智慧档案系统建设需求

智慧档案系统建设需求一、项目目标本项目目标是基于智慧档案系统前三期建设的基础上，进行系统的功能拓展优化与推广，形成的电子文件进行归档、保存、利用等相应服务，增加数据质检模块对各个进馆单位的数字化加工成果进行同步质检，减轻档案馆接收进馆单位数字化副本的数据质检工作，改变以往的业务模式从原有“一馆多室”的管理模式，升级为“多馆多室”的管理模式，本期项目先行以30个社区单位（10个街道，每个街道选取3个社区级单位进行推广）为推广试点，试点成功后，将推广至所有社区单位，实现档案馆-街道档案馆-社区档案室3级联动。二、项目内容简介目前智慧档案系统已向全区区级单位及部分二级单位推广使用，为进一步推广系统应用范围，通过试点方式将系统推广至社区一级，同时进行档案系统部分功能升级与系统对接，本次项目详细建设任务如下：（一）多馆多室管理模式改造1、对智慧档案系统开展适应“区档案馆-街道档案馆-社区档案室”档案分级管理模式的改造，及部分常规功能升级包括权限体系改造、门类总库升级、命名规则升级、分类管理升级、在线学习、自助式服务、办文平台、档案室信息维护、统计管理功能升级改造、日志管理功能升级、移交接收功能升级、开放鉴定升级及存毁鉴定。2、联合各街道充分调研社区档案工作情况，先行对每个街道选取3个社区级单位进行推广，总共试点30个单位，以“多馆多室”的管理模式向社区一级的单位推广智慧档案系统。试点成功后按试点的经验直接推广至全区社区单位。（二）数据质检模块1、数据质检模式将数据质检服务的过程前移，由档案馆制定统一的进馆标准，进馆单位按照档案馆下发的标准进行的数据质检后，由档案馆的数据质检模块对各个进馆单位的数字化加工成果进行同步质检。建功功能包括：检测规则设置、预警机制设置、检测功能、质检数据统计、文件校验码生成、生成质检报告。（三）系统对接1、本次项目将政企服务直达平台对接，实现电子文件的在线归档工作。（四）其他功能升级1、本次项目功能优化包括电子盖章、档号章功能优化，出入库手写签名、磁盘扩容配置、清除附件功能、敏感词预警、数据同步、i城市功能优化等。三、服务内容要求软件开发服务1.1.1多馆多室管理模式功能改造权限体系改造本次项目需对多馆多室模式，进行权限体系改造。将原有的权限体系下放到街道档案馆。总库管理升级本次项目需要在总库管理中增加界面设计配置功能，用于保存并新增档案门类的界面设计数据。通过新增可以添加新的界面设计规则用于用户选取。命名规则升级本次项目需在总库管理中增加界面设计命名规则功能，用于保存并快速区分档案门类的界面设计，该模块需实现功能。每一个界面按一定规则命名，界面的命名支持修改。分类管理扩展本次项目需优化分类管理模板，配置二级分类时，新增著录界面规则，以同时满足各个档案室的著录界面个性需求。.1著录界面规则设计本次项目需要在分类管理模板中，配置二级分类时，增加“著录界面规则”（著录界面规则名称需支持自定义）。.2著录界面规则优化本次项目需优化著录界面规则：（1）父分类和二级分类界面均需要支持通过选择著录界面规则来配置著录界面。（2）自定义界面选择后，需要只允许在总库里进行界面配置，并统一显示为“自定义界面”。（3）通过“配置界面另存为”操作形成的界面规则，系统需要将源分类的二级分类“著录界面设计”内容覆盖到目标二级分类的配置界面。.3权限控制本次项目在管理人员已选中“著录界面规则”后，需要设置各单位档案员可以查看界面设计的具体内容。且需要支持档案室人员通过界面设计进行查看，但是不能修改，也不提供保存权限。在线学习本次项目需要引入在线学习模块，为各单位档案管理人员提供更为灵活的学习方式。在线学习需要包含学习任务和学习计划两部分功能模块。.1学习计划本次项目学习计划需要支持档案馆管理员发起学习计划，需要支持以附件形式上传学习资料，发布学习计划。需要支持各用户在学习任务查看最新学习计划。.2学习任务本次项目学习任务需要支持查看档案馆发布的学习计划。办文平台本次项目办文平台需要在档案馆及档案室内部进行发文使用，各单位可以根据本份文件，进行签收并反馈材料。自助式服务本次项目自助式服务流程需要包括开通档案室、开通系统账号、修改档案门类及管理员变更等服务。档案室信息维护本次项目需新增档案室信息维护功能，需支持各单位自行修改本单位档案室名称。