档案搬迁服务项目整体服务方案

第一节项目整体服务设想 2一、项目概况 2二、项目要求 2三、项目内容 3四、项目清单 3五、服务机构 10六、项目人员 10七、服务流程 14第二节项目服务管理模式 15第三节搬迁原则 18第四节档案搬迁工作安排 19一、责任到人，目标到位 19二、准备工作 19三、搬迁具体步骤 20第五节总体工作计划 20一、周密部署，层层落实搬迁 20二、领导重视，亲自带队搬迁 20三、科学筹划，密切配合 21四、以人为本，安全第一 21五、高度重视，尽职尽责 21第六节项目重难点及解决 22一、项目重难点 22二、解决措施 23第七节合理化建议 25一、政府档案管理工作现状 25二、加强政府档案管理工作的方法 27第一节项目整体服务设想一、项目概况

（一）对现有馆藏档案进行细致的清点、标记、编号、核对、登记及卫生清理工作；

（二）对馆藏档案进行安全移库，包括下架、装箱、贴封、核对、运输、搬运等；

（三）对入库档案进行全面消毒；

（四）对新馆库房档案排架进行科学规划；（五）对新馆库房所移库的档案进行上架、排列；（六）对新馆内的实体档案进行张贴规定标签。

二、项目要求

（一）工作要求

1.档案清点细致，做统计客观、准确、全面；

2.档案移库安全，做到档案不丢失、不损坏、不泄密；3.档案排架科学，做到全宗有序、排列合理、空间充裕。（二）工作人员要求

1.监督检查人员对清点、核查、登记、装箱、搬运过程进行全程监管；

2.清点统计人员与监督检查人员对统计结果再核对，发现问题及时解决；

3.在各工作阶段要严禁烟火，并监督项目实施方人员做好禁烟工作。三、项目内容

（一）县档案馆向各部门和乡镇（街道）发出书面通知，公告县档案馆搬迁事项，项目结束期间停止实体档案的查阅、借调；

（二）准备好档案搬迁工作用的所有清单装订成册，封条打印盖章，备用，并对新库房应统筹规划，按档案全宗进行布局分区；

（三）档案移库前馆藏档案的清点盘库，进行一次系统全面的清点、核查、登记、装箱，并按出库顺序分类摆放；（四）档案移库，按工作人员、运输车辆确定当日搬运工作量，做到稳妥有序；出库运输，装箱上车后，按既定路线将档案安全运输至新档案馆指定位置；

