企业投标方案管理新规制度可编辑修改

投标管理制度文件编号：企业ZD-048发行版次：01修订次数：0页数：1/1编制人：营销中心修订人：制度建设小组同意人：总经理日期：-12-15日期：-12-20日期：-12-30一、目标为确保投标工作有效性和工作效率，规范企业投标工作管理，依据《中国招标投标法》和相关法律法规，针对投标工作关键性、综合性和复杂性，深入提升编标水平，积累编标经验，提升投标管理水平，把投标工作做得愈加好，更专。确保投标文件编写质量，协调、整合企业各部门之资源市场开发工作，降低市场开发成本，提升投资效益，严格依法遵法进行市场开发；结合企业实际情况，制订本制度。二、适用范围本制度适适用于企业对外全部投标活动和项目，包含企业全部参与招（议）标并进行销售产品及项目。对于投标工作，各相关部门和参与人员必需认真对待、相互配合，按时保质完成各自任务，确保投标文件质量。三、职权和职责1.投标工作归口管理部门为营销中心，各相关部门依据招标要求配合完成投标工作。1）营销中心职责：（1）负责投标信息获取和评审工作，形成初步评审提议；（2）负责投标前各项准备工作；（3）负责组织协调投标文件编制和汇总，负责招标文件中市场部分编写工作；（4）负责组织参与投标、澄清、办理授标、签署合相同商务事宜；（5）负责全部招投标文件归档。（6）负责和董事长/市场部沟通、确定需投标信息，了解投标单位真实意图，如：招标单位对质量、工期、报价期望及重视程度，和企业关键竞争对手情况。（7）负责招标文件购置、招标前资格预审和投标文件递交、开标工作。（8）负责投标价格最终定价工作。（9）负责向招标单位递交投标确保金并索取收据工作。（10）负责追踪投标情况、投标确保金追回等工作。2）各相关部门职责各相关部门按投标方案责任分工完成工作。（1）技术研发中心准备相关技术文件并按要求编写，同时提供投标文件中所需技术资料；（2）营销中心市场部提供投标文件所需企业基础情况等资料；（3）财务中心提供企业相关财务数据、统计报表、投标保函和资信证实等文件。（4）其它部门依据招标文件要求提供相关文件。营销中心市场部职责（1）负责商务标书制作、商务标书和技术标书整合、打印、装订、密封等；（2）负责工程项目投标文件编制、打印、装订、封标等工作；（3）负责帮助各销售分企业投标确保金（保函）申请工作（关键是步骤办理），董事长同意后，到财务中心办理付款手续；（4）负责投标确保金借款单复印件管理（5）负责最终投标报价清单编制、投标单价分析工作；（6）负责商务标内容编制；（7）负责投标文件封标前审核工作；（8）帮助营销中心参与开标会议，并进行标后投标分析；（9）负责定时更新投标文件中企业资料电子版内容；（10）负责向代理商或销售分企业经理提供投标授权资质及其它相关支持；（11）负责投标技术文件图纸、方案编写；（12）负责最终投标清单编制；3.营销中心市场部信息专员职责（1）立即搜集、更新、汇总行业招标信息；（2）和领导、分企业经理沟通，确定需投标信息；4.技术研发中心职责（1）负责招标文件中相关技术文件、图纸、技术方案审查工作。（2）负责工程项目投标文件中技术标编制工作。（3）帮助投标技术澄清、设备比选、标后答疑、标后投标分析等工作。（4）负责提供招标文件中要求技术图纸、技术参数等资料。（5）经过评审会议负责最终投标清单确实定；负责技术标书方案可行性；（6）提供投标中需要以往项目技术图纸参考资料；（7）负责标书施工组织设计、施工方案编制；（8）负责标书其它工程资料提供；5.人力资源部职责（1）负责监督投标过程是否根据企业相关要求实施。（2）帮助提供投标中需使用企业资料原件，内容有：营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证（副本）等。5.财务中心职责帮助完成投标确保金（或投标保函）、企业资信证实、财务报表、审计汇报、银行资信、银行查证等内容提供。