某XX企档案管理和开发利用工作典型案例

某 XX 企档案管理和开发利用工作典型案例加强档案工作是中央企业肩负的责任和使命，是中央企业可持续发展的需要和保证，是提升中央企业软实力的内在需求。通过该案例，我们认识到企业档案是维系企业正常运转的功能、实现企业效益最大化的基础条件之一。企业档案是宝贵的信息资源，是企业的财富。近年来，某公司按照国资委、某集团有关要求，通过不断加强档案工作的组织领导、基础建设和业务管理，档案信息资源的开发利用水平有了明显提升。在企业经营管理、安全生产、法律诉讼等事务中，档案发挥着日益重要的作用。为了更好地与集团成员企业相互交流档案工作经验，进一步加强档案资源建设，特汇集我公司具有代表性的档案利用工作实例如下：案例一：2016 年 8 月 11 日-2016 年 9 月 7 日，某公司设备检修，其中现场检修处理项目工程共 24 项，分段工程176 项，主要包括高中压内外缸检修，转子检查，低压缸内外检修、调节设备及油系统检修等，时间跨度大、涉及范围广、技术要求高，对维修工程人员提出了很高的要求。工程技术人员充分利用技术档案资料，设专人与公司档案室进行对接，针对检修中发现的问题及时查找档案，在检修期间共调阅档案 260 卷次，为本次检修提供了极大的资料支持，例如在检查中发现，高压转子四级围带存在磨损，最初技术人员认为是由于汽封 5 段、弹簧片长期处于高温高压的蒸汽中，工作环境恶劣，再加上本身的材质等问题造成的，但是调整后效果仍不理想。设备管理部工程技术人员立即查阅设备说明书及设计图纸查找问题，通过图纸发现汽封间隙合理区间为 0.4-0.725mm，而在检新形势下做好油田档案管理的几点思考 油田企业档案包括党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技 术档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计 档案、油气勘探开发档案、特种载体档案等十一类，是油田开发建设工作的重 要组成部分。管好、用好档案是油田每个单位必须履行的重要职责，在油田企 业的经济发展、原油生产、地质堪探、矿区建设等工作中发挥着重大作用。现 就重组改制以来油田在档案管理工作中存在的不足，提出一些建议。 1 目前油田档案管理工作中存在的问题 1.1 对档案管理不重视 个别单位没有把档案管理工作放到夯实原油生产的战略高度上来，认为生 产是生产，档案是档案，主管领导及有关部门对档案的工作检查指导的少；有 关领导并没有认识到档案在油田生产建设中的价值，而且认为档案管理工作只 是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，存在“说 起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。1.2 档案管理人员素质有待提高 档案管理人员的素质影响档案管理水平。油田企业档案专业人员队伍在文 化程度、专业素质、理论水平等方面良莠不齐，与油田发展的要求悬殊较大。 突出表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历层次偏低，现代 档案管理知识贫乏，高层次的档案专业人才稀缺。这些情况已不适应新形势下 油田发展形势。公司合并重组后，一些新进入档案系统的人员，业务不熟悉， 基本技能差，造成档案管理不规范；一些“员老级”的管理人员，不思进取， 存在混日子、等退休这些老旧的思想，故步自封、停滞不前，严重影响档案事 业的创新发展。 1.3 档案管理不规范 高质量的档案管理是高效利用档案的基础。但通过调查发现，部分档案的 管理没有严格按照中国石油天然气总公司的档案管理规定及企业档案分 类试行规则进行有效管理，在管理质量和利用效率上存在差距。一是档案分 类不够合理。个别档案保管期限划分不准确；有的注重文件的归档，对材料的 归档重视不够；有的单位存在有应归档的材料未归档的现象；个别单位存在同 一门类档案由不同的人进行管理的不合理现象。二是普遍存在档案的整理不规 范的问题。如机构划分不准、分类不对、档号不规范；案卷标题不规范、组卷 混乱现象等。三是档案硬件设施跟不上。如有的档案室没有干湿温度计、防盗 门窗、除湿器等。档案室的“七防” （防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害物质和生物）达不到标准要求。四是管理方式陈旧。目前档案管理工作以手 工管理为主，档案的收集、整理、编目、查阅大多沿袭传统的手工模式，查找 速度慢，利用效率低。2.加强油田企业档案管理的对策 2.1 做好档案重要性的宣传教育，增强领导职工的档案管理意识 一要提高从事档案工作的重要性和必要性的认识。档案工作是企业精神文 明建设的重要内容，是物质文明建设的重要条件，是油田的一项重要基础工作。 把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，做到定期研究、定 期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报 档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境， 要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做 好档案工作的自觉性。三要广泛宣传。要善于抓住利用档案产生较好社会效益 和经济效益的典型事例，大力开展宣传工作。要通过对档案利用效益的宣传， 拉近档案工作与各单位各部门的距离，让职工群众都了解和认识档案工作，支 持档案工作，优化档案事业健康发展的社会环境。 2.2 拓宽档案管理领域，加强档案信息资源建设 没有档案信息资源，档案工作就成了无源之水。一要健全收集制度、创新 收集手段。