sap系统mm采购操作手册v3.0

采购系统操作手册核准审核制定文件类别采购系统操作手册文件编号撰写单位版本第版发行日期机密等级級机密一般合计页数共页名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次2/159页序A表号文件修正履历表文件名称采购系统操作手册修改日期修改页次修改页序/版本更改内容提要无修正记录表号空白名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次3/159页序A表号目录采购系统操作手册11目的62范围63主数据维护操作说明831物料主数据采购部分8311物料主数据采购视图的创建8312物料主数据的修改13313物料主数据的显示163131单个显示163132批量显示1832供应商主数据19321供应商主数据的创建19322供应商主数据的修改28323供应商主数据的显示30324供应商的冻结3133询价/报价和信息记录33331询价343311询价的创建343312直接创建询价343313询价的修改423314询价的显示43332报价45名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次4/159页序A表号3321报价的维护453322报价的显示503323询/报价价格比较52333信息记录553331由询/报价创建或更新信息记录553332信息记录的显示613333信息记录删除63334维护合同653341创建合同654日常操作7141采购申请71411采购申请的创建714111标准采购申请714112退货采购申请734113委外加工采购申请754114非BOM类企划品的采购申请774115固定资产采购申请79412采购申请的修改和删除81413采购申请的显示87414采购申请的清单显示90415采购申请的批准924151单个批准934152集中批准9542采购订单100421采购申请转采购订单100名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次5/159页序A表号4211标准采购订单1014212退货采购订单1094213免费采购订单1104214委外采购订单1114215非BOM类企划品采购订单1124216固定资产采购订单113422采购订单的维护1164221采购订单的显示1164222采购订单的修改和关闭1184223采购订单的删除和恢复122423采购订单的批准125424采购订单列印1274241采购订单首次列印1274242采购订单重复列印12943请款131431请货款133432请已计划费用139433请未计划费用141434货款、已计划费用和未计划费用同时请款142435退货订单请款144436批次请款145437取消请款148438贷项凭证149439请款发票显示1514310请款单明细列印153名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次6/159页序A表号4311批次请款对帐单1544312发票总览1561目的采购系统操作手册以下简称本手册之目的在以书面的方式提供使用者操作采购资讯系统（以下简称本系统）的参考，可作为系统操作的指南。2范围凡使用SAP/R3采购系统的人员，均可从本手册了解电脑上操作的方式及相关的注意事项，本手册主要针对电脑作业，有关采购作业流程相关的详细规定不在本手册范围内。本系统主要的使用人员包括公司内采购人员、生管人员、厂务人员、企划人员、以上各部门主管及厂长、事业群采购本部人员。序号工作名称快捷方式页码备注1物料主数据创建MM0192物料主数据修改MM02143物料主数据显示MM0317采购部门只维护采购视图4供应商主数据创建XK01205供应商主数据修改XK02296供应商主数据显示XK03317供应商冻结XK0532统购及原物料供应商由事业群维护，其他供应商由公司采购部维护8询价创建ME41359询价修改ME4242公司采购部维护名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次7/159页序A表号10询价显示ME434411报价维护ZM474612报价显示ME485213询/报价价格比较ZM3254可从此维护信息记录14信息记录显示ME136315信息记录删除ME1566采购订单中的价格由信息记录转入16采购申请创建ME51N6817采购申请修改ME52N7918采购申请显示ME53N88申请单位包括生管部、厂务部、企划部19采购申请单个批准ME54N9120采购申请集中批准ME5594申请单位科长、部门主管及厂长三级批准；企划品由企划主管和总经理两级批准21采购申请转采购订单ME579922采购订单修改ME22N11323采购订单显示ME23N115公司采购部维护24采购订单批准ME28121采购部主管批准25采购订单首次列印ZMA112626采购订单重复列印ZMA2128批准后的订单才能列印27请款MIR013128请款发票显示MIR415329请款发票取消MR8M15030请款单明细列印ZMBR155采购部请款名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次8/159页序A表号3主数据维护操作说明31物料主数据采购部分311物料主数据采购视图的创建用途与目的一个物料要在系统中使用，首先要创建物料主数据，备品，废品，非BOM促销品基本视图是供应链中心维护，其它的物料的基本视图均由研发或事业群维护。路径主记录物料管理物料创建快捷方式MM01画面样式作业负责人公司采购部人员使用时机一个新物料在系统中创建后即应创建物料主数据的采购视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次9/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输物料物料号Y行业领域选择“食品行业”Y物料类型所创建物料的物料类型Y录入依据以上资料由研发提供。