秘书办事技能测试参考答案

PAGE2PAGE5秘书办事技能测试参考答案1、参考答案：这种文书处理方式是非常不规范的，而且很有可能造成如下问题。第一，文书，尤其是公文的写作，在用纸上有明确的要求。专门的公文稿纸上附有拟稿人、审核人、签发人等项目，便于以后的查证。直接用普通的复印纸印文件，必然造成必要的公文管理信息的缺失，这很有可能给以后的查证工作带来麻烦。（4分）第二，作为秘书部门或经理办公室的工作人员应该在把文件提交经理之前进行仔细审核，并做出必要的修改，不能把诸如修改文字这样的工作也留给领导去做。（3分）第三，经理在对文件进行批示的时候，要用专用的档案笔，因为文件需要存档，普通笔的字迹是不容易保存的。而且，经理在签发时恰恰忘记了写最重要的内容--发文意见，如同意、照办等。（3分）2、参考答案：（1）①秘书人员的收文处理工作包括对所收到的公文和信件的签收、登记、拟发、批办、承办、催办和查办等程序；（2分）②秘书人员的发文处理总程序是由制文和制发两个阶段组成。制文阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、审核、呈批、签发和注发。制发阶段包括编发号、登记、打字、校对、缮印、用印、分发和传递；（2分）③发文单位在公文分发传递中存在的问题是把机密文件混装在普件中，按照文书处理的相关规定，机密文件是不允许和普件混装在一起的；（2分）④小杨在收发文件中存在的问题是在签收公文的环节上没有做好，没有及时吧机密文件从普件中挑出并清退，而是等到启封、登记文件时才发现普件混装了一封机密文件。（2分）（2）小杨应尽快把情况向该公司秘书处秘书长（或办公室主任）如实汇报，咨询解决这个问题的办法。最好是在领导的帮助下，与发文单位进行沟通，双方尽快商量出解决问题的办法。（2分）3、参考答案：（1）秘书人员的发文处理总程序是由制文和制发两个阶段组成。上述案例是处于发文处理的制文阶段，该阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、审核、呈批、签发和注发几个环节；（4分）（2）上述案例的错漏之处是王秘书将草拟的文稿直接送刘总经理签发，没有经过文书的会签、拟定主题词、审核和呈批的环节，并且刘总经理对文稿的签发工作不符合签发的要求；（2分）（3）王秘书应将草拟的文稿送往主办机关，等签发、拟定主题词、核稿和呈批之后，再送机关领导签发；（2分）（4）刘总经理应对拟签发的文件做全面审定，并且在签发时应签属签发人全名，并写明应打印份数和完整的公历制签发日期。（2分）4、参考答案：（1）秘书人员应把电话放在办公桌上便于使用的地方；（2分）（2）参考书应该放在办公桌上面或者伸手可以拿得到的抽屉里；（2分）（3）秘书人员还可以在办公桌的右上角放置一个多层的文具用品盒；（2分）（4）最好不要在办公桌表面盖上玻璃板或者蒙上一块塑料布，并时刻保持办公桌桌面的干净整洁；（2分）（5）办公桌的抽屉里，可以排列有序地放好信封、公文纸、钉书机、复写纸、胶水、涂改液等。（2分）5、参考答案：（1）秘书小王在办公环境管理工作中的不足之处就是很少参与维护公用区域；（3分）（2）秘书人员办公责任区包括个人工作区、公用区域和领导办公区域三个部分；（3分）（3）在个人工作区，秘书人员应做好办公桌、办公家具的整理与维护工作，以及办公室地毯的清洁护理工作等；在公用区域，秘书人员应负责领导办公场所卫生清洁和领导文具、茶水准备、家具、物品的有序摆放。（4分）6、参考答案：（1）秘书人员办公室安全管理应包括办公室的人、零用现金、办公设备和信息安全管理四个方面的内容。（2分）（2）在人的安全管理方面，秘书人员应尽量消除可能对人造成危害的隐患，并及时采取防治措施；（2分）（3）在零用现金的安全管理方面，秘书人员应把零用现金放入专用的保险柜内，并在下班前送存银行；（2分）（4）在办公设备的安全管理方面，秘书人员应注意办公设备安装和用电时的安全使用；（2分）（5）在信息的安全管理方面，秘书人员应做好计算机信息和档案信息的安全管理。（2分）7、参考答案：（１）在选择办公资源的供应商时，小王要对供应商进行全面评估，其中包括会议所用商品的质量和交货、供应商的服务和位置及产品的安全可靠性等；（5分）（２）网上采购时，小王应了解一定的网络知识，或者利用网上的目录和指南性的搜索工作，在网上检索。（5分）8、参考答案：（1）背后议论领导的是非本身就不对，是对领导的不尊重，何况人多嘴杂，万一有人把事情传到领导的耳朵里，就会产生隔阂或给领导留下不好的印象。（4分）（2）秘书是领导身边的工作人员，更不应该参与私下的议论。而起身就走，中途退席，又显得对主人的失礼和对其他人的不尊重。还是应该向他们善意地解释和劝说，并找一个轻松的话题，缓和气氛。（6分）9、参考答案：（１）秘书人员在拟定大型团队出国旅行计划时，需要重点考虑的内容有出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量以及希望邀请单位做哪些准备工作等。（3分）（２）一般情况下，秘书人员预定酒店的方式有旅行社预订、网络预订和电话预订。预订需提供的信息包括住宿者姓名、抵达时间与退房时间、房间类型及特殊要求。订房后，秘书人员应加以确认。