人事行政部操作手册

Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处 -人事/行政部Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.Dragon Gate Mall Property Management Office-HR/A Dep.操 作 手 册Work Instruction By HR/A Dep.文件号: Q/WI-DGM-HR-0105目 录Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 管理处组织架构图 1人事/行政部组织架构图 2文件目录 3文件修订记录 4部门职责 5员工岗位职责13办公室仓库管理制度50人事操作流程 56请购及验收制度 137表单目录 144表单修订记录 147上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处组织架构图1注：【 豫龙坊】人员总数为：100 人。人事/行政经理卞 丽人事助理兼仓管潘卓群行政兼采购周立清3/0物业总经理总经理秘书 物业经理工程经理工程师工程助理兼仓管宋玉艳 工程领班强电日常维修维修技工弱电技工空调给排水16 人事/行政 经理人事助理兼仓管行政兼采购3 客服经理 前台接待 9 租务经理 租务主任4中央监控门岗保安机动保安巡逻保安广场保安卸货区保安保安经理 保安领班消防主任62会 计出 纳财务经理 3上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部组织架构图Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 2人事/行政部人数合计：3 人人事/ 行政经理 1 人人事助理兼仓管1 人行政兼采购1 人上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部操作手册清单Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 31. 手册名称 文件编号 版本 颁布日期1.1 部门职责 Q/WI-DGM-HR-01 1.0 Nov 30, 20071.2 员工岗位职责 Q/WI-DGM-HR-02 1.0 Nov 30, 20071.3 办公室仓库管理制度 Q/WI-DGM-HR-03 1.0 Nov 30, 20071.4 人事操作流程 Q/WI-DGM-HR-04 1.0 Nov 30, 20071.5 请购及验收制度 Q/WI-DGM-HR-05 1.0 Nov 30, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部文件修订记录Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 4序号 版本 修订内容 修订 审核 批准 检索号 登录部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：5/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 5部门职责1.目的明确管理处各部门职责，规范部门工作分工与绩效考核。2.适用范围上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处。3.定义（无）4.主要职责41 物业总经理:制定各部门的职能方向，监督各项管理制度的推行与执行情况，考核各项工作的完成情况，并对各部门问题的解决进行指导和协调。4.2 总经理秘书:及时传达物业总经理的各项决策，及时汇总各部门的工作报告，帮助物业总经理及时了解各部门工作情况。4.3 物业经理:协助物业总经理对各部门工作进行指导,辅助各部门完成物业总经理的决策。5.内容5.1 总经理室职责5.1.1 负责处理物业管理处的日常事务，协助总经理督促落实各项工作指令的执行情况。5.1.2 负责物业管理处对外文件的收发、批转、传阅、归档、保管等工作，以及管理处名义的公文的起草、承办、呈报、打印、分发、督办及印鉴工作。5.1.3 负责管理处的对外接待工作；与政府有关管理部门联络并建立良好关系。