（五）档案入库进入新馆，搬运人员按序将档案箱下车，并依次搬运到指定库房逐箱清点统计后，至与原出库上车档案箱数一致后，由搬运人员上架；

四、项目清单（一）办公家具、设备搬迁序号产品名称单位数量备注1长台张22办公台张253办公椅张244电脑台27其中1台没有显示器，国产电脑12台5扫描仪台6声像技术部3台、机房3台6打印机台20资政服务部5台、处室5台、办公室6台、声像技术部2台、收集保管部2台7目录柜套5资政服务部2套、收集保管部3套8碎纸机台6各部（室）各一台9茶几张11声像技术部2张、办公室2张、资政服务部2张、收集保管部5张10风扇台811文件柜套17办公室4套、声像技术部6套、资政服务部2套、收集保管部2套、机房3套12防潮柜套1声像技术部13消毒柜套3办公室14茶水柜套7办公室、收集保管部15保密柜、保险柜台3办公室2台、收集保管部1台16沙发套8办公室2套、收集保管部2张（长）17展板件5218移动硬盘批1声像技术部19影音、摄录设备及配套器材批1声像技术部20手提电脑台2声像技术部1台、办公室1台21长台张4声像技术部1张、资政服务部1张、收集保管部2张22光刻机台1声像技术部23相册制作设备台2声像技术部24会议圆桌、椅套1椅子15张25投影套1大会议室26办公椅张20会议室27复印机台2收集保管部1台、办公室1台28机房设备批1监控设备服务器2台、机房机柜5只、电源设备3件、服务器3台、交换机3台、废弃设备1批29档案消毒机台130空调机台3消毒室、特殊载体库房、陈列室31茶水柜只31、3号库房32茶几只11号库房33办公台张12号库房34推车仔台335梯子台236温湿度钟只4（二）密集架拆装序号产品名称规格型号单位数量备注1号库房手动橱式密集架拆装6组1列52列组6244个团体；包含拆装、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼货车搬运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等；2号库房目录柜4组2排组30包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、拆卸、安装调试、陈列等；3号库房手动橱式密集架拆装6组1列26列组3122个团体；包含拆卸、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼、货车搬运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等实物档案特藏库房手动橱式密集架拆装3组1列7列特殊规格组211个团体；包含拆卸、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼、货车搬运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等新安装轨道定做专用轨道定做M410轨道：预埋式轨道，轨座采用≥1.8mm不锈钢板，一次成型；路轨采用20×20mm实心不锈钢，路轨两顶端设有限位装置，防止底盘脱轨。新安装轨道切槽国标M410包含铺设安装调试轨道、打地板切槽、放线、水平定位、税收、垃圾清运（垃圾清理到办公大楼指定地方）等；7易损配件批1密集架专用配件（三）实体档案搬迁项目序号产品名称规格型号单位数量备注1档案实体1、2、3号库房；统计至11月25日；含档案搬运（新馆为电梯、老馆为楼梯踏步）、临时集中上架、后分批消毒（业主提供消毒设备）、后上架、编号及登记工作；税收、现场卫生清理等2图书资料册2655包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等；3报纸册383包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等；4期刊件4659包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等；5资料件6097包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等；6实物档案件991包含专业打包、搬运（上下踏步楼梯）、运输、税收、陈列、现场卫生清理等；7照片卷218包含专业打包、搬运（上下踏步楼梯）、运输、税收、陈列、现场卫生清理等；8光盘卷269单独编号光盘（存放于防磁柜）只494箱共计406只、1箱为空白光盘此部分为声像部10录音带（存放于防磁柜）盒1611大盒录像带（存放于防磁柜）盒112小盒录像带（存放于防磁柜）盒513馆藏数据光盘箱414档案目录本1471资政部12本15各全宗单位移交档案，进馆时的不规范目录（备查用）本44316图书柜、目录柜套6717底图柜套1套（3节）18防磁柜套419报纸柜套1020馆藏资料及各全宗的档案盒31*22.5*3mm只2680321现行文件件1902（92盒）资政服务部22期刊件1230（127盒）资政服务部23其他馆内其他可移动国有资产五、服务机构

1.成立县档案馆搬迁工作领导小组，统一领导本馆档案搬迁工作：组长：副组长：成员：

2.相关工作组组长：副组长：组员：

六、项目人员（一）移库准备工作组1.准备好各类表格单据，装订成册，备用。

2.在馆藏档案的清点盘库，进行一次系统全面的核查、登记，与我方协商、讨论后，根据实际情况，另行制订；清点盘存应做好各种服务记录和填写各类工作表单，清点统计工作结束后，应编制最新统计表册，对清点盘存工作进行专项汇报，对存在的问题进行分析，提出管理改进的详细方案；3.根据清点统计情况对特殊尺寸档案、实物档案、特种载体档案应特别订制适宜的装具，包括标签、封条、出库登记本、登记表格等，确定档案移库编号规则，避免混乱；4.由两人负责清点下架，并登记、监督装箱，并粘贴标签、封条，考虑时间因素，可分组（批）进行；5.做好打包封存工作，确定档案搬运次序，在搬运期间如遇雨天，应有应急措施，尽量做到搬运时间不能过长；6.人员准备和培训，包括库房清点人员、核对人员、登记人员、搬运人员、押车人员、上下架人员、司机等；

