Notes邮箱用户手册

Page 1 of 44Notes 邮 箱使用手册Seite 2 von 44Index1) 如何创建 新邮件 并创建附件？(Create new memo and attachment)2) 如何 回复邮 件?( Reply)3) 如何 回复 邮件?(Reply All)4) 如何作邮箱备份？(Mailbox Replication)5) 如何对邮箱进行清理工作？(Mail box Clean Up)6) 如何添加签名?(Append Signature)7) 如何设定“自动保存”? （AutoSave）8) 如何修改邮件帐号的密码?(Change password)9) 如何设定阻挡垃圾邮件?(Spam email block)10) 如何使用 Rules 管理邮件？(R ules)11) 如何创建个人邮件组?(Create personal email group)12) 如何创建 目录？( Create folder)13) 如何直接编辑邮件中的附件? （Edit Attachment in the mail）14）如何 将邮件标记为后 续？（ Follow up）15）如何管理信箱空间16）如何设置不在办公室时的邮件自动回复(Out of office)17）如何发送会议邀请(Meeting Request)18）如何修改 Notes 默认字体19）如何设置自动转发Seite 3 von 44返回 页首1) 如何创建新邮件并创建附件? 新建邮件，点击 new memo 就可，创建附件，首先需要在邮件内容区激活光标，点击如图所示回形针符号,附件大小不可以超过：30MB找到你所需要粘贴的附件，点击 create 就可，compress 表示压缩的意思。Seite 4 von 44也可以一次选择多个附件粘贴进来Seite 5 von 44返回 页首2）如何回复邮件? (Reply)进入某封邮件，邮件内容点击 reply,就可回复此邮件。Reply with history 就是附加原文，reply without attachment 就是附加原文但不带原文附件Reply with internet-style history 就是带原文 internet 页面样式Seite 6 von 44返 回页首3）如何回复邮件?(Reply All)要给邮件题头中所有人回复，就可选择 reply to all,具体含义与以上相同Seite 7 von 44返回页首4）如何做邮箱备份?( Replication)在 Notes 中一个数据库允许在多个服务器或者工作站上有多个拷贝，称为复制。这使得用户可以在不同的网络在不同的地点得到相同的信息。 如何对你的信箱作第一次复制呢? 1. 选中信箱的图标 2. 从菜单中选择 File-Replication-New Replica，然后出现下面的对话框：3 按照上面的对话框，作以下步骤： 对于 Server, 选择 Local 输入要保存的文件名 Seite 8 von 444. 选择 OK. Seite 9 von 445. 在系统复制以后，你会在 Lotus Notes 的桌面上看到下面的图标：Seite 10 von 44在 Workspace 空白处单击点右键 :去掉 Stack Replica Icons 前面的钩,即可展开叠加的数据库:Seite 11 von 446. 设置自动备份的时间 , 点开右下角的 Edit Current 选项 :选 Replication:在 Schedule: Replication Interval 前的框打上勾, 即可在 Replicate daily between 里选择每日自动复制的时间段,例如 9:00-17:00; 在 Repeat every 里根据自己的需要选择自动复制的间隔时间, 例如 120 minutes; 在 Days of week 里选择一周哪几天作自动复制, 例如 Mon, Tue, Wed, Thu, Fri.设置完要记得点击 Save 其中“%used”表示压缩比，并不是指占用空间的百分比，这个数值如果是 90%以上，则表示您的数据库不需要进行压缩了；如何清理空间呢？您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧，对于其他不需要的邮件，可以直接选中邮件，点击删除(delete)，它们就将会暂存在 trash 回收箱中；如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件，请在 “Trash”中选择需要恢复的邮件，点击 restore； “Trash”中的按钮“Delete selected item” 意思是删除 trash 回收箱选定的邮件，“empty trash”，指的是清空回收箱，“Block mail from sender”指的是阻止此发信人的邮件。为什么我清理了空间，但是好像空间好像还这么大呢？Seite 14 von 44- 这里面是有窍门的，您可以点击“Size” 字段，将空间的大小按照顺序排序，将所占空间大的邮件优先处理。您如果清理的都是小的邮件，当然总是觉得作用不大哦。清理了空间之后，空间显示会马上缩小吗？不会，您需要打开您的邮箱，然后在菜单 File Database properties 中,点击如图所示的i中，选择“Compact”（压缩），等待它压缩完（如果邮箱空间比较大，则所花的时间会较长），而且系统也会在每天凌晨的时候，对每一位用户的邮箱进行压缩工作。压缩后，“i”中显示的 Disk Space 就会是您邮箱的实际大小了。,Seite 15 von 44Seite 16 von 44返回页首6)如何添加签名?为了更方便地沟通信息，可以在 notes 中设置签名，打开邮箱，并选择邮箱中间工具栏中的 toolspreferencemailsignature,然后在文本框中填上自己的详细信息，并且勾上”automatically.”此项，将会在每封发送邮件中，附加所填信息。当然也可选择个性十足的 html 文件,此功能需要定制的文件。Seite 17 von 44Seite 18 von 44返回页首7)如何设定“ 自动保存“?想必使用旧版本的 Lotus 的用户知道，在写了一长篇 New Memo 后，突然 Lotus Notes退出了或者死机了，辛辛苦苦写的文档不见了！在 Lotus notes7 中，新增加了自动保存功能，可以设置自动保存，更加方便了长篇文档的编辑。选择 filepreferenceuser preferenceautosave 选项，可以自己设置需要的自动保存时间。Seite 19 von 44Seite 20 von 44返 回页首8)如何修改邮件帐号的密码?在 lotus notes7 版本中，修改用户密码与以前不同，需要从 filesecurityuser security 进去修改，先输入一次原密码，然后点击 change password 更改密码，连续输入两次新密码确认就可。Seite 21 von 44Seite 22 von 44返回页首9)如何在 Lotus 7 中设定阻挡垃圾邮件?在新版 nots 中，可以直接阻止一些垃圾邮件，找到具体的发信人，然后选择从邮箱中间的工具条中的 toolsblock mail from sender 进去选择 OK 就可。另外还可以自建邮件规划，使用 rule 管理邮件，将在下一节介绍其使用。Seite 23 von 44Seite 24 von 44返回 页首10)如何设定 Rules 管理邮件?有另外一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法是创建邮件规则（Rules）,方法是：打开邮箱，点击 ToolsRules，当要创建新的规则时，只需点击 new rule，然后在 create condition 中设置条件，如 sender(发信人)，subject(标题) ，body(正文)，等等条件中选择包含或不包含的信息，并选择 add,并选择相应的动作 specify actions,如 move to folder (移至文件夹),copy to foler（复制到文件夹），等等，确认选择的(select)文件夹，然后 add action，设置完成后，一定要启用规则(on) 选中状态。Seite 25 von 44Seite 26 von 44返回页首11)如何创建个人邮件组?为了更加方便地发送邮件，可以为经常发送的一组人员，创建邮件地址群组，创建方法如下，找到自己的本地地址本(也可以 File Database Open Local , names.nsf Open 打开)，在 workspace 界面下，会以你的姓显示 ”xaddress book on local”，双击进去后，然后在左边中间找到 groups，点击上边的 new group,在出现的对话框中，填好组名，以及并依次选取具体的联系人，并确认保存及关闭(save and close)。Seite 27 von 44Seite 28 von 44Seite 29 von 44返回 页首12)如何创建目录?为了方便众多邮件的管理，可以在 notes 中设置不