租赁合同执行管理手册

合同管理手册第一册天津天保资产经营管理有限公司2016 年 6 月第一册【租售类合同分册】前言为健全和完善资产公司管理体系，建立职责明确，流程清晰的合同执行管理全流程，为客户提供优质服务，树立良好企业形象，依据精细化管理的要求，结合公司基本情况，编制合同管理手册（上册）租售合同执行管理部分，系统的阐述了各类别合同执行过程中的工作分解结构、组织岗位职责、业务流程、工作分解要点、相关制度、表单及模板。在合同执行管理过程中应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累管理经验，持续提升决策和管理水平。本手册及其支持文件明确了公司对合同执行管理过程中各项工作的基本要求，各岗位人员在合同执行过程中，必须遵循本手册及其支持文件的强制性规定。目 录第一章 公寓类租赁合同执行管理 1第一节 工作分解结构 1第二节 组织岗位职责分配 2第三节 业务流程 3第四节 工作要点 41. 合同签署阶段工作要点 .42. 合同执行阶段工作要点 .63. 合同结束阶段工作要点 .12第五节 相关制度列表 151. 合同管理制度 152. 项目接待管理制度 .243. 公寓类入住资格审批管理制度 .274. 入住、退宿手 续办理管理制度 315. 客户信息管理制度 .336. 租户欠费、 赔偿处理制度 .357. 退租赔偿处理制度 .37第六节 附件 401 相关表单 402 相关模板 50第二章 商业、厂房、写字楼类租赁合同执行管理 .76第一节 工作分解结构 76第二节 组织岗位职责分配 78第三节 业务流程 801. 合同签署阶段工作要点 .812. 合同执行阶段工作要点 .833. 合同结束阶段工作要点 .91第五节 相关制度列表 .951. 合同管理制度 952. 项目接待管理制度 .953. 施工管理制度 954. 装修管理制度 985. 入住、退宿手 续办理管理制度 1006. 客户信息管理制度 .1007. 租户欠费、 赔偿处理制度 .1008. 退租赔偿处理制度 .1009. 商户管理公约 100第六节 附件 .1051. 相关表单 1052. 相关模板 113第三章 房产销售合同执行管理 180第一节 工作分解结构 180第二节 组织岗位职责分配 181第三节 业务流程 182第四节 工作要点 1841. 合同签署阶段工作要点 .1842. 合同执行阶段工作要点 .1863. 退房情况工作要点 189第五节 相关制度列表 .1921. 合同管理制度 1922. 项目接待管理制度 .1923. 项目部买卖合同签署管理制度 .1924. 项目部应付款项支付工作制度 .193第五节 相关制度列表 .1941. 相关表单 1942. 相关模板 1981第一章 公寓类租赁合同执行管理工作分解结构职能模块 业务阶段 工作内容 相关表单/模板 成果客户接待及洽谈 来访客户登记表客户资格审核 公寓管理系统平台 网申审查结果合同签署合同签署 合同会签单、租赁合同模板租赁合同、合同要件合同归档 合同台帐模板 合同台帐办理企业入住 入住相关要求 -统计项目销控 销控台帐模板 销控台帐统计项目应收 应收台帐模板 应收台帐定期收缴费用 付款通知书 -统计项目实收 应收台帐模板 实收台帐催缴欠费 催缴通知单、解约函 欠费统计收入定期对账 收入统计报表模板 收入统计报表合同执行合同变更 合同会签单 变更合同合同续签 合同模板、合同会签单 续签合同退租房查验 验房单、 查验问题明细表验房单 、查验问题明细（流程未更新）公寓类租赁合同执行管理合同结束办理退租、退费 退宿相关要求、退款汇 退款汇总 表、退款2手续 总表 明细3组织岗位职责分配负责参与 申请 审核审批经营部 公寓部 综合部 计财部 资产部序号 工作内容租售管理经理资产经营 客户服务资产管理经理 企业管理经理收支管理经理资产管理经理分管领导总经理1 客户接待及洽谈 2 客户资格审核 3 合同签署 4 合同归档 5 办理企业入住 6 统计项目销控 7 统计项目应收 8 定期收缴费用 9 统计项目实收 10 催缴欠费 11 收入定期对账 12 合同变更 13 合同续签 14 退租房查验 15办理退租、退费手续 45业务流程公寓类租赁合同执行全过程合同签订阶段合同执行阶段合同结束资产管理部 成果表单 