7.同步对新库房应统筹规划，按档案全宗进行布局，对每一全宗根据年产生的档案数量、增长率及存放时间等因素，较准确预测档案的预留空间，做好档案排列上架的总体规划。

（二）出库管理工作组

组长：组员：工作职责：

1.根据前期移库准备工作组清点、装箱、放置的搬运顺序要求，

2.（按类别、全宗、年度、案卷流水号）依次排序下架、搬运出库、装车；由一人在上车处登记、监督，其登记数量应与平架出库登记核对一致后，方可发车；

3.出库档案箱（盒）应进行编号，依次装车排列；4.档案出库应办理出库手续；

5.搬运人员应在所负责搬运的档案箱（盒）上或登记本上签字，以明确责任；

6.盘点人员应随车至新馆，同样做好入库工作；7.对盘点或出库过程中出现的问题应及时汇报负责人。（三）运输过程管理工作组

组长：组员：工作职责：

1.档案箱上车前应与出库管理人员交接，并履行登记手续。2.向气象台咨询天气情况，确定移库日期，选择连续多晴日的时间，避免雨天；

3.搬运车辆按指定路线进行，不得随意变更；4.搬运人员、押车人员、盘点登记人员共同随车；

5.运输过程中，工作人员应严禁烟火；

6.如遇堵车或其他原因，须改变运输路线的，应及时向档案馆领导汇报，并征得同意，此内容应在搬运合同中体现。

（四）入库管理工作组

组长：组员：工作职责：

1.搬运人员应按序将档案箱（盒）下车，并由原登记、监督人X员进行登记；

2.搬运人员同样在搬运箱（盒）或登记本上签字，明确责任；3.由原盘点人员在库房登记、盘点到库档案；

4.安排档案上架排列人员，按全宗、案卷号重新将档案排列到新的密集架上，如遇空号，应预留空间；

5.对新库房应统筹规划，按档案全宗进行布局，每一全宗根据年产生的档案数量、增长率及存放时间等因素，较准确预测档案的预留空间，做好档案排列上架的总体规划；6.排列上架后，再由盘点人员进行检查、核实；

7.盘点人员、上下车登记人员、上架排列人员、搬运人员将档案数量核对无误后，办理签字手续后，方可离开，并办理好入库手续；

8.对入库过程中出现的问题及时汇报领导。

（五）档案查阅服务工作组组长：组员：

工作职责：负责搬馆移库期间的档案查阅工作。（六）机动组

组长：组员：

工作职责：做好各组工作人员的后勤服务工作，视各组工作完成情况，及时增援补充。

五、搬迁移库过程中注意事项

（一）档案出库整理管理工作

部分档案需要整理时，还需办理出库手续，应做好以下工作：

1.根据工作计划安排，分批从库房移出所需要整理的档案，每次移出的档案一般以一周的工作量为宜，即每周一般出库一次，特殊情况，例外处理；

2.档案出库应按年度、案卷号顺序清点核对无误后进行出库，并办理出库手续；

3.在档案整理过程中应按序开箱整理，加强档案整理流程管理和分工管理，做好档案服务记录，随时监督、检查档案所处状态，把握档案流向，发现问题及时处理。

（二）档案整理后再入库管理工作

1.档案整理全部结束后，应进行全面排查统计，办理最终的交接手续；2.整理后的档案应按分类方案，确定上架规划、规则，并按年度、类别、案卷号等依次排列上架入库，入库的档案排列应符合档案达标要求以及档案馆今后使用、保管要求，并具有一定的前瞻性；入库周期根据档案整理的实际情况确定；

3.入库后的档案统计、登记情况应与出库统计、登记进行核对，确定是否一致。排列入库后，应在检索工具中加以著录，在全宗介绍中加以说明，并编制档案存放分布图；4.最终对档案入库分阶段进行交接，双方办理交接手续；七、服务流程

1.确定当日搬运档案数量或范围，共同清点当日需搬运档案，并对清点过程中存在的问题及清点统计结果进行记录；2.清点统计人员与监督检查人员对清点情况进行核对；3.清点统计与监督检查不一致时清点人员与检查人员共同进行分析检查，并解决问题；检查一致的情况下，由装箱人员进行装箱；

