驻外办事处采购制度

驻外办事处采购制度篇一：驻外办事处管理办法广州爱奇实业营销中心驻外办事处管理制度第一章 工作职能与岗位职责 一、组织架构： 二、编制设置原则： 办事处:办事处经理、区域经理、销售代表三、办事处工作职能 办事处是爱奇实业营销中心的驻外销售机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于爱奇实业营销中心。办事处代表公司的利益履行如下职能： 1办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。 2办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由办事处负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。 3办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理； 4办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。 5办事处负责对所辖区域爱奇产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。 6办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度。 7办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。8办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产安全。 9负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。 10根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。 四、办事处人事管理 1办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。 2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。 3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。 4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。 5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。 6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。 7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为 6 个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。 8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。 9、公司参照目标管理制度和客户管理制度对办事处人员进行考核。 10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。 11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。 五、办事处岗位职责 (一)办事处经理的职责： 1对本区域销售工作的管理 ? 代表办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。 ? 办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合 理细分。 ? 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销 代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。 ? 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工 作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。 ? 各办事处经理行使对该办事处的管理权，按有关规定统筹好办事处的营销代表的工 作，负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。 ? 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反 公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。 ? 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。 ? 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。 ? 每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分 表” ，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。 ? 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款，对各经销商的信用额度及回款情况做详细的 评估。 ? 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作 总结、下月工作计划” ，以及所有公司要求反馈的各项报表。 2与各部门的协调管理 ? 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合，确保销售工作的顺利开 展。 ? 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。 ? 协助市场部，组织经销商，做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。 3办事处经理的权限： ? 行使办事处的销售任务的计划分配权。 ? 行使办事处人员的定岗分区，调动权。 ? 行使办事处聘用人员的招聘权。 ? 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。 ? 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。 ? 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。 ? 行使促销方案的计划、审核权，品牌推广建设执行权。 ? 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。 ? 行使办事处财产的管理、控制保护权。 ? 行使办事处所需货源的准时交货权。 (二)、区域经理的工作职责： 1区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。 2在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交办事处经理审核，并呈交营销中心作为工作考核依据。 3必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各甲方单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，并负责处理所辖地区的用户服务工作。 4每月 5 号做出“当月工作总结及下月工作计划” ，交办事处经理审核，并作为工作考核。 5区域经理要严格执行公司的营销方案，对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。 6对客户的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。 7根据当地市场特点，配合办事处经理把年度任务逐一做好分配。 8对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。 9做到招标导航网百分之八十的项目信息中标情况的了解和跟进。 10密切与当地新闻媒介的关系，负责当地的动态新闻宣传工作。 (三)销售代表的职责 第二章 办事处日常事务管理 一、办事处地点设立条件 1各办事处应在各省的省会城市或直辖市设立。 2为树立乐华空调良好的公众形象，要求所有办事处的选址和装修必须符合下列条件： * 办事处应选在市区交通便利，有停车地点的地方；* 办事处的门面装修必须符合公司的 CI 设计要求； * 办事处人员生活区必须与办公地点分离，住宿地点设在分公司附近。 二、办事处文明办公规定 1上下班纪律： * 办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：3017：30)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。 * 各办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌； * 在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。 * 不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。 * 办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。 * 必须遵守岗位操作规程，履行岗位职能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。 2礼仪： * 接待客人时，服务要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。 * 办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。 * 要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点，则要向对方事先声明并道歉。 3电话用语规范 * 电话三声铃响要接听，礼貌用语要牢记。接电话：“喟!您好，爱奇 XXX 办事 处，?” ；打电话：“喟!您好，我是爱奇实业 XXX 办事处的 XXX，请问?”挂电话：“?好的，谢谢您!再见”等 * 语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量。 4信息传递制度： * 办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各 员工不得缺席，违者按分公司办事处有关规定扣罚。* 关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位的处理。 5办事处应按要求及时向公司报送如下资料： 1）区域经理、销售代表提交日结果； 2)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、项目跟进表、销售周报表、本周总结； 3)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度项目运作跟进表、 ； 4)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。 三、制度适用范围 本管理制度适用于广州爱奇实业营销中心各办事处。 编制：营销中心 审核： 批准： 日期：XX 年 11 月 16 日 篇二：驻外办事处管理细则驻外办事处管理细则 为进一步开拓市场，使驻外办事处的各项管理规范化、合理化，特制定管理细则如下： 第一条 办事处行政管理 1. 办事处直接归属( )管理,日常管理由公司授权领导直接负责。办事处组织结构实行垂直管理,业务上接受公司指示。办事处职责： 1）负责当地与周边市场的开拓，客户资源的开发与管理。承担公司下达的订货任务。 2）负责收集、整理、反馈市场信息及竞争动态。与客户进行业务上的联络与协调。 3）负责办事处市场信息的管理与保护，严禁泄露任何商业类信息。 4）积极向公司汇报工作，提出有利于开拓市场的建议与意见。 2. 办事处应加强财务管理，建立收、支账本，如实反映财务收支情况。每季度由公司财务部进行审计，并交公司主管副总经理审核、公司总经理审批。 3. 加强办事处硬件管理,如传真、打印复印机、电话等设施，尽量节约用纸实行无纸化办公。 第二条 加强办事处纪律 1. 为加强出勤监督,办事处工作人员早晚报到,即每日早晚用 固定电话向主管领导报到，全天未报道者视为旷工。2. 办事处的人员派遣由公司决定, 办事处工作人员只有建议权。 3. 任何病、事假均明确记录在考勤上。事假、病假需提前一天向主管领导邮件请示,准假后方可休假。 4. 