、 模板总经理分管副总计划财务部综合管理部项目管理部经营发展部发起租赁合同会签审批 审批办理客户入住处理欠费 、 催缴统计并实时更新销控收款 ， 统计项目实收款按照合同约定定期通知缴费合同存档 合同存档不 合 格退 房租期满审批发起合同变更会签审核受理合同变更意向鉴定损失 ， 要求客户赔偿退还押金 （ 赔偿后余额 ）验房退 租 情 况办理合同变更手续 、 清算前款调 房 、 提 前 退 情 况客户接待及洽谈审核审核发起退款申请审核 审批处理其他事宜结束租赁合同模板合同会签表审核合同登记审核合同登记审核合同编号 、 登记收款合同台帐模板销控模板合同应收 、 实收台帐模板催缴通知单房屋 、 资产确认单退款汇总表下发合同至相关部门审核 审核 审核统计并实时更新应收台帐组织各部门定期对账汇总 、 汇报项目收入情况客户资格审核通过租赁合同收款合同台帐项目销控应收台帐实收台帐欠费统计付款通知书解约函项目收入统计报表模板项目收入统计报表变更合同 、 补充协议模板变更后的合同及相关要件合格续租情况驳回 、 原合同继续履行不同意同意配合相关工作配合相关工作特殊情况要件延期情况审核房屋 、 资产确认单审核办理退房手续6工作要点1. 合同签署阶段工作要点1.1 客户接待及洽谈1 职责划分1) 经营发展部：a 受理客户租赁意向，根据客户需求通知公寓部做好现场接待准备工作。向有租赁意向的客户告知出租条件、租金标准相关情况，开展后续客户资格审核，签署制式合同。b 对于有特殊租赁需求的客户，按照管委会及控股公司的指使，做好接洽、谈判，必要时需通过总经理办公会审议，并留存会议纪要等要件。2) 公寓项目管理部：根据经营部通知，或直接来访、来电咨询客户的具体情况。配合经营部做好项目介绍及接待工作，及时向经营部反馈意向客户信息。2 时间要求：12 天3 质量要求1) 接待安排时间合理，洽谈维护公司利益，遵守管委会，控股公司及资产公司要求。2) 项目接待人员热情、礼貌，遵循公司制度，信息介绍全面、准确。71.2 客户资格审核1 职责划分：经营发展部：对于有意向租赁的客户，指导其在公寓管理系统中进行申请。对客户资质及资料进行审核。2 工作成果：网申审查结果3 时间要求：审核完成时间：12 天4 质量要求：审批通过客户符合公司入住资格要求。1.3 合同签署1 职责划分1) 经营发展部：a 拟定合同并对合同文本、条款、租金及各项费用核算进行审核。通知审批通过的客户签订合同；b 客户签约完成后发起公司内部合同会签，做好合同台帐登记。2) 公寓项目管理部：参与合同会签，审核双方权责条款，做好合同台帐登记。3) 综合管理部：参与合同会签，审核合同文本是否符合公司标准模板；提供合同编号、做好合同台帐登记。4) 计划财务部：参与合同会签，审核合同费用是否符合公司财务规定，金额计算是否准确；做好合同台帐登记。2 工作成果：租赁合同3 时间要求：1 周之内84 相关表单、模板1) 白领公寓租赁合同模板2) 蓝领公寓租赁合同模板3) 合同会签单5 质量要求：a 签订合同文本符合公司标准模板，合同内容符合公司公司要求。b 会签及时，防止合同滞后情况。2. 合同执行阶段工作要点2.1 合同归档1 职责划分1) 经营发展部：会签完成后，公司留存的合同送交综合部、计财部；客户返还的合同送交项目部。2) 综合管理部：审核合同签署是否规范，做好合同归档工作。3) 计划财务部：做好合同归档工作。4) 公寓项目管理部：做好合同备份留存工作。2 工作成果：合同台帐3 时间要求：12 天4 相关表单、模板：公寓类项目合同台帐模板5 质量要求:91) 合同台帐更新及时，信息准确；2) 合同分类明确，归档清楚。2.2 办理企业入住1 职责划分：公寓项目管理部：a. 将公司签字用印后的合同送还客户，通知企业按照合同约定缴纳前期费用，及提供相关资料。b. 核查客户资料齐全、真实，各项前期费用已缴纳后，为客户办理入住手续。2 时间要求：1-2 天3 相关表单、模板：公寓入住要求4 质量要求：通知及时，相关要求描述全面、准确。2.3 统计项目销控1 职责划分：经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新销控台帐。2 工作成果：销控台帐3 时间要求：更新频率：每日4 相关表单、模板：销控台帐5 质量要求：销控信息准确、实时性强。