操作说明输入物料号、食品行业、物料类型，回车，选择要维护的视图，采购部门只选择“采购”视图回车，名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次10/159页序A表号输入工厂，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次11/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输基本计量单位该物料的基本计量单位Y订单单位维护采购订单时所使用的单位N采购组决定该物料由哪个采购组采购，将带入订单中Y采购价值代码决定采购收货时能否超收N如果采购的单位和基本计量单位不同，在“订单单位”处输入采购单位。另外，用户也可在创建物料主数据的第一屏输入新的物料号后，在“复制从物料”输入一个系统中已存在的物料号，回车，选择要创建的视图回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次12/159页序A表号因为一个物料在不同的工厂下一些资料有可能不同，在上面这一屏，如果输入了要复制的工厂（及库存地），这些资料将被完全复制，如果不输从哪个工厂复制，则那些跟工厂相关的资料将为空，需由用户再次输入，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次13/159页序A表号旧物料的相关资料会被复制过来，用户可将其修改为需要的值，输入完毕后，保存即可。312物料主数据的修改用途与目的当一个物料主数据中的内容需要修改时，要通过此操作完成。路径主记录物料管理物料修改快捷代码MM02画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次14/159页序A表号作业负责人公司采购部人员使用时机当物料主数据的采购视图需要修改时。栏位说明栏位说明是否必输物料物料号Y操作说明输入要修改的物料号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次15/159页序A表号选择要修改的视图（采购视图），回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次16/159页序A表号输入要修改的资料所属的工厂，回车，在下一屏修改相关的资料，修改完毕，保存。313物料主数据的显示3131单个显示用途与目的查看一个物料的详细资料时。路径主记录物料管理物料/商品显示快捷代码MM03画面样式操作说明输入要查询的物料号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次17/159页序A表号选择要查询的视图，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次18/159页序A表号在系统弹出的小窗口中输入工厂代码，回车，即可显示该视图内容。3132批量显示用途与目的用于显示多个物料的部分资料内容。路径主记录物料管理物料/商品物料主数据的物料清单快捷代码MM60画面样式栏位说明栏位说明是否必输物料物料号，可输入一个范围，不输表示全部N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次19/159页序A表号工厂工厂代码，可输入一个范围，不输表示全部N物料类型物料类型，可输入一个范围，不输表示全部N物料组物为组，可输入一个范围，不输表示全部N创建者创建该物料的人员代码，可输入一个范围，不输表示全部N仅估价的物料如果选中，则只显示建立过会计视图的物料N操作说明在初始屏幕中输入要显示物料选择条件，按左上角的执行按钮，列出的物料清单样式如下图32供应商主数据321供应商主数据的创建用途与目的每开发一个新的供应商，就要在系统中为其创建主数据，记录该供应商的一些基本资料，同时产生一个供应商的代码，用于采购作业。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次20/159页序A表号注意事项（1）供应商资料的维护分为采购和会计两部分，对于评估没有问题的供应商，由采购人员和会计人员分别维护，采购人员维护一般和采购组织级别数据，会计部门维护公司级数据，以下对会计部分的维护不做详细说明；（2）在维护时，注意帐户组和采购组织的正确性。路径主记录物料管理供应商供应商主数据的创建快捷代码XK01画面样式作业负责人事业群统购及各公司原物料供应商，由事业群维护；其他供应商由公司维护。使用时机每当开发一家新的供应商，就要在系统中为其创建主数据。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次21/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输供应商一般供应商为系统自动给号，不用输入；关系企业在此输入供应商代码XXBL1原物料XXBL2（半成品）XXBL3成品。公司代码使用该供应商的公司代码Y采购组织使用该供应商的采购组织N帐户组供应商所属的帐户组一般，关企，其他应付，员工，一次性Y参照的供应商、公司代码、采购组织含义同上，当新建供应商参照系统中已有的供应商复制时，根据输入的这几个栏位来确定所要复制的范围N操作说明一般供应商为系统自动给号，输入正确的公司代码、采购组织及帐户组，回车进入供应商地址视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次22/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输标题选择“公司”N名称输入供应商名称Y街道/房号输入供应商地址N地区输入供应商所在省份或直辖市；该栏位要点中“更多字段”按钮（如图）才能输入N国家输入“CN”，表示中国Y说明输入供应商的经营范围N回车，进入控制视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次23/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输增值税登记号该供应商的增值税登记号Y营业执照登记号该供应商的营业执照登记号Y法人代表该供应商的法人代表Y在该屏输入以上各种登记号码，回车以后的视图只有“采购视图”是由采购人员维护的，其它资料由会计人员维护。