淄博市烟草专卖局（公司）

淄博市烟草专卖局（公司）关于ISO9000质量管理体系省级审核及第三方认证审核整改情况的报告省局（公司）2012年10月29日至31日，省局（公司）和深圳环通认证中心有限公司对淄博市局（公司）实施了ISO9000质量管理体系省级审核及第三方认证审核。本次审核共发现问题项62项，其中不符合项4项，另有建议项3项。淄博市局（公司）高度重视审核中发现的问题，于10月31日召开了总结推进会议，制定了整改方案，落实了职责归口，明确了整改要求，对发现的问题实施了切实有效的纠偏改进、优化完善，对潜在问题实施了有效预防，整改工作在规定时限内提前完成，达到了预期效果。现将整改情况汇报如下一、建立组织机构市局（公司）成立审核问题整改和预防工作领导小组。组长谢云副组长翟义王健民翟汉臣马天任闫厚强（常务）王晓光华长兵成员各单位、各部门主要负责人领导小组下设办公室，设在体系办。市局（公司）管理者代表闫厚强同志兼任办公室主任，负责整改、预防工作的策划部署、过程监督和结果验证工作。市局（公司）党委要求，各单位（部门）主要负责人是问题整改第一责任人，要对问题原因分析、措施制定、措施执行和效果保障各个环节亲自分析、审查、把关，由管理者代表对不符合项、整改措施和预防措施有效性进行逐一验证，最高管理者进行抽检。二、策划实施整改（一）整改策划情况11月5日，市局（公司）组织召开了审核问题整改、预防策划部署会议，会议进一步明确了整改责任部门和整改完成时限，体系办对纠正措施和预防措施制定与实施工作进行了专题培训，统一了问题项整改报告、预防措施报告和不符合报告编写要求和填报格式。在预防措施方面，规定了各基层单位制定预防措施不少于两项，机关各部门执行预防措施不少于一项，策划制定了审核整改工作排期表。审核整改工作排期表单位（部门）问题项个数整改完成期限单位（部门）问题项个数整改完成期限综合计划科5项11月15日信息科3项11月20日办公室2项11月20日人事劳资科4项11月15日内管办2项11月15日机关服务中心2项11月8日财务科1项11月20日审计科2项11月30日监察科2项11月9日政工科1项11月20日法规科1项11月15日基建科1项11月15日专卖监督管理科（稽查支队）6项11月30日烟叶经营中心3项11月10日单位（部门）问题项个数整改完成期限单位（部门）问题项个数整改完成期限卷烟营销中心10项11月30日卷烟物流中心7项11月30日桓台县局（营销部）5项11月30日博山区局（分公司）5项11月30日张店区局（营销部）预防措施11月20日淄川区局（分公司）预防措施11月20日周村区局（营销部）预防措施11月20日临淄区局（营销部）预防措施11月20日高青县局（营销部）预防措施11月20日沂源县局（分公司）预防措施11月20日整改过程中强调做好两方面工作，一方面要充分发挥领导作用。责任部门、责任岗位要查找深层要因和关键问题，由部门负责人评审确认。对于制定的整改措施，部门负责人要提出修订、补充意见，对措施加以完善。整改完毕后，部门负责人要确认措施有效性，确保整改质量，杜绝“二次整改”现象的发生。另一方面要突出“根治作用”。从“人、机、料、法、测、环”多角度分析原因，特别注重在改进工作思路，建立规范性文件与流程，强化监督检查，开展针对性培训，创新方式方法等方面入手，实现“标本兼治”。整改工作流程图整改实施整改完成负责人审核负责人审核负责人审核否否问题分析保存整改记录，巩固整改措施。整改验证否否再次整改（二）整改实施情况1目标管理方面继续深入实施“目标33”管理体系，进一步理顺目标的制定、分解、测量、分析、考核、改进、评审和调整的闭环管理过程。具体为（1）制定根据上级目标、上级要求和工作职责，找准工作的关键控制节点和主要影响因素，按控制性指标和激励性指标两大类，细分为过程控制目标、资源保障目标和最终结果目标，本着追求成功、反映结果、评价绩效、激励员工、引导改进的管理原则，制定年度目标，建立公司级年度质量目标和部门级年度质量目标。（2）分解将公司级年度目标分解为各部门、各岗位的季度目标，明确到周，细化到日。建立部门季度绩效计划及考核表、周工作计划和员工岗位日写实，对目标达成过程实施微观控制。（3）测量对每一项KPI和职责履行指标完成情况进行测量，全部KPI和主要职责指标实现情况要直观描述测量结果，建立绩效沟通表，记录测量结果。（4）分析以绩效沟通表为载体，分析KPI和职责履行指标当期实现情况，特别是对未达成的目标，及时分析原因及各类影响因素。（5）考核以绩效管理实施细则为抓手，持续完善考核制度和标准，目标达成情况全面纳入考核，对相关痕迹资料采取标准化管理，切实做好考核通报和信息反馈。（6）改进一方面注重目标改进措施的有效性和可行性评价，另一方面通过测量下期目标实现情况，分析目标实现能力是否有所提升，分析进一步改进的可能性和方法。（7）评审与调整开展单位、部门、岗位多层目标评审，对目标的适宜性做出多角度评价，收集各专业、各层级目标管理的意见和建议，形成调整意见，开展集中评审，由管理层审议和批准后执行。在整改过程中，针对目标管理中发现的问题实施了有效的纠正和纠正措施。对于县级局法制科缺少对执法满意度、执法监督、执法检查证管理等具体工作过程目标策划的问题，各区县局统一对各部门质量目标及考核情况重新策划，实现职责明晰、目标准确、层级支撑，对上级目标实施全面的细化分解。