泰安金驰行政部年终总结

,泰安泰安,1,095,802,所属部门：行政部公司名称：泰安金驰汽车销售服务有限公司发布日期：2012-12-31,泰安金驰汽车销售服务有限公司 行政部2012年工作总结 及2013年度计划,前 言,2012年，在公司上级领导的正确领导及大力支持下，面对激烈的市场竞争及严峻的形势，行政部紧紧围绕管理、服务、人事、后勤等工作重点，注重发挥行政部承上启下、联系左右、协调各方的中心枢纽作用，为公司圆满完成年度各项目标任务作出了积极贡献。现将一年来的工作情况汇报如下： 一、加强基础管理，创造良好工作环境 二、加强服务，树立良好风气 三、认真履行职责,加强基础管理，创造良好工作环境,为领导和员工创造一个良好的工作环境是行政部重要工作内容之一。一年来，行政部结合工作实际，认真履行工作职责，加强与其他部门的协调与沟通，使行政部基础管理工作基本实现了规范化，相关工作达到了优质、高效，为公司各项工作的开展创造了良好条件。 如：基本做到了公司各项规章制度的健全、完善，员工人事档案、培训档案、合同档案等工作的清晰明确，严格规范；做到了收、发文件的准确及时，并对领导批示的公文做到了及时处理；做到了办公耗材管控及办公设备维护、保养等工作的正常有序进行；配合财务部搞好节源开流及各部门行政资金的管控；并为公司添置购买了部分必要的办公设施，创造了更好的办公环境；行政部在接人待物、人事管理、优化办公环境、保证办公秩序等方面做到了尽职尽责，为公司树立了良好形象，起到了窗口作用。,加强服务，树立良好风气,行政部工作的核心就是搞好“三个服务”，即为领导服务、为员工服务、为客户服务。一年来，我们围绕中心工作，在服务工作方面做到了以下几点： 1、变被动为主动。对公司工作的重点、难点和热点问题，力求考虑在前、服务在前。特别是行政部分管的采购、车辆、办公耗材管控及办公设备维护、保养等日常工作，工作有计划，落实有措施，完成有记录，做到了积极主动。日常工作及领导交办的临时性事物基本做到了及时处理及时反馈，当日事当日清。在协助配合其他部门工作上也坚持做到了积极热情不越位。 2、在创新与工作作风上有所突破。在工作思路、工作方法等方面不断改进和创新，适应公司发展的需要，做到工作有新举措，推动行政部工作不断上水平、上台阶。切实转变行政部服务作风，提高办事效率，增强服务意识和奉献精神。,认真履行职责,1.狠抓员工礼仪行为规范、办公环境、办公秩序的监察工作。严格按照公司要求的“5S”管理办法，在公司员工行为规范和办公环境等员工自律方面加大了监督检查力度，不定期对员工行为礼仪、办公区域清洁卫生进行抽查，营造了良好的办公环境和秩序。 2.培训工作：为了能切实提高员工素质,以更好地适应市场竞争,我部积极配合公司各部门把优化人员结构和提高员工素质与企业发展目标紧密结合。并配合各部门把培训工作的规划纳入部门整体的工作计划之中，大力加强对自身素养和专业技能等方面的培训。 3.人力资源管理工作:根据公司的实际情况和各部门的人员需求，确保人员编制完全控制在标准编制内，本着网上搜寻、报纸刊登、现场招聘、内部推荐等方法，协助部门完成人员招聘工作。对于新员工，与其面谈，发现问题随时沟通，深入了解、帮助解决思想上、工作上的难题，通过制度培训、考核，肯定优点，更不保留的指出欠缺，使员工在企业中顺利的渡过实习期。完成公司人事档案信息的建立完善、公司员工劳动报酬的监督发放、公司人员进出的人事管理等工作；并按时完成员工月考勤报表工作。,下半年工作思路,A,2012年度工作总结,A1,A2,人力资源工作,行政范畴事务,存在问题,2013年工作计划,组织架构,招聘工作,人事相关,A1.1,A1.2,A1.3,费用控制,A2.1,费用预算,A2.2,A1人力资源工作,实施人力资源规划，明确组织结构、岗位配制及人员编制，根据企业长期发展目标制定修正适合本企业的组织架构图。