(张耀辉)应用写作简明教程(第二版)课件

1、应用写作简明教程( 第二版 ) 张耀辉 雷桂萍主编,(ppt),高等教育出版社,绪 论,一、应用写作的概念 应用写作是作者运用书面语言和图表符号，制作实行管理、传递信息等有社会效用的文章而进行的一种写作活动。,对研究者来说，它是以应用文的文体及其写作活动为研究对象、探讨应用写作规律的实用科学。 对学习者来说，它是以应用写作的理论为学习对象并接受应用文写作训练的一门实践性很强的课程。,二、应用写作的特点 （一）明确的实用性 （二）内容的真实性 （三）作者与读者的特定性 （四）很强的时效性 （五）格式的规范性 （六）语言的朴实性,三、怎样才能学好应用写作 （一） 加强政治思想修养 （二） 深入实际

2、，调查研究 （三） 加强语文基础训练，反复练笔,第一章 党政公文 第一节 党政公文 概 述,一、党政公文的概念 公文是公务文书的简称。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,二、党政公文的特点 (一) 作者的法定性 (二) 极大的权威性 (三) 很强的时效性 (四) 格式的规范性 (五) 处理程序的规定性,三、党政公文的作用 (一) 领导与指导作用 (二) 联系沟通作用 (三) 宣传教育作用 (四) 凭证与依据作用,四、党政公文的种类

3、根据2012年年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的党政机关公文处理工作条例规定，我国当前党政机关的公文种类有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。,五、党政公文的格式 党政公文版心内的格式： (一) 版头部分 1.份号 5.发文字号 2.密级和保密期限 6.签发人 3.紧急程度 7.分隔线 4.发文机关标志,（二） 主体部分 1.标题 2.主送机关 3.正文 4.附件说明 5.发文机关署名、成文日期和印章 6.附注 7.附件,（三）版记部分 1.分隔线 2.抄送机关 3.印发机关和印发时间 (还有一个处于版心外的要素是

4、页码),六、党政公文的语言 (一) 公文语言的基本要求 1.准确 2.简洁 3.庄重,(二) 公文词语的特点 常用的公文专用词语: 称谓用语：本(局)、你(公司)、该(处)、我(部)。 经办用语：经、业经、兹经。 引叙用语：前接、近接、悉。 期请用词：即请查照、希即遵照、请、拟、希。 表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可。 征询用语：当否、是否可行，可否，是否同意。 期复用语：请批示，请核示，请回复，请指示。 综述过渡用语：为要，为盼，为荷，特此通知(通 报、函复、函达)。,(三) 公文语句的特点 在公文语句中，大量使用介词结构: 1.为、为了、由于表目的、原因。 2. 对、对了、关于、将

5、、除了表对象、范围。 3.根据、依据、遵照、通过、在、随着表根据、方式。 在公文语句中，还有一种由“将”字结构所构成的第二宾语提前的句式。,七、 公文的行文规则 根据中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布的党政机关公文处理工作条例，公文有以下的行文规则： 1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。,3.向上级机关行文，应当遵循以下规则: （1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 （2）党委、政府的部门向上级主

6、管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。,（3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 （4)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 （5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 (6)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,4.向下级机关行文，应当遵循以下规则： （1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级

7、机关。 （2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。,（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 （4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。 （5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,5.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。

8、属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,第二节 请示 报告,请 示 一、请示的概念 请示是一种适用于向上级机关请求指示、批准的公文。,二、请示的结构格式 (一)标题 1.发文机关+事由+文种 (完全式) 2.事由+文种 (省略式) (二)主送机关 只能写一个上级机关名称。,(三)正文 1.请示缘由 2.请示的具体事项及意见 3.请示要求 (四)发文机关署名、印章及成文时间,三、请示的写作要求 (一) 要一文一事，不可一文数事。 (二) 请示要主送给一个直接的上级领导机关；一般情况下也不能越级主送

9、。 (三) 要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策，并要符合实际，切实可行。 (四) 请示的语言要简明扼要。 (五) 请示要有附注，附注里写明联系人姓名与电话号码。,报 告 一、报告的概念 报告是一种适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关询问的公文。,二、报告的结构格式 (一)标题 1. 发文机关+事由+文种 (完全式) 2. 事由+文种 (省略式) (二)主送机关 一般是上级机关或业务主管部门。,(三)正文 开头：一般多说明报告的目的。之后用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到报告的内容。 主体：内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等。 结束语：呈报性报告用

10、“特此报告”、“以上报告当否，请审核”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。 (四)发文机关署名、印章和日期,三、报告的写作要求 (一)主题要明确，重点要突出 (二)内容要实事求是 (三)报告中不能夹带请示事项 (四)以记叙为主，兼用说明与议论的表达方式,第三节 通知 通报,通知 一、通知的概念 通知这一种公文，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,二、通知的种类 （一）发布性通 （二）批示性通知 （三）指示性通知 （四）会议通知 （五）任免通知 （六）一般性通知,三、通知的结构格式 （一）标题 1. 发文机关+事由+文种 (完全