统计管理功能升级改造.1系统首页统计升级本次项目需要支持系统首页统计项的升级，具体如下：1、系统首页需增加用户信息统计，展示本档案室的用户数，并且需要做成超链接形式，点击时跳转至用户管理页面，可直接进行用户管理；2、系统首页需要增加附件存储量统计，展示本档案室数据，并只保存原文件大小，在附件存储量右边新增转换件存储量，用于统计转换件的大小，转换件存储量只允许切换到档案馆才可查看。3、需要将现有系统首页统计中的档案大类、档案目录数照片、视频时长、附件存储量部分调整为超链接形式，用户点击时跳转至室藏档案统计表的界面；4、系统首页需要增加近一年内每月增加的档案量统计（案卷、卷内、单件、音像组、张、录音时长、录像时长、数据量大小）进行展示；5、需要新增近一年系统访问量，档案室用户进入系统时，需按本档案室用户系统访问量计算（管理员切换到该档案室的，不计算在内）；6、“近一年系统访问量”需要增加统计维度，把每月登录的人数，展示到同一张图表中；.2数据收集优化本次项目需优化数据收集，需要新增统计条件。每日新增/删除档案量（案卷、卷内、单件、张数、录音时长、录像时长、数据量大小，同时记录该档案是否为电子档案）都需要新增到统计内容。.3统计管理优化本次项目需优化统计管理，具体如下：1.需要将原系统中统计项中的“电子档案数”修改为“数字化档案数”，用于统计由纸质档案扫描为电子档案的数据。并另设一个“电子档案数”数据项，用于统计音频、视频、照片档案和智慧办公系统接收过来的纯电子档案。2.需要将平台中所有的“音视频时长”拆分成“录音时长”“录像时长”。3.需优化档案移交统计，增加卷内（永久、长期、短期、30年、10年）、照片张数、录音时长、录像时长的统计维度；4.档案馆页面中综合统计表的室藏综合统计表，需增加按全宗统计和按档案大类统计维度。5.需优化系统中各统计表格所有档案起止年度需统计案卷、单件的年度，不统计卷内的年度。.4新增运营统计表本次项目需升级统计管理功能，包含综合总计表、馆藏统计表、室藏统计表、对档案馆及下属档案室进行统计，并需支持街道档案馆查看统计社区档案，本次项目升级将增加运营统计表，支持对N馆N室进行多维度统计。.4.1升级原有统计表本次项目需对综合总计表、馆藏统计表、室藏统计表进行升级。综合统计表需要支持查看全部单位包括街道档案馆及下属档案室；馆藏统计表街道档案馆在馆环境下需要支持查看本馆统计；室藏统计表在多馆多室的模式下，社区档案馆也需要支持查看本档案室的统计数据。.4.2分全宗统计本次项目分全宗统计模块查询功能需支持快速选择“本年度”“最近三个月”“最近一个月”及自由选择日期范围；需支持查询筛选和导出功能，表格并包含序号、全宗号、全宗名称、档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）、删除档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）的数据统计列项。.4.3分类别统计本次项目分类别统计模块查询功能需支持快速选择“本年度”“最近三个月”“最近一个月”及自由选择日期范围；需支持查询筛选和导出功能，表格并包含序号、档案大类、新增档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）、删除档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）的数据统计列项。.4.4分年度统计本次项目分年度统计模块需支持查询筛选和导出功能；查询功能支持快速选择“本年度”“最近三个月”“最近一个月”及自由选择日期范围；表格需包含序号、年度、新增档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）、删除档案数据（案卷、卷内、单件、照片张数、录音时长、录像时长、存储量大小）的数据统计列项。.4.5用户登录统计本次项目用户登录统计模块查询功能需支持按年度、按全宗、按人员、按权限搜索。需支持查看全宗号、全宗名称、姓名、是否授权、权限及各月份统计人数信息。.4.6文件后台处理统计表本次项目运营统计表中需增加文件后台处理统计表。