进入支付交易视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次24/159页序A表号输入银行码、银行帐户等资料，回车，进入“会计信息会计”视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次25/159页序A表号一般供应商统驭科目为2220001000，应付关系企业款原材料/半成品/物料/包裝物为2290001001，产成品为2290001002，应付关系企业款代垫费用为2290001003应付关系企业款资金融资2290001004应付关系企业款设备款2290001005应付关系企业款工程款2290001006工務/廠務備品为2290001007，促銷品为2290001008，其他2290001999，统驭科目也不一样。回车进入“支付交易会计”视图付款条件付款的日期限制，如月结30天；付款方式付款的票据类型，如支票，该栏位可选择多项；回车，进入“信函会计”视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次26/159页序A表号该屏可不维护资料，回车，进入“采购数据”视图名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次27/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输订单货币采购订单中使用的货币，一般是人民币“RMB”Y付款条件付款的日期条件，如月结30天Y基于收货的发票校验先收货、后付款，必须选中该项Y其它字段暂时没有使用，不用维护，回车，保存新的供应商创建完成，如果是内给号的供应商，系统会提示该供应商的编号。补充说明在创建供应商的初始屏幕，用户也可以参照系统中已有的供应商建立新的供应商名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次28/159页序A表号只要在“参照”中输入相应的供应商编号、公司代码及采购组织即可，回车后，进入各视图进行维护，除“地址”和“控制数据”两个视图要重新维护外，其他各视图的资料都将被复制，用户可将其修改为正确的内容，一直回车到最后一屏，保存即可。系统中已有的供应商，可通过创建，为其扩充新的使用公司及采购组织资料，与新供应商的创建不同之处在于，在创建的初始屏幕输入已有的供应商代码，其后的操作与创建一个新的供应商相同。322供应商主数据的修改用途与目的修改供应商主数据中的资料。路径主记录物料管理供应商供应商主数据的修改快捷代码XK02画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次29/159页序A表号作业负责人事业群或公司采购部。使用时机当系统中已有的供应商，其实际情况有变化与系统不符时，要对系统中的主数据资料进行修改。栏位说明栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明同一个供应商在不同公司代码下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要修改的视图，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次30/159页序A表号进入初始屏幕所选择的视图；各栏位说明如“供应商主数据的创建”，逐个修改、回车直到最后一屏，保存。323供应商主数据的显示用途与目的查看供应商的资料。路径主记录物料管理供应商供应商主数据的显示快捷代码XK03画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次31/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明同一个供应商在不同公司代码下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要显示的视图，回车即可看到所选择视图中的资料。324供应商的冻结用途与目的冻结的供应商暂时不允许使用的供应商。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次32/159页序A表号路径主记录物料管理供应商供应商主数据冻结快捷代码XK05画面样式作业负责人事业群或公司采购部。使用时机当供应商因某种原因暂时不允许使用时，要将其冻结。栏位说明栏位说明是否必输供应商要冻结的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次33/159页序A表号输入要冻结的供应商代码、公司代码、采购组织，回车选择中要冻结的使用范围，保存即可。补充说明要解冻该供应商重新使用，通过相同的方法进入上面的屏幕，将要解冻的范围取消选择，保存即可。33询价/报价和信息记录信息记录用于确定供应商和物料的联系，如价格、税码及有效期等；采购订单中物料的价格是从信息记录转入的；根据制度规定，在46版的系统中，信息记录不能直接创建，而要由询报价转入（更新或创建）。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次34/159页序A表号331询价3311询价的创建用途与目的当需求单位提出采购申请后，采购单位对这些物料的供应商发出通知，请其提供价格，系统中创建询价用于建立物料和供应商之间的联系。路径物料管理采购询价/报价询价创建快捷代码ME41作业负责人公司采购部使用时机当需求单位提出申请，而系统中没有关于该物料的信息记录或信息记录需要更新时。补充说明询价直接创建，也可以参照批准过的采购申请创建，下面分别对操作方法进行说明。3312直接创建询价画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次35/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输询价类型使用默认值“AN”Y语言代码输入“ZH”，代表中文Y询价日期创建询价的日期Y报价截止期限报价截止的日期Y采购组织采购组织Y采购组采购组Y项目类别如果是对委外加工的询价，则要选择“L”N交货日期预计的交货日期N工厂采购工厂N库存地点收货的库存地点N物料组询价物料的物料组N操作说明视需要输入以上栏位，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次36/159页序A表号输入要询价的物料代码及数量，点中“供应商地址”按扭名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次37/159页序A表号在“供应商”栏位输入要询价的供应商代码，回车，系统会将该供应商的基本资料显示出来，确认无误后，按“保存”按钮系统出现以上提示，点“是”即可，系统进入下面的屏幕名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次38/159页序A表号系统提示询价被创建。