公文处理制度

公文处理制度1总则1.1为了规范公文处理工作，提高公文质量和办文工作效率，根据《浙江省电信实业集团公司公文处理办法》和国家有关规定，结合杭州市电信实业有限公司(以下简称市公司)实际，制订本办法。1.2市公司办公室是公文处理的管理机构，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。市公司办公室配备专职文秘人员，各部室应有兼职文书管理人员，负责公文处理、印章管理工作。1.3公文处理必须做到及时、准确、安全。行文必须注重效用，力求少而精。积极推进办公自动化，不断提高公文处理的信息化水平。1.4公文处理中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，保守国家和企业的秘密。2公文种类和划分2.1市公司公文分为通用公文和专用公文。(一)通用公文指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。(二)专用公文是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。(三)市公司党委文件、市公司纪委文件，执行《中国共产党机关公文条例》的规定。工会、共青团等群众性组织制发本组织公文，可依据上级组织的有关规定执行。(四)市公司监察、审计等部门，制发本专业公文，可依据上级业务指导机关的有关规定执行。2.2通用公文的文种主要有：（一）请示适用于向上级部门请求指示、批准。（二）报告适用于向上级部门汇报工作、反映情况，提出意见和建议，答复上级部门的询问。（三）批复适用于答复下级单位请示事项。（四）通知适用于发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，要求下级单位办理和需有关单位周知的事项等。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（六）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）函适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请示批准等。（八）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。2.3专用公文仅限公司内部规定范围内使用，由相关部室按类分别编号和管理。专用公文的管理规定和版式应在办公室备案。专用公文主要有：(一)工作联系单适用于公司内部开展工作需要对方配合等所发出的联系单。（二）会议纪要适用于记录和传达会议情况和议定事项。（三）合同管理流转单适用于以市公司名义签订的合同的审批。（四）法定代表人授权委托申请表适用于市公司法定代表人授权委托承办部门或承办人员，以市公司名义进行相关活动的审批。2.4公文的签发权限（一）市公司文件凡公司范围内的重大事项，以市公司文件行文。报上级公司的文件由分管副总经理、总经理助理审核后，送总经理签发。对市公司各部门、子公司行文，由市公司总经理、副总经理、总经理助理按分工签发，其中政策性较强并涉及敏感性问题的，要向总经理报告；属于重大问题的，由分管副总经理、总经理助理审核后，送总经理签发。印发市公司文件，同时呈送市公司总经理和各副总经理、总经理助理。（二）市公司对外函凡对市公司以外不相隶属单位、部门行文，虽属各职能部室职责范围内能决定的业务问题，但必须以市公司的名义发出的公文。函由部室拟稿，部室领导审核，办公室核稿，由总经理或副总经理、总经理助理签发。（三）市公司任免文件市公司中层及以上管理人员的任免，由市公司总经理签发。（四）市公司传真电报传达市公司决定的紧急事项。市公司传真电报由市公司领导按分工签发，部室传真电报由部室领导签发。3通用公文格式3.1通用公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位和印发时间等部分组成。（一）涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（二）紧急公文应当标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应当以市公司领导签字为准。（三）发文字号包括公司（部室）代字、年份、序号。联合发文只标明主办单位发文字号。公司发文统一由办公室编文号。市公司发文字号如下：1.浙江省电信实业集团杭州市有限公司文件杭电实业司发[××××]×××号（[××××]为年份，×××为序号，以下类推）2.浙江省电信实业集团杭州市有限公司传真电报公司传真电报为：杭电实业司传[××××]×××号部室传真电报为：杭电实业×传[××××]×××号(部室字简称见附件一)（五）上行文，在发文字号右侧应注明签发人姓名。（六）公文标题1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般应当标明发文单位名称。2.市公司文件因发文单位标识中已有单位名称，除特别郑重的公文，标题可省略发文单位。3.标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。5.批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文文种。（七）公文主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。普发性公文的主送单位称“公司各部门、物业公司、所属各企业”；向部分单位行文时，一律使用规范化简称，(《公文行文规范化简称》见附件二)。