公司文控中心管理制度

第第1页共4页公司文控中心管理制度一、概述公司文控中心是公司重要的管理机构，负责统一管理公司部门的文件和资料，保证公司的文件管理规范、有序，并确保件的完整性、真实性和安全性，以提高公司的工作效率和信息理水平。二、组织架构公司文控中心由一名主管和若干名文控人员组成。主管负整体协调和管理工作，保证文控中心的正常运转。文控人员负具体的文件管理工作，包括文件的归档、记录、检索等。三、文件管理流程1.文件的发文（）发文申请：各部门车间需要发文时，必须填写发文申表，并经上级主管批准后提交给文控中心。（）发文登记：文控人员在收到发文申请后需要对其进行记，包括文号、发文日期、标题等信息，并为该文件分配一个唯一的编号。（）文件起草：发文申请获得批准后，各部门车间需要起正式的文件，包括文件的正文和附件等内容，并确保文件的准确性和完整性。（）主管审定：文件起草完成后，需要经主管审定，并签批准意见。（）文件复印：通过复印机将待发的文件复制多份，其中份作为正本发出，其余为副本。（）文件装订：文控人员将正本和副本依次装订在文件中，加盖公司公章，并在文件夹上标明文件号和发文日期等信息，然后将其交给发文人员。（）发文登记更新：文控人员要及时更新发文登记信息，将文件的电子版本存储在服务器上。2.文件的收文（）收文登记：文控人员负责收到文件后及时登记，并为分配一个唯一的编号。（）文件整理：文控人员按照文件的种类、日期等进行分和整理，并将其归档到相应的文件柜中。（）文件归档：文控人员将整理好的文件装箱、编号，并放到文件库中，确保文件的安全和完整。（）收文通知：文控人员需要通知收文人员文件的到达，通知其前来领取文件。（）文件借阅：使用人员如需要借阅文件，必须填写借阅请，并经上级主管批准后方可取走，同时文控人员要记录相关信息。（）文件检索：使用人员需要查找文件时，可以向文控中提出申请，并提供文件的相关信息，文控人员根据信息进行检索。四、文件管理原则1减少纸质文件：鼓励使用电子文件，减少纸质文件的生和存储。2文件的保密：对涉密文件要严格保密，确保文件不被非权人员获取。3权限管理：不同级别的员工有不同的文件管理权限，确文件的安全性和完整性。4备份和存储：对重要的电子文件要及时进行备份，并存在安全可靠的服务器上。5定期清理：定期清理文件柜和服务器中不再需要的文件确保文件管理系统的有效性和高效性。五、文件管理的责任1主管：负责指导和监督文控中心的日常工作，并协调各门的文件管理工作。2文控人员：负责具体的文件管理工作，包括文件的归档记录、检索等。3使用人员：负责合理使用公司的文件管理系统，并确保件的安全和保密。六、制度的执行与监督公司文控中心制度必须得到全体员工的认可和遵守，并经公司领导层的监督和检查。对于违反制度的行为，将给予相应纪律处分。七、总结公司文控中心管理制度的建立和执行对于公司的日常运作有重要的意义，能够保证文件管理的规范和有序，提高工作效和信息管