补充说明如要对多个供应商询价，请在该屏“供应商”栏位输入下一个供应商的代码，重复上面的操作；对每一个供应商的询价都会产生一个新询价号，要将这些询价号记录下来，在报价时使用；完成对相应供应商的询价后，直接退出即可。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次39/159页序A表号33121参照采购申请创建询价栏位说明同“直接创建询价”；操作说明参照“直接创建询价”在初始屏幕各栏位输入数据，“项的缺省数据”可以不输入；点“参考采购申请”按钮，系统弹出一个小窗口，在此输入要参考的采购申请号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次40/159页序A表号选择要询价的项目，点“采用”按钮，系统会将选中的项目内容显示出来供应用户确认名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次41/159页序A表号按“下一个”按钮，可确认其他的项目内容，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次42/159页序A表号回到创建询价的第一屏，点“供应商地址”按钮，后面的操作与“直接创建询价”相同。3313询价的修改用途与目的修改或增加询价的项目。路径物料管理采购询价/报价修改快捷代码ME42画面样式作业负责人公司采购部使用时机当已创建的询价在报价之前需要修改时操作说明名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次43/159页序A表号输入要修改的询价号，回车可在此修改数量、交货日期等资料，点“供应商地址”按钮还可修改供应商地址部分内容，修改完毕保存即可。3314询价的显示用途与目的显示询价的内容。路径物料管理采购询价/报价询价显示快捷代码ME43画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次44/159页序A表号操作说明输入要显示的询价号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次45/159页序A表号系统显示询价的相关资料，点“供应商地址”按钮，还可看到供应商的基本资料。332报价3321报价的维护用途与目的当供应商将询价的报价反馈回来时，采购人员要将该价格维护到报价中，用以主管的审核及更新（或创建）信息记录。路径物料管理采购询价/报价报价的维护快捷代码ZM47画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次46/159页序A表号作业负责人公司采购部使用时机供应商对所询价的物料回馈其销售价格时。操作说明在初始屏幕输入询价号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次47/159页序A表号在“净价”栏位输入不含税的、订单单位的价格，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次48/159页序A表号在这一屏，系统要求必须输入税码，也可以确认和修改部分资料。回车（或点“下一个”按钮），维护下一个物料的相关资料，直到最后一条记录再回车，系统回到第一屏的样子如果采购经办在维护某一物料的报价时需要进行文字说明，可以双击此物料所在的行项目，进入如下屏幕名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次49/159页序A表号点击“项目文本”按钮，进入下一屏名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次50/159页序A表号经办员可以在“项目文本”中输入说明文字。如果字数太多写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中输入。点返回按钮可回到第一屏。点击“保存”按钮完成报价维护操作。系统提示询价的报价被维护。补充说明已维护好的报价如要修改，与创建时的路径和方法完全一样。3322报价的显示用途与目的显示报价的内容。路径物料管理采购询价/报价报价的显示快捷方式ME48画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次51/159页序A表号操作说明输入询价号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次52/159页序A表号系统显示报价的内容，还可点“供应商地址”按钮查询供应商基本资料。3323询/报价价格比较用途与目的通过询/报价价格比较，打印比/议呈核表，并由主管将核准的报价转入或生成采购信息记录。路径物料管理采购询价/报价询/报价价格比较快捷代码ZM32画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次53/159页序A表号作业负责人公司采购部采购员使用时机当询价的供应商都已提供报价或已到报价截止日期时，打印比/议价呈核表，并由主管核准。栏位说明栏位说明是否必输采购组织询价的采购组织Y报价询价号Y供应商报价的供应商代码，用于限制显示范围N商品报价的物料号，用于限制显示范围N操作说明在初始屏幕输入条件，点“执行”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次54/159页序A表号系统将各供应商对每一个物料的报价显示出来；栏位说明栏位说明值询价数量的总价值价格物料基本计量单位的税前单价排列报价价格从低到高的排名顺序“排列”后的百分数该报价与平均价的百分比补充说明在实际作业中，该报表需被打印出来由相关主管核准。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次55/159页序A表号333信息记录3331由询/报价创建或更新信息记录用途与目的采购主管确定某一报价有效，要将其更新或生成信息记录时，要通过询/报价价格比较实现。