11、式) 2. 事由+文种 (省略式) （二）主送机关 具有隶属关系的下级单位或不相隶属的单位。,（三）正文 1.通知缘由 2.通知事项 3.通知要求 （四）发文机关署名、印章和发文日期,四、通知的写作要求 （一）主题要集中，重点要突出，措施要具体。 （二）要讲求时效，以便提高效率，不得贻误时机。 （三）要注意批转性通知与转发性通知的区别。,通 报 一、通报的概念 通报是一种适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况的公文。,二、通报的种类 （一）批评性通报 （二）表扬性通报 （三）情况通报,三、通报的结构格式 （一）标题 1. 发文机关+事由+文种 (完全式) 2. 事由+文种 (省略

12、式) （二）受文机关 除普发性的通报外，其他一般通报都应标明受文对象和范围。,（三）正文 1.转述式通报 ：正文开头要交代转发的文件名称，并对事实加以分析、评论，然后说明转发的目的，提出要求。 2.直述式通报: 正文一般包括事由、事由评析、处理意见三部分， （四）发文机关署名、印章与发文日期,四、通报的写作要求 (一)要切实做好调查研究，事实要准确，评议要有分寸。 (二)抓住时机，及时通报。,第四节 函 纪要,函 一、函的概念 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。,二、函的种类 （一）公函 用于商洽、询问、答复工作中比较重要的问题和请求主管部门批准某些

13、事宜。它属于正式公文。 （二）便函 用于询问、答复、联系、介绍某些一般性的公务事宜。它不属正式公文。,三、函的结构格式 （一）标题 1. 发文机关事由文种(函或复函) 2. 事由文种(函或复函) （二）文号 函的发文字号，一般单独编列。 （三）主送机关 即接受公函的机关。,（四）正文（公函） 一般分为开头、中段、结尾三部分。 开头：说明发函的原因。如为复函，则以对方来函作为引据； 中段：说明发文单位所联系的事项和意见，或者答复对方提出的问题和要求； 结尾：如果是要求对方答复的，可用“即请函复”等；如果不要对方答复的，则用“特此函达”等；如果是答复对方的，可用“此复”、“特此函复”等语。,（五）

14、发文单位署名、印章和日期 四、函的写作要求 （一）内容要单一。 （二）语气要恳切、谦和。,纪 要 一、纪要的概念 纪要是一种适用于记载会议主要情况和议定事项的公文。 二、纪要的种类 （一）决议性会议纪要 （二）周知性会议纪要,三、纪要的结构格式 （一）标题 1.会议名称+纪要 2. 正标题+副标题 (报刊上刊登的会议纪要),（二）正文 包括: 1.会议的基本情况 2.会议的主要精神 3.结尾 （三）日期 日期可写在正文之后，也可以写在标题之下。会议纪要可以不加盖印章。,四、纪要的写作要求 （一）全面了解会议内容，做好写作准备。 （二）明确会议宗旨，突出会议中心。 （三）要注意条理化、理论化。,

15、第二章 事务文书 第一节 计划 总结,计划 一、计划的概念和特点 （一）计划的概念 计划是根据党和国家的有关方针、政策以及上级的指示要求，依据本部门的实际情况，对未来一定时期内的工作、生产、学习等拟定目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种文书。,（二）计划的特点 1.指导性 2.预见性 3.可行性,二、计划的结构格式 （一）标题 一般有两种： 1.制定计划单位名称 期限 种类 2.期限 种类 如果计划尚未正式确定，须在标题后用括号注明“草案”、“初稿”、“未定稿”、“供讨论用”等字样。,（二）正文 一般包括下列内容： (1)前言 简要说明制定计划的依据和理由 。 (2)主体 包括：目的和任务

16、措施和步骤 其他事项,(3)结尾 可以写： 应注意的事项； 需要说明的问题； 或是提出要求、希望和号召等； 也可不写。 （三）落款 要注明制定计划的单位名称和日期。,三、计划的写作要求 (一)要认真研究工作实际状况。这是制定计划的基础。 （二）要依据客观的形势和上级的指示、要求，考虑本部门、本单位的实际状况。,在此基础之上，写作计划应注意以下几点： 1.要以党和国家的方针政策为指导，确保计划指导思想的正确性。 2.要充分考虑计划的可行性，做到反复论证。 3.要服从长远的规划，坚持整体的原则，既要服从大局，又要体现本单位工作的特点。,4.要走群众路线，集思广益。 5.要突出重点，主次分明。 6.

17、要目标明确，步骤具体。 7.行文要语言简洁，朴素自然。,总结 一、总结的概念、作用和种类 (一)总结的概念 总结是人们在某一阶段的工作结束之后，对其进行检查、反思和研究，找出经验教训，最终形成的理论化、系统化的书面材料。,(二)总结的作用 1.获取经验，汲取教训 2.交流信息，推广经验 3.上情下达，加强管理,(三)总结的种类 1.按时间分：年度总结、季度总结和月度总结等。 2.按内容分：综合性总结、专题性总结 3.按范围分：单位总结、个人总结,二、总结的结构格式 (一)标题 一般有三种写法： 1.单位名称时间期限文种(公文式) 2.写法似一般文章(文章式) 3.采用正副标题的写法(双标题),