（八）正文每自然段左空2个字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹图表。（九）公文附件1.公文如有附件，应当在正文之下、成文时间之上注明附件顺序和名称（不能用“如文”字样代替）。2.附件通常与正件一起装订，位置自成文日期之后另一页开始。若附件不能与正件装订在一起，应在附件首页左上角注明“××文件附件”字样。3.转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件。正文之后无需标注附件。（十）公文上的日期1.公文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。2.公文的印发时间为打印完成的日期（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当用圆括号标注。（十二）公文应当标注主题词。主题词应当根据公文内容标注，使用《国务院公文主题词表》或根据上级单位的要求标注主题词。标引主题词的原则：1.一份文件的标引，最多不超过5个主题词。2.标引顺序是先标类别词，再标类属词。要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。3.一份文件有两个以上主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺序相同。（十四）拟文部室名称使用规范化简称。（十五）印发单位一律标印“杭州市电信实业有限公司办公室”。3.2文字从左至右横写、横排。3.3公文标印字体字号的选用（一）公文大标题使用二号小标宋。（三）秘密等级、缓急时限使用三号黑体。（四）签发人和发文字号使用四号仿宋。（五）一般公文正文、主送单位、抄送单位、附件名称、成文时间、附注、主题词、印发单位和时间等，使用三号仿宋。3.4公文用纸采用国际标准A4型纸（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订（上下白边各37毫米、左右白边各28毫米）。4行文规则4.1行文应当确有必要，注重实效。4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得向上级单位行平行文和下行文，不得向下级单位行上行文和平行文，一般不得越级请示和报告。因特殊情况而越级行文，必须同时抄送被越过的上级单位。4.3向市政府、省电信实业集团公司、杭州市电信分公司的请示、报告，同地方政府部门协商的重要问题，向市公司各部门、子公司、所属各企业下达重要事项，以市公司名义行文。4.4联系非涉及市公司权利义务的程序性、事务性事项，可按照对等的原则，用部室便函形式对公司以外行文。在公司内部，各部室联系、办理具体业务，询问、答复具体事项，以部室名义便函或工作联系单形式行文。4.5“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。上报省实业公司的“请示”应送至办公室，不宜直接寄送省实业公司领导及相关部室，也不要多头分送，以免贻误批办。4.6“请示”和“报告”是两个不同文种，不得混用。“报告”中不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。4.7远程传输文件、传真电报、复印件（重要内容的应重新鉴印有效），可视为正式文件依照执行。传真电报除特殊情况外，不另行文。市公司传真电报一律发至各单位办公室。4.8市公司各部门、物业公司、所属各企业不得以市公司名义行文；在特殊情况下，必须以市公司名义行文时，可采用代拟稿的方式，由市公司相关职能部室办理，公文应由市公司领导或市公司有关部室领导根据市公司领导授权签发。5公文办理5.1公文办理分为收文和发文。收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。5.2收文处理程序（一）开拆和分发1.市公司收文，一律由市公司办公室签收、登记。办公室根据内容和性质编号。编号后进行计算机收文登记录入，录入内容为类别序号、收文日期、来文单位、文件字号、文件标题。登记后分送公司领导或交有关部室办理。2.若来文无文件字号、标题，但内容尚为重要的，应自拟标题，归类登记录入。3.内容为非重大的事务性、程序性的收文，办公室可直接分送有关部室办理。（二）登记1.为了便于文件的传递、办理、查阅和归档，市公司各部室均应建立文件传递和来信登记簿。2.各级领导参加重要会议带回的文件、资料，要及时交办公室或相关部室文书管理人员登记、处理。3.日常工作中形成的所有文件、资料、信息和数据，要实现资源共享。（三）批办1.由公司收文的由办公室领导或秘书阅批，重要内容呈总经理或分管副总经理、总经理助理阅批。如需要其他领导会阅的，由总经理或分管副总经理、总经理助理批注。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原单位，并说明理由。如特急文件，可注明原因，先送主办部室办理，然后呈公司领导阅。2.各级领导审阅公文后，要明确签署意见，指明主办单位或主办人，提出简明要求，并签署姓名、日期。（四）传递1.为加速文件传递，掌握文件去向，便于催办和查办，由办公室收文的公文实行纵向传递，即由办公室依次传递给主办、协办、会阅部门。各部门受文后于次日交回办公室。传阅完毕，由办公室留存，于次年归档。2.为严格文件管理，在各类文件传递过程中，办公室和各部门文书管理人员均应执行签收制度。（五）承办1.承办部门收到交办的公文后，应指定专人负责抓紧办理，一办到底，不得拖延。