邮件编写技巧

邮件编写技巧年富关务 刘春雨2014.04引E-MAIL名称：用户标识符 +域名 ,如 地址：互联网媒介：使用简易、投递迅速、收费低廉、易于保存特点：电邮简介邮件发送对象邮件编写规范年富 FOXMAIL小技巧电子邮件电子邮件应用应用目录发送邮件对象TOCCBCC暗送人抄送人收件人邮件发送对象平级交流用 to一般沟通， 不 抄送 收件人上司与工作无 直接 关 系 的 人 不用 to， 用 cc寻求支持，要抄送双方上司避免同一主题反复群发，用见面交流代替避免将细节发给高管，特别是不能了解的细节勿跨级沟通，应由上级批复后添加高层审批邮件发送对象邮件发送对象 案例12邮件编写规范问侯语称呼主题签名档附件修辞正文邮件编写规范简短，一般不超过16字便于记忆、搜索概括地表达邮件的主要意图便于收件人权衡轻重缓急可以加称呼，以引起收信人的注意2 31 主 题 空白标题最失礼 大写字母、感叹号 URGENT、 REQ、 FYI邮件编写规范邮件编写规范 主题案例01020304（ 1）有职务，按职务尊称（ 2）无职务，按先生 /小姐称呼（ 3）级别比自己高或不熟悉的人，尽量不使用英文名，慎用“ Dear XXX” （ 4）如果有几个人，宜逐个称呼到。人数较多，归纳出相同特征群体，如 “ 商务同事 ”（ 5）一个邮件中给多个人分别交待事情，应该分成多段，每段分别写明称呼(6) 第一行顶格写称呼邮件编写规范邮件编写规范 称呼附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件不宜超过 4个，较多时打包成一个文件5. 如果是特殊格式，应在正文中说明打开方式1 2签名档 问侯语1、姓名、单位、头衔、联系方式2、签名档写上一句比较有特点的话，加深印象。1、可用在开头或结尾2、分场合、掌握分寸 正文先描述缘起，再陈述意见或建议明确需求、时间点、重要信息保证把事情说明白 ,并尽可能短写完后考虑一下对方的阅读体验认真检查有无拼写、语法和标点符号错误找到少数的重点，确定一个中心点中心明确，分层叙事，逐层铺开语言得体内容清晰保持冷静邮件编写规范标点 字体 颜色 对齐1、慎用感叹号、问号2、可以不规范，但一定要规律1、默认字体2、粗体3、斜体4、尽量不要超过两种1、安全色：红、绿2、多种颜色时，给出注解3、尽量不要超过两种1、 段首对齐2、 段末对齐邮件编写规范 修辞自动回复、阅读回执、信纸为了留下凭证用见面或电话解决分歧避免将一般性的沟通交给上级去做邮件 +电话提醒 +会前提醒注意注意邮件编写规范 其它年富 FOXMAIL小技巧Add Your Text Add Your Text过滤器 存档 &查找地址簿年富 FOXMAIL小技巧下载1年富 FOXMAIL小技巧导入2年富 FOXMAIL小技巧Diagram2Diagram2自动分类自动回复 自动删除 过滤器年富 FOXMAIL小技巧 查找 1、将鼠标放在要查找的邮件夹上2、 ctrl+F年富 FOXMAIL小技巧 存档 1、手工存档2、自动存档3、标记邮件年富 FOXMAIL