同时，加强对质量目标达成过程的控制，对各项工作的完成情况按策划频次进行逐一检查。对于订单满足率目标值和统计口径不合理的问题，卷烟营销中心根据省局（公司）要求，按照高点定位，积极提升的标准，合理确定2013年订单满足率目标，同时细化措施，制定分阶段提升目标，确保实现目标提升。对于卷烟市场净化率目标测量中抽样比例不符合要求的问题，专卖科在省局卷烟市场净化率抽样比例相关规定的基础上，修改专卖科2012年质量目标表，修正测量频次和周期，将测量频次修正为月度，抽样比例修正为30户/单位，并且在抽样方法中按照一定的比例，分大型宾馆、酒店、烟酒店、食杂店等不同业态以及城区繁华街道、农村集贸市场等不同的商圈进行随机抽样，更加真实地反映出市场的实际净化情况。对于电子结算成功率改进措施可行性差的问题，卷烟营销中心制定纠正措施，严格执行卷烟配送错时工作方案，加强客户管理，充分发挥互助小组长作用并加强考核力度，提高重视程度，杜绝类似问题发生。2文件策划和文件管理方面本次审核中文件策划与管理方面主要存在文件策划内容不全面、上级文件转化不到位和受控文件管理不到位等问题。针对存在的问题，体系办多次组织相关部门进行研究分析，构建新的质量清单体系。质量清单示意图淄博烟草质量管理清单法律法规清单单位（部门）记录清单单位（部门）文件清单记录清单机要文件清单外来文件清单质量计划清单三级文件清单在原有三级文件清单、法律法规与外来文件清单以及制度清单的基础上，按照ISO9000体系标准要求和实际工作情况，将文件、记录细分为六项清单，分别是法律法规清单（包括各类法律法规、地方与行业规章等）；三级文件清单（包含各类内部管理规定、管理制度、管理办法等）；质量计划清单（包括各类实施方案、工作细则等）；外来文件清单（包括上级局、政府、行业协会文件等组织质量管理体系所需的外来文件）；机要文件清单（组织内部、外部的需要保密储存的文件）；记录清单（各类为提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据而建立的记录）。同时，与相关部门协同，做好文件管理工作。积极与办公室、内管办、法规科协调，在收发文管理，外来文件识别与管理，机要文件管理，制度建设，法律法规识别与更新等方面深入研究分析，制定以清单为平台的文件、记录管理机制，明确不同清单管理要求，特别注重在制度建设方面实施详细策划、梳理和补充，为各项工作规范化运行打牢制度基础。在纠正工作方面，对于各类未转化的文件，按照职责归口及时进行了转化。3文件执行方面全市系统以此次审核为契机，进一步强化责任意识，强化过程控制，切实提高文件执行力、执行能力、执行速度和执行效果。通过召开专题会议，实施系统培训，加深对工作流程的学习以提高认知程度，完善相关制度，建立痕迹记录，加强考核奖惩等措施实施了有效整改。对于车辆采购项目一项一卷整理不到位，新品牌卷烟引入评审报告表审批记录不明确，新办烟草专卖零售许可证审核意见填制职责不明晰，涉案卷烟仓库未划分待处理区、罚没区，涉案卷烟的仓储未按照规定存放等问题，实施了有效整改。在文件执行的日常管理过程中，以体系文件为基础，加强文件管理，特别是第三层次文件管理，一方面提高执行性文件的编写质量，提升文件本身的适应性和有效性，另一方面将“文件执行率”作为定性指标纳入考核，将绩效考核与内部审核相结合，促进各流程实现“文做相符”，确保全市系统文件执行率持续提升，同时杜绝以降低文件要求和标准来实现“有效”执行的现象发生，以突出文件执行促进执行力和执行能力的提升。4持续改进方面进一步将质量管理与绩效管理深度融合，每年开展四次各专业集中式内部审核，建立全面的痕迹化资料，同时，扎实开展管理评审工作，全面提高管评质量。具体改进措施为将评审输入明确为七方面内容，一是审核结果，二是顾客反馈，三是过程的业绩和产品的符合性，四是预防和纠正措施的状况，五是以往管理评审的跟踪措施，六是可能影响质量管理体系的变更，七是改进的建议。对于2012年度管理评审工作，审核结果以省级审核和第三方认证审核结果作为主要输入内容；顾客反馈以营销、专卖、烟叶、工业企业、顾客投诉、咨询、举报情况、内部员工满意度情况作为主要输入内容；过程业绩和产品符合性以卷烟营销、专卖管理、烟叶生产经营、物流配送工作状况，以及各区县单位和市局（公司）机关部门工作开展情况为重要输入内容；纠正和预防措施以省级审核及第三方认证审核整改预防工作情况为重要输入内容；以往管评的跟踪措施以年度各类具有管评性质的会议要求的贯彻落实情况为主要输入内容；可能影响体系的变更因素以国内外烟草发展格局和行业发展要求的落实情况为重要输入内容；改进建议以省局（公司）审核组和各类工作检查提出的建议为重要输入内容。总体确保管评输入全面、详实，符合标准要求。将管理评审输出明确为三部分内容，一是质量管理体系有效性及其过程有效性的改进；二是与顾客要求有关的产品的改进；三是资源需求。上述措施于2012年管评前进行专题培训，提高各单位（部门）管评报告的质量和水平，协调相关部门进行充分策划，切实提高管理评审工作质量。（三）整改过程监督情况为充分保证问题整改工作的质量和效率，市局（公司）对审核整改策划、实施全过程制定了严格的过程控制排期表。