4.装箱无误后，由清点统计人员将档案箱上锁，并加贴标签、封条，按搬运顺序及搬运量依次分类存放；

5.移库开始后，搬运人员依次搬运上车随押车到新馆。

第二节项目服务管理模式围绕服务、服务提供者或用户等不同的中心，服务管理有不同定义。如果以服务为中心，服务管理可被视为谈判、服务协议的表述与拟订、责权的分配与制衡，以及服务供求双方就轮够支持用户业务流程的服务和服务级别而相互评论的过程。一份服务协议可以被视为供应商和用户间的一份合同，己录业务流程、辅助服务、服务的技术参数、可接受及不可接受的服务级别、供应商和用户的责任以及在特定情况下需要采取的行动。可见，服务管理还可以被视为识别、界定、商谈、认同、实现、监测、报告以及管理用户服务级别的过程，服务管理文件则记录这些过程的目标。如果以用户为中心，服务管理可被视为确立、测量并确保服务目标实现的过程，是提交始终能满足用户要求的服务过程。服务管理包含对用户预期的界定、满足和对业务协议的不断完善。服务管理帮助组织确保在成功服务方面实现他们的核心目标。如果以服务提供者为中心，服务管理可被视为一个人和系统的集合。它使组织确保商定的服务级别能被达到，必需的资源能被有效提供。人和系统间存在关联，而系统又可进一步被区分成技术和过程。在服务提供者看来，服务管理是一套严谨而又积极的方法论体系，确保所需级别的服务能按照业务的优先顺序、以台理的成本提交给用户。服务管理所要研究的是如何在服务竞争环境中对企业进行管理并取得成功。我国也有不少学者和企业界人士对服务管理进行了理论研究，包括对服务利润链的分析、服务的交互过程与交互质量、服务质量管理中的信息技术、服务业产品营销与制造业产品营销的比较等，并取得了一定的理论成果，在实践中为我国服务企业的管理和发展提供了较好指导。服务管理的特征包括一般管理视角、用户导向、长期观点、综合方法、关注内部开发与强化等方面。1.一般管理视角服务管理将企业的外部效率置于重要地位，强调用户如何看待核心产品和企业总的表现，而不是企业的内部效率、规模经济和成本降低。这体现了用户驱动、质量导向、长期导向、员工导向等的结合。2.用户导向服务管理认为竞争优势和利润是通过市场导向实现的，降低用户流失率对利润的影响，是成本努力难以达到的。服务管理重视用户满意度和改善用户感知质星，认为用户忠诚是成功服务管理的里程碑。强调用户关注，认为质量是用户评价的，需要研究用户感知质量.3.长期观点服务管理的长期观点对营销有重要影响，关系营销得到人们的认可。长期导向与企业界的发展趋势吻合，在很多产业，无论国际还是国内经营，都出现了大量的伙伴关系、网络和战略联盟。营销努力被看做是对用户的投资而不是短期费用。4.综合方法综台管理方法可以作为连接企业传统职能，或传统学科的桥梁。在营销、组织理论和人力资源管理领域，服务管理的视角产生许多新的概念和方法。5.关注内部开发与强化服务管理关注员工的发展和员工对企业目标和战略的投入。实际上，服务管理是一种一般管理视角，指导所有管理领域的决策，而不仅仅是为某个职能提供管理原则；是用户驱动或市场驱动的，而不是内部效率标准驱动；是一种综合方法，强调组织内部跨职能合作的重要性，而不是强调专业化和劳动分工；质星管理是服务管理的内在组成部分，而不是一个孤立的问题；员工的内部开发和强化是实现战略目标的先决条件。第三节搬迁原则1.有效作业原则有效作业原则是指所进行的装卸搬运作业是必不可少的，尽量减少和避免不必要的装卸搬运，只做有用功，不做无用功。2.集中作业原则包括搬运场地的集中和作业对象的集中。