18、(二) 正文 1.开头 主要有以下几种方式： (1)概述式 (2)结论式 (3)提示式 (4)提问式,2.主体 一般由基本情况、经验和教训、设想和安排等内容组成。 主体部分的结构形式通常可采用“情况经验问题建议”的顺序，分成四大部分进行总结，这是写总结的传统方法。,根据需要，还可以用其他的形式，如阶段式、并列式。 此外，也可按时间的顺序、围绕的中心、突出的重点等进行总结，还可按文章的自然段落安排行文的层次。,(三)落款 以机关名义作的总结一般不在文尾署名，而是写在标题下。 个人所作的总结，通常在正文右下方署名。日期写在文尾最后处。,三、总结的写作要求 （一）要态度诚实，思想端正 （二）要占有充

19、足的材料 （三）要实事求是地评价过去 （四）要兼顾全面，突出重点 （五）要层次清晰，文字简洁,第二节 简报 消息,简报 一、简报的概念、作用和种类 （一）简报的概念 简报是政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的一种载体。,（二）简报的作用 1.对上有汇报作用 2.对平级单位交流作用 3.对下有指导作用,(三)简报的种类 1.情况简报 2.动态简报 3.会议简报,二、简报的结构格式 （一）报头 包括： 1.简报名称 2.期号 3.主编单位 4.印发日期 5.密级与缓急程度,（二）报核 包括按语、标题和正文。 1.按语 一般有两类： (1)说明性按语 (2)批示性

20、按语,2.标题 其写法类似于新闻标题，可采用正副标题的写法。 要求准确、简要、生动、醒目。,3.正文 通常由开头、主体和结尾三部分组成。 （1）开头 常见的有三种形式： 叙述式 结论式 提问式,(2）主体 常用的写法主要有以下几种： 按时间顺序写 按空间变换的顺序写 归纳分类表述 夹叙夹议法 对比法,（3）结尾 有两种: 把主体部分情况、事实叙述完后，干净利落地结束全文。 用一句话或一段话收束全文。,(三)报尾 在简报末页的下方，用横线与正文部分隔开。 横线下方左侧是发送范围，横线下方右侧是印发的份数。,三、简报的写作要求 （一）抓准问题，有的放矢 （二）材料准确，内容真实 （三）简明扼要，一

21、目了然 （四）讲究时效，反映迅速,消息 一、消息的概念和种类 （一）消息的概念 消息，也叫消息报道、新闻。它用简洁明快的文字，迅速及时地反映现实生活中新近发生的具有意义的事实，是新闻报道中运用最广泛的一种文体。,（二）消息的种类 按照写作特点，可将消息分为四类： 1.动态消息 2.典型消息 3.综合消息 4.简明消息,二、消息的结构格式 （一）标题 大致有以下三种形式： 1.多行标题 2.双行标题 3.单行标题,(二)正文 1.导语 即消息的开头，要把最重要、最新鲜、最有意义的事实写在导语里。 要求写得具体准确，短小精悍，生动形象，引人入胜。,2.主体 写作时要着重要注意以下几点： (1)层次

22、分明、详略得体 (2)语言简练、起伏有致,3.背景 写时要注意: (1)详略要得当，分寸要合适，不可喧宾夺主。 (2)写法要灵活，可穿插，也可一次叙述。,4.结尾 就形式而言: (1)有的消息结尾是作一概括性的小结，帮助读者加深印象； (2)有的是用启发、激励的话语作结束，加强读者的感受； (3)有的则有意不把话说尽，给读者以思索回味的余地。,三、消息的写作要求 （一）要素应齐全 （二）结构要合理 （三）叙述是主体 （四）形式要精悍,第三节 调查报告,一、调查报告的概念和种类 （一）调查报告的概念 调查报告是根据特定的目的,对客观事物进行调查研究,并经过分析、综合揭示出其本质或客观规律的书面报

23、告。它是一种机关、企事业单位常用的实用文体，也是一种新闻媒体常用的文体。,（二）调查报告的种类 主要可分为以下几类： 1.社会状况调查报告 2.典型经验的调查报告 3.揭露问题的调查报告 4.市场动态调查报告 从形式上又可分为： 1.综合调查报告 2.专题调查报告,二、调查报告的结构格式 一般由标题、正文和落款三部分组成。 （一）标题 通常有两种形式： 1.单标题 2.双标题,（二）正文 正文由前言、主体和结语三部分组成。 1.前言 主要是介绍调查对象的基本情况，说明调查的背景、范围、经过，或概括全文的主要内容，或提示全文的主旨。 调查报告的前言要简明扼要。,2.主体 主要内容一般包括三个方面

24、： (1)表明主旨 (2)提供事实材料 (3)进行理论阐述 主体结构可采用: (1)横式结构 (2)纵式结构 (3)综合式结构,3.结语 (1)可提出解决问题的方法、对策或建议。 (2)可总结全文，进一步深化主题。 (3)可提出问题，引发进一步的思考。 (4)可展望前景，发出鼓舞和号召。 (5)如无须赘言，结语也可省略。,(三)落款 要写明调查者的单位名称、个人姓名以及完稿时间。如标题下方已注明调查者，则落款时可以省略。,三、调查报告的写作要求 （一）调查研究是调查报告的写作基础 （二）深入研究是调查报告的写在前提 （三）揭示本质规律是调查报告的写作任务,第四节 讲话稿,一、讲话稿的概念、种类

