面最上一行的账套主管标记，如想将该操作员用户设定为账套主管，则标上标记；如想放弃该操作员用户的账套主管资格，则去掉标记。3、设置功能权限：用户首先点取界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员行，然后用鼠标单击功能菜单中的〖增加〗按钮，系统弹出权限增加界面：界面右侧是明细权限选择区，它所列示的明细权限都是该操作员用户目前所不具备的。系统管理员或账套主管如果想给他（或她）增加些权限，可用鼠标点击所要增加的权限，标上选中标记。这个过程中如果出现了误操作，增加了一些不该增加的权限，系统管理员或账套主管只要用鼠标将选中标记去掉即可。1.1.4设置外币种类及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在“填制凭证”中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“基础设置→财务→外币种类”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入币符和币名。4、单击“确定”按钮。5、输入记账汇率。1.1.5设置辅助核算项目一、设置部门档案设置部门档案是按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。操作步骤：1、单击“基础设置→机构设置→部门档案”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入部门编码、部门名称和部门属性等。4、单击“保存”按钮。二、设置职员档案职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、职员名称、所属部门及职员属性等。操作步骤：1、单击“基础设置→机构设置→职员档案”菜单，出现如下所示界面：2、输入职员编号、职员名称，选择所属部门。3、单击“退出”按钮。三、设置客户档案本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在存货管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。操作步骤：1、单击“基础设置→往来单位→客户档案”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入客户数据。4、单击“保存”按钮。四、设置供应商档案建立供应商档案主要是为企业的存货管理、应收应付账管理服务的。在进行应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。操作步骤：1、单击“基础设置→往来单位→供应商档案”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入供应商数据。4、单击“保存”按钮。1.1.6设置会计科目本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询会计科目。操作步骤：1、单击“基础设置→财务→会计科目”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”。3、输入科目信息。4、单击“确定”按钮。1.1.7设置凭证类别许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了“凭证分类”功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。如果是第一次进行凭证类别设置，可以按以下几种常用分类方式进行定义。记账凭证收款、付款、转账凭证现金、银行、转账凭证现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证自定义凭证类别操作步骤：1、单击“基础设置→财务→凭证类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择“凭证类别”。3、单击“确定”，出现如下所示界面：如果有限制类型和限制科目，则继续下面操作：4、选择限制类型。5、设置限制科目。6、单击“退出”按钮。1.1.8输入初始余额在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。操作步骤：1、单击“总账→设置→期初余额”菜单，出现如下所示界面：2、直接输入初始余额3、单击“退出”按钮。1.2日常业务处理账务处理的日常业务处理主要包括输入记账凭证、修改记账凭证、查询记账凭证、审核凭证、记账和查询账簿。1.2.1输入记账凭证记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），您采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。操作步骤：1、单击“总账→凭证→填制凭证”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入凭证信息。4、单击“保存”按钮。1.2.2修改记账凭证操作步骤：1、单击“总账→凭证→填制凭证”菜单。2、查找相应凭证。3、修改凭证信息。4、单击“保存”按钮。1.2.3查询记账凭证操作步骤：1、单击“总账→凭证→查询凭证”菜单，出现如下所示界面：2、输入查询条件。3、显示相应凭证。1.2.4审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。审核人和制单人不能是同一个人。操作步骤：1、以“用户名：33；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“总账→凭证→审核凭证”菜单，出现如下所示界面：2、输入查询条件。3、显示相应凭证。4、单击“审核”按钮。1.2.5记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。操作步骤：1、单击“总账→凭证→记账”菜单，出现如下所示界面：1、选择记账条件。2、显示记账报告。3、记账。1.2.6查询账簿一、账簿查询操作步骤：1、单击“总账→账簿查询→总账”菜单，出现如下所示界面：2、选择相应科目。3、单击“确认”按钮。