淄博烟草审核整改工作过程控制排期表11月过程督导和结果验证情况单位（部门）问题项个数整改完成期限12日59日1216日1923日2630日整改完成情况整改验证情况办公室2项11月20日完成整改验证有效人事劳资科4项11月15日完成整改验证有效内管办2项11月15日完成整改验证有效机关服务中心2项11月8日完成整改验证有效财务科1项11月20日完成整改验证有效审计科2项11月30日完成整改验证有效纪检监察科2项11月9日完成整改验证有效政工科1项11月20日完成整改验证有效法规科1项11月15日完成整改验证有效专卖监督管理科（稽查支队）6项11月30日完成整改验证有效烟叶经营部3项11月10日完成整改验证有效基建科1项11月15日内部问题项评审/原因分析/资料准备完成整改验证有效单位（部门）问题项个数整改完成期限11月过程督导和结果验证情况整改完成情况整改验证情况12日59日1216日1923日2630日信息科3项11月20日完成整改验证有效综合计划科5项11月15日完成整改验证有效卷烟营销中心10项11月30日完成整改验证有效卷烟物流中心7项11月30日完成整改验证有效博山5项11月30日完成整改验证有效桓台5项11月30日完成整改验证有效六个区县制定预防措施共12项11月15日召开会议/制定方案/准备资料完成整改验证有效过程督导现场验证书面验证在统一了整改措施、预防措施和不符合项报告填制格式的基础上，体系办进一步明确了四项具体要求一是由问题发生岗位人员认真分析原因，找出深层要因和关键问题，提交部门负责人进行评审，通过后由部门负责人确认；二是本部门制定有效整改措施（纠正或纠正措施），部门负责人要进行初审，提出修订、补充意见，完善整改措施，由部门负责人审核通过，开始实施；三是整改措施实施完毕，根据整改过程形成整改完成情况，由部门负责人确认内容真实有效；四是部门负责人对整改效果进行初步验证，体系办进行再次验证，再次验证时确定纠正措施的有效性。市局（公司）领导进行检查或抽检。四季度，市局（公司）对于审核问题的整改情况进行了全面的跟踪验证，验证工作与绩效考核工作相结合，验证措施的有效性，验证结果直接作为考核奖惩依据。管理者代表对整改情况进行了逐一验证，最高管理者实施了抽样检查验证，全市整改工作实现了“PDCA”闭环管理。三、全面完成整改截止11月30日，淄博烟草ISO9000省级审核及第三方认证审核问题项整改、验证工作全面完成，目标管理、文件管理、监视测量、持续改进等方面工作质量进一步提升。市局（公司）全部采纳了审核组提出的三个建议项，劳动规章制度重新修订执行，节能减排和设备管理职责归口落实为综合计划科，并为综合计划科新增编制一人，解决了投资、采购工作人员配备不足的问题。本次整改共形成不符合项报告4份，整改措施报告58份，预防措施报告37份，经验证纠正和预防措施全部有效，整改工作实现预期效果。附件1不符合项报告（环通认证中心统一格式）2问题整改情况汇总表淄博市烟草专卖局（公司）2012年12月7日附件1不符合报告（一）报告日期20121031质量环境职业健康安全食品安全能源其他报告编号NC1总顺序号41受审核方山东淄博烟草有限公司/淄博市烟草专卖局审核区域综合计划科不符合描述查山东省局（公司）设备管理办法，文件要求未落实，不符合文件管理程序55行政收文程序52的规定承办部门收到交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。不符合标准条款号GB/T190012008IDTISO90012008第423条GB/T240012004IDTISO140012004第条GB/T280012001（OHSAS180011999）第条GB/T504302007第条GB/T220002006IDTISO220002005标准专项技术要求第条HACCP体系及其准则CAC/RCP11969食品卫生通则第条GB/T233312009食品行业能源管理体系认证实施规则第条其它不符合严重性判定严重不符合一般不符合整改方式纠正/纠正措施/预防措施纠正措施/预防措施其他整改期限四周八周十二周验证方式提交新文件/证据现场跟踪下次审核验证效果验证审核员签名孙潍潍确认与承诺受审核方管理者代表签名原因分析、纠正及纠正措施/预防措施方案（可以附页的形式对下述内容予以逐项说明）1原因分析2纠正3纠正措施/预防措施（方案）上述事项均已按要求完成（详见附页）其他说明受审核方管理者代表签名闫厚强日期20121130对受审核方提交的纠正、纠正措施/预防措施证据是否满意是否若否，进一步验证意见验证人员签名日期附页关于不符合项的纠正、纠正措施/预防措施的说明一、不符合报告编号NC1二、不符合项原因分析（1）对ISO9000质量管理体系标准学习不够深入，执行尚不到位。在文件管理方面，主要表现为对GB/T19001体系标准要求423和424条款理解、执行方面存在不足。（2）文件管理意识较为薄弱，对重要性认识不足。在文件识别、编制、修订、评审等方面存在不全、不深、不细的情况。在现有文件清单和记录清单框架下，没有进一步细化文件识别和日常管理要求。同时，对需建立制度的区域及制度内容识别、策划不到位，导致文件管理存在漏洞。（3）日常审核、监督、检查力度不够。对文件管理的检查、审核等监管工作不到位，特别是对各单位（部门）文件清单、记录清单修订、更新、维护工作的监管及指导力度不够，导致在清单建立后部分单位（部门）没有按照要求进行管理。