25、和特点 （一）讲话稿的概念 讲话稿也称“发言稿”，是为某种特殊场合的讲话而事前拟定的书面文章。演讲词、演说稿、谈话稿、会议报告稿等文书同属此类。领导的重要讲话稿也可以成文印发。,（二）讲话稿的种类 按应用目的分:阐释说明性讲话稿、传授性讲话稿、宣传性讲话稿等； 按发言者身份分:领导讲话稿、代表人讲话稿、个人讲话稿等； 按应用场合分:会议讲话稿、礼仪讲话稿等。,（三）讲话稿的特点 1.主题的确定性 2.对象的针对性 3.表达的艺术性,二、讲话稿的结构格式 一般包括标题、称谓及正文三部分。 （一）标题 一般有单标题、双标题。 （二）称谓 位于标题之下。,（三）正文 通常包括开场白、主体、结束语三部

26、分。 1.开场白 要求能充分调动、吸引听众的注意力，并能引出主要内容。,2.主体 这部分应做到： 中心突出，层次清楚，论据充分。 安排主体结构，通常有两种方式： （1）纵向递进式 （2）总分并列式,3.结束语 常见的有以下几种： (1)对与会者提出要求和希望； (2)对未来的前景作一番展望； (3)对全文的主要内容加以总结概括。 总之，结束语要求简明扼要， 达到鼓舞人心或令人回味的效果。,三、讲话稿的写作要求 （一）讲话稿要有真挚强烈的情感内涵。 （二）要适当采用一些灵活的艺术手段，力争把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻。 （三）要避免千篇一律，在庄重、严谨的前提下，争取形成独特的风格。 （四

27、）要注意书面语与口语的结合，力争做到既文采斐然，又雅俗共赏。,第五节 规章制度,一、规章制度的概念、特点和分类 （一）规章制度的概念 规章制度是章程、条例、规定、办法、细则、规则、规程、制度、守则、公约、须知等的总称，它是在一定的范围里制定的一种具有法规性与约束力，要求有关人员必须按章办事，共同遵守的文件，也就是说，它是在一定范围内要求人们必须共同遵守的行为规范和准则。,（二）规章制度的特点 1.要求的统一性 2.规定的具体性 3.形式的条列性,（三）规章制度的种类 常用的有以下几种： 1.章程 2.条例 3.规定 4.办法 5.细则 6.规则、规程 7.制度 8.公约、守则,二、规章制度的结

28、构格式 （一）部首 1.标题。一般有两种构成形式：一种是由事由、文种构成； 另一种是由制文机构名称（或施行范围等）、事由和文种构成。 2.制发时间和依据。一般在标题之下用括号注明规章制度通过的日期，或批准、公布的年月日。,（二）正文 正文通常包括总则、分则和细则三部分。 1.总则 是关于制定各种规章制度的目的、意义、依据、指导思想、适用原则和范围等的说明性文字。,2.分则 即规范项目，这是规章制度的实质性规定内容，是要求具体执行的依据。 3.附则 是对规范项目的补充说明，其中包括用语的解释和解释权、修改权、公布实施的时间等项内容，一般放在正文的最后。,规章制度（章程和条例）的写法 （1）标题。

29、一般由组织名称和文种构成。 （2）发布的时间。 要在标题之下，居中写上通过该章程的会议名称和时间，并加上圆括弧。 （3）正文。都是以条文的形式写成的。正文一般分为序言、主体、附文三个部分。 （4）署名。通常放在尾部，写明制定章程的企业名称、时间、章程通过的年、月、日。,三、规章制度的写作要求 （一）依法定规，按法制度 （二）实事求是，切实可行 （三）结构严谨，内容具体 （四）定期检查，及时修订,第三章 财经文书 第一节合同 协议书,合同 一、合同的概念和作用 （一）合同的概念 合同是契约的一种，中华人民共和国合同法以法律的形式规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民

30、事权利义务关系的协议”。,（二）合同的作用 1.约束作用 2.保障作用 二、合同的种类和内容 （一）合同的种类 中华人民共和国合同法把合同分为以下15个种类： 1.买卖合同 2.供用电、水、气、热力合同 3.赠与合同 4.借款合同 5.租赁合同 6.融资租赁合同,7.承揽合同 8.建设工程合同 9.运输合同 10.技术合同 11.保管合同 12.仓储合同 13.委托合同 14.行纪合同 15.居间合同,(二)合同的内容 中华人民共和国合同法第十二条规定：合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款： 1.当事人的名称或者姓名和住址 2. 标的 3.数量 4.质量 5.价款或者报酬 6.履行期限、地

31、点和方式 7.违约责任 8.解决争议的方法,四、合同的写作要求 （一）文字和语体要求 1.文字表述要准确严谨，字句要明白易懂。 2.语句要简练、精密，所用文字概念只能有一种解释。 3. 文句要通顺，词语搭配要适当。要避免错字、别字、漏字、标点符号使用不当等问题 。,（二）逻辑要求 1. 写作所采用的概念要准确，防止概念模糊或产生歧义。 2.合同的各项条款结构要严谨，使用的各种词组、概念内涵和外延要明确、周严。,协议书 一、协议书的概念 协议书是协议双方或多方之间为了完成某项合作或其他事情，经过协商取得一致意见后共同订立的明确相互权利义务关系的契约性文书。协议书的当事人可以是国家机关、社会团体，