查询账簿还包括查询明细账和余额表。二、往来操作步骤：1、单击“往来→账簿→客户余额表→客户科目余额表”菜单，出现如下所示界面：2、选择相应科目。3、单击“确认”按钮。“往来”中的账簿还包括客户科目明细账、客户往来账龄分析、供应商科目余额表、供应商科目明细账、供应商往来账龄分析等。三、辅助查询操作步骤：1、单击“总账→辅助查询→个人往来余额表→个人科目余额表”菜单，出现如下所示界面：2、选择相应科目。3、单击“确认”按钮。“辅助查询”中的账簿还包括个人余额表、部门科目总账等。1.3结账在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此本系统特别提供了“结账”功能。结账只能每月进行一次。操作步骤：1、单击“总账→期末→结帐”菜单，出现如下所示界面：2、按提示步骤结账。1.4编制会计报表编制会计报表主要包括新建报表、定义报表格式、定义报表公式和编制报表。1.4.1新建报表财务报表与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。一、新建一般报表操作步骤：1、单击“财务报表”菜单，出现如下所示界面：2、单击“新建”按钮。3、单击“保存”按钮。4、输入表名。二、调用报表模板新建报表操作步骤：1、单击“财务报表”菜单。2、单击“新建”按钮。3、单击“格式→报表模板”菜单，出现下图所示界面，再选择报表模板。4、单击“保存”按钮。5、输入表名。1.4.2定义报表格式一、设置表尺寸操作步骤：1、单击“格式→表尺寸”菜单，出现如下所示界面：2、输入行数和列数，单击“确认”按钮。二、合并单元格操作步骤：1、选择要合并的单元格。2、单击“格式→组合单元”菜单，出现如下所示界面：3、单击“按行组合”或“整体组合”按钮。三、区域画线操作步骤：1、选择单元格区域。2、单击“格式→区域画线”菜单，出现如下所示界面：3、选择画线类型和样式。4、单击“确定”按钮。四、输入报表项目操作步骤：1、双击要输入数据的单元格。2、输入内容。五、设置行高操作步骤：1、选择某行。2、单击“格式→行高”菜单，出现如下所示界面：3、输入行高。4、单击“确定”按钮。六、设置列宽操作步骤：1、选择某列。2、单击“格式→列宽”菜单，出现如下所示界面：3、输入列宽。4、单击“确定”按钮。七、设置单元属性操作步骤：1、选择单元格区域。2、单击“格式→单元属性”菜单，出现如下所示界面：3、设置单元属性（字体、字号和对齐方式等）。4、单击“确定”按钮。八、设置关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。财务报表共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大30个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：数字型（1904～2100），该报表表页反映的年度季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期操作步骤：1、选择单元格。2、单击“数据→关键字→设置”菜单，出现如下所示界面：3、设置关键字。4、单击“确定”按钮。九、调整偏移量操作步骤：1、选择单元格。2、单击“数据→关键字→偏移”菜单，出现如下所示界面：3、设置偏移量。4、单击“确定”按钮。1.4.3定义报表公式操作步骤：1、打开报表。2、单击“数据→编辑公式→单元公式”菜单，出现如下所示界面：3、设置计算公式。4、保存报表。1.4.4编制报表一、追加表页操作步骤：1、打开报表，数据状态。2、单击“编辑→追加→表页”菜单，出现如下所示界面：3、输入“追加表页数”。4、单击“确认”按钮。二、输入关键字操作步骤：1、打开报表，数据状态。2、单击“数据→关键字→录入”菜单，出现如下所示界面：3、输入关键字。4、单击“确认”按钮。第二章应收/应付2.1初始设置应收/应付的初始设置包括建立往来单位档案、定义付款条件和录入初始数据。2.1.1建立往来单位档案一、设置客户档案HYPERLINK请参考：1.1.5设置辅助核算项目中的“设置客户档案”。二、设置供应商档案HYPERLINK请参考：1.1.5设置辅助核算项目中的“设置供应商档案”。2.1.2定义付款条件付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30，它的意思是客户在10天内偿还贷款，可得到5％的折扣，只付原价的95％的货款；在20天内偿还贷款，可得到2％的折扣，只要付原价的98％的货款；在30天内偿还贷款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还贷款，则不仅要按全额支付贷款，还可能要支付延期付款利息或违约金。付款条件将主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣。操作步骤：1、单击“基础设置→收付结算→付款条件”菜单，出现如下所示界面：2、输入“付款条件编码”。3、输入“信用天数”。4、输入“优惠天数1”、“优惠率1”、“优惠天数2”、“优惠率2”等。5、单击“增加”按钮。6、单击“退出”按钮。2.1.3录入初始数据一、输入期初采购专用发票采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。操作步骤：1、单击“采购→采购发票”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、选择专用发票。4、输入发票信息。5、单击“保存”按钮。2.2日常使用应收/应付的日常使用包括录入收款单据、录入付款单据、往来业务核销和账表查询分析。2.2.1录入收款单据一、输入销售专用发票销售发票是指您给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。操作步骤：1、单击“销售→销售发票”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、选择专用发票。4、输入发票信息。5、单击“保存”按钮。二、输入收款单操作步骤：1、单击“销售→客户往来→收款结算”菜单，出现如下所示界面：2、选择客户。3、单击“增加”按钮。4、输入收款单数据。5、单击“保存”按钮。