时间管理与工作统筹技巧概述课件

13五月2024时间管理与工作统筹技巧概述

目录员工的职业生涯规划团队组织的时间管理时间管理的基本策略基础工作与有备无患分清工作的轻重缓急时间管理的统筹技巧管理技巧的具体应用小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？1、员工职业生涯与时间管理■生命的有限性——人最宝贵和稀缺的是什么■生命的价值观——生命的价值和人生的意义■追求成功人生是每个人的梦想——成功的原动力来自心灵■实现理想取决于行动力——个人职业设计与操作中的时间管理一、员工个人的职业生涯规划2、人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段一、员工个人的职业生涯规划3、人生定位与选择最佳职业■性格/爱好/能力/市场——准确定位提高人生价值是另一种时间节约一、员工个人的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围1、我们的问题在哪里■透过现象看本质——部分人的三个字特征——人治特征下的权力情结■时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰二、团队组织的时间管理“茫”“忙”“盲”1、我们的问题在哪里■时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度二、团队组织的时间管理1、我们的问题在哪里■时间的浪费——某项调查数据结果（１天）三、团队组织的时间管理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时1、我们的问题在哪里■时间陷井——情不自禁——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为三、团队组织的时间管理国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：

管理人员平均每8分钟被打扰一次；

业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟日本学者关于时间浪费的调查

“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。三、团队组织的时间管理2、团队时间管理的原则■时间进度表制定原则——实际花费的时间总比预计的长■突发性事件应付原则——为突发事件预留处理时间■日常性事务维护原则——做好数据库清理与更新等基础工作■时间被占用说不原则——过度热心肠者的良药三、团队组织的时间管理3、走出观念上的误区■高效率就是高效益——快就一定好吗？——方向错误和方法不当■鉴别问题比进一步解决问题容易——想明白了再行动三、团队组织的时间管理三、团队组织的时间管理4、时间管理的八大法宝■工作环境“５Ｓ”

准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■学会说“不”

拒绝的学问案例：华为的时间管理■韵律原则——“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。

三、团队组织的时间管理1、提高你的时间管理技能■做个时间管理的高手——有效地计划与安排自己的时间——找到节约时间的措施——学会积零成整——提高“复种”指数——应付意外事件四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯四、时间管理的基本策略

——凡事预则立，不预则废。2、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（6）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——每晚沉思片刻/回顾与总结四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：主动拨号/与被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱3、秘书人员的时间管理■认清自己的角色和职责四、时间管理的基本策略工作环境“５Ｓ”——白领阶层的办公室“５Ｓ”工作计划表常用文件及工具书柜子及办公室桌清理相关人员通讯录事件记录本五、基础工作与有备无患1、“80、20”法则运用■先做最重要的事情

你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情六、分清工作的轻重缓急

——请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法现场思考：六、分清工作的轻重缓急2、工作优先级综合分析——四象限坐标图重要度紧迫性A

重要而且紧迫Ｃ

紧迫但不重要D

不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫六、分清工作的轻重缓急■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动六、分清工作的轻重缓急案例分析一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。

假如你是李华，此时此刻你该怎么办？1、并行工作模式■什么情况下能并行工作——举例七、时间管理的统筹技巧ABCD

走访客户去甲城市

顺便采购某机器配件把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂2、串行工作模式■什么情况下必须串行工作——举例九、时间管理的统筹技巧ABCD主要领导不到场会议不能开要充分考虑工作的连续性会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核3、并行串行如何兼顾■学一点统筹学九、时间管理的统筹技巧ABCD

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顺便采购某机器配件把新聘两大学生带去办事处

和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂请问：——A、B、C、D如何排列？

陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了