32、也可以是企事业单位，还可以是公民个人。,二、协议书与合同的区别 （一）使用范围不同 （二）规范程度不同 （三）时效规定不同,三、协议书的结构格式 （一）标题 通常有两种形式： 1.只写文种 2.内容+文种,(二)约首 约首位于标题之下，写明协议各方当事人的单位名称或个人姓名。 为使协议书正文简洁方便，在立约各方当事人的前面或后面，一般应注明“甲方”、“乙方”等 。,（三）正文 一般包括开头、主体和结尾三部分。 开头：写明立约的依据、目的、缘由等。 主体：写明约定的内容。 结尾：主要有协议书的份数（正、副本各几份）；保存人或单位；有效期限和违约责任等。,（四）签署 除了单位名称外，还应同时署上代

33、表人的姓名，并加盖印章。如果是个人，或签名或盖章。如果有中间人、证明人、调解人等，也要签字盖章。 签章后写明协议书签订的日期。协议书如经公证处公证的，则要有公证单位名称、公证意见、公证人姓名、公证日期和公证机关印章。,四、协约书的写作要求（与合同相同） 另需特别注意的是： （一）协议书一旦签订，也具有法律效力，因此写作时也必须遵守国家的政策、法规。 （二）态度要认真、行为要谨慎，切不可因为是“协议”而草率行事。,第二节 商务函电,一、商务函电的概念 商务函电是商务信函和商务电函的统称。通常人们把通过邮政系统递送的有关商贸事务的信函称为商务信函，把通过电子通讯工具传送的有关商贸事务的电函称为商务

34、电函。,商务函电的概念有广义、狭义之分。 广义的商务函电是指商务活动当事方在洽谈业务、磋商问题、交流信息等过程中往来的信函、电话、传真、电报等文书。 狭义的商务函电一般只指书面形式的文书。,二、商务函电的种类 1.询价函 6.确认订购函 2.报价函 7.装运通知函 3.还价函 8.催款函 4.接受函 9.索赔函 5.订购函 10.理赔函,三、商务函电的基本格式 （一）信头 通常包括： 1. 公司行号名称及地址 2.电话、电传、传真号码 3.电报挂号 4.专用电码 5.电子邮件地址、网址等内容,信头左下方一般是： 对方和己方编号；编号下方写收信人地址、单位；日期写在信头右下方。,（二）标题 标题

35、位置在商务函电首页上方，居中书写。 （三）函号(编号) 函号即发函字号或发函编号，其位置一般在标题右下方或信头的左上方。 常用的形式有两种：一是类同行政公文发文字号的格式； 二是采用直接编号形式。,（四）称谓 其位置一般在标题或函号的左下方 ，写法同一般信函。 商务函电的称谓不能马虎。要注意礼节，尊重对方的文化和习俗。,（五）正文 主要由前言、主体、结尾三部分组成。 前言也叫绪言、序言， 简要介绍商务说明书的内容及特点。其文字应洗练明快，内容简明扼要。 主体集中陈述说明对象的主要信息。,（六）信尾 包括落款、签章、日期等内容。内贸重要信函一般要盖公章。有发函人署名的信函必须亲笔签名。外贸信函的

36、签名要用墨水笔书写，以示郑重和敬意。年、月、日要写全，书写形式也要区别内外贸的差异。,（七）附件 附件是随函附发的有关材料。 信函如有附件，一般在正文最后靠左侧写明附件的名称和件数。,（八） 附言 如有补充说明之事或有遗漏内容，可在附言中表述。 应该指出的是，在办公自动化程度越来越高的今天，为了表示对对方的尊重和自己的严谨，电子商务函电中最好不要以附言的形式补充遗漏的内容。 以上格式内容在使用时，应当根据实际情况选用、调整。一般情况下，标题、称谓、正文、信尾是必备项，其它是或有项。,四、商务函电的写作要求 （一）表意要十分清楚，不会使人误解，没有模棱两可的地方。 （二）内容要集中单一、简要，但

37、不能一味强调简短。 （三）函电应体现相互尊重，讲究礼貌。,第三节 市场调查报告 市场预测报告,市场调查报告 一、市场调查报告的概念、作用和特点 （一）市场调查报告的概念 市场调查报告是对市场进行深入调查研究后，对调查所获得的信息资料进行系统、科学和周密的整理，根据实际需要进行分析、归纳、综合后撰写的书面报告。,（二）市场调查报告的作用 1.均衡供需 2.指导生产 3.合理定价 4.了解信息,(三)市场调查报告的特点 1.针对性 2.真实性 3.典型性 4.时效性,二、市场调查报告的结构格式 （一）标题 1.可由调查的单位、内容和范围构成 2.可由调查的对象和事由构成 3.可直接指出或用提问的方