三、纠正（若不适用，请说明）综合计划科认真策划、转化山东省局（公司）设备管理办法，编制了淄博市烟草专卖局（公司）设备管理办法，落实各项工作要求，确保设备管理规范化、流程化。四、纠正措施/预防措施（方案）（1）建立新的清单体系。在原有三级文件订单、法律法规与外来文件清单以及制度清单的基础上，按照ISO9000体系标准要求和实际工作情况，将文件、记录细分为六项清单，分别是三级文件清单（包含各类内部管理规定、管理制度、管理办法等）；质量计划清单（包括各类实施方案、工作细则等）；法律法规清单（包括各类法律法规、地方与行业规章等）；外来文件清单（包括上级局、政府、行业协会文件等组织质量管理体系所需的外来文件）；机要文件清单（组织内部、外部的需要保密储存的文件）；记录清单（各类为提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据而建立的记录）。（2）协同相关部门，做好文件管理工作。积极与办公室、内管办、法规科协调，在收发文管理，外来文件识别与管理，机要文件管理，制度建设，法律法规识别与更新等方面深入研究分析，制定以清单为平台的文件、记录管理机制，明确不同清单管理要求，特别注重在制度建设方面实施详细策划、梳理和补充，为各项工作规范化运行打牢制度基础。（3）加强过程监管。在日常检查、审核、督导过程中，将文件、记录管理工作列为重点检查内容，实施有力监管，促进持续改进，切实提高各单位（部门）认识水平和管理能力。五、实施纠正的证据清单淄博市烟草专卖局（公司）设备管理办法六、实施纠正措施/预防措施的证据清单淄博市局（公司）质量管理文件清单、记录清单。七、其他说明无。不符合报告（二）报告日期20121031质量环境职业健康安全食品安全能源其他报告编号NC2总顺序号42受审核方山东淄博烟草有限公司/淄博市烟草专卖局审核区域卷烟营销中心不符合描述淄烟销（2012）8号“淄博市烟草专卖局（公司）卷烟货源供应管理办法”中规定对于零售客户紧俏、敏感超限量供货审批由上报单位分管领导、内管负责人、营销科长、市局公司内管部门以及市局分管领导审批，但文件中未规定零售户以何种形式提出申请，审批人依据什么进行审批，审批后如何监管核查等要求。不符合标准条款号GB/T190012008IDTISO90012008第71条GB/T240012004IDTISO140012004第条GB/T280012001（OHSAS180011999）第条GB/T504302007第条GB/T220002006IDTISO220002005标准专项技术要求第条HACCP体系及其准则CAC/RCP11969食品卫生通则第条GB/T233312009食品行业能源管理体系认证实施规则第条其它不符合严重性判定严重不符合一般不符合整改方式纠正/纠正措施/预防措施纠正措施/预防措施其他整改期限四周八周十二周验证方式提交新文件/证据现场跟踪下次审核验证效果验证审核员签名喻民军确认与承诺受审核方管理者代表签名原因分析、纠正及纠正措施/预防措施方案（可以附页的形式对下述内容予以逐项说明）1原因分析2纠正3纠正措施/预防措施（方案）上述事项均已按要求完成（详见附页）其他说明受审核方管理者代表签名闫厚强日期20121130对受审核方提交的纠正、纠正措施/预防措施证据是否满意是否若否，进一步验证意见验证人员签名日期附页关于不符合项的纠正、纠正措施/预防措施的说明一、不符合报告编号NC2二、不符合项原因分析一是营销制度管理文件不够细致，零售户紧俏、敏感品牌超限量供货管理的流程、环节规定不全面。未规定超限量申请须由零售客户根据订货需求向所属营销部提报申请，没有明确所属营销部及市局营销中心审批依据及标准，不符合9000质量管理标准化工作管理要求；二是内管监督的职能没体现。规定对于零售客户紧俏、敏感超限量供货审批由上报单位分管领导、内管负责人、营销科长、市局公司内管部门以及市局分管领导审批，层层审批的机制建立，但对审批后如何监管，谁来监管没有明确，具体监管职责没有落实到部门、到岗位。三、纠正（若不适用，请说明）针对存在问题，与专卖、内管及区县营销部就当前货源供应管理工作进行重新梳理，修改完善货源供应管理办法，明确超限量审批标准，落实相关部门监管责任，防止类似问题再次发生。四、纠正措施/预防措施（方案）一是与区县、内管、专卖就存在问题专题交流，认真分析制度中存在的问题和疏漏，共同确定解决方法；二是进一步细致学习、研究山东省烟草专卖局（公司）货源供应管理办法和中国烟草总公司山东省公司关于印发的通知；三是根据与区县、内管、专卖交流情况及上级文件要求，修改淄博市烟草专卖局卷烟货源供应管理办法（以下简称办法）。1明确审批流程及标准。在办法中规定零售客户应先向区县营销部提报申请，由区县营销部审核后报至上级审批，并由区县营销部保存客户申报记录；明确审批流程及标准，要求所属营销部根据客户实际经营能力，按照大、中经营规模客户上浮510左右，经营规模小的客户上浮15左右的标准进行核定，填写零售客户周总量合理定量超限量供货审批单，经分管经理审核签字后，报至市局（公司）内管部门及营销中心销售部负责人审批同意后，进行周合理定量调整。2明确相关部门职责。市局（公司）营销中心负责全市货源投放策略的制定、调整和信息发布，与市局（公司）内管办协同做好零售客户超限量的审批。