公文处理常用知识

公文处理常用知识一、公文处理中常见的问题二、公文排版规格三、党的机关公文与国家行政公文这两种公文的种类与格式有什么异同公文处理常用知识一、公文处理中常见的问题1、照抄省市文件较多，容易出现错误。2、格式不对。主题词标注错误；印刷不清晰、装订不规范；公文字体字号使用错误；缺页、少页等现象时有发生；主送机关不规范。3、审核程序不对。经常出现有些部门起草代拟的文件，涉及经费、编制、人事、数字统计等问题，在未经有关部门协调一致的情况下，直接报送党委办公室或直接呈递领导阅定；有些内容未经某项工作涉及的主管领导阅知。4、传递程序不对。有些部门公文起草、审核、传递中严重违反公文运转程序，领导先签发，出现公文倒流现象，办理质量较差。5、纸制文档和电子文档归档不能主动按要求按时存档。二、公文排版规格1、用纸：（1）党委系统公文一般用 b5 或 a4 纸，现在经常用 a4 型，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口：（左白边）为：28mm1mm。版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 。 （2）公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为 85%90%，横向耐折度15 次，不透明度85%，ph 值为。 （3）多于 3 页必须用 a3 幅面，无论 a4 或 a3 都必须正反两面印刷。2、正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题用 3 号黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。3、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 bl100，红色油墨应达到色谱所标 y80，m80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。5、字体、字号：标题用二号标宋或新标宋，正文中一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体，三级以下标题和正文用三号仿宋，页码用四号全角楷体阿拉伯数字标识。6、附件标注于落款前、正文之后。党的机关公文附件不空行，如：附（黑体）:“秘书工作” “秘书工作”（楷体） 。若有多个附件可用阿拉伯数字 1、2、3 上下排列，附件标识每行后面不能有标点符号，另外，如果所附内容需回行，第二行应与冒号后第一个字符对齐。附件正文要在附件材料左上角用 3 号黑体顶格标识“附件”二字。7、公文中页码距正文 7mm，用 4 号全角楷体阿拉伯数码标识，a4 型纸置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。双面印刷时，单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页以后的页不标识页码。三、党的机关公文与国家行政公文这两种公文的种类与格式有什么异同1、用纸格式不统一。按规定，党的机关公文用纸规格既可采用 b5 型，也可采用国际标准 a4 型;国家行政机关一般用 a4 型。但当前党的机关公文普遍采用的是 16 开型，国家行政机关公文普遍采用的是 a4 型。2、排印字号不统一。党的机关公文使用的字号比较多,有2 号、3 号、4 号、5 号字，而行政机关公文除标题外都用3 号字。如，党的机关公文发文字号、签发人、印发单位和印发日期用 4 号字、抄送机关名称用 5 号字;而行政机关都用 3 号字。3、排印字体不统一。主要是份号、签发人姓名、正文小标题、主题词和主题词目字体不同。如，党的机关公文签发人姓名用仿宋，行政机关公文用楷体；党的机关公文主题词目用书宋体，行政机关公文用小标宋体；党的机关公文正文一级小标题用黑体，二级小标题用楷体，行政机关公文正文小标题用仿宋。4、标注位置不统一。党政机关公文一些格式要素标注的位置也不同，最容易使办文人员忽略。党的机关公文不标注保密期限的，密级标注在份号的下方，标注密级期限的，密级二字在首页版心右上角，行政机关公文密级标注在首页版心右上角，右侧标 2 号五角星与保密期限；党的机关不标注主送机关的公文，主送机关排印在印发传达范围处，行政机关不标注主送机关的公文和主送机关名称首页排不下时，主送机关排在主题词之下，抄送机关之上；党的机关公文附件名称在正文末行之下接着排印，行政机关的公文在正文末行之下空一行排印；党的机关公文抄送两字在左边顶格排印，行政机关的公文抄送两字在左边空一字排印；党的机关公文印发单位与印发日期左右各空半个 4 号字排印，行政机关的公文印发单位与印发日期左右各空 1 个 3 号字排印。5、标注方式不统一。党政机关公文格式有些在标注方式和要求上也不统一，最容易让办文人员混淆。如，党的机关公文间接行文均用书名号将其标题全部标出，行政机关公文除法规性文种用书名号外，其余文种均用综合性标题，无标点符号；县级与基层党的机关行文，所有公文均署名，三个以上行政机关联合行文才署名；党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注，行政机关公文用汉字标注；党的机关有特定版头的普发性公文不盖章，行政机关的所有的公文均加盖发文机关的印章；党的机关公文主题词用主题词法标注，一般不超过 10 个主题词词目，行政机关公文用分类法标注，一般不超过 5