《秘书实务》第十章-时间管理和差旅服务.ppt

1、秘书实务,第十章时间管理与差旅服务,第一节 时间管理概述,一、时间管理含义 时间管理就是运用现代科学技术及管理方法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达到合理支配时间，提高工作效率的目的。,第一节 时间管理概述,二、时间管理方法 (一)计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点是日计划、周计划、月计划。,第一节 时间管理概述,二、时间管理方法 (二)“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处理那些重要但不紧急的工作上，也就是说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们把大部分时间花在最需要的地方。,第一节 时间管理概述,二、时间管

2、理方法 (三)ABC分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事务划分为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的方法。 除综合运用上述方法外，往往还需考虑到应付意外的突发事件及临时不确定性事件。,第一节 时间管理概述,三、办公室时间管理 (一)控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。,第一节 时间管理概述,三、办公室时间管理 (二)制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。,在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事

3、务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。,第一节 时间管理概述,三、办公室时间管理 (三)拟订日程表,第二节 上司日程安排,一、上司日程安排的概念及意义 指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。 有利于上司及组织管理层之间的工作协调。 有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作活动，避免出现时间冲突。 有利于组织内其他相关部门联系工作。,第二节 上司日程安排,二、上司工作日程表的编制 (一)年度工作计划表,第二节 上司日程安排

4、,二、上司工作日程表的编制 (二)月工作日程表,第二节 上司日程安排,二、上司工作日程表的编制 (三)周工作日程表,第二节 上司日程安排,二、上司工作日程表的编制 (四)每天工作日程表,第二节 上司日程安排,二、上司工作日程表的编制 (五)多人日程表,第二节 上司日程安排,三、安排上司日程应注意的事项 (一)注重实效,不搞形式主义 (二)注意张驰相间,劳逸结合 (三)要留有充分的机动时间 (四)要充分尊重上司本人的意见 (五)要注意保守机密,第三节 差旅服务,一、差旅服务概述 (一)差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方面服务。 公务旅行有两种类型： 下基层到所领导的地区或下级单

5、位调查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。 出公差到外地出席会议、商务谈判、接洽业务、观摩考察等。,第三节 差旅服务,一、差旅服务概述 (二)差旅服务工作的意义 第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公务活动的效率。 第二,良好周到的差旅服务有利于树立单位的公关形象。 第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书的才干。,第三节 差旅服务,一、差旅服务概述 (三)差旅服务工作的特点 1.单兵作战，素质要求高 2.时限性强，劳动强度大 3.环境陌生，未知因素多,第三节 差旅服务,一、差旅服务概述 (四)差旅服务工作的要求 1.考虑周到,反应灵活 2.服务主动,办事细心 3.说话谨慎,行为检点,第三节

6、差旅服务,二、出差旅行前的准备 (一)出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后,秘书要主动向上司详细了解以下内容： 1.出差旅行的目的和工作任务 2.出差旅行的时间和地点 3.随行人员安排 4.其他事项安排,第三节 差旅服务,二、出差旅行前的准备 (二)旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地，出差时间，出发、到达、返程日期及时间(几日几时)，所选交通工具及路线，预订的住宿地点，到达后的活动及事项日程安排，需携带何物(资料、会议记录或其他相关材料)。,第三节 差旅服务,三、出差旅行办理 (一)国内出差旅行办理 1.落实交通和宾馆(预定机票、火车与汽车票、宾馆) 2.旅费 3.公务活动的材料

7、4.旅行用品,第三节 差旅服务,三、出差旅行办理 (二)国外出差旅行办理 1.出国手续办理 2.随行物品准备 3.出入境手续,第三节 差旅服务,三、出差旅行办理 (三)注意事项 1.飞机行李托运 2.旅途中转,3.尊重习俗、掌握礼节,4.了解出访国使用的语言,第三节 差旅服务,四、公务旅行期间和返回后的服务 (一)时间管理和交通安排 (二)热情接待来访客人 (三)保持良好的通信联系 (四)注意上司的安全和健康 (五)处理外出公务活动的资料 (六)结算旅差费用,思 考 题,1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？ 2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。 3.简述秘书在上司出差途中和出差返程

8、后应做的工作。 4.假如你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。,案例分析,下面是公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后顺序。 1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。 2.今天下午国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。 3.本市大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系？ 4.通

9、知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理)后天陪同总经理去东北出差。 5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。,6省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。 7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。 8.海尔公司企业文化顾问先生被本市集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)

10、。 9.总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。 10.10天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的60%,每张价格为90180元),如果不回电,视作放弃。,9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电话即可）。 4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出差的准备。 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此事实际上具有较强的时效性。 8. 问总经理是否

11、派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有关书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要几分钟。 某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响以下某些重要且紧急的事情的办理。,6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先（在处理以上几件事情后）办理。 2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小时）,必须在上午处理完毕。 10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。 7. 转告人力资源部,可以请大学教师