供给中心职责（1）负责帮助营销中心市场部投标报价所需物料询价工作（应该快速、真实反应价格）。（2）负责提供投标产品所需物料供给商资质工作。7.董事长职责（1）负责购置标书、递交投标确保金审批工作。（2）监控投标工作，分析外部环境，负责定标。四、管理标准和管理要求1.标准1)为最大程度发挥、利用企业多种有限资源，投标计划要经过慎重可行性分析后进行。2)各相关部门分析参与投标项目标可行性，董事长确定，投标项目确定后方可进行投标工作。2.参与投标条件：（应同时满足以下条件）1）企业能满足招标书中提出资格条件（包含资质条件）及技术条件；2）参与投标产品应为符合招标书中要求成熟产品，试制品不能参与投标；3）经主管领导同意参与投标项目。3.招标信息获取：营销中心经过以下路径获取招标信息：1）经过网络搜寻招标方正式公布招标通告；2）接收由招标方发出招标邀请函；3）可经过多种公开媒体，如《招标和市场》杂志、电子信箱及互联网等多种路径获取并跟踪招标信息；4）市场部应跟踪国家中、远期及近期招投标信息，并立即向营销中心提供；5）走访用户了解招标信息；6）其它渠道取得招标信息。4.投标信息评审和确定1）营销中心获取投标信息后于2日内组织相关部门进行评审，需要时可组织会议评审，形成评审意见；2）营销中心将评审意见报董事长，经董事长确定并同意立项后，组织进行投标工作。5.建立完善信息管理系统1）现在投标信息起源关键为企业领导层决议。在已知将对某工程项目进行投标时，即对确定投标工程项目进行信息跟踪；2）信息跟踪要确定专员负责进行，经过网络、电话等多个路径主动主动和招标代理、建设单位进行有效沟通，以获取对投标报价、文件编制有利信息。6.企业投标工作，应在营销中心市场部、各销售分企业充足进行信息搜集、市场调研前提下，坚持遵法、讲求信用标准，以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。7.企业投标管理工作，按工程项目标具体情况，分别由企业营销中心市场部和各销售分企业负责。营销中心应设置对应机构，负责投标工作领导。8.企业投标工作，受国家法律保护和约束，相关主管部门应加强对投标活动监督管理，杜绝一切违法行为。9.各销售分企业应主动配合营销中心市场部工作。要主动展开市场开发人员培养工作，为下一步销售分企业含有自主投标能力做好人才贮备。10.投标前准备工作营销中心负责投标前各项准备工作：1）按招标通告立即购置标书文件；2）组织召开招标工作会议，确定招标工作小组组员；3）制订招标工作实施方案，以标书完成表形式确定各相关部门工作内容，完成时间及责任人。11.申请投标审批各部门人员得到招投标信息，应和部门联络认定其可行并开始准备进行投标活动后，必需填写《投标申请表》（附后）并上报营销中心主管领导审核。在确定有能力、有可能时报董事长同意登记并购置标书、文件。12.购置招标文件营销人员按招标文件要求购置招标书，并应从多渠道取得并反馈信息，包含概算，竞争对手情况等，以指导投标书制作。13.投标项目标建立1）营销中心投标项目责任人接到招标文件/资格预审公告后，投标项目责任人负责了解招标项目标具体情况，并将招标文件交给营销中心市场部初步审核，填写《项目投标申请表》（内容包含：拟投标项目概况、工期要求、投标确保金、付款条件等等），递交董事长同意投标；2）需参与投标项目由营销中心投标项目责任人安排招标文件/资格预审文件购置；3）购置招标文件所需企业资质等文件（原件）由营销中心市场部人员到人力资源部办理借用手续，并确保立即归还。14.需财务中心办理内容营销中心市场部取得招标文件后，依据招标文件要求，把需财务中心办理内容提交给财务中心，财务中心在要求时间内完成相关工作，如：投标确保金；银行资信证实；银行查证证实；企业财务情况；审计汇报。15.市场信息专员领导各销售分企业在进行充足市场调研基础上，制订企业市场开发计划，报送营销中心总经理审核，经董事长同意后，组织实施。16.企业营销中心市场部市场信息专员、各销售分企业应针对业主招标可采取下列方法搜集信息：1）公开招标。