公司驻外办事处管理制度

公司驻外办事处管理制度篇一：公司办事处管理制度办事处管理制度 为贯彻公司总部 XX 年营销计划，使分部、办事处的各项管理更趋正规化及合理化，以保证公司总部销售渠道的更加畅通，在结合分部、办事处的实际运作情况及总部相关营销政策的基础上，特制定对关于杭州办事处的具体管理方案。杭州办事处各级人员必须切实遵照执行。 一、管理模式及方向： 1、市场执行的销售模式：调换杭州办事处现有的仓库和办公室位置，把办公环境提高到一定的水平。仓库管理完全有仓管负责，盘点由仓管和财务负责，办事处经理协助，其他人员一律不得参与仓库管理工作。原办事处所撑管的本外地销售渠道保持原有模式，后期重点在宁波发展客户，其他小城市的分散客户要振合到核心代理商处。根据总部市场规划，前期以杭州为中心，依据浙江市场的拓展情况，加强温州、宁波等二级城市的开发及客户维护工作。 2、加强、完善办事处人员表格化管理（具体到财务数据反馈的表格化、业务工作报表以及差旅工作表格化、仓库库存表格化） 。 3、严格按照公司财务管理规定，所有费用先书面申请，后操作实施的原则。 二、杭州办事处的工作职能： 杭州办事处是公司总部的驻外服务机构，是总部向市场延伸的重要窗口，其管理直属于深圳吉祥公司科技有限公司国内销售部。杭州办事处须履行如下职能： 1、根据总部的年度营销方案，承担总部下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次分配。 2、根据总部下达的任务指标，可按要求报人员需求计划，经总部审批后由办事处组织、招聘、培训所需要的销售代表。 3、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理。 4、办事处代表总部负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。 5、办事处对所辖区域总部产品的售前、售中、售后服务，处理客户和消费者的投诉。 6、办事处主动提出促进当地市场销量的促销方案，在总部的指导下做好产品宣传、企业形象宣传及提升品牌宣传的促销活动。 7、办事处负责对当地职能部部门的联系、协调，处理好总部在当地的公共关系，确保销售业务的顺利进行。 8、办事处行使对总部在当地的财产的保护管理权，确保总部的财产安全。 9、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同业竞争品牌的营销动态，并负责当地销售渠道的管理工作。10、根据总部的有关规定、执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。 三、办事处岗位职责 1、办事处经理的职责 1、对本区域销售工作的管理 （1） 、代表杭州办事处接受总部分配给该办事处的全年任务，并确保如期完成。 （2） 、办事处经理在接受总部分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分，并对工作过程作书面陈述向总部汇报。 （3） 、负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的销售代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包考核方案，作为工资核算依据。 （4） 、积极开拓市场网络，配合营销管理部正确选择经销商，准确了解和掌握各经销商的销售情况，做好库存管理，建立安全库存，搞好销售预测。 （5） 、加强应收货款的管理，防止拖欠款出现，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作。密切配合客户做好市场的深度分销、产品陈列及终端销售的管理工作，有计划地扩大总部的销售网络，提高市场的铺货率及占有率。 （6） 、主动收集当地市场营销及新闻媒介的相关资料，积极配合总部企划部的市场调研工作。严格执行总部新产品推广及宣传计划。 （7） 、根据当地市场的销售情况，主动提出促销申请并监督执行。 （8） 、加强当地销售人员的管理、培训，培养一支作风过硬、技术过硬、有战斗力的销售队伍。 （9） 、密切做好与各经销商的沟通工作，严格按照总部的管理制度，灵活运用方法和技巧，最大限度地调动经销商经营总部产品的热情，引导经销商全力拓展总部业务。（10） 、严格执行总部的财务、人事管理制度，按时如实地填写总部下达的各项报表统计工作，严禁弄虚作假，做有损公司利益之事。 （11） 、应积极与总部沟通汇报，多提有利于市场拓展的建议和意见。 （12） 、管理、监控、指导办事处所有人员对总部规定的各项管理办流程的执行，杜绝违返总部规定管理及损害总部利益的违法行为发生，如有违反总部管理规定造成总部利益蒙受损失的，办事处经理要承但直接管理责任和经济处罚。 （13） 、负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支各项费用。 （14） 、负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证总部财产不受损失。（15） 、每月根据办事处工作人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写销售人员月度评分表，配合总部对办事处人员的工资核算及定级考核工作。 （16） 、不定期对属下人员进行综合培训。 2、与总部的协调管理 1、办事处经理要与总总部营销管理部、财务审计部等密切配合，确保销售工作的顺利开展。 2、协助总部营销管理部，监督和管理好所在区域客户的货物进、出、存、汇等销售管理工作，同时处理好客户及消费者的投诉问题，发现问题及时追查处理。 3、办事处经理的权限： 1、制订办事处人员配制计划， 2、制订并报批办事处人员的招聘选拔考核任用激励计划，并执行之。 3、行使办事处人员的工资考核、分配建议权。 4、行使办事处的销售任务的计划分配权。 5、行使办事处人员的定岗分区，调动权。 6、行使办事处的各项计划内费用的开支、监督使用权。 7、行使促销方案的计划、执行权。 8、行使售后、售前服务的处理和建议处理权 9、行使办事处财产的管理、控制保护权。 10、行使办事处所需货源的计划调度权。 四、销售业务管理 1、市场执行的销售模式： 以全面协调和维护所负责区域客户的销售和回款工作。2、销售业务管理产品价格的制定及管理 1)、办事处对外的产品价格及相关价格政策应严格按照公司销售文件执行。如因市场因素需要调整由办事处提出、报营销管理部审批后方可执行。 2)、所有产品的销售价格及销售扣率由营销管理部统一制定，并由营销管理部、财务部负责监控。营销管理部在进行客户信用审批的同时，全面负责销售价格及扣率的控制，确保所有产品的销售价格及扣率与公司的规定相符。3)、产品以最低出货价出售，但通过提供产品作为折扣的（如促销活动使用产品） ，由办事处提出申请，报营销管理部审批。对提高产品价格开票，但以开票价格与实际价格差额返还客户业务，须报营销管理部、财务部审批。 4)、办事处未经审批程序，不得以任何形式变相降低出货价。 5)、对违反产品价格政策、扰乱经营秩序的，公司将对责任人做出严肃处理。 3、客户管理 1）客户选择： A、必须对公司系列产品有足够信心，并愿作主推品牌加以推广，有义务销售公司产品，能突出展示公司产品系列特点，突出公司品牌形象。 B、具有较强的经济实力，资信状况优良，固定资产相对雄厚，在当地计生行业经营业绩名列前茅，能按协议要求，承付协议规定款项。 C、具有广泛的销售渠道，特别是市区内的终端网络及周边城市、乡镇的深度分销能力，和当地较大的网络分销商建立分销网络的客户。 2）客户资信审查 （1）审查内容 对于新客户，在供货或正式签定经销合同前，都必须进行必要的资信审查，确保客户具有佥的经销资格和能力。审查的主要内容包括： 公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。 （2）文件要求 对新客户，在进行资信审查时，要求提供下列复印件并出示原件： 营业执照、税务登记证、法人代码证、合同专用章、经营责任人身份证 （3）实地调查 对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可*。 （4）客户档案建立 当新客户资信一经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司统一格式建立客户档案，办事处、总部（营销管理部）各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。客户档案要根据客户情况变化和公司业务管理人员变化进行更新。 （5）客户名称变更管理 按客户资信审查要求提供名称变更后资料。 由该客户提供对名称变更前债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。 （6）经销合同的管理 除款到发货之外，其余供货业务都必须事先签署经销合同。 合同的签订报审合同必须备齐如下相关资料： 合作方的营业执照副本复印件。 合作方的税务登记证复印件。 公司统一的客户档案卡 公司拟好的合同书一式两份。 办事处经理根据公司选择客户原则的要求，初步确定合同意向及时向营销管理部汇报，营销管理部同意后由客户先填写合同。签名、盖章，并备齐合同所需的相关资料，报营销管理部进行合同资格审查，营销管理部经理审批。 为了不影响业务的开展，当销售人员与经销商已确定了合同的意向，且合作方按协议已汇款购货，在未经公司确认合同资格时，按实际收到金额付货，事后必须完善合同手续，否则，该合同无效。 已经生效的经销合同，要立即将合同原件寄回公司营销管理部存档，以供相关部门进行资源共享；办事处可保留合同复印件，但需专人管理。 （7）客户信用管理 客户信用是指公司提供给客户的进货可欠款总额（即信用额）和每笔进货的欠款期限（即信用期） 。 每种产品在配销政策中规定其信用额、信用期。办事处产品的信用总额及单个客户产品的最高信用额由财务部、营销管理部核定。