2.2.2录入付款单据一、输入采购专用发票请参考：2.1.3录入初始数据中的“输入期初采购专用发票”。二、输入付款单操作步骤：1、单击“采购→供应商往来→付款结算”菜单，出现如下所示界面：2、选择供应商。3、单击“增加”按钮。4、输入付款单数据。5、单击“保存”按钮。2.2.3往来业务核销核销就是指确定收/付款单与原始的发票、应收单之间的对应关系的操作。即您需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项，而且可以进行异币种之间的核销处理。明确核销关系后，您可以进行精确的账龄分析，更好得管理您的应收账款。一、核销销售发票操作步骤：1、单击“销售→客户往来→收款结算”菜单，出现如下所示界面：2、选择客户。3、选择收款单。4、单击“核销”按钮。5、输入核销金额。6、单击“保存”按钮。二、核销采购发票操作步骤：1、单击“采购→供应商往来→付款结算”菜单，出现如下所示界面：2、选择供应商。3、选择付款单。4、单击“核销”按钮。5、输入核销金额6、单击“保存”按钮。2.2.4账表查询分析一、客户往来账表操作步骤：1、单击“销售→客户往来账表→客户往来余额表”菜单，出现如下所示界面：2、选择查询对象。3、单击“确认”按钮。客户往来账表还包括客户对账单和业务账龄分析。二、供应商往来账表操作步骤：1、单击“采购→供应商往来账表→供应商往来余额表”菜单，出现如下所示界面：2、选择查询对象。3、单击“确认”按钮。客户往来账表还包括供应商往来对账单。第三章工资核算3.1初始设置3.1.1建立部门档案部门档案设置按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。部门编码必须录入，必须唯一。部门档案设置可进行多层次的部门管理，以实现工资的多级化管理。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→设置→部门选择设置”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入“部门编码”和“部门名称”。4、单击“保存”按钮。3.1.2设置工资类别系统提供处理多个工资类别，可为按周或一月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理的单位提供解决方案。工资类别：指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。如某企业中将正式职工和临时职工分设为两个工资类别，两个类别同时对应一套账务。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→新建工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、输入工资类别名称，单击“下一步”按钮，出现如下所示界面：3、展开“工资类别”，出现如下所示界面：4、选择所包含部门，单击“完成”按钮。3.1.3建立人员档案人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息,员工的增减变动都必须先在本功能中处理。员工个人工资档案的设置，有助于人事及财务部门对员工个人工资档案的有效管理。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→设置→人员档案”菜单，出现如下所示界面：4、单击“”按钮，出现如下所示界面：5、输入“人员编码”和“人员姓名”等信息。6、单击“确定”按钮。3.1.4设置工资项目工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度，可根据需要自由设置工资项目。如：基本工资、岗位工资、副食补贴、扣款合计等。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→设置→工资项目设置”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、在最后一行，输入“工资项目名称”，并选择“类型”、“长度”、“小数位数”及“增减项”。4、单击“确认”按钮。3.1.5定义工资计算公式工资公式定义功能是定义不同工资项目的计算方法。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→设置→工资项目设置”菜单，出现如下所示界面：4、选中工资项目，在公式定义中输入公式。5、单击“公式确认”按钮。6、单击“确认”按钮。3.1.6录入工资原始数据首次进入本功能前，需先设置工资项目及其计算公式，然后再进行数据录入。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→业务处理→工资变动”菜单，出现如下所示界面：4、根据题面要求，输入对应的“基本工资”和“岗位工资”。5、单击“退出“按钮。3.1.7定义工资转账关系操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→业务处理→工资分摊”菜单，出现如下所示界面：4、单击“工资分摊设置”按钮，出现如下所示界面：5、单击“增加”按钮，出现如下所示界面：6、输入“计提类型名称”和“计提比例”，单击“下一步”按钮，出现如下所示界面：7、输入“部门”、“人员类别”、“项目”等信息。8、单击“完成”按钮。3.2日常使用3.2.1录入工资变动数据工资变动用于日常工资数据的调整变动以及工资项目增减等。比如：平常水电费扣发、事病假扣发、奖金录入等，都在此进行。首次进入本功能前，需先设置工资项目及其计算公式，然后再进行数据录入。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→业务处理→工资变动”菜单，出现如下所示界面：2、根据题面要求，输入对应的“事假天数”或其他信息。3、单击“退出“按钮。3.2.2工资计算操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→业务处理→工资变动”菜单，出现如下所示界面：4、单击“计算”按钮。3.2.3工资费用分配财会部门根据工资费用分配表，将工资费用根据用途进行分配，并编制转账会计凭证，供登账处理之用。