部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：6/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 6负责办公室的管理软件建设，包括制订和完善各种规章制度及各种管理 规则、条例等。5.1.4 负责管理处的保密工作，督促和检查各部门商业保密制度的落实情况。5.1.5 负责管理处每周工作报告、每月工作报告及年度总结报告和全年工作计划的起草和修改、定稿以及呈报。5.1.6 负责本管理处对外以及物业总经理和各部门之间的信息反馈工作。5.1.7 负责推进 ISO9001 质量体系的建立、实施、维持和改进工作，以保证该体系的运作符合 ISO9001 标准。5.1.8 负责物业管理处的文件控制工作，负责整个系统文件的保存、发放、销毁以及各个流程的登记工作。5.1.9 根据物业总经理的指示，做好管理处各部门之间的总体协调工作。5.1.10 负责管理处对外一切有关证照的办理和年审等。5.1.11 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.2 财务部职责5.2.1 建立健全财务管理体系，对管理处的财务事宜进行日常管理。5.2.2 编制年度预算，控制预算，监督预算的执行情况并适时调整5.2.3 定期向总部财务汇报管理处的财务情况5.2.4 配合人事/行政部门、工程仓管对库存的商品、固定资产进行盘点审核。5.2.5 按照国家会计制度的规定记账、复账，做到手续完备、数字准确、账目清楚。5.2.6 按照国家会计制度的规定装订、保管凭证、账册及其它财务文件。部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：7/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 75.2.7 及时与公司财务、驻场物业总经理沟通，反映项目发生的财务问题，并提出专业意见。5.2.8 执行公司及本管理处的各项财务规章制度。5.2.9 完成总部财务、驻场物业总经理交办的其他任务。5.3 人事/行政部职责5.3.1 人事部分5.3.1.1 人事/行政经理配合物业总经理制定本管理处的人事政策，包括管理制度与流程、薪资福利标准等。5.3.1.2 掌握、控制各部门定员、定编情况，定期平衡福利水平以符合国家劳动法规的要求和管理处的需要。5.3.1.3 统筹招聘工作，根据工作任务之需要，协同各部门进行员工的招募与甄选，根据他们的文化水准、工作经历、教育程度、应变能力、身体状况、仪容仪表等条件，甄选最佳人员来管理处工作。5.3.1.4 负责新员工的培训工作，协助各部门对员工进行适当的培训，并组织培训后的跟查、评核工作。以提高员工素质和实际工作之能力。5.3.1.5 负责组织员工的试用期转正、年度考核等各类考核工作。5.3.1.6 拟定每年薪资预算方案，统一管理和调整员工薪金与福利，负责每月员工的考勤和工资的统核工作。5.3.1.7 为员工办理各种有关手续和证件： 入、离职手续； 调动； 员工证； 申领各项物品。5.3.1.8 建立和管理人事档案：记录有关员工个人资料并存档。5.3.1.9 负责人事的任免与调动，协助总经理定期审定员工之表现及提供晋升或纪律处分的建议。部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：8/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 85.3.1.10 负责办理员工招、退工手续、养老保险手续等。5.3.1.11 根据国家的有关政策做好员工的计划生育工作。5.3.1.12 管理好员工休假（如：补休、年假、探亲假等）。5.3.1.13 负责员工的劳保福利。5.3.1.14 完成管理处物业总经理和总部人事部交办的临时任务。 5.3.2 行政部分5.3.2.1 根据管理处各部门的物资需求和资金情况编制管理处的年度、季度、每月物资采购计划，核准后，按质量、数量要求，分轻重缓急按预算合理采购所需物品，并做好仓库管理工作，购回物资经验收后方可入库，保 证进出、库存物资帐物相符。5.3.2.2 负责管理处财产、办公用品管理和配置，配合财务部进行财产登记及财产注销等。5.3.2.3 负责制服的送洗、发放、修补等工作。5.3.2.4 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.4 租务部职责5.4.1 配合开发商做好整个商场的推广工作，包括配合安排宣传、公关、推广活动、节日装饰等，树立广场的形象及吸引更多的顾客到商场购物。