项目资料归档制度

项目资料归档制度篇一：项目文档归档管理办法项目文档归档管理办法 第一章 总 则 第一条 本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。 第二条 本管理办法适用于公司所有工程项目。 第二章 术语定义 第三条 项目文档 (一) 项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。项目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。 (二) 项目文档分类： 1. 项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。 2. 项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。 3. 项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定资料等。 4. 项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。第三章 归档的工作职责及流程 第四条 分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。 第五条 项目经理负责完成项目文档的移交归档工作。第六条 分公司生产部门负责监督、检查项目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过程。 第七条 分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移交工作(转载于: 小 龙文档 网:项目资料归档制度)。 第八条 分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其它文档的保存管理。 第九条 项目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体要求，见附录 A：项目文档归档管理流程 。 第四章 项目文档归档原则 第十条 根据广东省电信工程有限公司档案管理实施细则规定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02” ，项目文档按项目编号进行归档。 第十一条 项目经理提交项目文档归档时，应按要求编 制归档文件目录，详见附录 C：归档文件目录 （长期文件）及附录 D：归档文件目录 （短期文件） 。第五章 项目文档的归集过程 第十二条 项目承接文档归集 (一) 分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录 E：项目文档归集/归档记录做好项目文档归集记录。 (二) 项目承接文档的组成 1. 对于投标项目，必须有承包合同、投标文件及中标通知书，如投标文件已在其它项目中归集，必须在附录E：项目文档归集/归档记录中明确已归集的文件及其对应的项目编号等相关内容； 2. 对于委托项目应有项目委托书，如无建设单位出具的项目委托书，分公司市场部应出具项目承接情况说明作为项目承接依据，内容可参照建设单位的项目委托书。 第十三条 项目实施文档归集 (一) 项目经理以项目为单位，项目初验后，应在三个月内完成项目实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。 (二) 项目经理按附录 E：项目文档归集/归档记录格式做好项目文档归集记录。第十四条 项目结算文档归集 (一) 项目经理在竣工验收且完成对外结算、内部成本核算后一个月内，以项目为单位，完成项目结算资料文档的整理归集，相关结算资料应为原件。 (二) 项目经理按附录 E：项目文档归集/归档记录格式更新项目文档归集记录。 第十五条 文档缺失的处理 (一) 项目经理应严格按照附录 B：项目文档归档一览表的归档要求，保证项目文档的完整性。 (二) 按要求属于必须归档的文档，如果出现缺失的，由责任部门（或责任人）出具书面说明书，说明书必须由责任部门（或责任人）主管领导签字确认，并加盖部门（或分公司）章。说明书作为文档缺失依据进行归档。 第十六条 项目文档归档 (一) 项目经理在完成项目实施文档及项目结算文档归集后，一周内联同分公司市场部，将项目承接文档、项目实施过程文档及项目结算文档归集合并，统一提交分公司项目管理部资料管理员审核，审核通过后按附录 E：项目文档归集/归档记录格式办理移交手续。 (二) 根据广东省电信工程有限公司档案管理实施细则要求，分公司项目管理部资料管理员整理项目文档，将 长期文件和短期文件分别装盒。档案盒的装订要求见附录 F“档案盒格式要求” 。(三) 分公司项目管理部资料管理员按季度将归档装盒后的项目文档移交分公司综合部，并按附录 H项目文档归档季度汇总表格式办理移交手续。 (四) 分公司综合部做好登记，每年按附录 G“档案目录格式要求”编制年度档案归档目录清单，并及时提交公司综合部。 第六章 项目文档归档考核 第十七条 分公司项目管理部负责项目文档归档的监督检查，并按广东省电信工程有限公司项目成本控制管理办法相关规定，在项目经理完成项目文档归档后方可全部发放项目绩效。 第七章 附 则 第十八条 本办法自 XX 年 3 月 3 日起实施，公司在以前年度所制定的相关规范性文件同时废止。 第十九条 本办法由项目管理部负责解释。 篇二：工程资料管理制度工程资料管理制度 1 目的 为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。 工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。 2 工程资料的归档范围 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。 工程资料的具体归档范围应符合建设工程文件归档范围和保管期限表的要求。 3 工程文件材料的质量要求 工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印） 。 复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。 工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。 工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4 工程施工过程中的资料检查：工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。 必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。 5 工程资料的接收： 递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写工程资料接收记录和收文登记表 。 工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。 对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐） 。 对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。 凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。 工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。 施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。 凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。 凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。 6 工程资料的发放分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。 呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。 工程部分发的图纸资料应编制图纸资料分发清单 ，分发的图纸资料至少预留一份，连同图纸资料分发清单原件存档。 为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写图纸资料发放领取登记表 。 7 设计变更、工程联系单管理规定 设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。 设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。 8 工程资料的保管 及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。 归档的资料要完整、系统、准确。 资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。 做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。 保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。 9 声像资料管理办法 工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。 公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。 照片档案要求 技术要求 建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。 应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。 工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。 工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。 （1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。 （2）照片规格为 6 英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。（3）数码照片应当使用不低于 800 万像素的数码相机拍摄，图像格式为 JPEG 格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外） 。 。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。 编制要求 分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。 排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。 编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。 入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。 说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。 (1)单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。其格式如下： 照片号（底片号）：即照片的编号 参见号：由档案保管单位填写 题 名：简明概括、准确反映照片的基本内容 时 间：用 8 位阿拉伯数字表示，如 XX1013地 点：工程所在地点 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位 (2)每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写： 工程名称（栋、标段）十部位（详细施工内容）(3)组合照片说明的填写: 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。 组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。组合照片一般不宜越册。 (4)照片册卷内目录 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 (5)照片册脊背 卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写业主和工程名称， “年度”填写移交时所属年份，脊背要求用 70g 牛皮纸打印好后粘贴。 装具：使用符合 GB/T 11821-1989/XX 标准的 6 英寸照片档案册。 照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。 视频档案要求 技术要求 工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。专题片一般按整个项目时间顺序制作。 （1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（19201080 像素）以上。 （2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。 建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。 录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。字幕、图像画面要同步准确。视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素 19201080，编码格式为 HD MPEG-4 AVC VIDEO 或 HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于 30mbps，帧速率每秒 25 帧或 50帧。 篇三：档案归档制度公司档案归档制度 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第一条 归档时间： 1、办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。 2、按年形成的文件，第二年上半年归档。 3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 4、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 5、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。 6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。 8、属于人事方面的资料，各部门资料齐全后移交档案室；属于品种审定、项目申报、工程建设方面的，可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料，本年度结束后移交档案室。 第二条 归档范围 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。 3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额