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→业务处理→工资分摊”菜单，出现如下所示界面：4、选择“计提费用类型”。5、选择“核算部门”。6、单击选择明细到工资项目7、单击“确定”按钮，出现如下所示界面：8、单击“制单”按钮，即可生成凭证。3.2.4账表查询账表查询可以查询部门工资汇总表、工资发放签名表、部门工资项目构成分析表、和工资发放条等。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“工资→工资类别→打开工资类别”菜单，出现如下所示界面：2、选择工资类别，单击“确认”按钮，即打开了工资类别。3、单击“工资→统计分析→账表→我的账表”菜单，出现如下所示界面：4、根据题面要求，双击需要查看的账表，出现如下所示界面：5、单击“确认”按钮。第四章固定资产核算4.1初始设置4.1.1设置固定资产类别固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→设置→资产类别”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮，出现如下所示界面。3、输入“类别编号”、“类别名称”、“净残值率”和“折旧方法”。4、单击“保存”按钮。4.1.2设置部门档案操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→设置→部门档案”菜单，出现如下所示界面：2、单击“增加”按钮。3、输入“部门编码”和“部门名称”。4、单击“保存”按钮。4.1.3录入固定资产原始卡片在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→卡片→录入原始卡片”菜单，出现如下所示界面：2、单击“确认”按钮，出现如下所示界面：3、输入“固定资产编号”、“资产类别”和“资产名称”等。4、单击“保存”按钮。日常使用4.2.1资产增减增减方式包括增加方式和减少方式两类。资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可作到对固定资产增减的汇总管理心中有数。增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→卡片→资产增加”菜单，出现如下所示界面：2、单击“确认”按钮，出现如下所示界面：3、输入卡片信息。4、单击“保存”按钮。4.2.2资产变动资产在使用过程中，可能会调整卡片上的一些项目，本系统把与计算和报表汇总有关的项目的调整称为资产变动操作，此类操作必须留下原始凭证，制作的原始凭证称为变动单。资产变动操作包括：原值变动、部门转移等。有些项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→卡片→变动单→原值增加”菜单，出现如下所示界面：2、选择固定资产编号。3、输入“增加金额”和“变动原因”。4、单击“保存”按钮。4.2.3计提折旧自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→处理→计提本月折旧”菜单，根据提示自动计提。如果查看折旧清单，则出现如下所示界面：如果不查看折旧清单或者查看后关闭折旧清单，则出现如下所示界面：2、如果题面要求生成凭证，则单击“凭证”按钮即可。4.2.4账表查询账表查询可以查询固定资产使用状况分析表、折旧计提汇总表和固定资产总账等。操作步骤：1、以“用户名：22；账套：999；操作日期：2011年8月1日”登录会计信息系统，单击“固定资产→账表→我的账表”菜单，出现如下所示界面：2、根据题面要求，选择需要查询的账表即可。

集成的会计系统财务四大基础模块ERP系统是分模块的，在财务会计领域，一般总会有如下的4大模块：总帐，应收帐款，应付帐款和固定资产。如图1-1所示，这四个模块本身是相互集成的（图中以连接模块的线条代表模块间的集成），比如当用户对应收，应付和资产三个明细分类帐进行操作时，系统会自动更新总分类帐中的数据。图1-1财务四大基础模块这四大基础模块可以构成一个独立的会计软件–它具有和其他会计软件一样的特征：帐务处理和业务处理是分开的。所谓业务处理是指企业日常运作的具体业务，比如根据销售定单和定单履行情况开出销售发票；根据采购定单和收货情况校验收到的发票；以及所有的库存收发业务等等。而所谓帐务处理是指财务人员根据原始凭证（包括外部的，如发票，和内部的，如入库单）编制会计分录，在系统中记录下来。对于一般会计软件而言帐务处理和业务处理是分开的，它们之间是通过单据在企业内部其他部门和财务部门间的传递和核对完成的，同时财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。同时除了最基础的借贷，科目和金额以外，财务人员可能还需要手工录入一些附加信息，以利于日后做一些简单的汇总分析，这些附加信息是以凭证输入时的附加字段体现的。图1-1右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的过程。虽然大方向上是一致的，但是不同的软件之间在功能上还是会有很大的差别的，图1-1中列举了一些这四大基础模块的功能。模块外部的红色箭头是需要手工输入的功能，模块内部的则是系统可以自动完成的功能。事实上有些功能已经体现了ERP业务处理和帐务处理统一的特征，比如图1-1中的红圈所示的自动付款功能。集成下的财务会计如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加强，那它不会在最近的10年间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。而ERP本身的集成性，决定了它的财务会计模块完全融入到了企业整体的流程中，图1-2描述了在集成环境下的财务会计模块。图1-2财务会计和物流的集成在物流领域有四个基本的模块：销售，生产，采购和库存管理，企业物流管理的流程和功能不是本书所要讨论的内容，图1-2中我们大致例举了一些物流模块的基本功能（在图中各模块内部）。在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系，本章主要介绍以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价。