浅谈国有企业内部控制体系建设

随着国有体制的深化改革，国有经济迎来了前所未有的机遇，在这具有历史代表性的重要转折时刻，市场经济环境下各种无法预知的风险伴随而来。作为国有企业管理人员，在管理任务、方法、观念上，也需要随之转变，既要保留原有内部控制管理体系的精粹，又要根据新的管理体制与经济布局，进一步加以调整与革新，以适应未来的经营管理需要。一、内部控制体系的概述内控控制体系，是指企业为了实际经营目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控而建立的一套内部管理系统。目前，一些企业对内部控制的认知缺乏全面性，简单地认为，这只是一项对财务收支方面的资金管理工作，导致内控作用范围受限。实际上，内控所涵盖的经济活动非常广泛，主要包括预算业务、收支业务、采购业务、资产管理、工程项目建设、合同管理等。一套完整的内部控制体系，始于治理结构的构建，再根据各项业务进行风险要点评估，确立相应的管控措施，建立健全内部管理制度和流程，对业务活动实施控制，最后进行内部控制的监督与评价。二、内部控制体系的建设(一)公司治理结构的构建与完善从内部控制的发展历程来看，每一次内部控制理论和实践的演进，无不体现了公司治理问题对内部控制的推动和要求。公司治理问题从根本上说，就是公司利益相关者之间的责权利的分配和制衡问题。然而，在传统国有企业向现代化企业制过渡时期，部分企业尚未形成有效的法人治理结构，权责不清、约束不够、缺乏制衡等问题较为普遍。如何优化内控治理体系，形成决策、执行、监管三权分立的组织结构，是一个值得深思的问题。在工作实践中，公司章程在企业治理中发挥了坚实的基础作用。在制定章程条款中，应详细列明党组织、股东会、董事会、经理层、监事会和职工代表大会的权力及职责，并严格按照章程执行。1.党组织在公司发挥领导和政治核心作用。坚持党的领导、加强党的建设是国有企业的独特优势，要明确党组织在国有企业法人治理结构中的法定地位。党组织为企业把准方向，指明道路，企业在党组织的带领下，积极贯彻执行国家方针和政策，听从党的决议和指示，保证完成生产建设任务。2.股东会是公司的权力机构，虽然不是内部控制主体，但股东作为出资人，决定公司的战略目标和经营方针，对公司的经营发展中的重大事项进行决策，它的管控方式，对内部控制体系有着直接的影响。随着公司制企业的不断发展，现代公司呈现出所有权与经营权相分离的特征，股东会并不直接参与公司经营活动，采用分层、分类的授权放权形式，对所出资企业的内部控制体系更为适宜有效。3.董事会是公司的决策机构，建设内部控制体系、审定内部控制评价报告，是其重要的任务之一。它在经营活动中的参与度是较高的，不仅包括了股东代表，还有其他利益相关者。对于部分企业，董事会权责并未有效运行起来，所以，在企业运行中加强董事会建设，发挥董事会职权，有利于提升科学公正的决策能力，强化防范风险的重要职责，夯实内部控制的责任机制。4.经理层是公司的执行机构，负责落地经营，组织领导企业内部控制的日常运行。国企改革正在推进董事会向总经理授权放权，对经理层实行任期制与契约化管理聘用协议，制定总经理权责清单，让每位经理层明白自己应完成的任务、所享有的权利、对经营成果的激励奖罚。5.监事会是公司的监督机构，代表着全体股东利益对董事和经理进行监督，对内部控制实施情况进行监督。国有企业应加强监督体系建设，整合监督资源，联合党群、纪检、审计、监事会、工会职代会及职能管理和业务管理等共同实施监督活动。全面的监督体系，是内部控制体系有效运行和逐步完善的重要保证。6.职工大会是公司职工行使民主管理权的机构，是公司治理机制的重要组成部分。职工代表来自于企业的各个层面，有着广泛的代表性，他们既有工人、技术人员、管理人员，又有领导干部。一个健全的职代会，在内部控制中体现了全员参与制，他们代表了全体职工的利益，并为公司的有序发展建言献策。完善的公司治理结构，犹如房屋的根基，只有打好了基础，才能继续铺排建设。公司各治理关系之间只有做到充分发挥职能，相互促进、相互制约，才能为内部控制的管理实施创造一个优良可靠的内部环境。(二)内部控制风险点的评估及应对措施日常工作中，一般按照各职能部门的经济活动内容，从业务层面进行风险点的排查及评估，如工程部门业务控制环节包括：立项设计与概预算、招标、建设资金支付、工程变更及记录、竣工决算等。