5.4.2 处 理 客 户 投 诉 ， 可 处 理 者 即 行 处 理 ， 不 能 解 决 的 即 向 物 业 总 经 理 汇 报 ，做 好 投 诉 处 理 后 的 租 户 回 访 工 作 ， 同 时 做 好 记 录 及 将 租 户 意 见 、 建 议 反馈 至 各 职 能 部 门 。5.4.3 办理客户入住退户手续，监督一周跟进式服务工作。5.4.4 协助相关部门处理突发性事件。5.4.5 巡查物业的各项情况，作好记录，遇特别或严重情况立即向物业总经理部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：9/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 9汇报。5.4.6 商场遇紧急情况及事项，须及时处理并做好善后工作。5.4.7 负责监管整个商场的前期交付房手续，及租户的二次装修。5.4.8 认真负责完成总经理临时安排的工作。5.5 客服部职责5.5.1 处理客户投诉，可处理者即行处理，不能解决的即向物业总经理汇报，做好投诉处理后的租户回访工作，同时做好记录及将租户意见、建议反馈至各职能部门。5.5.2 协助催缴物业管理费、公用事业费等各种费用。5.5.3 协助租务部办理租户交房进场和退户手续，负责一周跟进式服务工作。5.5.4 负责办理业户水牌制作及审批业户非办公时间加班及货梯使用等申请。5.5.5 定期拜访客户，征询意见并进行处理。5.5.6 负责拟定和发商场公告至租户或发展商。5.5.7 处理突发性事件。5.5.8 在物业总经理的指导下，有计划开展公关活动，促进物业的整体形象。5.5.9 监督、检查绿化和保洁的工作情况。5.5.10 完成物业总经理交给的各类临时任务。5.6 工程部职责5.6.1 全面负责豫龙坊的土木建筑、电器、空调、电梯、热交换器、给排水等，机械设备的运行管理和维修保养及污水处理等工作。5.6.2 根据业主的要求和管理处的决策，负责制定管理处近期和远期各类电器及机械设备的添置、更新和维修保养计划，制订经费预算报告。负责有部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：10/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 10关设备物资的请购计划等工作。5.6.3 严格执行安全操作规程，组织实施对豫龙坊设备的定期检查、保养和维修，负责各类设备的应急枪修，并及时排除故障，保证设备处于正常的工作状态。5.6.4 按照国家有关环境保护、安全生产、劳动保护等政策法规，负责制定有关设备的使用管理制度，落实岗位责任制，保证设施的安全运行，并经常督促检查，及时改进工作中存在的问题。5.6.5 配合管理处和政府有关管理部门，开展对员工有关技术的培训工作。提高员工的技术水平和技能，取得合格的技术岗位证书，做好技术人员的技术晋级和职称的考核，评聘工作。5.6.6 坚持勤俭办企业的精神，积极开展技术革新，提高设备使用效率，节约能源，降低成本。5.6.7 及时处理设备故障报修和业主及租户的有关投诉。5.6.8 加强设备、设施及工具的管理，定期进行检查核对，作到帐、卡、物一致。5.6.9 按照公司档案管理工作制度，负责有关豫龙坊的土建工程，设备设施的施工，安装图纸、资料的交接。保管以及检修记录等文本，资料的立卷，归档的保管工作。5.6.10 做好物业总经理交办的其他事项。5.7 保安部职责5.7.1 负责制定、落实安全制度并检查、督促实施情况：5.7.1.1 负责制定、落实广场的各项安全管理制度。如：治安管理制度、安全管理奖罚制度、突发事件的应急处理制度。部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：11/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 115.7.7.2 制定、落实特别安全管理制度。如重大节、假日的安全管理制度。5.7.2. 负责广场的安全保卫工作：5.7.2.1 在广场范围内防止犯罪，实施安全监督。5.7.2.2 负责广场范围内的治安管理和警卫工作；协助公安机关查处广场发生的案件、协助查控可疑人员和被通缉案犯。5.7.2.3 处理保安方面的事故和投诉，协助客服部处理广场范围内的争执，并向物业总经理提交处理报告。