市局（公司）内管办负责对超限量客户的审批，负责做好卷烟销售大户的审批、监管及备案管理。区县营销部负责对零售客户超限量申请进行初次核定；负责做好零售客户超限量申请资料的整理、存档；负责做好卷烟销售大户和超限量审批客户的监管、核查。五、实施纠正的证据清单淄博市烟草专卖局（公司）卷烟货源供应管理办法六、实施纠正措施/预防措施的证据清单淄博市烟草专卖局（公司）卷烟货源供应管理办法七、其他说明无。不符合报告（三）报告日期20121031质量环境职业健康安全食品安全能源其他报告编号NC3总顺序号43受审核方山东淄博烟草有限公司/淄博市烟草专卖局审核区域专卖科不符合描述查专卖科2012年质量目标表，对于反映专卖卷烟市场监管工作的重要指标卷烟市场净化率，确定的抽样比例为10户，样本量过小且未按省局卷烟市场净化率抽样比例要求进行抽样，同时测量频次为季度，测量周期过长，不能真实的反映出卷烟市场的真实情况。不符合标准条款号GB/T190012008IDTISO90012008第541条GB/T240012004IDTISO140012004第条GB/T280012001（OHSAS180011999）第条GB/T504302007第条GB/T220002006IDTISO220002005标准专项技术要求第条HACCP体系及其准则CAC/RCP11969食品卫生通则第条GB/T233312009食品行业能源管理体系认证实施规则第条其它不符合严重性判定严重不符合一般不符合整改方式纠正/纠正措施/预防措施纠正措施/预防措施其他整改期限四周八周十二周验证方式提交新文件/证据现场跟踪下次审核验证效果验证审核员签名王波确认与承诺受审核方管理者代表签名原因分析、纠正及纠正措施/预防措施方案（可以附页的形式对下述内容予以逐项说明）1原因分析2纠正3纠正措施/预防措施（方案）上述事项均已按要求完成（详见附页）其他说明受审核方管理者代表签名闫厚强日期20121130对受审核方提交的纠正、纠正措施/预防措施证据是否满意是否若否，进一步验证意见验证人员签名日期附页关于不符合项的纠正、纠正措施/预防措施的说明一、不符合报告编号NC3二、不符合项原因分析一是专卖对市场净化率规定的抽样比例不够科学，对卷烟零售户测量周期过小，不能充分反映市场真实情况。虽然年度测量抽样320户，但相比全市近2万户零售户总量而言，所占比例较小；二是对抽样数量和周期对市场净化率中的影响重要性认识程度不足，侧重打击力度指标的衡量标准；三是以顾客为关注焦点的基本原则了解运用与实践结合不够，与顾客沟通和联系有待加强。三、纠正（若不适用，请说明）针对存在问题，需就当前市场净化率测量方式和标准进行重新梳理，修改完善市场净化率抽样比例和周期，将测量频次修正为月度，抽样比例修正为30户/单位，防止类似问题再次发生。四、纠正措施/预防措施（方案）一是认真分析产生问题的原因，研究制定解决方法；二是进一步细致学习，强化对市场净化率测量方法和标准的认识；三是根据研究情况及上级文件要求，在省局卷烟市场净化率抽样比例相关规定的基础上，修改专卖科2012年质量目标表，修正测量频次和周期，将测量频次修正为月度，抽样比例修正为30户/单位，并且在抽样方法中按照一定的比例，分大型宾馆、酒店、烟酒店、食杂店等不同业态以及城区繁华街道、农村集贸市场等不同的商圈进行随机抽样，更加真实的反映出市场的实际净化情况。五、实施纠正的证据清单2012年专卖科质量目标表六、实施纠正措施/预防措施的证据清单2012年专卖科质量目标表七、其他说明无。不符合报告（四）报告日期20121031质量环境职业健康安全食品安全能源其他报告编号NC4总顺序号44受审核方山东淄博烟草有限公司/淄博市烟草专卖局审核区域桓台县局（营销部）不符合描述查桓台县局涉案物品管理，涉案卷烟仓库未划分待处理区、罚没区，涉案卷烟的仓储也未按照规定存放，不符合淄博市烟草专卖局涉案物品管理办法（淄烟专【2008】8号）的要求。不符合标准条款号GB/T190012008IDTISO90012008第751条GB/T240012004IDTISO140012004第条GB/T280012001（OHSAS180011999）第条GB/T504302007第条GB/T220002006IDTISO220002005标准专项技术要求第条HACCP体系及其准则CAC/RCP11969食品卫生通则第条GB/T233312009食品行业能源管理体系认证实施规则第条其它不符合严重性判定严重不符合一般不符合整改方式纠正/纠正措施/预防措施纠正措施/预防措施其他整改期限四周八周十二周验证方式提交新文件/证据现场跟踪下次审核验证效果验证审核员签名庞彦才确认与承诺受审核方管理者代表签名原因分析、纠正及纠正措施/预防措施方案（可以附页的形式对下述内容予以逐项说明）1原因分析2纠正3纠正措施/预防措施（方案）上述事项均已按要求完成（详见附页）其他说明受审核方管理者代表签名闫厚强日期20121130对受审核方提交的纠正、纠正措施/预防措施证据是否满意是否若否，进一步验证意见验证人员签名日期附页关于不符合项的纠正、纠正措施/预防措施的说明一、不符合报告编号NC4二、不符合项原因分析由于单位仓库使用比较紧张，涉烟仓库未划分待处理区、罚没区。三、纠正涉烟仓库进行整理，划分了待处理区（真烟区、假烟区）、罚没区（真烟区、假烟区）和移送区。