招标单位经过报刊、广播、电视等新闻煤介公开公布招标广告。市场信息专员、各销售分企业经过专业报纸、网站、刊物，并有专员进行信息分析、汇总、呈报。2）邀请招标。招标单位选择数家供货单位发出招标邀请函。市场信息专员、各销售分企业应亲密跟踪回访已完工程、在建工程业主，充足发挥已经有品牌影响，主动获取相关信息。3）议标。对部分施工难度大，工期尤其紧和情况特殊管道工程项目，招标单位邀请或经过主管部门指定数家供货单位，经过协商，议定标价及相关事宜。市场信息专员、各销售分企业应注意企业投标工作灵魂是在企业各部门、各销售分企业亲密协调配合下树立良好信誉和持久品牌。市场信息专员、各销售分企业要在具体工作中树立“技术优异、敢打硬仗”形象，争取营得对应信赖和议标资格。17.营销中心总经理领导各销售分企业依据管道工程施工招标展开信息搜集和市场调研工作。管道工程施工招标通常按下列程序进行：1）组织编制招标文件；2）公布招标广告或发出招标邀请函；3）进行资格审查；4）资格审查合格后出售或发放招标文件；5）组织投标者勘察工程现场，针对投标者问询，解释招标文件中疑点；6）组织编制标底；7）接收投标者投标书；8）审查投标书符合性和由开户银行出具投标保函；9）组织评标委员会进行评标，提出评标汇报，确定中标者；并按项目隶属关系，向上级主管部门报送评标汇报；10）发出中标通知书及施工承包协议确定稿（副稿）；11）和中标者签署施工承包协议并依据工程情况决定是否推行公证手续。开标后至发出中标通知书为评标阶段，一切评标活动均保密。18.成立工程项目投标小组，依据个人技能水平合理分配工作。加强学习，提升投标人员投标技术水平。1）投标工作通常分为商务文件、技术文件、资格审查文件，是一项技术性很强工作，需要有专门机构和专业人员对投标全过程加以组织和管理。在接到投标通知后即针对工程项目、人职员作情况组成工程投标小组，并指定关键责任人，并由关键责任人负责投标工作组织管理工作。但在具体投标操作上，要尽可能降低临时拼凑投标小组情况。2）市场部标书科依据企业培训教育要求，针对投标工作所需技能制订年度培训计划，要求市场部标书科全体人员对投标工作基础技能全部能掌握，以做到一人一专多能。并对每次投标结果进行统计分析，分析存在问题并提出处理问题方法。19.投标工作会议1）由营销中心市场部依据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。2）由营销中心市场部对招标文件内容（商务文件、技术文件）做关键介绍；明确投标项目标时间安排；明确投标项目责任人、投标授权人；确定投标项目编制人员、技术人员、审核人员及相关职责；技术关键、难点问题讨论；确定技术文件完成时间；3）对招标文件进行商务、技术条款评审，营销中心市场部组织相关人员以会议形式讨论评审内容，到场人员不发表意见视为同意投标方案。会议内容在《投标会议纪要》中统计，会议关键讨论决定内容：（1）企业是否能满足招标文件中要求技术和商务方面要求；（2）投标产品备用选型是否满足招标文件需求；20.其它要求1）如需参与标前会议和现场考察，由营销中心市场部负责安排，确实有必需时技术研发中心给予配合；2）营销中心市场部负责搜集投标过程中各部门需澄清问题，如：商务问题、报价问题和技术问题，书面汇总后向招标单位发传真或邮件，并追踪确定招标单位回复；3）招标单位发来标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由营销中心市场部负责发放到相关人员手中，确保相关人员手汉字件有效性；21.投标文件编制1）营销中心按招标文件和投标方案要求组织、协调招标文件编制工作并形成正式投标文件(投标书)。2）各相关部门严格根据时间进度要求依据投标方案进行投标文件搜集、编写，经分管领导审核定稿后报送营销中心市场部。3）投标文件由项目责任人组织编制（包含商务、技术两大部分）。