目前公司分为7大部门，68个岗位，86个编制。公司架构如下：,A1.1,目前在职人员统计表及各部门占公司比重：,员工基本情况（学历、性别及年龄结构比重情况）,分 析,上述表格中从各部门学历情况、性别结构及年龄结构对员工进行了详细的分析。通过上表可以看出：（1）公司现有员工86人，按照上海大众要求及组织架构图，结合企业现阶段发展所需人员情况，为各部门配置了相应岗位人员，保证了企业经营发展的需要。（2）就学历状况而言，大专及以上学历37人，占43%，员工整体文化水平偏低,在制定2013年的招聘计划时,应着重应聘人员的文化水平和综合素质方面的要求，特别是基层、中层管理人员，以从根本上逐渐提升公司整体素质。( 3) 现有员工20-40岁年龄段占总体的93%，人员趋于年轻化。,A1.2 招聘工作,1、招聘方式：报纸、现场招聘、网站及其它方式；12年招聘投入总费用约为1000元左右（耗材燃油费）。多为网络招聘、员工推荐及人才市场现场招聘。2、招聘特点：a、成本最小化；b、质量提升化，采用用人部门与行政部门把关的结构化面试方式，在招聘人员时严格斟选、面试人员约160人次。3、流失分析：12年有49人因不适应岗位及公司内部调整等原因离职，流失率为36%。大部分为 试用期 员工。 4、应对措施： a、严把面试关;b、加强企业文化建设;c、提高员工薪酬福利待遇;d、部门中层领导加强与员工的沟通，及时了解员工思想动态，做好员工情绪波动期的思想工作，以此尽量减少员工流失，降低人工成本，减少因此给企业造成的损失。,员工培训执行情况：1、员工入职前进行企业文化培训，指导新入职员工了解了公司企业文化、规章制度。 2、配合各部门根据各部门实际情况，及时地协调公司各部门定期进行内部培训，督促外派学习人员的限时转训工作。存在的不足： 1、中层管理人员管理观念的更新、管理技能的提高、管理方法改进、工作责任感及配合意识等方面的培训成为公司整体培训工作的软肋，而企业的发展时期中层管理人员素质及能力的提高是目前急需的2 、个别部门领导不重视培训工作，从其本身就认为培训是一种形式，从而使个别培训工作流于形式，出现培训计划执行不够认真，培训记录不完整，为敷衍了事培训没有针对性等现象出现。3、因对公司有些部门工作了解的不够深入，对一些培训工作的真实情况把握不够全面，从而不能很好的辅助培训工作有效进行。,A1.3 人事相关,A2 行政范畴事务,公司各种规章制度的制定、完善和定时梳理工作 行政部在2012年度基本完成了公司各种规章制度的制定和审核工作，特别是在上海大众方面虞鹤元老师的帮助下，制定、审核并颁布了对我司发展至关重要的质量手册，同时各种内部制度规范也相应出台，如管理手册奖惩制度学习、出差制度晨会制度人员系统管理维护制度等，各制度的执行过程中总体情况良好，各部门基本能够按照公司制定规定有效执行。保证了公司运营管理体系的正常运作。存在不足：1、个别制度在执行过程中间断，执行力不强；2、个别员工素质和自觉性差，凡事不能全部依靠制度来约束；3、一个人的有效管理幅度是有限的,事务性工作及人事行政工作较多,无法专心倾注于此项工作,从而未能起到行政管理的作用，只停留在日常事务性工作中。 4、抓制度落实的力度不够，由于公司事务繁杂，我们对公司工作的检查和监督不到位，因而存在一定的重制度建设，轻制度落实现象。,A2 行政范畴事务,档案管理1、公司文件的收发、借阅、处理、存档，各业务合作单位合同的签订存档管理。2、员工档案、合同、各种证书、培训资料等办理、更换、整理、归类、存档管理。 