外出办事如不能当天回到办公室或跨城市商务旅行需提前一天邮件通知主管领导,经批准同意后方可外出。 5. 办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款 50 元。办事处寝室无特殊情况晚 11:30 必须熄灯,并谢绝任何无关人员来访,如有特殊情况(限员工亲属),需提前向领导请示。 6. 办事处内禁止大声喧哗，以防周围邻居反感，一经发现，罚款 100 元，并主动向邻居道歉。 第三条 办事处设施日常维护 1. 办事处内的基础设施: 空调、冰箱、洗衣机、电视及各种电器为公用设施, 需精心维护，不得人为损坏,如发现设施损坏需及时联系相关人员进行维修,为其他驻办公室人员提供便利。 2. 办事处内卫生应保持整洁,每周打扫灰尘,并进行清理。 修理工作应由驻办公室人员完成。个人卧室也应保持整洁、卫生, 并由所住人员负责。 3. 办事处内办公设备应精心爱护,如发现人为损坏办公设备, 须按规定赔偿。4. 对于厨房用品、食物及晾晒衣物应放在指定区域,不得乱摆乱放。 厨房用品应放在厨房;三餐应在餐桌上就餐,餐后及时清理,晾晒衣物应放在阳台。 第四条 办事处人员按照值班表轮流值日 1. 周一至周五检查各寝室无人状态下的各种带电设备的关闭情况。 2. 值班人员每晚睡觉前负责打扫公共区域桌面、地面、厨房卫生。 3. 值班人员负责汇报公共场所及各寝室损坏设备情况。 考核: 1. 主观原因损坏设备照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每次罚款 100 元。 2. 打扫卫生遗漏或不认真,罚连续值日三天。 3. 如因住宿人员个人或非全体人员做饭,用餐等事宜造成卫生状况不良,则当事人自行打扫,否则当事人全部连续值日三天。 4. 公用物品(设备,器具)使用完毕后放回原固定地点, 如系多人共用,追究最后使用人责任。 第五条 附则 1.本规定自 年 月 日起实施。 2.本规定解释权归公司 办事处费用管理规定1.此办事处仅为进出口公司海外常驻人员提供住宿，其他人员如需借宿，请提前联系进出口公司领导予以批准，方可进驻。 2.每人每日按照标准收取 40 美金住宿费（含床位费、水电费，提供办公电话、办公网络及基本食材、厨具、清洁的床单、枕巾） ，由办事处管理人员在外来人员离开时按照此标准收取费用，并开具收据。办事处管理人员应建立健全收支帐本，没季度交由公司财务部进行审计。 3. 办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款 50 元。 4. 损坏设备（空调、冰箱、洗衣机、电视等各种电器及厨具等）照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每人次罚款 100 元。 5. 本规定解释权归公司。 办事处设备使用规则1. 洗衣机：按照设备指示进行使用，不得违规使用，损坏设备。 2. 冰箱：按量存放事物，要求每次办公室人员离开前肉类及易腐烂食物必须被清理一空，不得残留在冰箱内。3. 无线网络：名称： 密码： 连接后请注意，该网络为工作用网络，每月有流量限制，不得用于娱乐及游戏用途。 4. 电话：电话号码为：拨打规则为： 篇三：公司驻外分公司(办事处)管理制度湖南崇友电梯公司驻外分公司（办事处）管理制度 第一章 工作职能与岗位职责 一、分公司/办事处组织架构 一、编制设置原则： 分公司：营销经理、营销助理、财务专员、工程专员、营销代表，其中财务专员由总公司委派；营销助理 1 人、技术专员 1 人、营销代表若干人(由分公司根据实际情况确定，有关费用按总公司费用分解及目标协议书约定执行)； 办事处：营销经理、营销助理、工程专员，可设营销代表若干人。 二、分公司办事处工作职能 各分公司办事处是湖南崇友电梯销售有限公司的驻外销售机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于湖南崇友电梯销售有限公司。分公司办事处代表公司的利益履行如下职能： 1分公司办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。 2分公司办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由总公司负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。 3分公司办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理； 4分公司办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。 5分公司办事处负责对所辖区域崇友电梯产品的售前、售中、售后服务，处理客户关系和用户的投诉情况。6分公司办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度。 7分公司办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。8分公司办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产、人员安全。 9负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。 10根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。 三、分公司办事处岗位职责 (一)分公司办事处经理的职责： 1对本区域销售工作的管理 a. 代表分公司办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。 b. 分公司办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域 进行合理细分。 c. 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销代 表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为年终奖金核算依据。 d. 各分公司办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表 的工作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。 e. 各分公司办事处经理行使对该分公司办事处的管理权，按有关规定统筹好分公司 办事处的营销代表的工作，负责分公司办事处人员的工作安排调动。