前者是在有条件的情况下，把作业量较小的分散的作业场地适当集中，以利于装卸搬运设备的配置及使用，提高机械化作业水平。以及合理组织作业流程，提高作业效率；后者是把分散的零星的货物汇集成较大的集装单元，以提高作业效率。3.简化流程原则简化装卸搬运作业流程包括两个方面。一是尽量实现作业流程在时间和空间上的连续性；二是尽量提高货物放置的活载程度。4.安全作业原则装卸搬运作业流程中，不安全因此比较多，必须确保作业安全。作业安全包括人身安全、设备安全。尽量减少事故。5.系统优化原则装卸搬运作业组织的出发点是实现装卸搬运的合理化，而其合理化的目标是系统的整体优化，要充分发挥系统中各要素的功能，从作业质量、效率、安全、经济等方面对装卸搬运系统进行评价。第四节档案搬迁工作安排为保证整个档案搬迁工作万无一失，做到搬迁过程档案无破损、无遗漏、无丢失、无泄密，快节奏、高效率、圆满完成搬迁任务，做出如下安排：一、责任到人，目标到位成立三个搬迁小组，即档案押运安全保卫组；档案出库发单组；档案进库验单组。要做好应急预案，切实做到有条不紊，确保档案在搬迁过程中不乱、不少、不损、不污、不泄密。明确搬迁过程中的四个阶段（前期准备、押运出库、入库上架、核对统计）的工作职责和相关责任人。二、准备工作1.根据档案数目购置纸箱或塑料整理箱，做好打包工作。2.所有档案装订好档案盒，未装订档案盒的要做好装订工作。3.联系好搬运车辆和准备好搬运用工。4.出库和入库相应的交接单据凭证。5.新档案馆档案架编号入库目录。三、搬迁具体步骤1.档案出库发单组做好档案打包，并在包装外附上档案清单标号，填写相应的交接单据，确认无误后移交档案押运安全保卫组。2.档案押运安全保卫组接收档案后负责档案在装车和运送过程中档案的安全，做到无丢失、无破损。确保档案安全到达新档案馆，移交给档案进库验单组。3.档案进库验单组在接收档案后，应做到清点无误后在档案交接单据上。第五节总体工作计划一、周密部署，层层落实搬迁我公司对XX市XX档案馆档案搬迁服务项目非常重视，中标后，我公司将在搬迁工作开始前就进行周密部署，拟定详细搬迁计划，成立专门的搬迁工作小组，保证层层落实，每项工作都能落实在具体的责任人，加大搬迁工作力度，形成了一级抓一级、层层抓落实的工作格局。二、领导重视，亲自带队搬迁本项目需要搬运的物资有办公家具、办公设备及档案、档案的相关设备等，搬迁工作虽然繁琐，只要制定详细的工作计划并依照计划部署，方能保证搬迁工作进展顺利。我公司将成立以XX为总负责人、以XX为项目经理的搬运机构，总经理亲临现场指挥搬迁工作，在领导的亲身带领下，大家团结一心，分工合作，保证了整个搬迁工作的顺利进行。三、科学筹划，密切配合本项目搬迁工作任务重、难度大，涉及方方面面，需要我们充分估计可能出现问题，克服各种困难，有关方案与计划要考虑周全，充分体现科学搬迁，确保搬迁工作万无一失。搬迁服务各小组要密切协作，及时沟通，牵头部门要尽早与相关部门协调、商量，不得互相推诿、指责。四、以人为本，安全第一坚持以人为本，做好搬迁的人身和财产的安全防范工作，把各项安全措施落到实处；不遗忘遗失任何一件应搬迁的物资，对贵重物品、保密材料和档案材料，在搬迁过程中要安排专人监管，确保万无一失。五、高度重视，尽职尽责服务人员恪尽职守，对搬迁工作做到管理到位、责任到位、人员到位。对失职渎职的部门单位和个人，我公司将实行责任追究制。