销售开票销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证（BillingDocuments）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来（或直接套打出来）的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能的简单，也防止了错误的产生。发票的结构发票由一个发票抬头和多条行项目构成。在发票抬头系统保存了关于整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。行项目中保存了仅对该行有用的信息，比如商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。可以发现系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需要的，在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取相关的信息，按规定的格式打印出来。开票方式从参照凭证（定单或发货单）生成发票，系统提供了如下一些可能的方法：只要某些数据吻合，你可以合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。如果你希望在某些情况下发票是分开的，比如希望同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票，那么可以通过定义拆分开票规则来实现。当然你也可以针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。在具体执行开票时，系统提供了如下方法：定单或发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。手工处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票，在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。后台自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成，比如每天下午4点由系统自动生成。财务会计过帐当开票这一业务处理在系统中完成后，通过ERP系统的集成功能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。图1-2中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过帐。但是为了增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过帐，这样在流程设计时在正式过帐前可以加入控制点。而当控制完成后，过帐也仅仅是一个按钮的工作了。对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金-增值税-销项”科目中。同样的，如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入“产品销售收入”的二级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织，客户组和商品组设置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了盈利分析模块时，此类分析将没有必要通过科目来完成。盈利分析将在第4章中具体介绍。对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是ERP销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。本书不做详细的介绍。有一点需指出的是我们在实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。对于定价功能和科目自动确定功能的一个应用是消费税的计算和过帐，我们可以在销售定价模板中增加一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税金和附加-消费税”和“应交税金-消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税，所以我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记帐了。这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过帐。两者都是可行的，也都可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。折扣和折让如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议，双方协商以折扣和折让的方式处理。在系统中可以有如下3种处理方案：第一：用贷项凭证的形式来处理折扣和折让。贷项凭证在系统中和发票一样，是一种不同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建，而且既可以针对整张发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请，我们可以走正规的客户投诉和扣款流程，保证完善的内部控制。如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票做任何处理，那么通过配置，可以让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让贷：应收帐款-客户明细。对于这种处理方法需要注意如下两点：第一，贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证，因此在我国是不能减少增值税销项额的，因此折扣应该给不含税价，否则折扣中的增值税部分就只能由销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清，无法理解。