对该区域的公关费用进行项目和阶段合理计划分配。 f. 管理、监控、指导分公司办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜 绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。 g. 负责对分公司办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项 费用。 h. 负责对分公司办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。 i. 每季度根据分公司办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“季 度评分表” ，配合公司对分公司办事处人员的年终奖金及定级考核工作。 j. 负责建立分公司办事处的销售台帐，对各经销单位的投款和提货情况随时检查，严格 执行现款现货的政策。 k. 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总 结、下月工作计划” ，以及所有公司要求反馈的各项报表。 l. 负责对分公司办事处电梯询价及合同修改等各项事务的衔接、沟通工作，做好每单项 目策划。 m. 负责对分公司办事处审核业务员的产品报价及项目预报跟踪管理。对本部门的营销业 务人员提出的工作要求，必须在规定时间内解决，如不能马上答复的，应及时向总公司报告，在一天内答复。 n. 负责对分公司办事处代表总总公司同客户修改和签定产品销售合同与安装合同。 o. 负责对分公司办事处在接到邀标书后，本部门必须在二日内完成标书制作，第三日务 必将标书送总经理审查，遇特殊情况，只许提前，不许延后。 p. 每周六参加由总公司主持的会议或培训。 q. 执行总公司交办的其他事务。 2与各部门的协调管理 ? 分公司办事处经理要与公司营销管理、用户售后服务等部门密切配合，确保销售工作 的顺利开展。? 协同技术专员处理好与当地各职能部门的关系。 ? 协同技术专员，组织营销代表加强对本区域的安装维修服务网点的建设和管理工作，处 理好客户的投诉以及与商业单位的关系。 3分公司办事处经理的权限： ? 行使分公司办事处的销售任务的计划分配权。 ? 行使分公司办事处人员的定岗分区，调动权。 ? 行使分公司办事处人员的考核和解聘、建议调离权。 ? 行使分公司办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。 ? 行使分公司办事处人员的工资、分配建议权。 ? 行使售后、售前服务的处理和建，议处理权。 ? 行使分公司办事处财产的管理、控制保护权。 (二)、营销助理的工作职责： 1 协助分公司办事处经理开展分公司办事处的各项管理工作，为搞好本区域的销售工作，共同领导和组织分公司办事处人员开拓市场，服务市场、培育市场。 2在主管副总的领导下，对营销部经理负责，随时向客户宣传湖南崇友的服务理念，并为用户推选合适的产品。 3负责协助业务人员制作报价和投标文件。 4负责电梯销售合同的整理、管理、归档。 5主持的每项目合同协调会，建立电梯销售台帐，按合同要求安排申报电梯排产（预付、定金）款、提梯款。6提梯前半个月由营销助理通知公司检查安装电梯基建准备工作，要求客户以书面形式告知我公司，营销内部与本公司相关业务员沟通，我公司工程售后部人员配合协调。 7负责电梯运输、安卸、装饰事宜与相关人员的联系和沟通。提前一星期通知公司和本公司业务员及工程售后部一起协调卸梯事项。 8制定电梯销售计划，掌握电梯销售技巧，积极开拓市场，按时完成公司下达的销售任务。 9负责制定电梯培训计划。 10根据业务台帐，提醒财务人员催收货款，并要求业务人员配合。 11对商业单位的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等 12执行公司上级交办的其他工作。 (三)、营销代表的工作职责： 1) 营销代表必须全力配合分公司办事处经理、用户服务中心主任开展销售及售后服务工 作，如期完成本区域分配的销售任务。 2) 在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交分公 司办事处经理审核，并呈交总公司作为工作考核依据。 3) 在主管副总领导下，对部门经理负责。随时向客户宣传湖南崇友的服务理念，并为用户 推选合适的产品。 4) 从建立初级信息开始，以高度的责任感完成本职工作任务，认真执行电梯营销业务流 程细则 。5) 及时向部门经理汇报项目预报跟踪的信息。合同签订后，应主动报告部门经理要求安装 售后人员协调勘察本单电梯工地。 6) 负责产品询价、报价，在接到邀标书后二天内完成标书制作，交部门经理审查，遇特殊 情况只许提前，不许延后。 7) 接受领导书面指令负责同客户修改合同或签定营销合同。 8) 主动协调行政办公室和工程售后部安排接梯、卸梯事项。 9) 协助财务收取跟单项目的应收帐款。 10) 负责协助工程售后部电梯安装及售后服务的客户沟通工作。 11) 严格遵守公司保密协议，客户资料、项目状况、部门会议内容及其它销售部资料不得外 传。 12) 服装整齐、洁净（着装具体要求见公司规章制度），上班时间内须保持精神饱满的工作 状态。 13) 严格遵守公司上班作息时间，不迟到、早退。请假者必须填写请假申请单，批准后方可 休假，未办理请假手续者作旷工处理。任何请假以不影响部门工作为前提，请假手续按公司规定流程办理。 （详见公司请假制度） 14) 努力学习、提高自身的业务素质和专业知识，加强个人品德修养。要有工作责任心，争 取高效优质完成每项工作任务。 15) 工作中服从管理，加强协作，积极主动反映工作中出现的新情况、新问题、并提出合理 化建议。 16) 执行公司上级交办的其他事务。 (四)工程专员的职责 一、 为营销部做售前工作，提供技术等方面支持。 售前工作包括： 1、配合营销部确认土建参数 2、配合营销部接受客户考察 二、电梯中标或签订合同后，与各方关系的协调，目的是使安装顺利进行，让客户满意。其中包括： 1、井道土建的前期跟踪与甲方的技术交底 2、到货前的准备工作，如卸货场地的安排、卸货、进场施工地等 3、安装中协调与客户、土建、监理、公司、安装队、技术监督局等各方面关系，参加甲方主持召开的会议，并解决安装中存在的问题。 三、协助营销部签订安装合同 1、物色适合的安装队伍 2、为安装合同内容及安装费用把关 四、为营销部进行井道整改预算提供技术支持 1、确认井道整改内容 2、提供施工方案 五、为营销部进行井道整改谈判提供技术支持 六、电梯安装完毕