路径物料管理采购询价/报价询/报价价格比较快捷代码ZM32画面样式输入选择条件后，执行，画面如下作业负责人公司采购主管使用时机供应商对应的物料，其信息记录需要更新或创建时。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次56/159页序A表号栏位说明见“询/报价价格比较”操作说明双击要更新的报价，进入下一屏在这一屏，将“信息记录更新”栏位维护为“A”，保存注意请不要选择“A”以外的其他选项，否则会出现更新的价格混乱。如果该价格有一定的有效期，则通过项目条件来维护和修改名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次57/159页序A表号点“新的有效期”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次58/159页序A表号输入有效的起始日期及终止日期，保存（或回车到下一屏保存）有效期维护完成，系统回到前一屏提示该报价被维护，这时信息记录被更新或生成，可看到信息记录已被更新为与报价一致的价格，如下名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次59/159页序A表号如果采购主管在做更新信息记录的时候，要对报价项目进行注释，可以在出现如下屏幕时点击“项目文本”按钮。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次60/159页序A表号这就是由询报价转信息记录的屏幕。点完“项目文本”按钮出现如下屏幕。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次61/159页序A表号在“附加文本对项目”中输入注释内容。如果内容过长写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中进行输入。点“返回”按钮可回到上一屏幕。3332信息记录的显示用途与目的显示信息记录内容，查询价格及有效期。路径主记录物料管理信息主记录采购信息记录显示快捷代码ME13画面样式栏位说明栏位说明是否必输供应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次62/159页序A表号商品信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要显示的采购组织数据N工厂要显示的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明在选择屏幕输入要查询的供应商代码、物料号、采购组织及工厂，如果的委外的信息记录，还要选择“分包”，回车系统显示一般数据，点“采购组织数据”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次63/159页序A表号系统将显示税码、价格等数据3333信息记录删除用途与目的为暂不使用的信息记录打删除标记。路径主记录物料管理信息主记录采购信息记录做删除标记快捷代码ME15画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次64/159页序A表号作业负责人公司采购部使用时机当信息记录暂不使用时。栏位说明栏位说明是否必输供应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N物料信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要删除的采购组织数据N工厂要删除的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明输入供应商代码、物料号、采购组织等条件，或直接输入采购信息记录代码，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次65/159页序A表号选中要删除的级别，保存。取消删除标记也用该路径，去掉项目的选择，保存即可。334维护合同3341创建合同用途与目的用于固定资产采购的定价，固定资产采购是不使用信息记录的，采购订单价格由合同带出。路径物料管理采购合同合同的创建快捷代码ME31K作业负责人固定资产采购员使用时机厂务部提出申请后，即可由相关的采购人员进行询比议价，并在系统中维护合同，之后的采购申请转采购订单，其价格由合同带出。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次66/159页序A表号画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次67/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输供应商合同中的供应商代号Y协议类型MK数量合同WK价值合同Y协议日期合同的日期Y采购组织采购单位的采购组织Y采购组固定资产的采购组Y项目类别标准的，为空Y科目分配类别采购固定资产时必须选AY工厂采购的工厂Y操作说明1）不带参考的创建输入所有必输项后，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次68/159页序A表号栏位说明栏位名称栏位说明是否必须输入有效开始日期合同开始的日期Y有效期限末合同结束的日期Y付款条件供应商主记录中的付款条件Y目标值合同的总值Y回车，进入下一屏名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次69/159页序A表号按实际情况输入短文本、数量、单位、净价，回车输入税码，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次70/159页序A表号在这一屏输入资产主号及次级编号，回车后，“总帐科目”自动带出，保存。系统提示新建的合同号。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次71/159页序A表号2）带参考采购申请的创建回车，输入目标值和报价截至日期回车进入界面的界面，可以看到带出的采购申请中的行项目名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次72/159页序A表号选择需要创建的行项目，点击采用加细节。进入如下屏幕点击保存，。