员工外出费用管理详细规定

职员外出费用管理要求管理文件编号YD-MR-44-实施日期08月17日版次A/0页数7编写审核批准1目标为确保职员外出（包含因公出差、外出施工、驻外工作）工作和生活需要，规范职员外出费用管理，依据大连市相关要求，结合我企业实际情况，特制订本管理要求。2范围适适用于企业全部职员（含试用期职员）。3职责3.1财务部负责外出借款、费用报销审核。3.2外出人员负责借款、报销手续办理。4定义4.1一类地域：直辖市、省会城市、经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南省）。4.2二类地域：除一类地域外地级市城区。4.3三类地域：县及县级市辖区。5工作程序5.1外出申请5.1.1职员外出当日往返由部长同意，职员外出二日及以上，外出时间不超出15天，借款、报销金额不超出3,000元且在要求标准范围内，由部长审核，主管副总经理（以下含总工程师）同意。外出时间超出15天、借款报销金额超出3,000元或部长（以下含副部长）副总等干部外出，须报总经理同意。5.1.2外出到一、二类地域和三类地域二日以上（含二日），外出前必需办理出差审批手续，按要求具体填写《出差申请单》，按同意申请出差。出差申请单附表交部门考勤员，月底连同考勤报表交行政人力资源部。5.1.3外出费用报销以《出差申请单》同意内容为准，外出途中发生变更，回来后补办审批手续，不然不符项目不予报销。5.1.4自带车辆外出，必需在《出差申请单》附表中将自带车型、同行人员等信息填写完整。5.1.5除施工或简单唯一任务外出，必需填写具体、明确、具体《职员外出计划书》一式二份，一份本部门存档，一份财务部借款审核立案。《职员外出计划书》格式详见附件。5.2外出借款5.2.1职员外出能够预借外出预算额度120%差旅费。出差期间需要招待，应在《职员外出计划书》上列明招待计划，招待费借款须填写《招待费申请单》。5.2.2《出差申请单》代借款单使用，职员外出借款均应由本人填写《出差申请单》，本人无法亲自办理借款手续，能够委托其它人员代为办理，同意后，到财务部领取款项。5.2.3预借现金超出3,000元，需提前半日通知出纳员。预借现金超出5万元需提前两天申请。5.2.4外出借款实施前款不清，后款不借标准。再次出差必需将之前所借款项报销或偿还后，方可再借款。5.3外出费用报销5.3.1外出费用报销须在返回企业7日内办理完成，逾期不报，按《财务管理要求》处理。5.3.2职员外出须按要求粘贴全部有效票据,并在每张票据上签署本人姓名。费用票据须按每次发生时间次序粘贴，不得将数次外出费用交混粘贴报销。5.3.3除包干使用、不凭据报销项目以外，其它报销项目均要求据实提供有效发票报销。5.3.4超出要求标准费用，必需在报销前经总经理在票据上签字或单独同意，不然超出费用不予报销，由个人负担。5.3.5火车票或飞机票丢失，能够提供购置证实，按证实金额80%给予报销，不能提供证实，按火车硬席票价报销。特殊情况不能提供票据，须书面说明原因，报总经理同意方可另行报销。5.3.6技术服务、调研等外出报销时，同时须按要求提供服务或调研等汇报，具体汇报出差任务完成情况。5.4交通工具5.4.1职员外出应本着安全、经济标准，按要求选择适宜交通工具，具体以下：能乘坐公共交通，不自带汽车；乘汽车，能乘大车不乘小车；能乘火车，不乘汽车；能乘一般列车，不乘高铁；能乘高铁，不乘飞机。5.4.2乘坐交通工具，总经理据实报销，其它职员在标准限额内据实报销。标准以下：火车（不含高铁）：全体职员均可乘坐火车硬座（晚八时至次日晨七时之间在车上过夜四小时以上，或连续乘车超出八小时，可乘坐硬卧（软席），不乘坐硬卧（软席），按硬座票价50%发给夜行车补助费）。高铁：全体职员均可乘坐二等坐席。轮船：全体职员均可乘坐轮船三等及以下舱位。飞机：副总出差距离500公里以上，部长出差距离700公里以上，可乘坐飞机经济舱。长途汽车：在火车无法满足情况下，方可选择长途汽车。乘坐出租车等其它交通工具或超出上述标准乘坐交通工具，须经总经理同意，未经同意费用不予报销，由个人负担。5.4.3其它职员因公务紧急，需乘坐飞机、高铁，须在《出差申请单》写明，并报总经理同意，标准按7.2实施。5.4.4部长级以上领导外出，可自驾车辆。出差地范围之内发生燃油费、过路费、停车费，经审核后据实报销，其它费用不予报销，不享受市内交通费补助。5.4.5为方便开展业务，高级区域经理可将自驾车辆停放于关键业务地，并在业务区域内自驾车辆办理业务，使用公共交通工具往返于车辆停放地和大连之间。5.4.6其它职员自驾（带）车辆外出，须报总经理同意。费用报销方法和9.2相同，费用标准按9.1实施。5.5住宿费5.5.1职员外出住宿费标准，总经理据实报销，副总经理、部长（含副部长）按标准间计算，在下表要求限额内据实报销。其它职员外出发生住宿费实施定额补助，包干使用，不凭据报销。