第二，正由于贷项凭证没有发票做原始凭证，在我国的实施中可能会引起企业所得税上的麻烦。但这种方案的优点是明显的：它不涉及对原增值税发票的处理，而众所周知，这类处理在我国是非常难的。第二：用取消发票并重开来解决折扣和折让的问题。取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录，业务人员取消原发票后重新开票，并更改价格条款。从实物发票的角度，会有如下两种情况：1如果对方能够返还两联增值税发票,我们可以开出红字发票，其中记帐联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管。2如果对方不能返还两联中的任何一联，必须做如下操作：客户应从当地税务部门取得退货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票，其中两联作为其减少销项税的原始凭证，另两联交给客户。第三仍然用贷项凭证的功能，只是通过配置，让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售收入借：应交税金-增值税-销项贷：应收帐款-客户明细，金额为折扣金额。同时开具实物红字发票，金额为原发票金额。再根据折扣后金额重开实物发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。需要注意的是ERP中在很多情况下使用贷项凭证，贷项凭证是直接以后续的调整金额记帐的。但是我国增值税管理要求对于增值税发票变更的处理，一般都是先用红字发票冲销，随后在对变更后的金额开具发票。所以在实施中要么仍然使用贷项凭证的方法，只是实物红字发票和重开发票两者一起作为贷项凭证的原始凭证，如本节中的第三种方案和下一节中的第二种方案。要么在ERP流程中也使用这种先冲销，再重开的方式，如本节中的第二种方案和下一节中的第三种方案。不过这两种方案都避免不了红字发票难开的问题，这已经不是ERP系统的问题，在实务中企业也会考虑其他的避免方法，比如本节第一种方案和下一节中第一种方案，以避免开红字发票。退货对于客户投诉的另一种解决方法是退货。在系统中有3种处理方案：第一：标准的退货流程。首先是建立退货凭证，退货凭证可以是针对销售定单或针对发票。当货物实际退回时，仓库参照退货凭证做入库处理，系统自动生成会计分录借：存货贷：产品销售成本。如果需要补货，那么做补货的发货处理，系统自动生成会计分录借：产品销售成本贷：存货。这种情况不影响开票和实物发票。第二：如果客户不要补货，而要退回货款，那系统将针对退货开出贷项凭证，并自动生成如下分录：借：产品销售收入借：应交税金-增值税-销项贷：应收帐款-客户明细，金额为退回部分的售价。同时财务人员开具红字发票，金额为原发票金额。再根据退货后余额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。第三：对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货凭证，而直接取消原发票（对应红字发票），退货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税发票）。返利返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量，而定期返还给他们的款项。在销售模块，我们需要维护返利协议。在返利协议中，必须指明：<1>谁可以得到返利。<2>返利的标准。<3>协议的有效期。<4>是否需要在会计上记提返利。同时销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返利比例可以是直线的，也可以是坎级的：对于越大的购买量，返利比例也越高。销售模块会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算时，系统会自动扣减累积的部分结算的返利。从财务会计的角度看，返利会有如下影响：<1>根据预提比例，系统可以自动预提返利费用。分录如下：借：产品销售收入或销售费用贷：预提费用<2>当返利协议结算时，系统会自动生成贷项凭证申请（Creditmemorequests），申请批准后，系统会自动生成分录如下：借：产品销售收入或销售费用贷：应收帐款-客户明细。该笔贷方的金额或者直接和该客户原先帐户中的未清发票对清，或者在发生贷方余额时，纳入付款流程。同时自动冲销先前的预提凭证。由于返利和贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证（以双方的返利协议结算报告作为原始凭证），在我国的实施中可能会面临一些麻烦，因此企业有时候会用票面返利的形式处理，所谓票面返利是指返利不记录在表内科目里，而是在表外另行记录。返利的金额被用于扣减今后销售定单的价格而不是直接对清发票或者付款。但是这样的处理往往在系统配置上较为麻烦，对于今后的分析也不够清晰。收入的确认从上文的介绍，我们会发现一个问题：ERP标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单）。对于这个问题我们认为：除非是行业特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决，比较理想的状态是开票直接指向交货，交货后即时开票或者定期（每天或至少月底）开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。但是，在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配，就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配：<1>在期末执行收入确认程序调整收入。当使用这种方法时，开票时，系统不直接确认销售收入，而是计入“递延收入”科目：借：应收帐款-客户明细贷：递延收入贷：应交税金-增值税-销项（如果是服务业，则没有税金行）。当期末执行收入确认程序时，系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入，做分录如下：借：递延收入贷：主营业务收入。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务，也可以是根据期间分配收入（如长期合同的收入）。