并文件后台处理统计表包含名称、总量、已完成量、待完成量、完成占比列项。文件后台处理统计表需包含总量、已完成量、待完成量、完成占比、效率等数据列项。.4.7系统存储监控表本次项目运营统计表中需增加系统存储监控表，支持对系统存储进行统计。系统存储监控表需包含服务器名称、服务器地址、总容量及剩余容量数据统计。0移交接收功能升级本次项目需要升级现有移交接收功能，对档案室移交档案馆的档案数据，支持拒收，并支持对单条档案数据标注出需整改地方。1开放鉴定升级本次项目需升级目前系统开放鉴定流程，需将系统修成升级为三级审批模式，每次审核由不同层级权限账号控制。2存毁鉴定本次项目需将“保管期限鉴定功能”和“销毁鉴定功能”合并为存毁鉴定，还需设置三级审批流程，每次审核由不同层级权限账号控制。1.1.2数据质检功能开发本次项目需增加数据质检功能，包括：检测规则设置、预警机制设置、检测功能、质检数据统计、文件校验码生成、生成质检报告。检测规则设定本次项目需设置检测规则，系统需支持检测规则可由档案馆自定义配置，且可以根据不同检测需求配置不同检测项及检测方案。预警机制设置数据质检模块需支持预警机制，向档案馆展示全区单位新上传的数据是否存在问题。重新上传问题数据时，需支持重新检测，并根据实际情况支持消除预警，且历次生成的报告不得删除。检测功能.1缺页漏页检测本次项目需增加缺页漏页检测功能，需支持通过指定页数、字段来检测是否有缺页漏页。.2空白页检测本次项目需增加空白页检测功能，需支持检测档案中是否存在空白页。.3可读性检测本次项目需增加可读性检测功能，支持检测文件是否可以正常读取、检测图像文件是否完整，PDF文件是否完整、压缩文件是否可以解压、图纸是否正常打开等，并标明文件的错误类型。.4像素检测本次项目需进行像素检测，支持检测图像类文件图像像素，像素是否当前设定符合标准。.5图像色彩检测本次项目需包含图像色彩检测，支持对上传图像类文件支持图像色彩检测，支持检测图像类文件图像色彩黑白、灰度、彩色，并支持进行图像统计。.6倾斜度检测本次项目需增加倾斜度检测，支持对图像进行倾斜检测，支持用户自定义标准值，且当倾斜度超过定义的标准值时，系统支持提示预警。.7重复文件检测本次项目需支持检测本批次中文件是否有重复文件出现（同名文件及同内容文件）。.8音视频文件检测本次项目需检测音、视频文件是否能正常播放，播放中有没有异常状况。.8.1黑边检测本次项目需检测图像类文件是否带有黑边。且需支持对检测出黑边作出提示。.8.2挂接准确性检测本次项目需支持检测根据条目信息与设定的文件命名规则模拟挂接匹配条目与电子文件是否完全匹配。文件校验码生成本次项目需支持生成每一份检测文件校验码（MD5、SHA）可验证。生成质检报告本次项目需支持生成质检报告，且需支持查看质检报告内容。质检数据统计本次项目需支持质检数据统计。1.1.3其他功能升级电子盖章本次项目在培训管理功能中，需增加电子盖章功能。当档案馆需要对参加培训单位生成学时证时，需支持档案馆通过插入电子印章Ukey进行验证，并可以在学时证明文件进行盖章，当档案馆完成盖章后，需支持参训单位下载有档案馆盖章证明的学时证明文件。加盖档号章功能优化本次项目需优化加盖档号章功能，加盖档号章时需支持合并成OFD并且添加页码。.1档案选项功能本次项目档案选项功能需支持以下内容：档号规则：需支持根据用户需要选择需要加盖的档号章规则；上坐标：需支持显示默认情况下是多少像素；右坐标：需支持显示默认情况下是多少像素；需新增起始页号*（必填项）；需新增是否编页单选框（与起始页号框连接一起），默认选“是”；需新增盖档案章单选框，默认选“是”；需新增本档案页数：XX页（此数据直接拿著录项中的页数，显示出来即可，页面上不能修改）。.2档号章按扭项功能本次项目档案章按钮项功能需支持以下内容：（1）选择盖章并下载（2）选择下载（3）合并盖章下载.3档号章页码规则本次项目档案章页码规则功能需支持以下内容：（1）档号章在文件中的位置规则为文件的奇数页在右上角右对齐，偶数页在左上角。