本文重点讲述财务内控有关风险点及应对措施。财务内部控制是企业内部控制的重要组成部分，它在防止人员舞弊和出现重大差错、提高资金运营效率、节约业务开支、规避财务风险等方面，均起到重要的作用。财务内部控制应先进行风险点的梳理，提炼行之有效的应对措施，再予以制度化、流程化。在日常财务活动中，总结主要风险点及应对措施如下所示：1.财务支出审核不严，存在资金支付风险对于报销单据及原始凭证，财务人员审核要点是：该报销是否满足支付条件。那么，如何进行判断呢？对于审核人员来说，最直观的方法就是让报销人员提供相应的附件支撑。例如：支付材料款，除了供应商的材料发票外，还应附上相应的采购合同。首先审核该发票的票面要素是否规范，包括抬头资料、发票章、开票人员等。再将开票品名、价格、数量与合同内容核对是否一致。然后查看合同付款条件，是支付全款、还是按一定比例支付，是否留有质保金。最后还要看合同的签订日期，是否在有效期内。若是针对项目付款，合同付款约束条件更多，例如：合同条款写到“当项目竣工后，可支付至80%”，那么当款项支付到达该比例，还需提供项目竣工验收会议纪要。又如，项目合同中若有载明，该项目应支付履约保证金，那么，在审核第一笔款项支付时，应先查看履约保证金是否已经收到。另外，一些重要的管理性费用支出方面，还应建立事前审批制，例如：差旅费、会议费、业务招待费、车辆使用费、培训费等，在业务活动前，应先提交审批单，并作为报销审核时规范开展业务活动的依据。事前审批制，能有效的遏制浪费，达到强化约束的效果。费用开支，还应符合预算控制，在审核时，应查看其支出是否符合预算指标，例如：资产购置是否有预算，福利费支出是否超范围、三公经费列支是否超标准等。以上各项要素需逐一审核，确保无误。若有不符，应退回补充，或不予支付。2.大额资金使用存在监管不到位的风险大额资金使用是指公司在项目建设、对外投资、对外融资、大额采购等经营活动中，一次性投入或支付资金数据较大的行为。大额资金使用属于三重一大事项之一，若不够重视，会给企业带来重大的资金风险。首先，公司内部应该建立相应的制度规范，明确何种业务、多少限额以上构成大额资金使用，做到有据可依。其次，相关业务部门应该对涉及的大额项目进行科学审慎地可行性研究认证，提供充分详细的参考资料，并预先汇报。最后，公司对大额事项应进行重要会议讨论，集体决策、集体联签。在实际工作中，往往存在公司内部缺乏对于大额事项的明细化分类，标准过于单一，导致无法有效地进行大额资金管理，例如：管理费用与工程费用的大额标准无法同一而语，相对而言，管理费用的设限更低。3.银行存款余额没有及时与银行对账单核对，存在资金安全风险银行存款对账是规避和防范货币资金管理风险最基本的方法。每月末，银行存款日记账应账账核对，账实核对。账账核对，是指银行日记账与总账进行核对。账实核对，是指银行日记账与银行对账单核对，因为银行对账单上所列示为公司实际收到和支出的款项。银行存款对账结果最终反映在银行余额调节表中，对于未达账项应逐一查明原因，尤其是长期未达项，应引起关注并及时清理，防止资金隐匿及挪用。另外，企业会计、出纳职责应明确，不能由出纳一人负责资金汇划和银行存款对账。资金划汇必须由两人共同操作完成，银行密钥应分开保管，密码分别设置，相互保密，会计严格把好资金支付审核关。实际工作中，公司即使配备了完善的财务人员并建立了岗位不相容制度，有时也因一人休假等特殊情况下，另一人同时担任两人操作，形成管理漏洞。所以，财务人员应树立良好的风险防范意识，从各个方面杜绝不利因素产生。4.现金、支票、票据、银行印鉴、安全密钥保管不善，存在资金安全风险公司现金控制在规定限额以下，尽量做到不使用现金，通过银行转账支付，并定期进行现金盘点。银行预留印鉴、安全密钥由出纳与会计分别保管，用完后马上放回各自保险箱。银行印鉴使用，应建立登记制度。支票实行专人管理，进行购买使用缴销登记。不得签发空白支票、远期支票。作废支票要注明“作废”，附在当日记账凭证后，不得随意撕毁或丢弃。支票应在签发时加盖印鉴及填写密码，不得事先盖章及注明密码备用。在日常工作中，尤其要加强法人章的管理，由于许多合同及文书的签订需要签盖法人章，例如采购合同、工程合同、银行贷款、招投标代理等，每笔印章使用应严格登记在册并经相关管理人员审批，以约束印章的使用范围，并便于日后核查。