4）被指定项目责任人应取得企业委托，取得法人授权及需要合作其它制造厂商授权。授权书必需由法人代表本人签字，并加盖公章，假如法人中途变更，应立即说明并重新办理委托手续。授权范围必需明确。（1）商务文件编写：a.投标书要统一编号，投标书编号应由市场部在收到《投标申请表》时依据《投标书编号要求》提供唯一编号。b.应按招标文件中对市场部分要求逐项编写。c.招标文件如无要求或要求不明确，可参考市场部提供招标文件规范文样本填写。（2）技术文件编写要求：a.依据招标及评标要求选择有竞争力产品；b.以提供产品实际达成指标尽可能全方面响应招标技术文件要求各项指标；c.充足显示投标产品优势；d.提供充足证实资料、证实所叙述各项性能指标文件完全真实可靠；e.标书中特殊要求应依据实际情况尽可能满足；单项产品投标文件由相关部门负责组织编写，多项产品（集成）投标文件由相关领导指派专员负责组织该项目标投标工作，投标书技术研发中心分由项目责任人组织部门或相关人员进行编写，市场部分由市场部组织编写。22.商务文件1）营销中心市场部责任人负责依据招标文件，制作商务文件，包含：授权委托书、企业资格证实文件、商务偏离及招标文件中要求表格和相关文件；2）营销中心市场部责任人依据招标文件要求，准备银行资信证实、财务情况、审计汇报等文件，将时间、特殊内容要求等通知财务中心；3）营销中心市场部责任人依据财务部门提交书面投标报价文件填写投标书，盖企业章后，放入投标文件营销中心市场部分；4）营销中心市场部责任人负责投标过程中和招标单位往来文件保留、整理、移交；5）财务部门负责按投标项目分类保留材料成本询价方面往来文件；23.技术文件1）技术研发中心技术责任人负责依据招标文件，编制技术文件，包含：技术提议、技术偏离、投标用图纸、技术参数、产品说明等；2）技术研发中心技术责任人通读技术标书要求后，汇总比较难于处理问题，提交投标工作会议讨论；3）技术研发中心技术责任人负责依据招标文件技术规范要求，确定投标产品选型；4）营销中心市场部依据招标文件要求负责向材料供给商索取授权书、资格证实、企业资质、检测汇报、产品样本等资料，供给中心给予配合；24.投标文件汇总、审核、装订营销中心对各部门招标文件定稿进行汇总，形成投标文件正式稿，经营销中心总经理审阅同意后进行复印装订。25.投标文件要求各部门应该根据招标文件要求编制投标文件，投标文件应该对招标文件提出实质性要求和条件作出响应、对产品相关性能、技术参数和质量指标要求表示应该全方面真实，不得遗漏或隐瞒。26.投标文件审核投标文件在递交前由须经过营销中心市场部内部人员互审，营销中心分管领导、市场部责任人、技术研发中心技术责任人审核，每个步骤必需有相关书面统计并给予保留。27.文件装订和密封1）营销中心市场部全部投标编制人员负责整个投标文件装订、密封工作；2）开标后，如有问题澄清，在接到澄清文件后，由营销中心市场部将需澄清问题发给相关人员，由营销中心市场部组织相关人员编制澄清文件，直至招标单位满意。28.营销中心各销售部门负责企业投标工作，其职责：1）搜集资料，制作标书。2）在部门责任人组织或率领下，进行投标。3）在投标过程中，和用户建立并维持良好关系。29.营销中心市场部标书科须按招标文件完成标书编制工作。标书编制基础依据以下：1）协议文件，包含投标须知，协议条款，投标书，履约保函格式等。2）技术规范，包含技术标准、施工规范相关要求，工程质量检验评定标准，工程量计量规则、验收措施及要求。3）设计文件，包含设计说明书、设计文件及关键图纸，工程数量清单，地质水文勘察、试验资料及特殊工程要求等。4）招标单位对投标文件做出补充说明、勘误、澄清或局部修正（和招标文件含有相同法律效力）。标书科要切实对以上基础内容进行审核，发觉并规避任何潜在协议风险。标底由招标单位负责编制，通常采取单价协议或总价协议两种形式。标底通常控制在同意概算或投资包干限额之内。