公文格式管理规范

公文格式管理规范篇一：公文格式管理制度编制部门：人力资源部 审核部门： 发布时间：XX 年 8月 公文格式规定 一、 管理目的 为了加强公司公文的规范化管理，提高办文质量，特制订本规定。 二、 适用范围 公司全体部门及员工 三、 具体规范 1 页面设置 公司公文一律采用 A4型号的纸张打印，具体页面设置如下 ： 上下页边距：，左右页边距：； 页眉：加入公司名头，字体：宋体，字号：小五号字，对齐方式：右对齐， 加下划线； 页脚：要求在页脚部分插入页码，页码格式:- 数字 -,字体：小五号字，对 齐方式：居中对齐， 2 封面格式 ? 公司名头： 字体：微软雅黑，字号：小一号字，对齐方式：居中对齐； ? 文件名头： 字体：微软雅黑，字号：二号字，对齐方式：居中对齐； ? 编制部门、审核部门、发布时间： 字体：微软雅黑，字号：五号字，对齐方式：靠左对齐； 3 目录格式 ? 目录标题： 字体：微软雅黑，字号：四号字，行距：单倍行距； ? 目录内容： 1 字体：微软雅黑，字号：小四号字，行距：单倍行距，页码前导符： 虚线； 4 标题格式 公文标题要简洁、明确，具体规定如下： ? 一级标题：既公文正文字体：微软雅黑，字号：四号字，字形：加粗，段前间距：行，段后间距：行，行距：单倍行距； ? 二级标题： 字体：微软雅黑，字号：四号字，字形：加粗，段前间距：行，段后间距：行，行距：单倍行距； ? 三级标题： 字体：微软雅黑，字号：小四号字，字形：加粗，段前间距：行，段后间距：行，行距：单倍行距； 5 正文 字体：宋体，字号：小四号字，首行缩进：2 个字符，行距：单倍行距； 6 其他 如遇特殊情况（字数较少、页面排版突兀等） ，可根据实际情况、版面调整字号大小。 四、 解释及修定 本规定由公司人力资源部负责解释和修订。 本规定自 XX年 8月 1日起施行。 XXXXXXXXXXX 公司 人力资源部 XX 年 8月 1日 篇二：行政公文行文规范及管理制度公文行文管理制度 目录 第一章 总则 . 2 第二章 公文种类 .2 第三章 公文格式 .3 第四章 各类公文编制格式要求 . 4 第四章 行文规则 .11 第五章 发文办理 .12 第六章 收文办理 .14 第七章 公文归档 .15 第八章 公文管理 .15 第九章 附则 . 16 附件 文件会签表 . 17 发文审批表 . 18 文件签收表 . 19 收文处理表 . 20 文件销毁申请表 .21 第一章 总则 第一条 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照国家行政机关公 文格式及国家行政机关公文处理办法 ，同时结合公司实际情况，制 定本制度。 第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范 管理和进行开展工作的重要工具 第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素 排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 严格执行各项规定，确保公司秘密安全。 第五条 第六条 公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模 范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。 第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件” ）及各部门制发的 公文（以下简称“部门文件” ） 。 第二章 公文种类 第八条 本公司公文内容性质可分为以下 10种类型： 一、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。 二、 通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传 达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 七、 批复：适用于答复下级部门的请示事项。 八、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。 一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部 门行文。如报告、请示等。 二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、 批复、意见等。 三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议 纪要有时也可作为平行文。 第三章 公文格式 第十条 公文用纸主要技术指标 一、 公文用纸一般使用的纸张定量为 70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。 第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求 一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用 GB/T148中规定的 A4型纸，其成品幅面尺 寸为 210mm297mm。 二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。 三、 排版规格与要求 （一） 未作特殊说明文件，正文用 4号或小 4号字，中文用宋体，西文用 Times New Roman。 （二） 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。 四、 装订要求 文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无 坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。 第十二条 公文中所含要素 本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首 页红色反线（宽度 156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 第十三条 公文中的表格 文件如需附表，对横排 A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 文件如需附 A3纸型表格，且当最后一页为 A3纸型表格时，封三、封 四应为空白，将 A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。 第四章 各类公文编制格式要求 第十四条 公司上行文（如附件 6） 一、 首页上边距为 8cm。后续页，纵页页面设置页边距上 28mm，下 25mm，左 28mm， 右 28mm，页眉 15mm，页脚；横页页面设置同纵页页面设置。 二、 眉首 1. 