5.未及时催收应收账款，导致坏账风险积极有效的应收账款管理，有利于企业加快资金周转，提高资金使用效率，防范经营风险。首先，业务部门应对客户的信用资质进行评估，制定一套合理的信用政策和信用标准。其次，财务人员每月定期查看应收账款情况，对于超出信用期的应收款，及时反馈至业务部门，经业务部门催讨后，财务部关注后期到款情况，如此形成一个信息反馈链，保证收款过程的时效性。最后，每季末进行一次账龄分析，查明超期原因是催收不及时、客户信用下降、还是客户经营不善导致资金支付困难。针对不同情况采取相应措施，对于客户信用情况，应定期追踪并及时调整。在实际工作中，财务反馈的及时性，与业务部门的催讨力度与措施，起到了关键性的作用。财务部把应收账款信息传递到业务部，是业务部采取进一步行动的前提，是应对客户突发状况的有效方法。例如，当客户拖欠了一个月货款，未引起觉察或足够的重视，随着时间延长，才得知客户已出现经营危机或面临破产，那么，想要收回全额账款，几率变得微小且耗时费力，导致公司处于被动的境地。另外，根据相关心理学原理，当客户同时赊欠两家账款而只能支付其中一家时，他往往会优先选择催讨更频繁、更急切的那家。6.预算管理缺失，导致费用超预算风险费用超预算产生的原因主要有：预算编制所依据的相关信息不足，导致预算编制准确率降低；预算编制方法选择不当，或只采用单一的方法，导致预算目标缺乏科学性；费用支出未经适当的审批程序，导致预算支出随意性较大，超出预算未能及时发现。针对以上情况，公司应建立健全有效的预算管理机制。首先，保证编制预算的准确性，是后续开展预算管理的前提。预算编制并不是单一的财务部门工作，它需要全员参与和配合，公司高层负责定制经营目标与战略规划，各部门对总体目标进行详细分解，提供相应预算数据至财务部，财务部根据公司经营特点，选择合适的编制方法，进行汇总及编制。其次，预算编制再好，如果缺乏有效的事中监督与控制，便是纸上谈兵。财务部在日常审核中，对于超预算或无预算的费用支出，应不予通过；对于已经发生的费用支出，定期汇总反馈至各业务部门。最后，由公司组织开展月度预算分析讨论会议，业务部根据反馈数据，查看所处执行进度，总结汇报目前存在的问题和注意事项，对后续进度予以说明并跟踪关注，涉及偏离预算应及时作出业务内容调整。企业正式下达执行的预算，一般不予调整。由于无法预料的客观因素导致预算偏离较大的，可以调整预算，为了保证预算的严肃性及权威性，必须严格按照规定的程序进行调整。7.会计档案未及时存档，导致档案缺失风险会计档案最终保管部门为公司综合档案管理部，有些公司在档案所有权上不明确，一直由财务部保管。有些会计人员没有经过档案管理培训，缺乏专业知识，导致应入档的会计资料未入档，或未按规定时间入档，致使进行档案查询时，无法搜寻到相关记录。对此，公司应建立健全档案管理制度，加强档案管理人员的学习培训，规范建档查档。会计档案可由会计部门暂时保管1年，期满后与案卷目录一起移交公司档案管理部门。公司未设立档案部的，可在财务部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。8.财务会计信息保密意识不强，存在会计信息泄密风险财务部门的信息，不但涉及整个公司的资金内容，还包括客户资料、供应商资料、工程活动等重要信息。在日常工作中，该如何防范会计信息泄露风险？首先，财务人员在入职期间，公司应与之签订保密协议，主要是对财务在职期间和离职后的企业机密约定保密，财务人员保守机密是一种职业素养和道德。其次，财务人员要养成保密习惯。工作电脑进入界面应设置密码，下班检查确保电脑关闭。财务软件避免设置通用登录密码，不得随意告诉他人。平常与人聊天，涉及财务敏感信息时，应三缄其口。财务部电脑报废更换应经专门处理，确保数据清理干净。最后，对于外部机构或部门要求提供数据，应通过安全的渠道传输。对于各种交流平台提到有关资金方面的要求，要提高警惕，谨防陷入骗局。(三)内部控制活动的评价与监督内部控制评价与监督包括自我评价、内部监督和外部监督三个层次。这既是对日常控制活动的一种检查与指导，也是对控制成果的一种思考与总结。对于控制活动中的不足之处，提出合理化改进建议，促使内部控制建设不断完善，对于行之有效的代表性控制方法，给予鼓励并推广。许多企业往往偏重于