4日常操作41采购申请当需求单位提出采购需求时，要在系统中创建采购申请，体现需求的物料、数量、交货日期等内容，一个采购申请要生效并转为采购订单，必须经过相关主管在系统中批准。411采购申请的创建用途与目的用于物料的需求单位提出采购需求（包括固定资产采购），该需求录入系统后，作为采购部门生成采购订单的依据。路径物料管理采购采购申请采购申请的创建快捷代码ME51N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次73/159页序A表号作业负责人生管部、厂务部（还负责固定资产采购申请）、企划部使用时机有物料需求，且库存不足时。采购申请有多种类型，创建的具体方法也不完全相同，下面分别说明操作方法。4111标准采购申请画面样式栏位说明栏位说明是否必输物料号要采购的物料代码Y数量申请数量Y交货日期预计的交货日期Y工厂收货工厂Y库存地点收货库存地点N申请者创建采购申请的人员Y名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次74/159页序A表号需求跟踪号如果是退货申请，在此输入“退货”字样N操作说明在各栏位中输入相应数据，回车，相关的资料如物料描述、物料组、采购组等将从物料主数据中转入。确认输入的资料无误，保存。系统提示采购申请被创建。4112退货采购申请用途与目的采购收货入质检并处理过检验批后，就无法对这张采购订单退货，如要退货必须再创建一张退货的采购申请并转为退货订单，对其进行退货的操作。画面样式及栏位说明见“创建标准采购申请”；操作说明退货的采购申请在创建时与标准采购申请一样，只是要在“需求跟踪号”栏位输入“退货”字样名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次75/159页序A表号保存即可。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次76/159页序A表号4113委外加工采购申请用途与目的当有物料要进行委外加工的处理时使用这种采购申请。画面样式栏位说明见“创建标准采购申请”；委外加工的采购申请,项目类别处输入“L”（分包）；操作说明输入加工完成后的物料号、数量、交货日期需求者等，回车，点“组件”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次77/159页序A表号在此输入委外加工送给加工商的物料及数量等数据，回车，退出回到第一屏，确认资料无误，保存名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次78/159页序A表号系统提示，采购申请被创建。4114非BOM类企划品的采购申请用途与目的专用于非BOM类企划品的采购需求。画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次79/159页序A表号栏位说明见“创建标准采购申请”操作说明采购订单类型选择NB，物料类型为ERXC,输入物料号、数量、交货日期、需求者等资料，回车。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次80/159页序A表号资料确认无误，保存系统提示新的采购申请被创建。4115固定资产采购申请用途与目的专用于固定资产采购的需求提报，一般由MEM,固定资产管理人员操作。画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次81/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输科目分配类别选择AY物料号如果是玻璃瓶和MEM需要有料号，其他输入短文本Y资产号MEM需要输入1个系统中存在的，然后保存，其他会系统自动创建，其他固定资产号不会自动创建Y评估价格输入大概的市场价于此Y操作说明（1）帐户设置分类维护“A”，输入数量、单位、工厂及采购组等必输项；（2）维护采购申请项目的“帐户分配”，输入任一已有的固定资产号（MEM），系统会自动创建每个固定资产的资产号，可回收玻璃瓶和其他不会自动创建；（3）维护采购申请项目的“评估”，输入评估价格；（4）客户数据页签，营业所需要输入。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次82/159页序A表号没有问题，点击保存，系统提示采购申请被创建。这时再去查看采购申请，就可以看到系统自动创建了固定资产号。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次83/159页序A表号412采购申请的修改和删除用途与目的修改采购申请中的数据，或删除其中的行项目。补充说明（1）整张的采购申请不能被删除，只能为其中的部分或全部项目打删除标记；采购申请批准后，不能修改，但可以删除。（2）当某一级主管对该申请不批准时，要通过修改申请在“表头注释”中输入说明。路径物料管理采购采购申请采购申请的更改快捷代码ME52N画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次84/159页序A表号作业负责人采购申请需求单位使用时机如要修改数据，必须要在批准之前；删除项目可在批准之后。操作说明点“其它请求”按钮，来选择要修改或删除的申请名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次85/159页序A表号输入需要的采购申请号，回车系统显示输入的采购申请的内容；名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次86/159页序A表号栏位说明见“创建标准采购申请”操作说明点“显示/更改”按钮，切换该申请的显示或修改状态如不批准该订单，要在“表头注释”中加以说明修改后保存。如要删除其中的项目名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次87/159页序A表号选中要删除的项目，点“删除”按钮系统出现提示，点“是”名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次88/159页序A表号该项目前被打上删除标记，如要取消删除标记，也是选中项目名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次89/159页序A表号点“删除”按钮旁边的下拉键，选中“恢复”保存后，系统提示采购申请被修改。