5.7.2.4 负责管理广场有关治安工作的档案、资料。5.7.2.5 负责检查广场物品进出。5.7.2.6 管理好拾遗物品。5.7.2.7 定期向物业总经理汇报有关豫龙坊保安情况并作出建议。5.7.3 负责对管理处员工的安全意识教育、培训、宣传工作：5.7.3.1 根据广场的实际情况定期对全体保安人员进行治安知识、安全意识及法制观念的培训及考核工作。5.7.3.2 抓好保安队伍业务培训和建设。5.7.3.3 负责对员工集体宿舍的管理。5.7.4 消防部分5.7.4.1 负责 24 小时监视豫龙坊消防主机、煤气报警、垂直梯应急控制、紧急广播系统，接到信号迅速查明原因及情况，并按步骤作出准确无误的处理。5.7.4.2 发生火警、火灾应立即作出反应，第一时间组织消防员到现场扑救。做好火灾事故的处理、情况记录，写出事故报告报管理处。5.7.4.3 负责制定各种防火安全制度和应急方案。督促各部门贯彻落实防火安全措施，负责调查了解违反消防规定的原因，并提出解决处理的意见，部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：12/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 12向物业总经理报告情况。5.7.4.4 负责定期检查广场各租户、部门的防火安全情况以及各种消防设备、灭火器材，发现隐患，及时督促有关部门进行整改。5.7.4.5 负责将广场每天的消防安全情况以书面报告物业总经理。5.7.4.6 负责调配补充消防灭火器材，并定期对消防设备进行检测、保养、维修，使消防设备和设施时刻处于正常工作状态。5.7.4.7 负责制定重点部位的检查，特别是对餐饮、娱乐场所和油库等的消防规范的检查。并制定灭火作战和疏散方案，负责每年组织本广场一至二次的消防演练。5.7.4.8 负责广场租户动火部位的安全监督、巡查及对使用煤气的用户进行日常监督。5.7.4.9 协助广场新建、改造工程消防设施的呈报审批手续。5.7.4.10 负责签发广场施工单位动火许可证，并监督施工期间的消防安全。5.7.4.11 协助做好重要接待任务时有关消防方面的安全和保卫工作。5.7.4.12 建立和管理好消防业务档案。5.7.4.13 制定及熟悉逃生路线。5.7.4.14 负责对全管理处员工进行消防业务知识培训。5.7.4.15 开展防火宣传教育。5.7.4.16 完成管理处交办的临时工作任务。6.引用文件（无）7.记录（无）8.其它员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：13/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 13员工岗位职责1.目的明确管理处各部门员工岗位职责，规范员工工作分工，为员工岗位适应性考评与绩效考核提供依据。2.适用范围上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处各岗位。3.定义（无）4.内容4.1 物业总经理岗位职责4.1.1 工作汇报： 开发商，高力总部4.1.2 对总经理及分管领导负责，统筹豫龙坊的日常物业管理工作。4.1.3 加强员工的思想教育工作，培养员工的爱国主义精神和爱豫龙坊如家的思想，检查督促员工的行为是否规范。4.1.4 确 定 工 作 目 标 ， 制 定 工 作 计 划 ， 做 好 工 作 安 排 ， 做 好 每 月 、 季 、 年 度 的 工作 结 。4.1.5 拟定各项管理制度和管理措施，定期对各部门工作监察协调，以检讨及改善本部门的管理水平。4.1.6 负责本部门 ISO9001 管理体系的正常运作，并负责跟进不合格项的处理和纠正，预防措施及跟踪。4.1.7 控制部门的人员编制，根据工作需要做好本部门的人员内部调配。4.1.8 负责制定本部门员工的业务培训计划，定期对员工进行业务考核和培训。4.1.9 做好有关承判商的评审工作。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：14/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 144.1.10 掌握部门固定资产及每月的物料消耗，并加以控制。4.1.11 定期组织召开部门有关人员参加的工作会议，传达管理管理处的精神，检查部门工作落实情况并对员工进行讲评，安排下一阶段的工作。