第六节项目重难点及解决档案库房的建设不是简单的房屋建设，而是需要综合财力、物力、室藏量及增量等实际情况，制定出合理的规划建设方案，档案的搬迁也不仅是档案库房进行简单的空间转移，更是涉及到了对档案库房内档案的统筹规划、安全保密等很多工作。档案库房建设与搬迁是一个非常复杂庞大的工程，对档案库房的建设工作要提前做好相应的规划设计，根据单位的实际情况制定适合本单位的工作方案，在档案库房的建设和搬迁过程中也会出现很多问题，需要针对这些问题制定出合理的解决措施，让档案库房的建设和搬迁工作更好的开展。一、项目重难点档案库房的建设与搬迁面临的最重要问题有以下几个方面，首先因为传统档案工作使得档案库房拥有大量的纸质档案，存储大量的档案信息，在整体搬迁过程中，可能会出现实体档案遗失等安全隐患，同时，档案具有保密特性，在搬迁过程中，由于档案的数量巨大，有可能需要借助外部相关的搬迁公司，在这个过程中就涉及到了档案的泄密问题。其次，新建设的档案库房是否已做好防潮等基础性保障工作，库房空间的设计是否合理等，均是搬迁前需要关注及确认的重要问题。再次，档案库房的搬迁时间也需要进行合理安排，一般情况下，在搬迁中的天气最好是晴朗的天气，不要选择在雨雪天气进行档案室搬迁，这样会对纸质档案造成相关的破坏，造成不可挽回的损失。所以针对档案库房建设与搬迁面临的这些问题，单位有关部门需要引起相关的注意。二、解决措施对档案库房的建设不但要符合相关国家及行业有关库房建筑设计的要求，又要结合单位具体情况来设定符合功能要求及安全防控的档案库房，档案库房的选址应该远离易燃易爆，有污染、腐蚀气体的地方，选择在地势较高，场地干燥，排水通畅场所，新建设的档案库房内不仅要做好防火，防潮，防照射等，更要防止有害的老鼠和蚂蚁等有害生物对档案的伤害，同时应配备必要设备，控制合理的温湿度，保证档案的长期保存。档案工作的保密性，要对建设的档案库房做好安全管理工作，安装相应的监控设施，借助现代化监控对其进行安全防护，同时档案室要安装加固防盗门，对档案信息进行安全保护工作。档案库房的建设总体应符合国家有关“三铁”“八防”的有关要求。在档案库房的整体搬迁中，要注意对搬迁库房时间的选择，在档案进行搬迁之前要留意天气，选择晴朗进行搬迁，同时在搬迁过程中可能会发生各种突发事件，要制定相应的应急预案，及时做好防备工作，对档案进行新地区的搬迁之前，要对新建设的库房做好卫生清理工作，最少两个月的开窗通风，做好相关防护工作，才可以将档案的搬迁。由于需要搬迁的档案量较大，有部分单位人员是不能够满足大量的工作需要的，因此就需要选择相应的搬迁公司，搬迁公司的资质一定要严格审查，选择有相关质量保障，同时人员素质较高，设备齐全的公司，在与搬迁公司入场进行搬迁工作前，要做好对档案的保密工作，签订相关的保密协议。由于搬迁过程需要持续一段的时间，这样就面临着临时有相关人员需要查询档案信息，前来调阅档案的情况，因此档案工作人员要对档案的重要性及利用频率做出等级划分，按照相关等级有序进行搬迁工作，尽量减少对档案查档工作造成的影响，同时，由于当前信息科技的快速发展，在档案进行搬迁的过程前也可以借助科技手段对相关的档案信息进行数字化，这样在档案库房搬迁过程中也可以方便提供利用。在搬迁工作完成后，工作人员要对所有档案进行清点，保证所有档案都完整安全的搬迁到新档案库房，防止出现档案遗失的情况。在对档案库房进行建设和搬迁的过程中，档案部门应与各管理部门保持密切的沟通联系，共同探讨制定搬迁方案，相互配合，协调资源，确保库房搬迁工作的圆满完成。在档案库房进行搬迁的过程中，做好多方协调，合理安排时间，谨慎选择搬迁公司等是必不可少的工作，同时要保证档案的实体安全和防止泄密事件的发生，圆满完成档案的建设与搬迁工作。