办公用品管理规定

=1=办公用品管理规定1.目的为更好地控制办公用品消耗成本，规范公司办公用品的申领、发放和管理工作，特制定本规定。2适用范围与定义2.1 本规定适用 XXXXX 有限公司办公用品的管理，其他子公司可参照本规定执行。2.2 本规定中办公用品仅限于消耗性办公用品及办公室消耗。2.2.1 消耗性办公用品：指满足员工日常办公所需的文具用品（如：铅笔、圆珠笔、中性笔、水笔芯、白板笔、荧光笔、剪刀、美工刀、胶水、封箱带、大头针、回形针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、报事贴、文件袋、印油、印泥、印台、修正液、订书机、订书针、计算器、直尺、档案袋、笔筒、电池等） 。2.2.2 办公室消耗：是指因办公所消耗的易耗品（如：纸巾，纸杯，饮用水等） 。3主管部门及职责3.1 行政部门是办公用品管理的主责部门，负责常用办公用品安全库存的管理与维护、办公用品的出入库、费用报销等。3.2 各部门接口人负责本部门办公用品的申领、发放及报销流程中费用分摊环节的确认。4领用标准4.1 各部门根据以下领用标准，结合工作需求，提交办公用品领用=2=单，申领时需秉持节约、环保的原则，重复利用可二次使用的办公用品，如笔壳、剪刀、直尺、订书机等，杜绝浪费现象。职级 每月（单位：元） 新入职当月（单位：元）经理级以下 8 20经理级 10 40总监级 20 604.2 盒装纸巾：限总监级及以上领用。4.3 瓶装饮用水：内部会议原则上不提供瓶装饮用水，接待重要客户及外部会议时方可提供。4.4 一次性纸杯：限总监级及以上、各部门接待重要客户、人力资源部门进行招聘面试及培训部门进行外部培训时方可领用。5.办公用品的领用5.1 领用单填写路径：公司 OA/行政办公/领用单/办公用品领用申请/填写申请单。5.2 办公用品领用单填写规范5.2.1 进入“办公用品领用单” ，从基本信息中选择此次办公用品申领的“费用中心” ，领用信息中点击“选择” ，选择需申领的办公用品或根据品名，输入申领数量，点击“添加” ，领用其他办公用品时以此类推，确认无误后，选择“下一步”提交即可。5.2.2 各部门请在下午 15:00 前提交领用单，行政部门对各部门提交的领用单进行审核，如有库存，则及时通知领取，如无库存，则由行政部门汇总下单采购，供应商送货后及时通知领取。=3=5.2.3 各部门应秉持节约原则，根据规定的领用标准，自主确定各使用人的办公用品，最高不超过每人每月定额，超过该部门当月费用预算总额则系统默认无法提交领用单，超额办公用品由各部门自行解决。 5.4 领用及确认5.4.1 申请人在 OA 系统/“个人消息”栏中收到行政部领用通知后，请于每周一、三、五下午 13：30-17：30 至行政部门领取，如遇特殊情况，需经行政部门负责人同意后方可领用。5.4.2 领用时应核对所发放办公用品的规格型号、数量、品牌与领用单是否一致，确认无误后领用人在办公用品出库单中签字。5.4.3 若申领办公用品与实际领用的有出入，行政部门将在办公用品出库单中注明实际领用办公用品并由领用人签字确认，行政部门在 OA 系统中调整实际领用金额并说明原因。6.理光一体机的使用说明6.1 公司打印或复印采用理光一体机，所使用的纸张由公司行政部门统一购买，各部门根据各自需求打印或复印。6.2 一体机由理光公司进行墨粉的添加及维修等服务，服务费按照双方协议的规定，收取打印及复印的费用。6.3 行政部门安排人员对一体机进行巡查，对纸张不足的机器进行添加，对发现的故障，及时联系理光公司进行维修。如员工在打印或复印时发现纸张不足、机器故障，请及时与行政部门联系处理。7.费用分摊与确认=4=7.1 各部门办公用品费用包含当月实际领用物品的总金额、理光一体机的服务费及该部门使用的纸张的费用。7.2 行政部门根据各部门实际领用物品的金额进行费用分摊，并于次月提交 OA 报销流程。7.3 理光一体机的服务费用为机器内安装的软件统计所得数据，行政部门根据此统计数据进行费用分摊，并于次月提交 OA 报销流程。7.4 各部门使用的纸张分摊方式：根据各部门在理光一体机打印及复印用量的比例对实际使用纸张费用进行分摊，计算公式如下：部门分摊纸张费用=（理光一体机中部门打印及复印用量/理光一体机中打印及复印的总量）* 当月领用于一体机打印的纸张总数量*纸张单价。纸张单价=每包纸购买价/每包纸数量。7.5 各部门分摊负责人需核对当月本部门以上费用并确认，如分摊数据有误，可直接联系行政部门进行调整。7.6 行政部门以当月实际领用纸张