4.1.12 处理租户的重大投诉。4.1.13 建立良好的公共关系，协调与其他部门的工作。4.1.14 负责商场各项租用项目的监管工作。4.1.15 负责本部门档案文件管理和印鉴的管理工作。4.1.16 对部门出现的问题及工作上失误负有领导责任。4.1.17 对物业管理部办公范围的防火安全负责，为物业管理部的防火责任人。4.1.18 商场遇紧急情况及事故，须无条件回商场处理及做好善后工作。4.1.19 完成总部临时交给的工作。4.2 物业经理岗位职责4.2.1 工作汇报:物业总经理4.2.2 协助物业总经理健全本部门的规章制度和服务规程，制定培训计划，落实员工培训工作，建立一支高素质的员工队伍。4.2.3 协助物业总经理完成本部门的各项日常管理工作，包括员工管理、租户管理、清洁绿化管理等。4.2.4 配合各部门经理协调部门内部、部门之间及有关业务单位的工作关系。4.2.5 负责各部门文件资料审核及档案管理。4.2.6 定期核查部门固定资产及每月的物料消耗，并做出相应计划。4.2.7 协助有关部门完成各项收费工作。4.2.8 建立部门信息咨询库，及时了解租户要求，并能及时提供相应的优质服务。4.2.9 定期了解租户管理服务工作的意见，处理租户对管理服务工作的投诉，员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：15/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 15并及时向物业总经理汇报。4.2.10 负责监控商场内煤气、水、电等安全情况，遇紧急事件，及时处理并向物业总经理汇报。4.2.11 负责商场范围的环境卫生，整体绿化工作。4.2.12 负责部门的考勤管理，检查排班情况。4.2.13 协助有关部门进行接管租户的验收、移交工作。4.2.14 负责租户商铺的二次装修申请，包括审批、监督、检查工作等。4.2.15 认真负责完成上司临时安排的工作。4.2.16 遇商场发生紧急情况时须无条件回商场处理及善后工作。4.2.17 参加部门经理轮值及管理处经理轮值。4.3 总经理秘书岗位职责4.3.1 工作汇报：物业总经理、物业经理4.3.2 负责管理管理处公文（报告、计划、决议、公函等）的起草、印发、存档工作。4.3.3 检查各部门的工作，督促、指导改进。4.3.4 负责管理管理处公文、资料的收发登记及分类、整理、保管工作。4.3.5 负责有关业务资料及同行业和市场信息的收集、分析、研究，供总经理和有关部门参考。4.3.6 组织安排有关管理工作会议和行政会议。4.3.7 管理管理处印鉴，并负责全管理处档案文件的综合管理。4.3.8 管理处对外联络及文书信件，与政府有关部门建立良好的关系。4.3.9 恪守保密原则，严格按工作程序办理，不传播公司资料、决策等保密事项。4.3.10 做好客访预报、来访接待等有关工作。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：16/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 164.3.11 处理有关信函、电报、电话，并做好记录，及时上传下达。4.3.12 预先整理好总经理室，完成日常勤杂工作。4.3.13 负责编写每周一期的工作周报及每月一期的物业周报。4.3.14 对本单位文书的形成、积累和归档工作进行指导。4.3.15 完成总经理和部门交办的临时任务。4.4 财务经理岗位职责4.4.1 工作汇报：驻场总经理、总部财务4.4.2 职务总体目标：4.4.2.1 负责项目财务部的运作，包括帐务处理，报表编制，财务部员工的监管及部门工作协调；4.4.2.2 根据企业会计准则和公司有关制度的规定，完善项目的各项财务制度与规章；4.4.2.3 与项目各部门共同编制年度预算，并负责全年度的实施与控制；4.4.2.4 编制各类财务管理报表，提供驻场总经理相关决策；4.4.2.5 及时与公司财务，驻场总经理沟通，反映项目发生的财务问题，并提供专业意见；4.4.2.6 审核各项收入与支出的正确性与合理性；4.4.2.7 配合公司财务对项目进行日常的稽核工作；4.4.2.8 编制培训教材，实施对财务部和其他相关部门的财务制度及操作流程培训。4.4.2.9 完成上级临时交付的其他工作。