第七节合理化建议政府档案管理工作中涉及的大多都是各个部门的信息，它记录着各个部门的工作内容，在政府管理工作中是必不可少的一部分。然而随着社会的发展，政府档案管理工作也存在着一定的问题，急需我们做出改变和创新。文章就政府档案管理工作存在的问题，以及如何改善政府档案管理工作展开讨论。政府档案管理工作是政府机关日常工作必不可少的一个环节，它储存和记录着政府机关的工作信息，这些信息大多被储存成视频、文字或者是文档的形式，而且这些信息对于政府的工作人员来说犹如工作的命脉，一旦缺少了某个东西，工作效率将受到影响，甚至还会影响到工作进程。由于不同地区的政府管理方式不同，经济发展程度也不同，对政府档案管理工作的重视程度也不同，从而导致档案管理工作存在很多问题，所以急需我们做出思考和改善。一、政府档案管理工作现状（一）对政府档案管理工作的重视程度过低很多政府把重点放在了经济发展，处理问题等方面上，而忽略了档案管理工作，而且有些政府人员只是将档案管理工作认为成整理储存资料，并没有意识到档案管理工作的重要性。我们都知道，政府有些文档是机密的，是不能泄露的。没有允许，绝不能够擅自泄露机密，很多档案管理人员并没有意识到这一点，即使意识到了，也没有完全的做到。而且，对档案管理工作的重视程度也不高，所以会导致档案管理工作出现档案随意堆放，管理松懈等问题。（二）资料不规整，随意堆放政府资料分为多种类型，如秘密、机密和绝密等文件机密程度也分为一级、二级、三级。对于不同机密程度的资料也要进行不同的处理，但是，很多档案管理人员并没有意识到这一点，资料随意堆放，而且没有分类，这就导致了搜集资料的困难加大，缺乏科学性。大多数政府职员整理资料时较为随意，仅凭靠记忆去寻找资料，这就导致了工作效率低下，质量不高。（三）管理设施落后，缺乏专业管理人员很多地方政府管理设施落后，对有价值的文档并没有封存，仍采用老式的管理方式，没有先进的硬件设施，管理技术落后，这就导致了有很多重要的资料因为潮湿而受到损坏，而且经过长时间的封存，字迹逐渐模糊。除此之外，很多档案管理人员大多都是非专业的，甚至有些人只是应付了事，没有经过严格的挑选，素质不能保证，作风散漫，不能使政府职能最有效地发挥。（四）政府档案内容质量不高政府档案管理部门中寄存的大多数是政府机关日常工作的内容，但是这些内容并不都具有针对性，也并不都反映事实的真相，有些材料只是做表面文章，或者可以说是走走形式，没有反应出一个人的真实态度，甚至有些材料没有任何的参考价值，所以政府档案材料内容的质量也有待提高。二、加强政府档案管理工作的方法（一）加强对政府档案管理工作的重视程度档案管理工作涉及到大多数的政府人员的工作，所以加强对政府档案管理工作的重视程度显得尤为重要，只有开始重视，我们才能更好地展开行动。可以把档案管理工作列到日常的政府管理工作中，管理人员要经过层层筛选，保证档案管理人员的政治素质，让管理人员了解档案管理的重要性，要做到徵格管理，准确监督，要让每一个人都知道政府档案管理工作人员并不只是一个小小的整理材料的文员，而是管理整个政府部门重点材料的管理员，以此来提高对于政府档案管理工作的重视程度。（二）建立严格有效的管理机制除了提高对政府档案管理工作的重视程度外，建立严格有效的管理机制也是必不可少的。对于各部门的档案，政府要严格统一进行管理，很多政府都是采取分支管理形式，如不同的县级政府档案材料都是由自行管理，重要的机密性文件，县级政府可以统一