四、纠正措施/预防措施（方案）一是组织全体专卖人员学习淄博市烟草专卖局涉案物品管理办法，掌握涉案物品管理标准，提高专卖人员对涉案物品管理重要性的认识，强化管理好客户资产的责任意识。二严格执行淄博市烟草专卖局涉案物品管理办法，安排专人负责涉烟仓库的管理，责任到人，杜绝类此事情发生。五、实施纠正的证据清单（注原报告有5张照片，因格式太大无法上传，暂时省略）六、实施纠正措施/预防措施的证据清单严格执行淄博市烟草专卖局涉案物品管理办法规定，按照区域化管理模式，责任到人，杜绝此类事情再次发生。七、其他说明无。附件2问题整改情况汇总表序号问题项责任单位（部门）相关单位（部门）原因分析整改措施完成情况1查2011年度管理评审，输入信息不全，缺少上次管理评审和内审情况的改进、顾客满意度调查等内容。综计科（一）工作经验不足，与实际工作相结合的能力需要提升，将管理评审作为评审质量管理体系运行的有效性、适宜性并实施持续改进的能力仍需提高，管理评审承前启后、总结提高、发现体系改进机会并作出改进决策的效果未能充分发挥。（二）管理评审策划能力需要提升，内容设计不全面，存在漏项，部分重要组成部分未作为评审输入纳入管评，管评报告中也不同程度的存在内容不全和分析不透彻的情况。（三）对各单位（部门）提报的体系运行报告未能充分培训、指导，导致出现体系运行描述不清晰，改进方向不明确的情况。（一）加强体系标准学习。将评审输入明确为七方面内容，分别是1审核结果；2顾客反馈；3过程的业绩和产品的符合性；4预防和纠正措施的状况；5以往管理评审的跟踪措施；6可能影响质量管理体系的变更；7改进的建议。针对2012年度管理评审工作，审核结果以省级审核和第三方认证审核结果作为主要输入内容；顾客反馈以营销、专卖、烟叶、工业企业、顾客投诉、咨询、举报情况、内部员工满意度情况作为主要输入内容；过程业绩和产品符合性以卷烟营销、专卖管理、烟叶生产经营、物流配送工作状况，以及各区单位和市局（公司）机关部门工作开展情况为重要输入内容；纠正和预防措施以省级审核及第三方认证审核整改预防工作情况为重要输入内容；以往管评的跟踪措施以年度各类具有管评性质的会议要求的贯彻落实情况为主要输入内容；可能影响体系的变更因素以国内外烟草发展格局和行业发展要求的落实情况为重要输入内容；改进建议以省局（公司）审核组和各类工作检查提出的建议为重要输入内容。总体确保管评输入全面、详实，符合标准要求。（二）将管理评审输出明确为三部分内容。1质量管理体系有效性及其过程有效性的改进；2与顾客要求有关的产品的改进；3资源需求。2012年管评前进行专题培训，提高各单位（部门）管评报告的质量和水平，协调相关部门进行充分策划，提高管理评审工作质量。已于11月5日召开了体系办管理评审工作预备会议，对管理评审工作进行了初步策划，上报管理层审批，经批准并完成整改工作及资料收集工作后开展2012年管理评审。2年初上报的采购计划，没有对不公开招标的综计科（一）对投资、采购政策掌握不到位、把握不足。对投资、采购方面政策文件的学习需（一）加强对投资、采购政策文件的学习，对不公开招标的采购项目逐一补充不公开招标的原因已于11月30日召开了第9次三项工作管理委员会会议，对不公开招标采序号问题项责任单位（部门）相关单位（部门）原因分析整改措施完成情况项目逐一上会说明，三项管理委员会决策研究不充分。如淄川区局（分公司）东仓库改造项目列入2012年度下半年调整采购计划，采购金额1959万元，缺乏立项资料。要加强，导致对不公开招标项目把关不严，没有逐一说明。（二）档案整理能力需要进一步提升。三项工作管理委员会审议项目为PPT文件，档案整理仅整理了会议纪要及审议项目情况，没有附加纸质立项依据，导致立项资料缺失。说明，原因说明符合省局（公司）及淄博市局（公司）采购管理办法规定。以后，凡不公开招标的采购项目，均要逐一上会说明原因。（二）在三项工作管理委员会会议资料档案中附加纸质立项依据，补全资料。以后，立项依据等资料均作为附件整理到三项工作管理委员会会议资料中。购项目逐一说明，并将立项依据作为附件整理归档。3文件管理方面，外来文件与内部文件混淆，没有有效转化成淄博市局（公司）的有效文件，三级文件包括通知、方案等不属于制度的内容。综计科各部门（一）对ISO9000质量管理体系标准学习不够深入，执行尚不到位。在文件管理方面，主要表现为对GB/T19001体系标准要求423和424条款理解、执行方面存在不足。（二）文件管理意识较为薄弱，对重要性认识不足。在文件识别、编制、修订、评审等方面存在不全、不深、不细的情况。在现有文件清单和记录清单框架下，没有进一步细化文件识别和日常管理要求。同时，对需建立制度的区域及制度内容识别、策划不到位，导致文件管理存在漏洞。（三）日常审核、监督、检查力度不够。对文件管理的检查、审核等监管工作不到位，特别是对各单位（部门）文件清单、记录清单修订、更新、维护工作的监管及指导力度不够，导致在清单建立后部分单位（部门）没有按照要求进行管理。（一）建立新的清单体系。在原有三级文件清单、法律法规与外来文件清单以及制度清单的基础上，按照ISO9000体系标准要求和实际工作情况，将文件、记录细分为六项清单，分别是三级文件清单（包含各类内部管理规定、管理制度、管理办法等）；质量计划清单（包括各类实施方案、工作细则等）；法律法规清单（包括各类法律法规、地方与行业规章等）；外来文件清单（包括上级局、政府、行业协会文件等组织质量管理体系所需的外来文件）；机要文件清单（组织内部、外部的需要保密储存的文件）；记录清单（各类为提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据而建立的记录）。