4.4.3 主要职责：4.4.3.1 建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制；员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：17/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 174.4.3.2 主持财务报表及财务预算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整；4.4.3.3 定期向总部财务汇报资产的运用和财务情况；4.4.3.4 审核4.4.3.4.1 对楼盘的各项收入与支出进行审核。 4.4.3.4.2 对凭证，总帐及明细分类账，会计报表进行审核。4.4.3.4.3 对库存材料，低值易耗品，固定资产进行盘点审核。4.4.3.4.4 审核总部财务要求提供各类其他报表。4.4.3.5 编制预算4.4.3.5.1 每年编制楼盘年度预算4.4.3.5.2 按月编制楼盘月度收支预算4.5 会计岗位职责4.5.1 工作汇报：财务经理4.5.2 职务总体目标：4.5.2.1 按照国家会计制度的规定记账，复帐，做到手续完备，数字准确，账目清楚；4.5.2.2 严格执行公司的各项财务规章制度；4.5.2.3 协助财务经理和驻场总经理对楼盘的收入， 成本费用进行控制；4.5.2.4 及时与财务经理，驻场总经理沟通，反映楼盘发生的财务问题，并提供专业意见；4.5.2.5 妥善保管会计凭证，会计账簿，会计报表，和其他财务资料；4.5.2.6 完成楼盘驻场总经理，财务经理交办的各项工作；4.5.2.7 监督，指导出纳的工作; 员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：18/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 184.5.2.8 配合公司财务对楼盘进行的审计工作。4.5.3 主要职责：4.5.3.1 记账：编制凭证，登录各科目的总帐及明细帐分类帐。4.5.3.2 编制报表4.5.3.2.1 按月编制资产负债表，损益表等。4.5.3.2.2 按总部财务要求提供各类其他报表。4.5.3.3 审核4.5.3.3.1 对楼盘的各项收入进行审核，包括有偿服务收入，代收的各项款项（代收垃圾清运费，公用事业费等）4.5.3.3.2 对楼盘的各项支出进行审核，包括工资发放的现金部份，备用金的使用范围，押金的退回，各项请款，报销单据，按预算控制各项费用的支出。4.5.3.3.3 对出纳开具的发票，收据进行抽查审核。4.5.3.3.4 协同财务经理及出纳对库存材料，低值易耗品，固定资产进行盘点。4.5.3.3.5 监督出纳及时将现金收款介入银行，不许发生现金坐支，白条抵库现象。4.5.3.3.6 审核出纳的银行日记帐及其他相关报表。4.5.3.4 每月审核出纳编制的银行余额调节表。4.6 出纳的岗位职责4.6.1 工作汇报：财务经理、会计4.6.2 职务总体目标：4.6.2.1 按照国家会计制度的规定编制现金，银行日记帐，做到手续完备，数字准确，账目清楚。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：19/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 194.6.2.2 严格执行公司的各项财务规章制度。4.6.2.3 协助楼盘物业经理对楼盘的收入，成本费用进行控制,开具有关票据等。4.6.2.4 及时与楼盘财务，公司财务，楼盘驻场总经理沟通，反映楼盘发生的财 务问题。4.6.2.5 完成楼盘驻场总经理，总部财务，楼盘财务交办的各项工作。4.6.2.6 配合公司总部会计对楼盘进行审计。4.6.3 主要职责：4.6.3.1 现金报销及发放现金工资。4.6.3.2 按公司规定报销现金，不得坐支，及白条抵库。4.6.3.3 根据原始凭证登记手工现金流水帐及银行流水帐。4.6.3.4 每天登记现金日报表及相关附表；4.6.3.5 现金解款，严格按照公司库存现金限额规定（不得超过公司规定），及时将收到的各类款项存入银行；4.6.3.6 审核备用金报销及各类请款的发票的合法性，合理性，发票抬头是否写明公司名称，金额大小写是否一致等，费用发生是否在预算范围内.4.6.3.7 开具发票、收据。 根据公司发票、收据规定开具各类发票、收据，登记发票记录本。