38、式揭示调查对象的状况 4.可运用正副标题的形式 标题要力求做到简洁、醒目、新颖。,(二)前言 前言也称作引言，文字要简明扼要。 一般包括三个方面内容：调查的缘由、目的；调查的对象、范围；调查的经过（时间、地点、过程等）和方法。同时也可以简要概括全文的主要内容和观点。,（三）正文 其结构一般有纵式、横式两种。 （四）结尾 有些市场调查报告没有单独的结尾。多数报告有结尾。 结尾部分或是对全文的概括归纳；或是重申观点；或是提出希望和建议；或是提出未能解决而又需引人注意的问题。,三、市场调查报告的写作要求 （一）做好写作前的准备工作 （二）选用恰当的表述方法,市场预测报告 一、市场预测报告的概念、作用

39、、特点和种类 （一）市场预测报告的概念 市场预测报告是人们对未来一定时期中某一特定市场变化、发展趋势所作的书面预测。 和市场调查报告相比，市场预测报告的重点在揭示市场未来的发展趋势，寻找市场未来发展的方向及其规律，并提出有针对性的措施和建议，供决策机构参考。,（二）市场预测报告的作用 1.预测作用 2.调整作用 3.指导作用 (三)市场预测报告的特点 （1）全面性 （2）预见性 （3）指导性 （4）时效性,（四）市场预测报告的种类 常见的大体有以下几种： 1.按预测的时空分 根据预测时间的长短不同，可分为： 近期预测 短期预测 中期预测 长期预测 根据不同的空间层次，可把市场预测分为： 国际市

40、场预测 国内市场预测,（2）按预测的范围分 宏观预测 微观预测 （3）按预测的对象分 单项商品预测 分类商品预测 商品总额预测,二、市场预测报告的结构格式 （一）标题 1.完全式：一般由预测范围、时间、目标三部分组成。 2.省略式：有时也可省略时间；有时，带有整体性的预测，也可省略范围，只标明预测时间、目标 。 3.预测结论明确的报告，可以在标题中直接把结论表示出来.。,（二）正文 通常由基本情况、预测分析、建议三个部分组成。 （三）结尾 市场预测报告结尾的写作和市场调查报告的结尾基本相同。,三、市场预测报告的写作要求 （一）目标明确 （二）资料充分 （三）分析科学 （四）建议实用,第六节 广

41、告文案,一、广告文案的概念和作用 （一）广告及广告文案的概念 广告是通过媒体向公众介绍商品、劳务和企业信息等的一种宣传方式。 从广义来说，凡是向公众传播社会人事动态、文化娱乐、宣传观念的都属于广告范畴。 广义的广告文案包括广告的策划、方案，音响、影像的说明解说文字，平面广告的文字等。 狭义的广告文案仅指广告作品中的语言文字部分。,（二）广告文案的作用 1.具有传播功能的作用 2.具有认识功能的作用 3.具有指导功能的作用 4.具有激发功能的作用 5.具有美化功能的作用,二、广告文案的结构格式 包括标题、正文和落款三部分。 （一）标题 1.直接标题 2.间接标题 3.复合标题,(二)正文 是广告

42、的具体内容，它比标题详细周密，是广告标题的延伸和说明。 常见的正文类型有： 1. 叙述式 2.描写式 3.问答式 4.论述式,（三）落款 落款是在广告正文之后，对那些需要购买商品或要进一步了解商品的消费者提供更详细的信息，一般包括广告主通讯地址和联系方法，商品的购买方式和价格等。 注意：落款一是要准确无误； 二是要区分轻重缓急；三是要考虑消费者的接受习惯。,三、广告文案的写作要求 （一）创意要实际实用 （二）内容要真实健康 （三）形式要新颖活泼 （四）语言要简洁明了,第四章 法律文书 第一节 起诉状,一、起诉状的概念和种类 （一）起诉状的概念 起诉状是纠纷当事人（或法定代理人）在自己的合法权益

43、受到侵害或与他人发生争议而未能协商解决时，为维护自身的权益，依法向人民法院提出诉讼，请求人民法院依法裁判的法律文书。,（二）起诉状的种类 1.刑事自诉状 2.民事起诉状 3.行政起诉状,二、起诉状的结构格式 （一）首部 包括： 1.标题 2.当事人（包括代理人、代表人）身份情况 3.案由,（二）正文 包括： 1.诉讼请求事项 2.事实和理由、证据 3.证据来源 (三) 尾部 包括： 1.受文对象 2.具状人签名或盖章 3.起诉日期,(四)附项 应具体说明起诉状副本的份数和证据的种类、名称、数量以及证人的姓名、住址等。 三、起诉状的写作要求 1.以事实为根据，以法律为准绳，有理有据。 2. 准确

44、使用各种用语，言简意赅。 3.书写规范化。,第二节 答辩状,一、答辩状的概念、作用和种类 （一）答辩状的概念 答辩状是指在刑事、民事和行政诉讼活动中，被告或被上诉人针对原告、上诉人的诉状内容，在法定期限内根据事实和法律进行回答和辩驳的文书。,（二）答辩状的作用 1.被告和被诉人通过答辩状，进行有的放矢的答辩，有利于维护当事人的正当合法权益。 2.有利于法院全面了解诉讼双方当事人的意见、要求，及时查明案情，做到兼听则明，公正判决或裁定。,（三）答辩状的种类 （1）根据案件性质的不同，答辩状分为民事答辩状、刑事答辩状、行政答辩状三类。 （2）根据审判级别的不同，答辩状可分为一审答辩状、上诉审答辩状