（二）协同相关部门，做好文件管理工作。积极与办公室、内管办、法规科协调，在收发文管理，外来文件识别与管理，机要文件管理，制度建设，法律法规识别与更新等方面深入研究分析，制定以清单为平台的文件、记录管理机制，明确不同清单管理要求，特别注重在制度建设方面实施详细策划、梳理和补充，为各项工作规范化运行打牢制度基础。（三）加强过程监管。在日常检查、审核、督导过程中，将文件、记录管理工作列为重点检查标内容，实施有力监管，促进持续改进，切实提高各单位（部门）认识水平和管理能力。已于11月20日完成了清单体系策划，并与各部门及时研究、分析，清单体系建设工作已实施。序号问题项责任单位（部门）相关单位（部门）原因分析整改措施完成情况4固定资产投资职责在综合计划科，但办法由财务科制定。该办法规定的投资额为300万，应上报省局（公司），而省局（公司）规定需上报的投资额为500万。综计科财务科（一）文件管理部门职责执行不到位，固定资产投资职责在综合计划科，但办法由财务科制定。该办法规定的投资额为300万，应上报省局（公司），而省局（公司）规定需上报的投资额为500万。（二）规范化、流程化工作意识有待提高，建立制度、执行制度、将制度转化为投资工作执行标准的意识有待进一步增强。（一）加强对投资制度的学习，依据省局（公司）投资项目管理办法，出台市局（公司）投资项目管理办法。（二）加强对新制度的培训，并依据投资管理办法条款编制培训试卷，对全市系统进行培训考试。已于11月16日起草淄博市烟草专卖局（公司）投资项目管理办法，于12月3日公开征求意见。5营销中心工作手册未能体现文件修改的过程，没有版本标识，对于三层文件未纳入营销中心部门手册中。提供的三层文件清单中有失效文件。如淄博市烟草专卖局卷烟货源供应管理办法为09年文件号，但实际提供为2012年新制定的办法。综计科/营销中心各单位（一）工作手册管理需加强。日常保留手册文件标识、更新、修订的意识不强，与GB/T19001标准423确保文件的更改和现行修订状态得到识别的条款要求不符。（二）单位三级文件清单管理不到位，三级文件清单存在未纳入工作手册的情况。部分在用有效版本的制度性文件没有纳入管理，同时，清单中存在失效文件。对于已更新的文件未能提供现行版本，现场文件管理不到位。（一）开展质量管理知识培训。单位工作手册内容不完善的问题在全市系统各单位不同程度的存在，营销中心工作手册是其中之一。体系办认为提高单位工作手册质量的根本措施是提高全体质量管理员业务能力，核心抓手是通过内审与考核相结合抓好质量控制。11月5日和11月7日，体系办分别组织各单位质量管理员和市局（公司）机关质量管理员开展质量管理知识培训，重点内容是审核问题的整改，其中突出了对体系文件管理的培训，对工作手册管理，包括版本标识、修订记录和清单要求进行详细讲解，要求全面按照体系标准要求做好手册管理，并将其作为今后审核（考核）的重点内容。（二）按照文件清单体系建设要求，布置各单位（部门）修订、更新单位（部门）文件清单和记录清单，同时将清单上归纳的内容资料做好储存和保护。对于电子版资料，要求建立超链接，对于纸质版资料，要求做好文书管理，并要求做到各类文件易于识别、检索，同时确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止作废文件的非预期使用。根据前期培训要求，于四季度对各单位（部门）手册管理情况进行了审核，在现有基础上提出了一些问题，及时加以改进，工作手册整体质量明显提升。对以营销中心为重点的三级文件清单梳理、更新情况进行了督导。经抽查，文件资料均为在用有效版本。6查科技创新管理相关文件，未对科技经费管理作出明确规定。信息科（一）淄博市局（公司）科技创新项目立项批复时均指出，项目经费仍需要严格按照单位投资采购管理办法程序进行，科技项目所批复经费不作为单位资金使用的凭据。（二）淄博市局（公司）以前所批复的科技对于该问题，在下一步工作中进行完善，在项目中期调度的过程中，加入对资金经费的过程管理，深入了解科技计划项目实施进展情况及其经费管理使用情况。要求项目实施方及时提报项目经费使用情况报告，以便项目主管部门进行监督考核，通知各单位、部门及合作单位整改措施并征求意见，项目承担单位部门一致同意对资金使用情况进行报告。序号问题项责任单位（部门）相关单位（部门）原因分析整改措施完成情况创新项目绝大多数为管理创新，一般不涉及资金，或者涉及资金很少，故经费管理不够完善。保证项目经费使用的合理性。对于正在合作的研发单位要求其出具我方支付经费的使用情况证明。7查科技创新管理程序，对科技项目立项需经过科技委员会评审，但查2011年项目虫害物理防治技术研究，未见立项评审证据。信息科目前淄博市烟草专卖局（公司）科技创新项目立项采用两种方式，一种是召开科技委员会对项目资料进行评审，另一种是采用专家组评审方式，专家组成员一般由行业内专家及外聘专家组成。虫害物理防治技术研究项目当时采取第二种方式进行评审，但当时未对评审记录保存作明确的要求，因此评审工作过程资料不完善。