XX医药有限公司中药材收购管理制度

XX 医药有限公司中药材收购管理制度一、目的：为了建立经营中药材采购程序，保证公司所购进的中药材质量，把好中药材收购的质量关，特制定本制度。二、制度依据及引用标准：中华人民共和国药品管理法、药品经营质量管理规范（2016 年修订）和企业的各项质量管理制度。三、适应范围：本制度适用于本公司所经营中药材的收购工作。四、责任：1. 采购员制定采购计划、收集供应商资料、采购记录录入，提供采购记录等；2. 业务副总审核采购记录，对本制度执行过程中进行监控考核；3. 保管员负责到货中药材收货；4. 销售员负责提供销售退回中药材信息、中药材销售退货单；5. 质量管理员负责对执行情况的检查；6. 验收员负责入库中药材的质量验收7. 保管员负责和验收员进行质量验收合格后的中药材交接；8. 质量管理部对本制度执行进行监督。五、内容：1. 根据“按需购进、择优选购”的原则，以中药材质量为标准，市场销售需求为依据，进行中药材收购。2. 严格执行中药材收购程序，把好质量关。从已经审核过身份的供应商中选择供应商进行采购，确保向合法的供应商购进中药材。3. 中药材采购人员与供应商谈妥购进中药材相关适宜后，应根据本公司的采购计划和市场营销情况实施采购。确定采购后，采购人员要与供应商签订采购协议并给供应商开具收据。4. 采购人员应把采购信息，及时输入并上传到计算机管理系统，采购订单确认后，系统自动生成采购记录。5. 公司质量管理部、采购部、仓储部等部门，应按照公司有关制度，每年度对供应商的整体情况进行一次综合质量评审，建立中药材质量评审和供货单位质量档案，实行动态跟踪管理。6. 中药材到货前，采购部门要向收货员提供采购订单、收据、预计到货时间等信息。7. 收货员在收货时，应查看计算机系统采购记录，对照实物及收据确认相关信息，查验供应商身份证原件并索要身份证复印件后，方可进行收货。8. 收货员应确认外包装有无严重破损、受潮、水渍、霉变、虫蛀与鼠咬等痕迹，如有上述问题应拒收，并填写药品拒收通知单；如无上述情况可以收货，并在供应商所持收据上签字确认。9. 销售退回中药材的收货：依据销售部门开出的、经质量管理部审核的药品销售退货单，收货员核对销售记录，确认是本公司销售的，对照实物核对收货。10.收货员对符合收货要求的中药材，将其放于相应待验区域，设置状态标志，在系统内填写购进药品到货请验单、并将中药材收货记录移交验收员，进行中药材质量验收。11.验收员接到中药材收货记录并登陆计算机系统查验购进药品到货请验单后，进行验收。中药材应有包装，并附有标签。中药材每件包装上应有药材名称、产地、规格、采收季节、重量、供货单位、收购日期等。12.验收员应按中华人民共和国药典（现行版）和合同的质量标准进行验收。12.1. 检验合格后验收员对照实物，在系统上确认中药材品名、产地、供货单位、到货数量、验收合格数量等内容，系统生成验收记录；验收记录必须做到项目齐全、内容真实、填写规范、准确无误，保存 5 年。12.2. 对质量验收不合格的中药材，不得入库，应填写药品拒收通知单，报质量管理部门处理并通知采购部门。验收员对购进手续不清或资料不全的中药材，不得验收入库。12.3. 验收中发现质量有疑问的中药材，应及时报质量管理部复查处理。13.验收工作结束后，验收员填写中药材验收（入库）通知单通知仓储部保管员办理中药材入库手续。14.保管员依据中药材验收记录、中药材验收（入库）通知单和验收员的签章，办理中药材入库手续。14.1. 将验收合格的中药材从待验区移至相应的合格品库（区）相应的区域存放；14.2. 将已验收并经质量管理部确认不合格中药材，从待验区移至相应的不合格库（区），做好相应记录。不合格中药材的确认、报告、报损、销毁应严格执行不合格药品控制管理程序，并有完善手续和记录。14.3. 未经质量管理部验收员验收的中药材、验收不合格的中药材或不予验收的中药材，不得办理入库手续。14.4. 中药材信息经验收确认后，中药材进入可以销售状态。15