45、。,二、答辩状的结构格式 答辩状由首部、正文、尾部和附项四部分组成。 （一）首部 包括： 1.标题 2.答辩人基本情况 3.答辩缘由 （二）正文 包括: 1.答辩理由 2.答辩意见及请求,(三)尾部 包括： 1.受文对象，即致送的人民法院 2.答辩人签名或盖章 3.答辩日期 (四)附项 包括： 1.应具体说明答辩状副本的份数 2.证据的种类、名称、数量 3.证人的姓名、住址,三、答辩状的写作要求 （一）提出答辩须在法定期限之内。 （二）要尊重客观事实。 （三）要有鲜明的针对性。 （四）要紧扣争议的焦点来答辩。 （五）要很好地运用反驳的方法和立论的方法。,第五章 社交礼仪文书 第一节 感谢信 慰

46、问信,感谢信 一、感谢信的概念 感谢信是单位或个人为感谢对方的关心、帮助和支持，向对方表达诚挚谢意而写的专用书信。,二、感谢信的结构格式 （一）标题 常见的有三种类型： 1.“文种名称”型，即只写明“感谢信” 2.“受文单位+文种名称”型 3.“发文单位+受文单位+文种名称”型,（二）称谓 在标题下面一行顶格写被感谢对象的单位名称或个人姓名。 （三）正文 首先，简练地叙述对方的好品德、好作风及先进事迹。 其次，热情赞颂对方的可贵精神及客观影响，表示向对方学习的态度和决心。,（四）结尾 写表示敬意和感激的话。 （五）落款 在结尾下一行的右半行署上单位名称或者个人姓名。在署名下边写上发信的日期。,

47、三、感谢信的写作要求 （一）叙事简洁，评价恰当 （二）感情真挚，语言朴实,慰问信 一、慰问信的概念和种类 （一） 慰问信的概念 慰问信是以组织或个人的名义向有关集体或个人表示慰问、问候和致意的书信。,（二）慰问信的种类 慰问信有三种类型： 1.向做出贡献的集体或个人表示慰问。 2.向由于某种原因而遭到重大损失或巨大困难的广大群众表示同情和安慰。 3.节日慰问。,二、慰问信的结构格式 （一）标题 在第一行居中写“慰问信”或“致的慰问信”。 （二）称谓 写被慰问的单位或个人姓名。,（三）正文 不同类型的慰问信正文略有一些区别： 1.慰问先进的慰问信 首先简述先进事迹及其意义； 中心段可写成绩是怎样

48、取得的及有怎样的意义，并表示赞扬； 最后勉励他们再接再厉，继续前进。,2.慰问受难者的慰问信 正文内容主要是对受难者表示同情和安慰； 中心段鼓励他们克服困难，努力奋斗，战胜眼前的困难； 最后写自己(发信单位或个人)将为他们做贡献的决及行动(如捐款捐物等)，并表示良好祝愿。,3.节日慰问的慰问信 开头概述节日意义及提出问候语； 中心段赞扬有关人员所取得的成绩或所做的贡献，同时，联系当前的形势阐述责任和今后的任务； 最后提出希望。,（四）结尾。写祝愿的话。 （五）落款。署名写在正文后下一行的右下方，日期在其下。 三、慰问信的写作要求 （一）行文精练，主次分明 （二）感情真挚，语气恰当,第二节 请柬

49、 聘书,请柬 一、请柬的概念 请柬，又叫请帖，柬帖，帖子。他是为了邀请宾客参加比较隆重的庆典，会议（展销会、观摩会等）或纪念性的活动而发出的通知书。,二、请柬的结构格式 请柬从形式上分为横式写法、竖式写法两种。 （一）标题 在封面中间写上“请柬”(请帖)二字。 （二）称谓 顶格写出被邀请者(单位或个人）的名称。,（三）正文 1.写清活动内容。此外，要详细写明时间、地点、要求。 2.入会场是安排座次的，要附入场卷。 3.若有其它要求也需注明，如“请准备发言”、“请准备节目”等。,（四）结尾 在正文后要写上“敬请光临”、“恭候莅临”等礼节性的问候语或恭候语。 （五）落款 在正文右下方写发帖单位或发

50、帖人名称和发帖日期。,三、请柬的写作要求 （一）形式庄重，内容准确 （二）语言简洁，措辞文雅,聘书 一、聘书的概念 聘书是用于聘请某些有名望的权威人士或有专业特长的人完成某项任务或担任某种职务时使用的文书。 聘请无隶属关系的人员时使用的聘书叫聘请书；实行聘任制的单位聘任行政干部或专业技术人员使用的聘书叫聘任书。,二、聘书的结构格式 （一）标题 在正中写上标题“聘书”或“聘请书”字样，字体稍大。 （二）称谓 在标题下一行顶格书写被聘请者的姓名，然后加冒号。,（三）正文 一般要交代聘请的缘由，被聘者将从事的工作、担任的职务及权限、待遇、时限等。 正文中还可写上对被聘者的希望或要求。,（4）结尾 一