413采购申请的显示用途与目的用于显示采购申请中的内容。路径物料管理采购采购申请采购申请的显示快捷代码ME53N画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次90/159页序A表号栏位说明见“创建标准采购申请”操作说明按“其它请求”按钮，输入需要的采购申请号，回车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次91/159页序A表号可通过选择“项目”来查看该行项目的细节资料，包括数量、申请及交货日期、联系人、批准状态等。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次92/159页序A表号通过显示采购申请的批准策略，还可以了解一个申请项目如果要生效，需要经过哪能些主管的批准、已经经过了哪几级的批准、还要由哪些主管批准。上图表示该项目要经过二级的主管批准，代码分别为FC、FD；目前均未批准，还要由储运科科长和储运处处长分别批准。414采购申请的清单显示用途与目的集中显示多个采购申请的主要内容。路径物料管理采购采购申请采购申请的清单显示快捷代码ME5A画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次93/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输采购申请采购申请号，可输入选择范围N采购组采购申请中的采购组N商品采购申请中的物料号N物料组申请中物料的物料组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的计划交货时间即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次94/159页序A表号已分配的请购单已分配供应商的采购申请项目N已结算的申请已收货的采购申请项目N仅批准的申请处于已批准状态的申请N全部批准的请求各种批准状态的申请N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y补充说明采购申请不能按采购申请的实际批准日期查询。操作说明输入要显示的采购申请的范围，点“执行”按钮系统列出符合选择条件的采购申请及部分内容。415采购申请的批准用途与目的制度规定，采购申请必须由相应的主管按一定顺序到系统中批准后才能生效（转为采购订单进行后续的采购作业）。作业负责人名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次95/159页序A表号（1）两级审批工务，厂务，生产，企划，储运；（2）其它物料一级批准使用时机采购申请创建完成即可开始批准的操作，但是否可批准由相关的主管掌握权限。补充说明采购申请的批准是针对项目的，采购订单的批准是针对整张订单的，注意区别。为便于日常作业，系统提供了采购申请的单个批准和集中批准的功能。4151单个批准用途与目的一般用于特殊情况下要提前或批准时。路径物料管理采购采购申请采购申请单个批准快捷代码ME54N画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次96/159页序A表号操作说明输入采购申请号，回车在项目细节中选中审批策略，点“批准”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次97/159页序A表号保存后系统提示采购申请被更改，批准完成，该申请生效。4152集中批准用途与目的可一次批准多张申请，便于操作，提高效率。路径物料管理采购采购申请采购申请集中批准快捷代码ME55画面样式名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次98/159页序A表号栏位说明栏位说明是否必输批准代码批准采购申请所用的代码，系统跟据后面的选择条件列出该由这个代码批准的申请项目Y批准组批准代码所在的组，一般不输N批准先决条件已执行只列出那些处于对所输批准代码待批准状态的采购申请项目N全部批准的请求各种批准状态的申请，只要需经由所输批准代码批准的申请项目均列出N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y采购申请采购申请号，可输入选择范围N商品采购申请中的物料号N商品类目申请中物料的物料组N采购组采购申请中的采购组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次99/159页序A表号交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的计划交货时间即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N操作说明输入批准代码及所要批准的采购申请的选择范围，如采购组、交货日期等，空着的栏位表示全部选择，点“执行”按钮系统根据选择条件将符合条件的申请全部列出，双击任何一个项目可看到详细内容；选择所有项目点“全部选择”按钮，如上图；选择部分项目通过块头、块尾进行对部分项目的选择路径编辑选择选择冻结名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次100/159页序A表号选择块头后系统提示再给块尾作标记名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次101/159页序A表号在块尾作标记的方法与块头完全相同选择后名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次102/159页序A表号块头和块尾及两者之间的所有项目均被选中，该功能可重复使用，确认每一个需要的项目都被选中，保存每一个项目都提示批准生效及采购申请被更改，退出即可。42采购订单用途与目的由批准后的采购申请转入，采购订单经采购主管批准后打印出来，用于对供应商采购及后续收货、请款的依据。421采购申请转采购订单用途与目的制度规定，采购订单必须由采购申请转入，不允许直接创建。作业负责人公司采购部使用时机当采购申请已经所有主管的批准。