4.6.3.8 协同财务经理及会计对库存材料，低值易耗品，固定资产进行盘点。4.7 人事/行政经理4.7.1 工作汇报：物业总经理、总部人事4.7.2 职务总体目标：物管处人事、行政工作正常开展的统筹安排。保障人力资源的充足、调节员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：20/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 20员工关系及部门关系，协助物业总经理进行员工的考核及晋升或降职、组织协调开展培训、各项人事、行政制度的贯彻执行等。4.7.3 主要职责：4.7.3.1 人力资源规划4.7.3.1.1 按照管理处总体目标制定年度、月度人员薪资福利、培训等预算及计划。4.7.3.1.2 运用工作分析等手段，在年度报告中对管理处岗位设计及岗位编制提出合理化建议。4.7.3.1.3 编制管理处人事、行政规章制度细则，制定及完善各项工作流程，并及时根据管理处的内外环境变化进行调整。4.7.3.1.4 建立健全各项档案管理和保密工作的规章制度。4.7.3.1.5 配合物业总经理制定与实施留才政策和储备干部制。4.7.3.2 招聘与配置4.7.3.2.1. 负责管理处各岗位的招募、甄选工作（主管级、财务、人事岗位，协助总部招聘；主管级以下人员全权负责招聘工作）。4.7.3.2.2. 指导和审核人事助理对管理处员工入、离职手续的办理工作以及其他人事工作。4.7.3.2.3. 定期与有业务往来的招聘渠道进行联系，保持良好关系，保证信息沟通及时顺畅。4.7.3.2.4. 开辟招聘渠道，并对渠道进行评估。4.7.3.3 培训4.7.3.3.1 管理处内、外部培训的组织与协调，配合总部进行年度、季度、月度培训计划的制定和实施。4.7.3.3.2 新进员工人事层入职培训的各项工作的跟进。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：21/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 214.7.3.3.3 对各项培训进行培训反馈的调查，给出改进方案。4.7.3.4 绩效管理4.7.3.4.1 编制部门岗位职责，并按岗位职责协调工作分工以及进行岗位评价和考核。4.7.3.4.2 协助物业总经理进行管理处员工的晋升、降职；以及试用期、日常和年终考核。4.7.3.4.3 监督、巡查管理处各部门各项规章制度的执行状况；参与稽核各项制度的执行情况。4.7.3.4.4 负责监督、抽查管理处日常考勤、请假制度、加班以及调休等事宜的执行状况。4.7.3.4.5 协调各部门关系，配合各部门经理对员工进行管理，对受到奖惩的员工进行绩效面谈。4.7.3.4.6 对离职员工进行离职面谈。4.7.3.4.7 定期进行员工单独谈话，了解员工的困难和需求，及时了解员工可能的动向，制定合理有效的激励方式。4.7.3.5 处理劳动关系相关事宜4.7.3.5.1 管理处工伤事故、劳动监督及劳动仲裁、员工档案的后续跟进。4.7.3.5.2 协调管理处员工关系，接待、处理管理处员工投诉。4.7.3.5.3 结合新劳动法，提出合理建议。4.7.3.6 其他4.7.3.6.1 指导和审核行政助理对办公设备和用品的请采购工作以及其他行政工作。4.7.3.6.2 对仓管员做到有效管理，定期抽查相关工作报表。4.7.3.6.3 按时完成人事/行政部门的日志、周报和月报。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：22/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 224.7.3.6.4 辅导下级员工的工作。4.7.3.6.5 完成上级交办的其他工作。4.8 人事助理兼仓管4.8.1 工作汇报：人事/行政经理4.8.2 职务总体目标：负责物管处人事工作的正常开展。保障人力资源的充足、员工关系及部门关系的和谐，相关表单的制作、员工考核的执行、各项人事制度的贯彻执行，管理处物资的保管。4.8.3 主要职责综述：4.8.3.1 执行人事/行政经理所指派的工作，协助人事/行政经理处理日常事务，并协调各部门的配合。4.8.3.2 负 责 人 事 /行 政 部 人 事 文 档 的 保 管 工 作 ， 要 求 做 到 合 理 系 统 的 按 要 求 归档 ； 任何有关人事档案及人事管理之记录，必须妥善保存，以供人事/行政经理及其他高级职员查阅，对于保密文件，应在请示人事/行政经理并获准之后，方能允许他人查阅。