<2>类似的处理是在交货时不结转成本，而是先计入“递延成本”，当实际开票时将“递延成本”确认为“产品销售成本”。<3>对于大型项目来说，收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的，而不是开票以及成本的原始凭证决定的，两者之间的差额通过调整“预提”和“存货”等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在第10章中介绍。其他还有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客户虚拟库，但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度，另一方面也曲解了业务本身，变成了为了会计处理而改变业务流程，有点得不偿失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行业的特殊性，否则应尽量考虑从流程的角度解决这个问题。毕竟实施ERP的目的之一是简洁流畅清晰的企业运作，舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。销售发货销售定单的交货是销售定单执行的一个环节，通常会先于开票环节。在ERP中交货是一个多步骤的过程，包括交货单（交货申请），拣配，包装，装载，装运和发货过帐等步骤。其中大多数步骤属于物流管理的范畴，好的ERP软件提供了整个交货过程的全程监控，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。从财务会计的角度集成出现在发货过帐这个步骤，此时系统通过库存管理模块的自动记帐功能，生成了会计分录，更新了总帐。一般我们配置自动记帐功能时，让系统生成如下分录：借：产品销售成本贷：存货。存货的计价既可以是标准成本，也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说，由于实际成本必须在月末才能得到，而发货是实时的，所以此时一般应使用标准成本，到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。图1-2中“销售发货”标签指向的箭头就代表了这种集成。同时可以发现销售发货本身是销售模块和库存管理模块的一个集成点，它是由仓储部门完成的，实现的又是销售业务的一个步骤。采购收货采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货本身是采购和储运部门的共同职责，同时系统通过自动记帐功能，生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记帐，要求收货要等到收到发票以后再入帐，如果月末发票未到就暂估入帐。这样做是为了方便会计工作，但是一方面这样容易造成库存帐实不符，另一方面虽然平时的工作简化了，但是却增加了期末的核对工作。ERP系统是一个实时的系统，同时又讲究帐实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记帐，两者通过“商品采购”（或称为“货或发票未到”）科目对清，同时还能完成三单匹配（指采购定单，收货和发票校验）的内部控制机制。关于采购收货的系统自动帐务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。发票校验发票校验功能充分显示了ERP系统的高度集成性，图1-2中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过帐时，数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要的一点是参照采购定单和收货单，这样系统可以自动检查发票的内容，单价并计算准确性。当发票过帐时，系统会在供应商的帐户上创建一条未清项，它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。输入发票输入发票时可以有三种选择：<1>参照采购定单。此时我们只需要输入采购定单号。系统会自动建议发票的数量，金额，税率和付款条款（指到期日和现金折扣比率）。因为实际收到的发票可能和这些缺省值有差异，所以缺省值是可以更改的。当我们输入发票时系统会通知我们这些差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差，它们将被系统接受。如果它们大于容差，我们将收到系统的警告信息，通知我们检查该发票，但是仍然可以过帐。如果容差的上限被超出了，这张发票仍可过帐，但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后，这张被冻结的发票才可以被付款。当我们过帐发票时，系统将自动生成会计凭证。<2>参照采购收货单。此时应付帐款会计输入收货单号，系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号，系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。<3>不做参照。最后也可以不参照任何凭证输入发票，这时可以手工输入发票项，分别计入总帐，存货或固定资产。财务会计过帐采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证，科目可以在系统配置时预先设定。自动记帐的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下：ERP系统有两种典型的存货计价方法：标准成本和移动平均价。如果发票晚于收货，根据存货计价方法的不同自动记帐的科目和金额会有所不同：如果是标准成本法，价差将计入“发票价差”科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异，也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。如果是移动平均价，收货时直接按采购定单价格计入存货价值。收发票时的价差，如果库存充足则直接更新库存价值，如果库存低于发票数量，则按比例一部分更新“库存”价值，一部分计入“发票价差”科目。