补充说明各种类型的采购申请转订单的路径及快捷代码完全相同，但具体的操作方名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次103/159页序A表号法不完全一致，下面分别说明。路径物料管理采购采购申请采购申请的分配和处理快捷代码ME574211标准采购订单画面样式栏位说明栏位说明是否必输采购申请采购申请号，可输入选择范围N采购组采购申请中的采购组N物料采购申请中的物料号N物料组申请中物料的物料组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次104/159页序A表号帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的计划交货时间即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N已分配的请购单已分配供应商的采购申请项目N已结算的申请已收货的采购申请项目N仅批准的申请处于已批准状态的申请N全部批准的请求各种批准状态的申请N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y操作说明输入选择条件，点“执行”按扭系统按行项目列出符合条件的采购申请，选中要处理的申请，点“自动分配”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次105/159页序A表号当该物料存在多个供应商时，系统弹出一个窗口，列出这些供应商，如果只有一个供应商，则直接进入下一画面，双击要选择的供应商名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次106/159页序A表号点“分配概揽”按钮每一行表示采购申请中的一个行项目，双击要选择的项目，或点中要选择项目的第二行，点“处理分配”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次107/159页序A表号系统弹出窗口，可在此修改采购组等数据，回车在这一屏选中采购申请号，使其背景为蓝色，点“采用”按钮名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次108/159页序A表号采购申请中这个行项目的数据及信息记录中的价格将被完全复制到订单中，部分数据可在此处修改，保存即可；如果订单中还有已计划费用，就要维护“条件”页名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次109/159页序A表号选择已计划费用的代码根据选择的代码，在“金额”栏位输入百分比或金额值，回车，则“定价值”会自动名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次110/159页序A表号算出并与货款金额合计。系统再次提示，点“保存按钮”；系统自动回到处理分配的画面名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次111/159页序A表号系统回到处理分配的画面，但已创建订单的行项目上显示“已订购1”，表示该订单已创建完成，逐层退出。如果采购订单未创建就退回，此处显示“已订购0”4212退货采购订单用途与目的采购收货入质检并处理过检验批后，就无法对这张采购订单退货，如要退货必须再创建一张退货的采购申请并转为退货采购订单，对其进行退货的操作。操作说明处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。退货的采购申请被分配后，进入创建采购订单的画面，对其“采用”；在“跟踪号”栏位有“退货”字样名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次112/159页序A表号则要选中“退货”的标记，保存、逐层退出。4213免费采购订单用途与目的采购订单中如果存在供应商赠品，且该赠品的需要验收的，则要使用免费的采购订单。操作说明处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。在采用或修改的画面要选中“免费”的标记。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次113/159页序A表号保存、逐层退出。4214委外采购订单用途与目的当工厂要提供物料给供应商加工，再收回加工后的另一物料时，使用委外采购订单，使得发货、收货及请款有连贯性。操作说明处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。委外的采购订单是跟据委外的采购申请创建的，所以采用后，“项目类别”栏位自动将采购申请中的“L”标记带到订单中。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次114/159页序A表号如果还有已计划费用，维护条件，完成后保存，逐层退出。4215非BOM类企划品采购订单用途与目的专用于非BOM类企划品的采购。操作说明处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样。非BOM类企划品的采购订单是跟据非BOM类企划品的采购申请创建的。名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次115/159页序A表号如有必要维护好条件等数据，保存即可。4216固定资产采购订单用途与目的专用于固定资产的采购。操作说明无。点击“详细数据”按钮，名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次116/159页序A表号在“协议”栏位输入合同号，合同中的项目号，回车后，就会分配成功再点击分配，名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次117/159页序A表号点击处理分配，订单类型选择NA回车，进入将采购申请拖入购物车名称采购系统操作手册文件编号生效日期页次118/159页序A表号检查没有问题，就可以点击保存。422采购订单的维护4221采购订单的显示用途与目的显示采购订单的内容，查看供应商、价格及收货、请款的情况等路径物料管理采购采购订单采购订单的显示