（4分）（３）出国时，秘书人员需要办理的手续包括撰写出国申请、办理护照、办理签证、办理健康证书（即＂黄皮书＂）和办理出入境手续。（3分）10、参考答案：（1）杨秘书成功地缓和了上司之间的矛盾。在同一家单位中，本来素不相识的上司之间存在矛盾是很正常的。如果这种矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正确的一方就行了。但对于这种非原则的问题，就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。（5分）（2）从杨秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚于领导本身的协调作用。一个称职的秘书要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解，秘书可以说点“假话”，编造一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。（5分）11、参考答案：③做好陪同工作。小黄应根据实际需要和可能派身份相当的公关人员联系、接待，并安排导游、讲解员等。22、参考答案：（1）小陈在上述案例中所犯的错误是小陈的穿着与客户和在场的领导不协调，衣着太突出自己，太“与众不同”，颠倒了“主从关系”，不符合秘书的身份；（4分）（2）小陈的着装应遵循展示个性、简洁大方、整体和谐的要求。然而，在公共社交场合，秘书人员在展示个性中要把握好以下四点：（6分）①不要与同伴穿一模一样的衣服免得引起别人去比较谁好谁差；②不要穿与同伴服饰反差太大的衣服；③在服饰款式、色调、质地上要尽量与客户和在场领导协调，切忌衣着太突出自己；④尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰。23、参考答案：开放参观活动准备方案：（1）确定开放参观活动主题：扩大组织的知名度，提高美誉度；促进组织的业务拓展；和谐组织与社区的关系；增强员工或家属的自豪感。（2分）（2）开放参观活动的内容：（3分）①情况介绍：事前准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子；②现场观摩：如生产经营设备和工艺流程、厂区环境或营业大厅、员工的教育和培训设施、组织的科技开发中心、组织服务娱乐福利卫生等设施；③实物展览：参观展览室，观看陈列资料、模型、样品等实物。（3）选择开放参观的时机：最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业典礼、社区节日等。（1分）（4）确定邀请对象：一般性参观可邀请员工家属或一般市民等，特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体或公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。（1分）（5）选择参观路线：能引起参观者的兴趣；能保证参观者的安全；对组织正常工作干扰小。（1分）（6）策划宣传工作：参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者；参观时，由向导陪同参观者按事前安排好的路线参观。（1分）（7）做好解说及接待准备：挑选并培训导游或解说人员；制作并寄发请柬；设立接待服务处；准备特殊的参观用品；准备礼品或纪念品。（1分）24、参考答案：（1）本次宴请的程序（4分）1）列出宾客名单并确定宴请规格。2）确定宴请时间和场所，本次宴请应安排在高级宾馆或饭店举行。3）确定菜单。4）排定座位：应将工业局的刘局长、税务局的王副局长、宏远公司的李经理等排在上桌；将工业局的刘局长排在本公司经理的右侧；将税务局的王副局长排在本公司经理的左侧；其他人按以主人的座位为中心，近高远低，右上左下的原则依次排列，而且尽可能让我方陪同人员与客人交叉而坐；为方便，席位确定后，将座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。（2）宴请开始（4分）1）安排人员迎接宾客。2）引导入席。3）由本公司经理致祝酒词。4）开始就餐并友好交谈。5）宴会结束时本公司经理带领陪同人员与客人握别。（3）做好本次联谊会的宣传工作应注意：（2分）1）妥善处理与新闻界的关系。2）注意内外有别，严守公司秘密。3）提供信息时应综合考虑对象、时效、费用等原则。4）为召开记者招待会提供必要的信息资料。5）与新闻媒体沟通时要以礼相待、以诚相待、迅速及时。25、参考答案：（1）小王应对超过保存期限的档案进行重新鉴定，销毁没有继续保存价值的档案；把那些有保存价值的档案转移到新的档案室；（4分）(2)收缴整理各部门的文件资料，并初步鉴定，凡是有保存价值的要立卷归档，将没有保存价值的销毁；（3分）（3）在搬迁的过程中，小王要做好档案的保管工作，按照存档目录统一编号，防止档案丢失。（3分）26、参考答案：（1）小杨在销毁档案前应该慎重，应得到档案主管领导的批准，她私自销毁档案是错误的。（4分）（2）奖励文件是属于那位辞职员工的人事档案的一部分，应该归还辞职员工本人。小杨在鉴定档案时应遵循规定的程序。（6分）27、参考答案：（1）要使存放的文书便于查阅，就必须在平时的归卷