如果发票早于收货，那么收发票时按发票金额计入“商品采购”科目，如果采用标准成本法，收货时价差计入“发票价差”科目。如果采用移动平均价，收货时按发票金额更新“库存”价值。这些规则听起来有点复杂，但主要是因为各种情况的排列组合比较多，所以只要看看下面的具体例子就很好理解了。例一标准成本法/先收货标准成本:1.2元/件 库存数量:100件采购定单:1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件这种情况下，系统自动记帐如表1-1。表1-1“标准成本法/先收货”的自动记帐科目收货发票校验存货120+发票价差10+6-商品采购130-130+应付帐款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表1-2: 表1-2物料数量，金额和成本变化数量金额标准成本开始时100件120元1.2元/件收货后200件240元1.2元/件收发票后200件240元1.2元/件例二移动平均法/先收货/库存充足初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件这种情况下，系统自动记帐如表1-3。表1-3“移动平均法/先收货/库存充足”的自动记帐科目收货发票校验存货130+6-商品采购130-130+应付帐款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表1-4: 表1-4物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件收发票后200件244元1.22元/件例三移动平均法/先收货/库存不足初始移动平均价： 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件领用: 数量:120件发票: 1.4元/件 数量:100件这种情况下，系统自动记帐如表1-5。表1-5“移动平均法/先收货/库存不足”的自动记帐科目收货发票校验存货130+8+发票价差2+商品采购130-130+应付帐款-供应商明细140-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表1-6: 表1-6物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件领用后80件100元1.25元/件收发票后80件108元1.35元/件例四移动平均法/先收发票初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件收货 : 数量:100件这种情况下，系统自动记帐如表1-7。表1-7“移动平均法/先收发票”的自动记帐科目发票校验收货存货124+商品采购124+124-应付帐款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表1-8: 表1-8物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收发票后100件120元1.20元/件收货后200件244元1.22元/件增值税上文的例子为清晰起见，都没有考虑增值税。实际在输入发票时，如果是增值税专用发票，我们也输入税码（包含了税率的一个参数）和税额。系统会自动检查含税价，税率和税额是否正确。如果存在差异，系统会提示一个警告信息，但是我们仍然可以将其过帐。如果是不含税的发票（比如运输发票和农产品收购），系统可以自动计算税额。如果发票的每行税码不同，系统会分行处理。当发票过帐时，增值税会自动计入“应交税金-增值税-进项”科目中。收货成本计划内的收货成本包括以下类型：运费，关税，保险费，包装费等等。对于每种类型，我们可以决定成本是固定的，基于数量的还是收货货款的一定百分比。计划内的收货成本可以在采购定单的每一行项中输入。当收货时这些成本被计入库存，对方科目是一个特殊的清帐科目（比如：“商品采购-运费”）。当采用移动平均价时分录如下：借：存货贷：商品采购-货款贷：商品采购-运费。在发票校验时，我们可以列出某张采购定单，收货单或供应商的所有收货成本，从中选择出正确的收货成本的发票。系统生成分录如下：借：商品采购-运费贷：应付帐款-供应商明细。计划内收货成本也会在采购定单历史报表中即时显示。计划外的收货成本也可以用发票校验输入。系统自动将它们根据各行项目的金额分配下去。如果需要，我们也可以手工分配这些成本。计划外的收货成本直接计入库存，分录如下：借：存货贷：应付帐款-供应商明细。其他收发货实际上上文提到的销售发货和采购收货只是库存移动的两种移动类型。库存移动是指引起库存变化的业务。主要包括：收货。指从供应商或生产定单接收库存并过帐。收货导致仓库存货的增加。发货。指存货的领用，消耗或交运至客户并过帐。发货导致仓库存货的减少。移库。指存货从一个库存地点转移到另一个库存地点。移库既可以是在同一个工厂，也可以是跨工厂的（工厂是ERP中决定存货估价，MRP等的重要组织结构）。转换。是一类特殊的存货变化的总称。它和存货是否发生物理上的移动无关。比如：将存货从一种物料代码转换成另一种；将存货从质检货状态释放；将存货从寄售商品转换成自有库存。系统使用“移动类型”来分类管理库存移动的各种不同的种类。在ERP系统中使用物料凭证来管理和记录所有的库存移动，物料凭证中包含了移动类型，工厂，库存地点，物料编码，数量，批次等等信息。系统通过物料凭证来追踪和证明库存移动，同时物料凭证打印出来就是我们通常所说的出入库单。同时物料凭证的输入也不是孤立的，系统通常会根据情况自动建议收发货的数量，地点等等，比如根据采购定单收货，根据生产定单领用原材料。可以说库存管理是ERP物流的中心环节之一，它连接了采购，生产和销售等各个环节。ERP的库存管理讲究的是实时地记录和反映现有的库存情况：收发货及时记录进系统，系统自动更新库存的当前状况，既可以以各种报表的形式提供给库存管理者即时的信息，又通过集成直接参与其他的功能中，如MRP，销售的可用性检查等等。从财务会计的角度来看，库存移动既反映了库存数量的变换，同时还代表了价值的转移。因此大部分的库存移动需要在财务会计上进行反映。上文中我们已经介绍过销售发货和采购收货，仓管人员只负责存货数量的记录，而不需关心其价值。系统根据一定的规则来决定存货的价值，同时根据自动科目确