地地区类别标准职别单位出差地域外出施工一类二类三类非工地工地副总经理房间/天2802401607030部长人/天2602201406030一般职员人/天100806050305.5.2凡本企业在外出地有住宿场所或由接待单位接待，住宿费不予报销(不含工地住宿)。如有特殊情况，须报总经理同意。5.5.3两人以上一起外出,同性别两人住同一房间，按高职位人员标准报销。5.5.4住宿费补助按实际住宿天数核定。5.5.5在同一地域停留七天以上（不含外出施工）,超出七天住宿费按8.1标准下调10%。5.6自驾车费用5.6.1燃油费标准及限额项目百公里油耗（升）燃油费限额（元/天）部长及以上10200高级区域经理8120其它7805.6.2部长及以上自驾车外出，出发地和目标地之间，依据交通图册，确定公里数，按油耗标准核定燃油费报销限额。在出差地办事期间燃油费在天天限额内据实报销。5.6.3高级区域经理自驾车辆燃油费在限额内据实报销，过路费据实报销，其它费用不予报销。5.6.4燃油费需开具增值税专用发票。5.7伙食费、市内交通费5.7.1职员外出当日不能往返，外出期间伙食费、市内交通费实施定额补助，包干使用，不凭据报销。标准以下：地地区类别标准费用类别单位出差地域外出施工一类二类三类当日不能往返当日往返一类二类三类伙食费人/天50元40元30元40元35元30元15元市内交通费人/天30元25元15元0说明：1、外出施工，企业不能提供车辆，依据现场实际情况，经同意后凭据报销。2、外出施工及驻外职员，由企业提供就餐条件，伙食费补助按15元/人▪天包干使用。5.7.2职员外出当日往返，午餐补助15元/人，超出19时可享受晚餐补助10元/人（晚餐在企业食堂就餐，不再报销晚餐补助），市内交通费据实报销。餐费补助需于外出次日由各部长核实确定，以部门为单位，于下月初三个工作日内报行政人力资源部，统一报销。过期不予受理。5.7.3乘坐企业车辆、自驾车辆外出或由接待单位负责市内交通安排，不发给市内交通费补助。出租车费不予报销。5.7.4职员外出参与会议、培训班、学习班等，食宿费由主办单位统一收取，不发给伙食费及住宿费补助。食宿自行安排，按前述对应条款实施。5.8外出施工、驻外工作津贴及通信补助职员外出施工、驻外工作（企业在外地设置工作场所工作）期间，给津贴及通信补助，按实际工作天数包干使用，不凭据报销，具体标准以下：项目人员分类津贴通信补助当日不能往返当日往返外地施工当地施工部长及以上驻外职员40无按通讯费管理要求实施项目责任人402082.5其它施工人员3020无其它驻外人员3020无说明：驾车同时负担施工任务职员，另外给20元/天津贴，时间由施工责任人确定。5.9外出期间占用公休（节假）日要求5.9.1销售人员外出公务期间占用公休（节假）日，在不影响工作前提下，由个人申请，经同意能够串休。休假5天以内，由主管部长审批。5天以上，15天以内，需报主管副总审批。超出15天休假，需报总经理审批。5.9.2除销售人员以外其它人员外出公务期间占用公休（节假）日，能够在任务完成后，在不影响工作前提下串休。出差15天以内，经同意可串休一天。出差超出15天，经同意可串休2天。5.9.3以上休假按出差假填报，出差假工资正常发放。休假期间不能正常办理业务，影响工作，按事假处理。5.10其它要求5.10.1外出期间各包干使用费用均按外出实际天数核定，超出八小时（不含八小时）不足一天按一天计，不足八小时不计。5.10.2外出期间因公发生邮寄费、含在车船票价内保险费、因公携带重物寄存费及托运费、机场建设费据实报销，单独购置商业保险不予报销。5.10.3司机驾车发运货物当日不能往返，如确因工作需要不能住宿，在交通工具上过夜，发放夜行车住宿补助50元/天/人。5.10.4因公务、疾病或意外灾难延误行程，须立即报部长以上主管领导同意，不然，不得借故延误行程。非正当原因延误行程发生费用不予报销。5.10.5因公外出，不许可借故私人旅行，如需私人旅行，外出前须在《出差申请单》上申请，并报总经理同意。私人旅行期间不享受多种补助，费用自理。5.10.6报销程序按《借款报销管理要求》实施。6形成文件和统计6.1职员外出计划书YD-GL-CWB-44-017附则7.1本文件由财务部负责落实实施。7.2本文件实施情况由财务部负责监督、考评。

大连益多管道职员外出计划书编号：YD-GL-CWB-44-01编制时间：年月日姓名部门职务随同人员外出期间年月日至年月日出差事由及具体行程安排出差计划费用估计需要办理具体事项月日目标地填写《出差申请单》请款估计差旅费小计：元(此项费用包含估计自驾车相关费用)估计住宿费(补助）住宿费（补助）天X元/房间/天（元/人/天）X人次=元（类地域）住宿费（补助）天X元/房间/天（元/人/天）X人次=元（类地域）小计：元估计伙食费补助伙食补助天X元/人/天X人次=元（类地域）伙食补助天X元/人