档案管理工作虽已基本完成，但远远未能满足上海大众方面对我们的要求，究其原因主要为部门重视不够、管理未得其法、人员调动频繁等，这也是我部门明年工作的重点。办公用品、电脑耗材的采买及发放工作 对于此项工作，我部门深入了解公司各部门实际情况，汇总各部实际需求并分析各部门上报的购买申请，有控制的按时按量的满足各部门的需求，并严把发放关，为公司节约了不必要的开支。车辆调度和使用，燃油控制 所有公务车手续存档完整，保养及时，重点控制了公车外出，申请使用人必填出车申请单，严格监控驾驶员填写出车记录表以备查，对各类违章做到了有史可查，责任到人，避免了公司的额外支出。燃油加注监管得力，使每月的燃油费用基本控制在一万元左右。目前销售、售后每月燃油费用均基本控制在三千五百元左右（其中销售的双试车辆用油、备用油占本部门燃油支出的50%，售后的救援车及喷漆用柴油占到本部门燃油出的30%），二楼办公及领导用油控制在三千元左右。,A2 行政范畴事务,公司后勤保障工作，保安、保洁监管工作 行政部在2012年基本保障了整个公司的各种后勤工作，水电方面未出大的纰漏，厨房采买及时有效，特别是在李总的关心下，每月的厨房支出屡调上限，尽量保证了每日饭菜的营养化和多样化。现在厨房的每月费用基本控制在六千元以内，尚算合理。目前存在的问题是因厨房人手短缺而无法保证客户用餐的质量而屡遭投诉，这也是行政部来年工作的一个重点。保安、保洁的工作基本也算尽职尽责，只是在工作主动性上还有所欠缺。用工、退工手续1、办理新员工录用和入职手续30人次以上。完善了员工转正手续，办理员工转正20余人次。2、办理离职员工手续10余人次，规范离职流程和离职资料的监交，并坚持进行离职人员离职谈话和分析。3、组织完成员工内部岗位调动5余人次。,A2.1费用控制,1、各项行政资源的合理控制、使用等。2、各项行政费用的合理预算、使用等。3、各行政事项的费用结算、合理控制等。2012年，行政部费用总支出为：1，600，072.30元。其中：办公：60671.56 年检费：8515.00 差旅费：20816.50 燃油费：44590.50社保费：170980.33 工资：167558.27 电话费：9208.49 折旧及摊销：711213.32 招待费：30077 会务费：848.00 福利费：84022.04 维修费：14702.30 认证培训费：13592.00运杂费：1792.00 班车费：53333.32 挂牌：7429.28 土地评估抵押：8560.00工伤费：1001.10 纸抽：4205.13 售后点心：4640.00装饰资质劳务费：35000.00 租赁费：15700.00 保洁费：1600.00工程款：28000.00 物料消耗：1372.00 专家咨询费：1000.00开业礼金：2000.00 汽车费用：11982.00 事故处理：5000.00,费用统计,A2.1费用控制,自上图不难看出，行政部的支出费用名目繁多且杂乱，而且大部分支出项为不可避免的，突发性支出比较多，下面我们只对每月的固定支出加以比较分析： 固定支出项有：办公费用、差旅费、燃油费、社保费用、工资、电话、电费、招待费、会务费、福利费、班车费。 办公费用：,A2.1费用控制,2012年办公用品支出方面，因为我们是新开店，不管是销量还是人员都在不断增长，办公用品用品持续增长，且有太多的不固定性，各种突发性采购时有发生，每月的预算与支出无法合理控制。下一步我们部门会从以下四部来节省办公费用的支出： 1、深入公司各部门了解情况，汇总各部门需要购买的办公设备。 2、分析各部门上报的购买申请，汇报购买情况，为公司节约不必要的开支。 3、严格按照各部门申报耗材品种、数量发放，做到严格把关，节源开流。 4、协调各部门和外界人员对办公设备规范安全使用，合理维修保养。