51、般写表示敬意和祝颂的话。最常用的结束语为“此聘”，也可写“此致敬礼”等。 （5）落款 在右下方写上聘请单位的全称，在署名下边书写年、月、日，同时要加盖公章。,三、聘书的写作要求 （一）内容明确，言简意赅 （二）态度诚恳，双方认可,第三节 启事 声明,启事 一、启事的概念 启事是机关、团体、企事业单位或个人，向社会公开告知、说明事项的文书。经常登载于报刊，或在公共场所张贴，或在电视台、电台播放。所以，启事具有广告性质和信息传递的作用。,二、启事的结构格式 （一）标题 位于第一行居中，字体稍大，一般以“启事”为常见。 （二）正文 一般简明扼要地交待有关事项，提出具体要求。 招聘类启事要写招聘的目的

52、、对象、条件等；告知类启事只需写明所告知的事项即可。,（三）结尾 结尾部分常用“此启”或“特此启事”的结束语。 （四）落款 在正文的右下方写明单位、姓名及时间。,三、启事的写作要求 （一）内容明确，简洁通俗 （二）一事一启，无强制性,声明 一、声明的概念和种类 （一）声明的概念 声明就是有重要事项要向社会的公众澄清是非、确认真相、警告某些不正当的言行，以保护自身的合法权益，做出公开说明并表示立场、观点、态度的一种常用应用文。,（二）声明的种类 常见的主要有以下两类： 1.针对某重大的国际、国内问题或直接涉及国家利益的问题，表明一国、一党或一团体的态度、反应、立场、政策的重要外交专用公文。 2.

53、 按不同事物内容分，有遗失声明、除名声明、表明关系声明、委托受权声明等。,二、声明的结构格式 （一）标题 一种是只写文种“声明”；一种是在文种前表明事由。 （二）正文 1.写明发表声明的缘由。 2.陈述声明的事项或问题，表明有关立场、观点、态度和做法。 3.提出声明者的希望和要求。,（三）结尾 声明的结尾常用“特此声明”。 （四）落款 包括署名、日期。,三、声明的写作要求 （一）事实清楚，证据确凿 （二）措辞准确，语气严厉,第四节 海报 条据,海报 一、海报的概念和种类 （一）海报的概念 海报是机关、团体向公众报道或介绍文化、娱乐、体育活动及学术报告会等消息时所使用的一种招贴性应用文。,（二）

54、海报的种类 常见的海报有： 1.电影海报 2.文艺晚会、体育比赛类海报 3.学术报告类海报,二、海报的结构格式 （一）标题 海报的标题一般写在正文上方正中位置，字体稍大一些。写法大致由三种： 1.单独由文种名构成 2.直接写活动的内容 3.在活动内容前加上举办单位名称,(二)正文 一般采用分项列举式的写法，要求写清楚以下一些内容： 1.活动的目的和意义。 2.活动的主要项目、时间、地点等。 3.参加的具体方法及一些必要的注意事项等。 （3）落款 写明主办单位和举办单位，署名下一行写明日期。,三、海报的写作要求 （一）海报一定要具体真实地写明活动的地点、时间及主要内容。 （二）文字力求简洁利索，

55、条目清楚明了。篇幅要短小精悍。 （三）根据内容配上美术图案，色彩和构图要醒目，具有时代气息和装饰美。,条据 一、条据的概念和种类 （一）条据的概念 条据是人们处理日常临时性事务时使用的一种简单的应用文体。 便条和单据合称为条据。,（二）条据的种类 条据可分为两类： 1.说明性条据 (又称便条) 2.凭证性条据 (又称单据) 三、条据的结构格式 （一）说明性条据的结构格式,常用的便条有请假条、留言条、托事条等。 1.标题 在第一行的中间写上“请假条”、“留言条”、“拜托条”等字样，以标明便条的性质（有时也可以不写）。 2.称谓 在第二行顶格写收条人的姓名。,3.正文 如果写请假条，就要写明请假原

56、因及起讫时间； 如果写留言条，就要把有关的事情、时间、地点写清楚； 如果写托事条，就要把托谁、办什么事及要求一一写清楚。,4.结尾 另起一行空两格写“此致”，另起一行顶格写“敬礼”。 5.落款 在结尾下一行右方署名，其下写日期。,(二)凭证性条据的结构格式 凭证性条据，习惯上也叫单据。 常用的凭据有借条、欠条、收条、领条等。,各种单据的格式和写法大致相同，一般包括下面几个部分： 1.标题 在单据的上方中间写“收条”、“欠条”等字样，标明单据的性质。,2.正文 在单据名称的下一行空两格写正文。单据开头有较为固定的惯用语，一般写“今借到”、“今收到”、“今领到”等。然后写对方名称或姓名。 涉及到的钱、物的数量、金额要大写，钱的数字末尾要加一个“整”字。,3.结尾 正文写完后可以紧接着写上“此据”二字，也可以另起一行空两格写。 4.落款 在结尾下一行右下方写上立据人的姓名，如是单位，除写明单位名称外，还应写明经办人的姓名，表明对单据内容负责。署名下写日期。,三、条据的写作要求 （一）说明性条据具有较强的礼仪规范，措辞要谦恭、礼貌。 （二）凭证性条据的写作要慎重、规范，措辞严谨。钱、物的数量、金额要清楚，要用汉字壹贰叁肆伍陆等书写。,第六章 毕业文书 第一节 毕业论文,一、毕业论文的概念和种类 （