营销中心总经理应针对各省份、各地域、各业主单位传统造价习惯，营销人员搜集到相关概算资料，考虑关键设备、材料、人工在工程建设期内涨价原因，估量业主标底，以此作为企业投标报价决议依据。31.精心组织，提升编标水平1）投标责任人首先要做到因人分工，和合作部门、外单位立即沟通协调；2）在接收投标任务第一时间，即经过多个路径聚集对投标工作有利信息资源，以制订投标工作关键方针、策略。3）招标文件是投标文件编制依据。投标责任人和投标文件编制人员在领取到招标文件后首先应吃透招标文件精神，以响应招标文件要求。对了解不一、不清楚、不具体、不明确地方，是否还缺乏其它文件、资料或条件等要立即和业主或招标单位等联络，要求澄清和补遗。4）组织工程管理、技术、预算科人员认真分析图纸，并对施工现场进行勘察，并制订方案编制总体思绪，明确和商务报价关系等。施工组织设计编制要求“技术上优异、造价上合理、组织上精干、方法上可行”。5）投标报价编制关键由营销中心分管领导负责，投标责任人要立即、正确将相关投标报价信息反馈给营销中心分管领导，方便确定合理投标报价方案。32.投标书评审投标书送交之前，应由市场部或项目责任人组织相关人员对该标书进行评审。对标书评审应参考协议评审程序进行。评审经过后方可送交标书。33.投标书装订装订要求美观，严厉，表现企业形象。依据招标文件要求进行装订。34.送交投标文件并参与开标。项目责任人应负责投标文件送达及参与开标工作，并立即将信息报知相关部门。35.提前计划，打有准备之战役在投标运作过程中，要依据招标文件要求，合理计划和安排相关工作时间，比如领用相关资料，和合作单位联络等方面工作，要提早计划，合理安排，提前申请用车，使工作做到不重，不漏、不影响工作进度。36.投标：经董事长同意并授权后，由营销中心指派专员，按招标标书要求投标截止时间，携带投标文件递交到指定地点，参与投标并出席开标仪式。37.资格预审合格并接到投标邀请书购置招标文件后，营销中心分管领导应领导销售分企业营销人员按时参与招标单位主持召开投标预备会（即标前会）及察看现场。38.市场部责任人领导标书科全体人员进行投标文件编制工作。39.在投标截止日期前，标书科向营销中心分管领导汇报情况，企业领导做出决议，做出报价。40.投标书及任何说明函件必需经企业盖章及法定代表人签字。采取业主要求密封方法密封后递交招标单位。41.各销售分企业在递交投标书时，应同时提交开户银行出具投标保函，或交付确保金。确保金数额、交付方法及确保金清退措施由招标单位在招标文件中要求。企业财务中心要立即帮助各销售分分企业办理投标保函、确保金。42.企业投标行为严格遵照中国法律、法规。营销中心、各销售分企业营销人员不得哄抬标价，不得对招标单位行贿，违者将造成丧失投标资格、被罚投标确保金；企业将追究其责任。43.澄清：当招标方要求对投标文件进行澄清时，营销中心组织向关单位进行澄清工作，完成澄清文件编制。相关部门按上述分工主动配合并提供对应文件资料；澄清文件是投标文件一部分。44.招标单位从发出招标文件到开标时间，通常由招标单位依据工程项目标大小和招标内容确定，大中型项目通常不超出三个月。45.开标仪式由招标单位组织并主持。营销中心分管领导应领导各销售分企业出席开标仪式。46.开标时，由招标单位及相关各方检验各份标书完整性；招标单位宣告评标、定标措施，并宣读各份投标书关键内容。营销人员要做好开标统计，立即汇报给营销中心市场部进行招投标分析，为企业以后决议积累资料。47.属于下列情况之一者，将作为废标处理：1）投标书未密封；2）投标书未加盖本单位公章及未经法定代表人签字；3）投标书未按招标文件要求格式、内容和要求填写；4）投标书字迹潦草、模糊、无法识别；5）投标者在一份投标书中，对同一个施工项目报有两个或多个报价。6）投标者递交两份或多份内容不一样投标书，未书面申明哪一个有效。7）投标者未经招标单位同意，不参与开标仪式；8）投标者未能按要求提交投标保函。营销中心分管领导应领导各销售分企业依据上述条款严格进行投标文件报送前符合性审查，出现任何上述责任事故造成废标全部将追究当事人责任。