注意：此处为文件的奇数页，而不是页号为奇数或偶数；（2）档号章在系统中的边距支持调整为适当位置；（3）字体为黑体，字号四号（将根据项目实施阶段的实际需求进行调整）。.4其它功能优化（1）列表页除附件名称外，需增加“文件页数”列，如遇附件为压缩包等无法计算页数的，支持直接显示“无法计算”；（2）档案中的附件已按档案要求排序，在选择某一附件时，系统需支持自动计算此份文件的起始页号（遇“无法计算”项的，按0计算），并填写到“起始页号”框中；比如每份文件均为3页，则选择了第一份文件，起始页号为1，第二份的为4，第三份的为7；（3）当用户选择了多份附件进行档号章加盖时，系统需支持将起始页号最小的值填到“起始页号”框中，比如同时选了第二、三份，则“起始页号”填4。（4）未勾选“是否编页”的，需支持所有下载功能下载的文件都无需添加页码，（5）勾选了“是否编页”的，需支持下载时先取“起始页号”，在文件第一页编起始页号，并依页次+1编页。出入库手写签名本次项目需新增出入库手写签名，实现档案出库入库时，需支持出入库人完成手写签名操作。.1出库手写签名本次项目出库人必须完成手写签名后才能进行出库，且在此过程中系统需自动将附有手写签名的出库单自动保存到附件列表中。.2入库手写签名本次项目入库人必须完成手写签名后才能进入库，在此过程中系统需自动将附有手写签名的入库单自动保存到附件列表中。清除附件功能.1附件清除功能本次项目需新增清除附件功能，需支持管理员可通过系统后台查看系统已经删除的数据记录，并需支持将实际相关的记录选择删除该数据存放在服务器的附件，支持批量操作、可按档号或题名搜索并选定特定数据。.2临时文件清除功能本次项目需支持管理员可通过列表查看系统中无用的临时文件数据，并支持删除，当用户选择删除后，系统自动将服务器上的文件进行物理删除。.3覆盖文件清除功能本次项目重复导入附件包过程需新增覆盖功能，需支持直接覆盖原文件，原文件不作另外留存。日志管理功能升级本次项目日志管理功能需在操作功能、查询功能、阅视功能、查看详情功能、操作类型详情等功能进行优化，具体优化如下：.1操作功能升级需增加导出、选择功能，并在权限设置中添加此导出功能模块的权限；需增加批量导出功能，支持选择需导出数据。.2查询功能优化本次项目需增加档案室名称搜索框口，需新增可选择全宗的功能。.3阅视功能本次项目日志管理页面中的查询功能，操作类型中需新增“阅视”功能，支持记录用户所有点击查看行为的记录。.4查看详情功能本次项目需对终端的信息采集项进行增加，需增加用户操作系统类型，访问浏览器类型，计算机名，MAC地址；日志管理页面中的操作详细说明，当点击详细按钮弹出查看日志窗口，需对窗口内容优化如下：1.操作详细说明中，档案中心和预归档库需支持记录档号，图书资料需支持记录分类号，文件接收、文件著录、档案编研需在日志中记录档数据水号加文件题名。2.用户点击查看任何档案条目的操作也需要记录在日志中，如点击查看没有档号的模块数据需记录档案流水号+文件题名及行为。有档号的就记录档号不需要记录文件题名。3.用户在进行所有查看行为中对附件的阅览件下载、原件下载、OFD下载、重新转换都需要进行日志记录，需记录附件的题名。.5详情功能升级本次项目日志管理页面中的搜索条件操作类型项，除了登录、退出在操作详细说明中不需要详细按钮，其他全部需要新增有详细按钮；系统需提供：删除、新增、查询、下载、导出、上传、归档、封装入库、调整密级、用户授权、销毁、移交、接收、拒收的操作详细说明中，且要求全部都要有详细准确的访问路径，准确的定位操作类型，还有操作的档案标识。.6操作类型详情优化本次项目需在原来的日志信息基础上新增其馆室名称、全宗号、结束时间、当前操作单位、用户MAC地址、用户计算机名、用户操作系统类型、用户浏览器类型、及细化操作详细说明等信息。磁盘扩容配置本次项目需实现磁盘的动态扩容，保证每次进行扩容时不再需要进行备份和进行扩容操作，且只需要重新指定新的文件存储路径则可。.1磁盘扩容分区本次项目需支持：当对文件服务器添加新的存储空间后，实施人员需通过对新分配的磁盘进行分区，分区后将存储挂载到新的文件目录。.2新路径配置本次项目需支持对新的文件存储进行配置，要求此操作不影响旧数据的修改、删除、阅览、下载。同时配置完成后，需新增的文件采用新的文件存储路径。.3敏感词预警本次项目需要增加敏感词预警检测功能，需要支持对档案数据进行敏感词检测。数据隔离检测出异常数据后，需要将异常数据将存放在