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用小 4号黑体字（西文用 Arial） ，顶格标识在版心 右上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小 4号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘密等级及保密期限之间用“”隔开。 2. 紧急程度 如需标识紧急程度，用小 4号黑体字（西文用 Arial） ，顶格标识在版心 右上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2行。 3. 公司标识 由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。 使用红色小初号华文中宋体字。 4. 发文字号 发文字号由公司代字-“公司名称” 、年份和序号组成。公司标识下空 1 行，用小 4号宋体字（西文用 Times New Roman） ，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1不编为 001） ，不加“第”字。 发文字号之下 4mm处印一条长度 156mm的红色反线。 5. 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居 左空 1字，签发人姓名居右空 1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用 Times New Roman）后标全角冒号，冒号后用小 4号楷体字（西文用 Arial）标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其他签发人姓名从 第 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。 三、 主体 （一） 公文标题：在红色反线下空 2行。用小 1号或 2号黑体字（西文用 Arial） ， 可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （二） 主送部门：标题下空 1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行 时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使 文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄 送之上，标识方法同抄送。 （三） 文件正文 主送部门名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年份不能 回行。正文中结构层次序数如下： 1. 第一层为“一、 ”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。 2. 第二层为“（一） ”，左空 1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加 标点，回行正文对齐。 3. 第三层为“1.” ，左空 2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.” ，回行正文对齐。 4. 第四层为“（1） ”，左空 2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后 不加标点，回行正文对齐。 5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三 条?的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。 6. 若分章节，各章节标题用小 3号黑体字（西文用Arial） ，居中排布，倍 行距，段前、后间距 12磅。 （四） 附件 文件如有附件，在正文下空 1行左空 2字用与正文相同字号标识“附件” ， 后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1. ”） ，数字后加半角“.” ，后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件” ，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第 1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及 篇三：内部文件格式标准规范公司内部公文格式标准规范1.目的 为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.适用范围 公司各部门 3.内容 公司文件格式要求： 红头文件格式 文头的字体：黑体初号、加粗 、红色、居中 发文字号的字体：四号宋体、黑色、加粗 标题的字体：二号宋体、加粗、黑色、居中 主送机关的字体：三号宋体、加粗、黑色 正文的字体：三号宋体、黑色、段首缩进 2个字符、倍行距 落款日期：三号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 页边距：上下各为,左右各为 所有红头文件在发布之后将原件交由经营部统一保管 规章制度文件格式 文头信息：小四号宋体、黑色 文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1， ， ）区别，大标题为宋体二号加粗，一级标题为宋体三号字加粗，二级标题为宋体四号字加粗，三 级标题为宋体小四号字、加粗，正文为宋体小四号字文件正文：小四号宋体、黑色、段首缩进 2个字符、倍行距 落款日期：四号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 页边距：上下各为,左右各为 公司简称：在文件正文内可简称“恒生科技” 公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称 规章制度文件包含公司发文、各部门发文等 所有规章制度文件在发布之后将原件交由经营部统一保管 请示文件格式 标题：三号宋体、黑色、加粗、居中 正文：四号宋体、黑色、段首缩进 2个字符、倍行距 落款日期：四号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 所有请示文件在发布之后将原件交由经营部统一保管 公司文件编号要求 红头文件编号要求：由“XX 字+年份全称+【月份+序号】 ”组成，年份要用全称（如 XX） ，例:XX 年 3月份第一号红头文件编号为：XX 字 XX【0301】号 规章制度文件编号要求： 由公司发文的编号为：HS-年份全称【月份+序号】 由部门发文的编号：HS-部门简称-年份全称【月份+序号】 ，例如： 财务部发文编号：HS-CW-XX【0201】号 销售部发文编号：HS-XS-XX【0201】号 经营部发文