公文体式的选用

公文体式的选用公文体式的选用，也就是公文文种的选用。公文体式的分类，为公文体式的选用创造了有利的条件。公文体式的选用，将借助公文体式分类的引导来达到准确无误的地步。但公文体式的选用，并不因此就变得轻而易举了。公文体式的选用要遵循一定的规律。我们只有先探出这些规律并能熟练地加以正确、有效地运用，而后才能走向准确无误选用的峰巅。(一)认清公文体式以文种为中心的诸种关系。要准确选用公文的体式即文种，必先认清公文体式以文种为中心的诸种关系，将文种发生联系的“关系网”揭示出来，把握文种运行规律。在公文写作中常常发生文种错用的情况，很重要的一个原因就在于不明白这张以文种为中心的“关系网”的存在。第一，文种有与材料、内容的完全一致关系。这一点，凡合乎规范的公文都具备。这是把握文种运行规律与文种选用规律的基本点。为了适应日益繁重复杂的社会管理工作对公文效用需求日益提高的趋势，公文分化出来了许多不同职能的文种，这些不同职能的文种因而要求有与之相适应的材料、内容，而不同性质、特点的材料、内容反过来也要求有与之相适应的文种。什么文种有什么职能、表达什么内容材料，什么内容材料归有什么职能的文种来表达，都有成文或不成文的规定。如党的机关公文处理条例规定：“指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求” ；“报告用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”等等。又如行政机关公文处理办法规定：“命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员” ；“请示适用于向上级请求指示、批准” ；“批复适用于答复下级机关的请示事项”等等。这些明文规定，全都表明了文种同其内容材料之间有着完全一致的关系，是凡为公文者都必须遵守、不得随意更动的完全一致关系。有些内容，性质尽管相同或相近，只因在程度或数量上有差距就用了不同的文种。比如同是表彰，就有表彰卓越功勋、杰出贡献或英雄人物的嘉奖令，有表彰一贯表现优秀或贡献一向突出的先进集体或个人的表彰决定，有表彰日常工作、生活中出现的好人好事的表彰通报等文种的不同。惩戒也一样，有惩戒令、处分决定、批评通报等文种的区别。对于这些不同、区别，撰文者如果了然于心，文种就不会用错了。当然，若在相关文种的职能界定中直接加以明确区分，那用起来就更得心应手了。所以，谁明白、掌握了文种跟材料、内容的这种完全一致关系，谁就掌握了选准文种的最基础一环。第二，文种有与制文机关的局部一致关系。这就是说有些文种跟有些制文机关有特定的一致性。如命令(令)作为通用公文，其作者只能是宪法及其他法律规定的 xx、国务院、国务院各部委、地方各级人民政府等，而且是级别越高使用命令(令)的频率也越高。又如条例，作为法律，只有立法机关才可制发；作为行政法规，只有国务院才可制发。许多人不清楚这一点，这便是条例一度四处泛滥的主要原因。有的公文，基本内容相同，只因作者不同就须用不同的文种。如 1959 年关于特赦一事，便先有中共中央关于特赦确实已经改恶从善的战争罪犯、xx 罪犯和普通刑事罪犯的建议 ，继有全国人大常委会关于特赦确实改恶从善的罪犯的决定 ，而后有中华人民共和国主席令 。这三个因作者不同而选用的不同文种是不可更换的。有的人常常将典型经验调查报告误认为是典型经验总结，原因就在于不明白其文种跟作者的特定联系：制文机关自己回顾工作，找出经验教训以改进、指导今后工作者，为总结；制文机关陈述调查到的外机关、外单位的情况，找出其经验教训有时还提出相应的建议