2.4 统计项目应收1 职责划分：10经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新项目应收台帐。2 工作成果：合同应收台帐3 时间要求：更新频率：每日4 相关表单、模板：合同应收台帐模板5 质量要求：应收统计信息准确、实时性强。2.5 定期收缴租金及相关费用1 职责划分：1) 公寓项目管理部：a 每季度末最后一个月通知租户，按照合同约定缴纳下季度租金、物业费、采暖费等相关费用。b 根据客户汇款反馈，查询汇款记录，反馈计财部。c 为租户提供发票。d 向财务共享系统填报收款单。2) 经营发展部：配合公寓部租金收缴工作。3) 计划财务部：a 为客户开具收款凭证。b 审核项目管理部提报收款单。2 工作成果：收款票据、系统提报记录3 时间要求：a 缴费工作于每季度末最后一月完成。b 开具票据、提报系统工作于款项到帐后 1 天内完成。114 相关表单、模板：5 质量要求：收款工作不延误，收款金额计算准确，收款率百分之百。2.6 统计项目实收1 职责划分：计划财务部：根据收款记录统计项目实收台帐，可利用财务共享系统和金蝶财务系统查询收入数据。2 工作成果：合同实收台帐3 时间要求：更新频率：每日4 相关表单、模板：合同实收台帐模板5 质量要求：实收统计信息准确、实时性强。2.7 催缴欠费1 职责划分：1) 项目管理部： 对未按照合同约定时间缴纳费用的租户，进行沟通、催缴工作。对于拖欠情况严重的客户，征询法务意见，下发解约函。2) 经营发展部：配合项目部欠费催缴工作。3) 综合管理部：协助项目部解决因欠费追缴困难产生的法律维权工作。2 工作成果：欠费统计台帐3 时间要求：更新频率：每日4 相关表单、模板：121) 合同实收台帐模板2) 催缴通知单3) 解约函5 质量要求：欠费统计更新及时，催缴工作沟通积极有效，维护公司利益。2.8 收入定期对账1 职责划分：1) 经营发展部： 根据项目日常应收统计、实收统计及欠费记录情况，组织项目部、计财部进行收入对账，完成项目收入统计报表。2) 公寓项目部：按照经营发展部要求，提供欠费统计，催缴情况等相关数据。3) 计划财务部：按照经营发展部要求，提供实收统计，配合经营部进行对账。4) 综合管理部：协调对账各部门工作，配合经营部解决对账中发现的问题，组织收入统计汇报工作。2 工作成果：项目收入统计报表3 时间要求：每季度进行一次；季度末完成。4 相关表单、模板：项目收入统计报表模板5 质量要求：1) 对账工作主责部门推动有序，分工明确；2) 报表数据准确，问题查找清楚，措施落实到位；133) 相关部门配合积极。2.9 合同变更1 职责划分：1) 经营发展部：a 受理客户合同变更意向，审核变更是否符合公司规定，不符合公司要求的需与客户沟通，说明情况，驳回并继续维持原合同。对于符合公司要求的变更请求，按照相应程序执行。b 对于调房情况，重新签订租赁合同，告知项目部做好验房及原房屋退房工作。c 对于延期退房情况，延期 1 个月以内的，无需重新签约，需告知项目部按照公司要求收取房屋使用费等相关费用。延期 1 个月以上，需进行合同续签。d 对于提前终止协议情况，需获得管委会或控股批示，经公司确认后，采取签订终止协议或沟通方式终止合同，经营部需告知项目部进行验房、退宿、对于有费用退还的需做好退费工作。e 及时更新销控、合同台帐及应收台帐。2) 公寓项目管理部：a 参与变更合同会签，及时更新合同台帐。b 根据经营部通知，做好合同变更租户的房屋查验、退宿、退费等相关手续。143) 计划财务部：a 参与变更合同会签，及时更新合同台帐。b 对于需要退费的情况配合公寓部完成退费工作。4) 综合管理部：参与变更合同会签，及时更新合同台帐。2 工作成果：变更后合同3 相关表单、模板：合同会签单4 质量要求：1) 变更需求符合公司规定，相关要件齐全。2) 变更程序执行到位，相关部门配合积极。3) 销控、合同及收入台帐跟新及时。3. 合同结束阶段工作要点3.1 合同续签1 职责划分：1) 经营发展部：a 合同临近结束期，了解客户租赁意向，对于有续租意向的客户，提前签订续租合同。b 及时更新销控、合同台帐及应收台帐。2) 公寓项目管理部：根据经营部通知，做好续租租户的费用收缴相关手续，及时更新合同台帐。3) 计划财务部：参与续租合同会签，及时更新合同台帐。