产权交易档案管理办法

产权交易档案管理办法第一条为了进一步加强本市产权交易档案管理，维护产权交易档案的完整、真实和安全，发挥产权交易档案在优化资源配置、规范产权交易行为和加强市场监管中的作用，更好地为本市国际金融中心建设和经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和《上海市产权交易市场管理办法》，结合本市产权交易工作实际，制定本办法。第二条本办法适用于本市产权交易机构以及从事产权交易中介活动的经纪机构。涉及产权交易活动的转让方、受让方和标的企业等产权交易相关主体，可根据国家有关企业档案管理的规定参照执行。第三条本办法所称产权交易档案是指各类产权转让主体在履行相关决策和批准程序后，将合法拥有的物权、债权、股权、知识产权等各类财产权利，通过产权交易机构公开转让或协议转让的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等各种形式与载体的历史记录。第四条产权交易档案工作由市产权交易监管部门统筹规划和组织协调,档案业务工作接受档案行政管理部门的统一管理和监督指导。第五条本市产权交易档案工作遵循统一领导、分级管理、维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密、企业商业秘密的原则。本市产权交易机构、产权经纪机构、产权交易转让方、受让方和标的企业等各机构（以下简称各机构）的档案机构，应当依法履行单位档案管理职能，并对下属单位的产权交易档案工作实行监督指导。第六条产权交易文件材料管理工作应纳入各机构产权交易业务流程，纳入产权交易机构信息化管理系统，纳入有关人员岗位责任制，使产权交易文件材料的形成、积累、整理和归档工作与业务流程进度相一致。第七条产权交易文件材料的管理工作应当与产权交易业务管理工作同步。在实施产权交易各项操作流程时，应同步规范相应文件材料的形成和积累要求；在办理产权交易各项审查业务时，应同步对相应文件材料的完整性、准确性和有效性进行审核；在完成一宗产权交易各项业务流程时，应同步规范相应文件材料的整理和归档要求；在发生产权交易权证变更、争议处理或中止（终结）交易等动态情况时，应同步做好相应工作有关文件材料的补充收集、整理和归档工作。第八条产权交易文件材料立卷应分别由各机构相关业务部门的有关人员，根据国家有关规定，按照谁办理、谁形成的要求，分别进行收集和整理。产权交易文件材料实行集中归档制度。与一宗产权交易有关的文件材料，应经产权交易机构有关部门汇总审核后，向本单位的档案机构集中归档，以确保一宗产权交易档案的成套性。第九条产权交易文件材料应当按自然形成的次序进行整理，保持每宗产权交易文件材料之间的有机联系及其成套性，区分保存价值，便于产权交易档案的科学管理、安全保管和有效利用。第十条产权交易文件材料按照一宗交易组成一套档案。一套档案根据产权交易文件材料性质和保管期限，结合2CM左右的'组卷厚度，可分别组成若干案卷。产权交易档案应按照国家有关规定，编制案卷和卷内目录，便于准确检索利用。卷内目录条款填写，应与卷内文件有关信息相对应。第十一条产权交易文件材料按照文件特性、结合形成主体进行排列。产权交易过程和决策批准文件材料，按照产权交易操作流程进行排列；产权交易主体资格文件材料按照产权交易标的方、转让方和受让方分别排列。同时，亦可根据产权交易文件材料的内容和重要程度等因素进行排列。第十二条根据本市产权交易实际情况，结合产权交易文件的利用价值，制定《上海市产权交易文件材料归档范围和保管期限表》（见附件）。对于本市产权交易机构衍生而形成的知识、文化等其他类型的产权交易机构，可根据附件，结合不同类型特定的产权交易流程和文本，另行制订。产权交易相关主体可参照执行。第十三条产权交易文件材料归档时间，以完成一宗产权交易后3个月为限。对于一宗产权交易后因故形成的有关后续文件材料，各有关部门也应按照归档要求，及时做好相应文件材料的收集和整理工作，并及时归档。第十四条产权交易档案作为一种专门档案，应单独设类。属类划分原则上按交易类型，结合交易项目进行分类。第十五条产权交易档案保管期限分为永久和定期。定期期限分为20年和10年。其中反映产权交易市场历史演变、具有较大社会影响的资本流动与企业资产重组典型案例、列为首次创新交易模式或突破产权交易品种的产权交易档案是本市重要产权交易档案，保管期限定为永久；属于普通案例和一般产权交易活动形成的档案，保管期限定为20年；反映产权交易相关主体资质的档案，保管期限定为10年；标的企业提供纸质的资产评估报告(除总结报告外)可由产权交易机构作为资料保存，保管期限定为5年。为便于利用，与纸质资产评估报告相应的电子文件版本保管期限不低于5年。第十六条各机构应根据国家有关规定组建档案鉴定工作小组，对已超过保管期限的产权交易档案，及时开展鉴定工作。经鉴定须销毁的档案，应编制销毁清册，并经单位主管领导审查批准，由档案工作人员和指定的监销人共同监销，并在销毁清册上签字。第十七条各机构应建立档案统计制度，定期对档案的接收、移交、保管、利用等情况进行统计和分析，并根据单位利用需求，编制产权交易档案基本情况和专题统计报表。第十八条各机构应设置符合档案保管要求的档案库房，配备必要的设施设备，使档案保管达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防污染、防有害生物的“八防”要求。档案库房应与办公室、阅览室分开。库房面积应满足单位产权交易档案的存放需求。第十九条产权交易机构应当将列为永久保管的产权交易档案，在单位保管满20年，按照进馆要求，向市档案馆移交。第二十条各机构应充分利用产权交易信息系统，同步建立产权交易档案管理系统，加快实现产权交易纸质和电子档案“双套制”管理，确保产权交易纸质与电子文件的一致性，逐步达到产权交易电子文件材料收集、整理、编目和归档操作的自动化，管理现代化，信息数字化和利用网络化。《上海市产权交易电子文件归档与管理办法》另行制定。第二十一条各机构应根据产权交易工作利用需求，编制适用的产权交易档案检索工具，主动开展产权交易档案提供利用工作。同时，围绕产权交易工作重点，积极开展产权交易档案信息编研工作，主动为产权交易管理和领导决策提供有效服务。第二十二条产权交易档案的提供利用应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，结合单位有关保密规定，设置档案利用权限，严格履行产权交易档案查阅和借阅手续，切实做好利用产权交易档案的保密工作。采用网络方式利用产权交易电子文件时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措