公司的差旅费、招待费、会务费、认证培训费属于一些无法避免的突发性费用，共计65707.5元。但招待费一项，我部会根据明年公司的往来关系，尽量的将一些不必要的招待安排在公司食堂解决。社保及人员工资呈整体上涨姿势，在此不再作图分析。随着人员的增加，公司发展的日益壮大，此项开支是显而易见的，也是不可或缺的。目前行政部全体人员的月总工资基本平均在22000元左右（含总经办，因绩效而每月有所浮动）。而现在每个月的社保基本保持在17500.98。（目前缴纳人数为42人）,费用控制,班车费用每月固定为6000元整。 燃油费用每月基本控制在一万元左右。各部门占比为：,以上占比以十一月份各部门燃油支出为例，随着天气温度下降，业务的增多，燃油消耗会略有增加。,A2.1费用控制,公司的每月电费支出如下：,A2.1费用控制,由上表不难看出，电费的支出随着冬夏两季的空调开启有着很大的起伏，特别是冬天，地暖与通风同时启动后会产生较大的的电量损耗，而各种大功率取暖设备的使用更让用电量飙升。因此，关于空调的开启由行政部严格统一控制，尽量缩短空调的开启时间，温度更要合理设定。同时各部门员工要树立节约用电的意识，从各方各面做好电力的节约。 福利费用分析： 公司福利费用包括三个方面，工装费用、季度福利（劳保）、厨房费用。工装费用12年共支出113175.63。包括丝巾、领带601.8元，夏装3899.74元，开业原厂服装90294.04元，冬装8540元，羽绒服9840元。13年后，我司在丝巾及领带方面不会再增加任何支出，任何员工损坏、丢失或沾染无法清洁的污渍后一律自行购买。2013年，我司在工装支出方面预算为60000元，支出项为冬装61套（知名品牌），若干夏装。（PS：任何工龄未满两年的员工，离职时工装费用都会进行相应的折旧扣除。）去年的福利劳保费用总共支出为5707.60元，主要项目为员工劳保（毛巾、手套、洗衣粉等），中秋福利。2013年，除必要岗位的必要劳保外，其他劳保用品停止发放，所有费用折算在员工全年福利中，如双节（中秋、春节）、年度的旅游等。具体的标准将结合季度盈利和全年预算来制定。,A2.1费用控制,自上图不难看出，食堂费用每月都在递增，随着人员的增多，业务量攀升，中午滞留客户的增加，伙食的改善，正常的增长都是可以接受的。全年费用51000元。7、8月份较高的支出是因为增加了降温防暑食品的采购。明年食堂每月的预算在7000元左右，允许有少量的浮动，在有限的支出情况下如何提高餐饮的质量是行政部来年的主要工作之一。（PS：计划试行新的就餐方式，有偿用餐，公司补助。员工意见征集。）,A2.1费用控制,公司每月的话费支出还是比较平稳的，平均在1200元左右，全年支出16306元。6月、9月的话费突高是因增加了客服的短信发送支出。自七月份开始，行政部取消了所有不必要的（上海大众未要求或未登记、未公开的）固话7部，改为话费能节省大半的移动电话机。现全公司共需为23部电话缴纳话费。考虑到公司业务的稳步增加，明年全年话费预算为18000元。,A2.2费用预算,2013年行政费用预算一览表（可预见性费用）,行政收入：废品、机油：8555.00元 罚款：3860元,B存在问题,2012年是公司从初创期到成长期转变的阶段，公司完成了筹建工作, 在李总的重视和指导下，在各部门的大力协助下， 尽管我们取得了一定成绩但仍存在着很多不足之处，主要表现在以下几个方面：（一）、是由于行政部工作常常事无巨细，每项工作我们主观上都希望能完成得最好，但由于能力有限，不能把每件事情都做到尽善尽美。（二）、在人事和行政管理中因循守旧，没有不断创新新的管理方法，工作基本停留在事务性工作阶段，未能建立一套行之有效的工作机制，提高工