（一）修改科技创新管理程序，在科技项目管理和创新（QC）成果管理两个流程里对项目审核一项加入科技委员会或专家对项目进行审核。（二）明确规定对项目评审过程实行痕迹化管理，对项目立项过程全程进行跟踪记录，做到项目立项工作有依据、有过程、有记录，确保立项工作公正、公平、公开。目前已对科技创新管理程序进行修改完善，对科技项目管理和创新（QC）成果管理两个流程里对项目审核一项加入科技委员会或专家对项目进行审核。同时，对今后项目评审过程的跟踪记录作明确要求，全面、如实记录评审全过程，详细保留相关资料，为评审立项工作提供有力证据支持。8文件宣贯培训方面，查阅淄博市烟草专卖局（公司）2012年度员工教育培训计划，共制定40项培训计划，除6项外出培训计划外，其他为内部培训计划，培训内容不够具体，且与体系三级文件缺乏有效结合，如审计业务培训班，培训内容为审计业务知识，没有和现有的制度体系有机结合。再如人事劳资科举办的业务培训班，培训内容人事劳资业务未与其部门职责有机结合。人劳科各单位、各部门对ISO9000质量管理体系的管理理念认识不深不透，对ISO9000质量管理体系的知识学习不够全面系统，认为教育培训只要是与本单位有关联的知识即可，没有对教育培训的内容进行仔细划分，导致教育培训计划与三级文件结合不够紧密，同时，也未对培训内容进行细化，认为培训实施过程中只要有具体的培训资料即可，这些问题都是因为对ISO9000质量管理体系思想认识不到位产生的。一是思想上引起高度重视，加强对ISO9000质量管理体系理念的贯彻落实；二是全面系统地对ISO9000质量管理体系的知识进行学习和领悟，达到在各项工作中自觉贯彻体系、自觉运用体系进行管理；三是加强对教育培训计划的管理，教育培训计划制定前，密切结合三层文件，广泛开展教育培训需求调查，征求各单位、部门的教育培训需求，在充分调查的基础上，对教育培训计划进行细分，将教育培训计划分为三个大类，即三层文件类培训、宏观知识培训和业务培训，培训内容进行细化，确保培训具体翔实。通过落实以上措施，已完成阶段性整改；在编制2013年度员工教育培训计划时，进一步做好教育培训内容的细化、划分，抓好整改落实。9在人力资源管理方面，查淄博市烟草专卖局（公司）聘用人员管理办法（试行），人劳科一是对ISO9000质量管理体系的管理理念认识不深不透，还存在不到位的地方；二是对ISO9000质量管理体系的知识学习不够全面系统；三是在整理ISO9000质量管理体系过一是思想上引起高度重视，加强对ISO9000质量管理体系理念的贯彻落实；二是全面系统地对ISO9000质量管理体系的知识进行学习和领悟，达到在各项工作中自觉贯彻体系、自觉运用体系重新对淄博市烟草专卖局（公司）聘用人员管理办法（试行）进行了修改完善。序号问题项责任单位（部门）相关单位（部门）原因分析整改措施完成情况该制度未在三层文件中体现。程中梳理不够全面，整理不够认真仔细，三层文件收集整理存在漏洞，没有很好地实现三层文件与程序文件一一对应。进行管理；三是进一步对照程序文件中的各个流程，对三级文件进行梳理，确保一一对应。特别是对于人员管理程序进行认真梳理，根据当前工作实际，对淄博市烟草专卖局（公司）聘用人员管理办法（试行）进行修改完善，重新下发正式文件，并收集到三层文件中。10大型会务管理流程和会务管理流程中未界定“大型会务”与“会务”的区别，内容上有交叉；会议的分类、内容、参会范围、会议记录、会议纪要等未做出规定。人劳科办公室机关服务中心一是对ISO9000质量管理体系的管理理念认识不深不透，还存在不到位的地方；二是对ISO9000质量管理体系的知识学习不够全面系统；三是设计工作流程过程中没有很好地统筹兼顾，部门之间没有进行充分的沟通，特别是会务管理方面没有进行明确的界定。一是思想上引起高度重视，加强对ISO9000质量管理体系理念的贯彻落实；二是全面系统地对ISO9000质量管理体系的知识进行学习和领悟，达到在各项工作中自觉贯彻体系、自觉运用体系进行管理；三是协调办公室和机关服务中心对照程序文件中的关于会务管理的流程进行修改，明确界定各自管理的会务范围，防止出现交叉。协调办公室和机关服务中心对大型会务管理流程和会务管理流程进行修改完善。11查内管办客户满意度调查工作，“两项工作”管理工作，内管办根据整顿规范管理程序文件要求进行牵头管理，但在质量手册中关于内管办职责中，未明确该两方面的职责。人劳科内管办一是对ISO9000质量管理体系的管理理念认识不深不透，还存在不到位的地方；二是对ISO9000质量管理体系的知识学习不够全面系统；三是制定岗位说明书过程中梳理不够全面和认真仔细，职责设置存在漏洞，内管办部门职责没有涵盖内管办全部职责。一是思想上引起高度重视，加强对ISO9000质量管理体系理念的贯彻落实；二是全面系统地对ISO9000质量管理体系的知识进行学习和领悟，达到在各项工作中自觉贯彻体系、自觉运用体系进行管理；三是根据省局（公司）即将下发的文件，对内管办职责进一步进行梳理完善。整改工作已完成。12查纪检监察管理程序，其中党风廉政建设工作流程只对党风廉政建设考核工作进行了描述，未体现日常工作。监察科本部门在编制党风廉政建设工作程序文件时不够细致，导致日常工作描述地不够全面。一是加强学习，提高认识。及时召开本部门会议，深刻领会各级质量管理体系会议精神，进一步认