4) 综合管理部：参与续租合同会签，及时更新合同台帐。152 工作成果：续租合同3 相关表单、模板：1) 合同会签单2) 房屋租赁合同模板4 质量要求：提前了解临期客户意向，对于意向续租客户，需在租期结束前签订完成续租合同，防止合同滞后现象。3.2 退租房查验1 职责划分：1) 公寓项目管理部：a 受理正常退租客户退租申请，进行退租房验房，确认房屋、资产状态是否完好，填写退房资产确认单，送交资产部审核。b 对于房屋及资产状况合格，未有损失的情况，开展后续退租手续、及退押金工作。对于房屋、资产存在损失的情况，要求客户赔偿完成后，办理后续退租、退费手续。2) 资产管理部：参与验房相关工作，提供指导，审核退房资产确认单。2 工作成果：1) 退租验房单2) 查验问题明细163 时间要求：退租申请受理后 3 日内。4 相关表单、模板：1) 退租房验房单2) 查验问题明细表5 质量要求：房屋状况查验及资产清点准确，3.3 办理退租、退费手续1 职责划分：1) 公寓项目管理部：对于完成验房，符合退租条件的客户，收回钥匙、水卡、电卡，办理退组手续。发起退押金会签。2) 经营发展部：审核退款表及明细，参与退押金会签。3) 综合管理部：审核非正常退租情况的退款表及明细，参与退押金会签。4) 计划财务部：审核退款表及明细，参与退押金会签，退还押金。2 工作成果：退款汇总表3 时间要求：验房完成后 7 日内4 相关表单、模板：退款汇总表5 质量要求：退租手续办理符合公司要求。退款金额准确，退款明细材料完整。17相关制度列表1. 合同管理制度天津天保资产经营管理有限公司合同管理制度第一章 总则第一条 为加强天津天保资产经营管理有限公司的合同管理，规范合同行为，提高管理水平，实现标准化、 规 范化、制度化运作，根据中华人民共和国合同法、天津天保控股有限公司合同管理办法等相关规定， 结合公司实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司所属各部门在经营活动中所发生的经济合同行为。第二章 合同的管理职责第三条 公司综合管理部是合同管理部门，负责修订合同管理制度，制订合同 签订程序，以及合同法律事务审核，合同归档工作。第四条 合同执行管理实施首签负责制，业务主办部门负责业务范围内合同的起草、修改、变更、 执行过程监 督、纠纷处理等工作。第五条 公司各部门根据业务需要，建立合同登记台账。综合管理部负责建立全公司合同台账；合同主办部门负责建立主办业务合同台账及应收、 应付款台帐；项目管理部负责建立在管项目合同台账及收、付款台账。第三章 公司的合同管理第一节 合同的签订第六条 合同的签订必须符合国家有关政策、法律、法规的规定，18必须坚持公开、公平、公正和诚实、守信的原则，必须维护公司的权益。第七条 本制度所述的合同包括以下类型：一、项目经营和管理业务合同（包括代产权单位签订的合同）：1.项目房屋租售类合同，包括房屋租赁、房屋销售等；2.项目资产管理类合同，包括资产购置、维修、资产处置等合同；3.项目业务外包类合同，包括物业管理、管理咨询合同、特约服务合同等；4.项目能源管理类合同，包括水、电、气、 热等能源合同；5.项目其它类合同，包括代产权单位签订的其它合同。公司本部业务合同：根据各职能管理部门业务需求，以公司名义对外签订的合同。1. 资产管理类合同，包括投资收购、资产处置以及与产权方签订的承包管理、委托经营等；2. 咨询服务类合同、包括各部门根据业务需要签订的业务咨询、技术服务等合同。3. 办公物资管理类合同，包括办公用品采购、办公设施维修、装修合同、租车用车等。4. 公司其他类合同。第八条 合同的书面形式包括但不限于合同书、协议、 备忘录、意向书等。第九条 合同的内容，一般包括以下条款：19一、当事人的名称或者姓名和住所；二、标的；三、数量；四、质量；五、价款、酬金及结算方式；六、履行期限、地点和方式；七、违约责任；八、合同签订的地点和时间；九、约定合同争议的管辖地；十、解决争议的方法。第十条 签订合同的主体应具备法人资格，公司各部门，不得以自身的名义对外签订、变更和解除合同。第十一条 订立合同应使用国家规定的标准（示范）合同文本，没有规定标准（示范）文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定。