4.8.3.3 准备充分的各类人事表单，保证各部门在需要时可随时取用，做好各部门的“后勤”工作，保证其有效运转。4.8.3.4 熟悉物品，了解库存，账目清楚准确；做好每月一次的物品盘点工作，做到帐、物、卡三相符。4.8.3.5 每天认真详细填写“工作日志”，汇报当日工作内容、工作进展或工作成果、遇到的问题等，并制定“明日工作计划”。4.8.3.6 完成上级交办的其他任务。4.8.3 职责细则：4.8.3.1 人事方面 员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：23/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 234.8.3.1.1 招聘：4.8.3.1.1.1 招聘管理类岗位：对于各部门主管、主任及以上级别、行政人事、财务人员等岗位 ，负责协助总部进行招聘工作： 向总部提出申请。（招聘申请表 PM-B01-02-010-S-016） 由总部负责招聘，通过初试的推荐到管理处，届时协助安排人事/行政经理、相关部门经理及物业总经理具体复试事宜。4.8.3.1.1.2 招聘普通岗位：在预算范围内（人数、薪资）全权负责招聘的前期工作：如应聘信息搜集，简历的初步筛选，面试时间协调安排与通知，面试结果通知等。 招聘渠道建立及信息发布：同物业管理处附近的职介所、人才交流中心、劳务中介、街道就业援助员等建立起良好的联络，提供物业管理处拟招聘岗位的具体要求（可设置一些长期招聘的岗位需求以备不时之需，但人员到位后需及时同合作单位确认）；同时可向总部申请协助相关岗位的招聘信息发布（但招聘到位后亦需及时通知公司人事主管撤消相应信息）。 应聘人员甄选：面试人员填写职位申请表（PM-B01-02-010-S-018），对应聘资料/人员进行初步筛选，以确定面试人选，协调人事/行政经理的面试时间，做好面试通知；一些专业性较强的岗位应同时协调相应部门经理进行复试，并在面试评估表（PM-B01-02-014-N-007）给出面试评估成绩。 招聘人选确定后，负责通知录用和到岗时间，办理相关录用审批手续，不同职位审批程序如下：序 岗位 审批人员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：24/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 241 普通员工 部门经理、人事/行政经理、物业总经理2 部门主管 物业总经理、高力总部3 物业总经理 开发商、高力总部注：确定录用人选后应核对驻点预算确认无超预算编制及超预算薪资情况发生。 审批完成后出具聘用函，录用人员报到后一个星期内需提供由户口所在地公安部门出具的政审证明（如有合理解释，可延后至一个月）连同面试资料（职位申请表及面试评估表）存档，对于保安人员，无论何种情况，若一个月内不能提供政审函(PM-B01-02-010-S-017)，则解除劳动合同。4.8.3.1.2 员工入、离职：4.8.3.1.2.1 入职手续办理： 员工入职前各类物品的准备； 入职后收集员工资料、填写人事表单（见记录）、进行入职引导、物品签收、录入个人资料、安排培训等； 劳动合同工（即公司用工）在收到劳动手册及退工单后即与之签订劳动合同(PM-B01-02-014-N-006)，并于月初或月末附上清单月度人事报表，呈送人事/行政经理审阅后寄总部人事办理用工手续； 劳务协议工（即下岗、协保等特殊人员），要求员工入职时提供下岗证明原件或协保手册，与之签订劳务协议，于月初或月末同劳动合同工一并附明月度人事报表呈送人事/行政经理审阅后交寄总部人事办理用工登记； 劳务输出工（即委托劳务或其他公司用工）在收到劳动手册及退工单后通知劳务公司及时与之签署用工合同(PM-B01-02-014-N-001)。员工岗位职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-02版 次：01页 码：25/147Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential For Internal Use Only 25序 公司名称 联系电话 传真 联系人1 申盛公司 63211549 任小姐 员工的各项入职材料存档。4.8.