特急件应即收即办，急件应在3个工作日内办复，一般公文应在7个工作日内办复，确有困难的应当予以说明。协办部门应主动配合，不得推诿。对确不属于本部室职权范围或者不适宜本部门办理的，应立即退回办公室，并说明理由。2.只需要传阅的公文，在公司本部内传阅的，每个部室的停留时间不超过3个工作日。3.各部门须备有电话记录单（本），记载公文办理中的相关情况，以备查考。（六）催办和查办1.送市公司领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室应负责查办、催办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。应及时了解和反馈公文执行情况，防止漏办和延误。2.各部门的文书管理人员负有部室内各类文电的催办责任，部门领导负有督查责任。5.3发文处理程序及注意事项（一）发文流程主办部室承办人拟稿——主办部室领导审核——有关部门会签（需要会签的）——办公室核稿——公司领导签发——办公室复核、编文号——文印室缮印——拟稿人校对——办公室盖印、分发。（二）拟公文时，应注意的事项：1.符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规，上级公司及市公司有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，杜绝歧义，结构严谨，条理清楚，逻辑严谨，条理清楚，直述不曲，文词规范，标点准确，篇幅力求简短，稿面整洁清晰。同一公文中的同一概念，应当用相同的表述方式。3.公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。时间应写具体的年月日，不用“明年”、“上月”、“前日”等语，必要时可具体到更小的时间单位。5.结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。6.必须使用法定计量单位。7.除部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8.公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用外文词汇或其缩写形式，应当在第一次出现时首先表述准确的中文译名，并将外文词汇或其缩写形式置于译名后的圆括号中。9.草拟公文原则上应打印，会签、修改、签批公文一律用签字笔钢笔书写。所用材料必须符合存档要求，传真件不能作为附件，应复印。若经修改后稿面较乱的必须重新誊清，并将原稿附后。5.4拟制公文，对涉及市公司内其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，得到一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方观点，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司总经理、相关副总经理、总经理助理协调或裁定。会签文件传递要迅速，如系急件、密件，主办部室人员应直接送有关部室签办。5.5通用公文送签前，由办公室专职文秘人员核稿，送总经理、相关副总经理、总经理助理签发。审核的重点是：是否需要行文，行文关系是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定。凡不符合规定，或者字迹潦草、文字冗长、手续不完备、材料不齐全的文稿，应退回主办部室修改、清稿或者重新办理。5.6各级领导审批、签发公文要认真负责、严格把关，主批人要明确签署意见，并标注姓名和时间。签发公文时只署名表示同意。5.7文稿一经签发，即为定稿。未经签发人准许，不得擅自修改或增加内容。5.8公文校对，原则上由拟稿人校对并签注。一般公文要实行二校，重要的或者上报的公文至少三校。5.9上级单位和有关部门印发的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经公司领导或办公室领导批准可以翻印。6公文归档6.1公文办理完毕后，承办人员应当根据市公司档案管理办法的具体规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。(一）发文办公室打印分发后应及时将公文原稿（含所涉及的依据文件及参考资料）、正本（一式2份）登记后统一归档。（二）收文由各部室文书管理人员集中统一后按归档时间送交档案管理人员。6.2要保证档案的齐全、完整、准确，正确反映市公司的经营管理情况，以便保管和利用。6.3市公司及各部室在工作中形成的其他文书，包括电报、信函、会议记录、决议、纪要、工作计划、总结、报表、照片（含底片）、图纸、录像带、各种软盘片、磁带、电话记录及有保存价值的其他资料，都必须由经办人员收集齐全，结案后分类整理，移交本部室文书管理人员核对整理归档。各部室、各经办人不得逾期自行留存应该归档的公文、资料。6.4文书管理人员负责本部室公文、资料的登记、收集、整理、归档等项工作。各部室本年度形成的档案资料于次年3月底送交档案人员，统一集中管理。6.5凡与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷。7印章使用和管理印章使用和管理按《浙江省电信实业集团杭州市有限公司印章使用管理办法》执行。8公文管理8.1公文管理是指对公文的收发、传递、审核、制作、用印、归档和销毁等事项的管理。市公司公文管理由办公室负责，市公司部室公文管理由本部室兼职文书管理人员负责。8.2公文可根据情况采用邮寄、机要通信、传真机、办公信息