法律、法规规 定或者公司认为需要公证的合同，合同签订后应办理公证手续。第十二条 业务主办部门负责合同的起草、谈判和修改，其中负责执行具体工作的人员为合同经办人。经营发展部是项目房屋租售类业务合同的主办部门，资产管理部是项目业务外包、资产管理类及公司资产管理类业务合同的主办部门，项目管理部是项目能源管理及其他类业务合同的主办部门。公司本部管理部门是各自业务咨询服务类合同的主办部门。综合管理部是办公物资管理类业务合同的主办部门。20第十三条 合同商务谈判一般由业务主办部门具体负责，合同、法务和财务等相关管理部门提供协助。重大合同一般应组成谈判小组进行谈判，可由合同的分管领导牵头，业务主办部门、合同、法务和财务等管理部门评审会签部门参加。第十四条 业务主办部门在签订合同时，必须严格审查对方当事人主体资格的以下事项：一、是否为有完全民事行为能力的自然人（或具有独立法人资格）；二、经营范围；三、履约能力；四、资质及信用情况；五、委托代理权限。必要时项目负责部门应自行或者委托专业机构对合同对方当事人进行资信调查或者尽职调查。第十五条 业务主办部门在签订合同时，必须严格审查合同内容的合法性、可行性、严 密性、 规范性。第十六条 合同评审会签由业务主办部门负责组织。经营发展部负责项目资产经营类合同的会签，资产管理部负责项目业务外包、资产管理类合同的会签，项目管理部负责项目能源管理类合同的会签，公司本部管理部门负责各自业务合同的会签。参与合同评审各部门应以书面形式在合同会签单中就审核事项21提出评审意见，业务主办部门应与对方当事人协商进行修改。凡符合天津天保控股有限公司合同管理办法第四十二条规定的合同，应报 控股公司风险控制部审核。第十七条 会签后的合同与合同会签单，业务主办部门整理后报综合管理部，申请加盖合同章。第十八条 公司合同专用章、产权单位授权管理的合同专用章由综合管理部负责保管和使用。盖章前应确认合同会签审批程序已完成以及合同文本为经审批的文本后方可用印，用印时须加盖骑缝章。如未履行合同会签审批手续或擅自调换未经审批的合同文本而用印，将追究相关人员的责任。如遇有特殊情况合同专用章需借出外用时，必须填写合同专用章借用审批表。第十九条 合同经办人需确保合同用印签字处信息完整。经办人获得公司授权后，代表公司签字。第二十条 合同主办部门应严格遵守双方完成合同签订后，再开始合同履行的原则。确因无法逾越的困难或障碍等原因而不得不先履约的情况，由业务主办部门做出情况说明，业务主办部门负责人和分管副总经理签字确认，并知会相关部门了解。第二节 合同的履行第二十一条 合同订立后，业务主办部门应严格依照合同约定全面履行合同，同时监督合同相对方严格履行合同，维护公司的合法权益，监管合同 执行情况。第二十二条 合同执行标准由业务主办部门负责制定。项目管22理部门负责项目经营和管理业务合同的具体执行。公司各部门负责业务范围内公司本部合同的具体执行。第二十三条 合同主办部门每季度末组织项目管理部、计划财务部，进行季度合同收支统计对账，形成统计报表，报送综合管理部。第二十四条 在合同履行过程中，合同执行部门如发现对方当事人未能及时履约，应在3个工作日内逐级报告，采取应对措施，并按合同约定追究违约责任，以加强风险预控工作。第二十五条 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍等原因而不得不变更或解除合同的，业务主办部门应对合同变更或解除的原因做出说明、提供相关资料，并会同合同评审会签部门就合同变更、解除对公司利益的影响进行分析评估，提出避免或减少损失的对策、建议。第二十六条 合同的变更或者解除应由业务主办部门提出，起草合同变更或者解除的补充协议，并按照合同签订审批流程进行审批，经批准后执行。第二十七条 经过公证的合同，在双方达成变更或解除合同建议后，应报原公 证机关备案。第二十八条 业务主办部门接到对方当事人提出的变更或者解除合同建议后，应在履行完毕审批流程后尽快答复对方当事人（法律、法规及合同另有约定的除外），逾期答复，造成公司利益损害的，责任人应承担相应的责任。第二十九条 变更或者解除合同的建议或者答复，一律采用书面23形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。第三节 合同纠纷的处理第三十条 合同纠