严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；运 用事前监控收发文件、登门收集等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要 把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；二是不断拓宽、拓深档 案工作领域。在现有档案的基础上，要广泛征集一切对油田有保存和利用价值 的档案资料，不断丰富馆藏，丰富收集范围。加强对各研究所、院，及采油大 队等单位的地质堪探、科学研究等各种年度科研技术总结，技术分析等材料的 收集整理，为油田科学开发和建设保存珍贵的资料。同时既要收集纸质载体， 又要收集照片、录音带、 录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的如奖 杯、奖牌能反映油田发展历程的各种实物，使档案室（馆）真正成为 保存档案资料的基地和利用档案信息的中心。 2.3 强化档案的科学管理，提高档案现代化管理水平 首先要规范档案整理工作。严格执行相关档案工作管理标准、技术标准， 按照新的档案分类和管理标准进行分类、编目。做到组卷合理、案卷（件）内 文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目 录、案卷（件）装订结实美观。其次是要实行各种门类、载体档案集中统一管 理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室“三分开” ，全面配置“七防”安全保管和保护设备； 定期检查和经常性检查相结合。 三是提高档案的信息化水平。 目前油田档案 95% 以上的档案还仅限于档案电子目录，大部分还是纸质档案。为更好地为油田的 生产建设提供方便、快捷的服务，提高工作效率，档案部门要坚持电子文件归 档和馆藏档案数字化相结合的工作思路，尽快实现档案信息化存储和处理的数 字化，收集与传递的网络化，不断提高档案管理的现代化、信息化水平。 2.4 注重档案的技术培训，提高档案管理人员综合素质 面对新形势，档案管理人员既要有高度的工作责任感，又要具备运用现代 化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。一是建立激励机制，充分 调动档案管理人员的工作积极性、主动性。上级部门要从生活上、政治上爱护、关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。 二是加强针对性，做好业务培训。因人而异，因材施教，因岗培训。要根据油 田企业档案工作发展的需要，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适 应新时期档案工作发展要求的人才。对“新人”除进行档案管理基本知识的培 训外，还要有针对性地根据其岗位的特殊性进行专门培训。对档案管理人员的 “老人” ，要拓宽知识面，加强新知识新技术的培训。特别要注重计算机知识、 信息文化的学习掌握上，培养具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 三是采取形式多样的培训方式。集中培训和专项培训相结合、业务培训和作风 培训相结合、定期培训和不定期培训相结合，充分利用媒体、网络等介质，做 好管理人员的培训工作。在此基础上采取“请进来、走出去”的办法，一方面 请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理 先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、有序发展。物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件，这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。一、 加强档案管理，经济效益上水平实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999 年 10 月 16 日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计 60417.8 元。后经查证，物业公司于 2000 年 1 月 1 日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。再比如，2001 年 7 月 18 日碧华里小区 5 号楼 4 楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近 10 万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的房屋验收单 ，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本” ，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。二、 加强档案管理，领导决策上水平北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷资治通鉴 。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。三、 加强档案管理，竞争能力上水平物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。加强档案管理，辅助市场开发。比如，2003 年 7 月 10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司