48.评标工作由招标单位主持，组织项目设计单位、经办建设银行、项目监理工程师和相关工程咨询机构和技术经济教授，成立评标委员会或评标小组。评标委员会或评标小组完成评标汇报后，由招标单位向中标者发出中标通知书，同时将评标汇报按项目隶属关系向上级主管部门报送核备。营销中心分管领导要依据“报价合理、施工方案可行、施工技术优异，确保工期和工程质量”标准领导各销售分企业做好投标文件。营销中心分管领导应依据上述标准就投标书关键内容和企业信誉品牌等，领导各销售分企业展开主动公关活动。确保投标文件取得全方面、公正评定或评分。评标过程中，评标委员会可分别请投标者就投标书相关问题提供补充说明和相关资料，标书科应做出书面回复。补充说明和相关资料将作为投标书组成部分。50.评标定标通常采取无记名投票措施，有时也采取打分制措施，不管投票或打分，全部将在委员会或小组组员对投标文件和投标书充足讨论和评议后进行。营销中心分管领导应领导各销售分企业在已完工程和在建工程施工过程中树立良好企业形象、持久品牌、过人业内信誉。这些将直接影响评标委员会或小组组员对投标文件和投标书评定。51.营销中心分管领导及各销售分企业不得向评标委员会或评标小组组员行贿，不得泄漏企业报价情况。52.开标仪式后，通常在15天内完成评标定标工作，并由招标单位发出中标通知书并抄知全部投标者。大型项目标评标定标工作最多不超出40天。营销中心分管领导、各销售分企业应立即跟踪了解情况，以利于企业立即做出管道施工或安装指导组织准备。53.签署协议1）在收到招标人发出中标通知书后，由营销中心分管领导指定专员根据中标通知要求抵达指定时间和地点签署协议。2）营销中心按授标通知办理授标相关事宜。3）协议签署根据《协议管理措施》实施。4）协议由经授权企业代表代表企业和买方签署供货协议(协议)。54.营销中心接到中标通知书后，通常在15天内和招标单位签署承包协议。签署协议唯一依据是招标文件、投标书及有效补充文件和信函。55.签署承包协议时，企业财务中心办理由开户银行出具履约确保金证书（简称“保函”）。协议推行后，保函金额应予收回。56.营销中心和各销售分企业在管道工程施工招标投标管理工作中关键职责是：1）落实本制度，指导投标工作开展；2）参与大型项目标评标工作；3）总结交流投标工作经验。57.做好投标工作总结。投标工作总结应由项目责任人组织进行。内容应包含：招标单位、招标目标、投标时间、参与投标单位、评标标准、开标情况、对投标对手分析等，如没中标，应还包含中标单位及未中标原因等，并应对未中标原因提出改善意见并反馈到对应部门。58.投标工作结束后，应立即将招标书、投标书（包含商务、技术、报价单）、投标评审表及投标总结等投标相关文件立即交市场部相关人员处立案。59.投标文件归档营销中心负责于开标结果公告后将全部和投标相关文件资料整理并归档。60.确保投标保密性1）严格对本部门资料保密，未经本部门责任人以上人员同意，不得将本部门资料向外泄露。2）市场部关键资料（工程量清单，招标文件，邀请书，资料领取清单，交费收据，外联单位联络方法及相关资料统计等）上锁保管。外发邮件及资料要做好登记。61.确保封标严谨性1）在领导招标文件后即仔细阅读、分析，将招标文件中相关投标文件无效或作废条件进行汇总，打印出来进行分发确保投标小组组员人手一份。以免在开标时被判为无效标书而“废标”。2）投标部门组员对投标文件进行互检，对填报文件应反复校对，确保投标文件完整无缺，报价计算分项汇总均无错误。3）严格根据招标文件相关要求签字、盖章、密封，并按要求时间按时递交，切忌因人为疏忽而成为“废标”。4）投标文件封标前，要确保有二人以上人员校对审核，确定无误后才封标。5）投标前，严格检验所要包含参与投标人员是否到位，所需提交证件原件是否齐备。62.投标文件总结和评价1）每个投标过程结束后一周内，营销中心投标项目责任人负责了解招标单位对企业投标文件评价；2）投标结果确定后，由投