客户信用必须每半年更新 1 次，在年度预算及配销政策下达 30 天内提出申请。 客户超过信用额不能发货（如须发货，须办理一次性超授信申报） ；对于本年度已超信用额的客户，每批回款必须大于供货。销售人员必须在客户定货试用到期前跟单催收。如到期未收回欠款，立即停止供货，组织追款。 （8）客户订单处理程序 接受订单 篇二：驻外办事处财务管理制度驻外办事处财务管理制度 随着公司业务的日益发展，外地办事处亦之健立，为了加强财务管理，特制定如下规定： 1、 由总经理指定办事处的经理为“备用金”借款人、借款人对“备用金”的安全负责，如有短缺借款人如实赔偿。 2、 “备用金”暂定为 3000 元，由借款人按程序办理借款手续。如业务急需，临时要加大借款，借款人在不能回公司的情况下，借款单以电子书写方式，请示总经理批准后，财务按批准的金额由银行汇到其指定的账户。 3、 建立财务收支两条线，外地办事处的 “营业收入” ，统一进入公司提供的账户。如需要办理现金收款时，由总经理指定专人办理。 4、 发生营业费用时，经办人要索取合格的原始发票，并签注事由，有实物的验收人要清点相符并签字确认，费用报销执行公司财务报销制度 。 5、 办事处经理对招待费的支出，月控制额在 500 元以内，凭实际发票报销。如当月有特殊情况需要增加的，以电子表形式请示总经理批准。 6、 手机通讯费月报销标准：办事处经理 200 元，销售工程师 100 元，办公室的固定电话按“传真话单” 、宽带费、房租水电费凭发票如实报销。 7、 办事处驻勤餐费补助执行每人 8 元/天的标准，不享受公司员工中餐补贴。 8、 因公办事，一律乘公交车，如急需时可乘的士，单程不得超过 20 元，并备注地点及事项。需要到办事处外出差的，填写电子出差申请单，请示总经理批准，报销执行公司差旅费用补贴标准及出差制度 。 9、 如需购买办公用品等，由办事处经理以电子表报公司行政部批准后当地购买。 10、 当月的费用要及时报销，如不能回公司的，可将粘贴好报销凭证快递到公司财务，财务按实际报销额汇款到指定的账户，如不及时报销者，不得申请追加“备用金” 。11、 办事处经理登记本处的“备用金” 现金日记账本，每月一号将公司驻外办事处营销费用月报表上报公司财务。 篇三：驻外办事处管理办法迈瑞科驻外办事处管理制度 第一章 工作职能与岗位职责 一、组织架构： 二、编制设置原则： 办事处:办事处主任、文员、销售代表 三、办事处工作职能 办事处是迈瑞可的驻外机构，是企业向市场延伸的重要窗口。办事处代表公司的利益履行如下职能： 1、 基本职能 （1） 、办事处根据公司的年度营销计划，承担公司下达的年度销售任务，并组织代理 商、经销商及直营团队的二次任务分配。 （2） 、办事处负责规范代理商、经销商与直营团队的营销行为，同时做好协调工作。 （3） 、办事处根据公司的有关规定，执行和负责各款项催收工作。 （4） 、办事处负责管理当地代理商、经销商和直营团队的信息报备，定期与公司反馈 报备的信息和跟踪进度。 （5） 、办事处根据公司的任务指标，可按要求报人员招聘计划，经审批后，由办事处 负责组织、招聘、培训所需要的业务人员及其他工作人员。 （6） 、办事处行使对公司在当地财产的保护管理权，确保公司的财产安全。 2、市场运营及维护 （1） 、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理； （2） 、办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形 象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度，同时协助代理商和经销商做好公司 产品宣传活动。 （3） 、办事处代表公司负责与当地客户的联系协调、租赁业务、广告业务的往来。 （4） 、办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确 保销售业务工作的顺利进行。 （5） 、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态，及代理商和 经销商的市场信息。 （6） 、办事处负责对代理商、经销商车辆服务人员组织服务培训。 （7） 、办事处负责开展针对特定订单的政策申请及资格审核。 （8） 、办事处负责对所辖区域爱居服务车的维护服务，处理客户和用户的投诉。 （9） 、办事处负责对代理商、经销商和直营团队反馈的维修信息审核、确认，并安排 服务人员及时维修。 （10） 、办事处负责对租赁方车辆使用情况不定期监督检查，保证每辆车每半年至少 一次，并做好相关记录。 （11） 、办事处负责对租赁车辆建立档案，做好相关维修记录，并具可追溯性。 （12） 、办事处负责对租赁合同、维修记录及各种规章流程等做好整理存档工作。 3、广告运营及维护 （1） 、(来自: 小龙 文档 网:公司驻外办事处管理制度)办事处负责爱居服务车广告业务的开展及客户关系维护。（2） 、办事处负责进行销售预测，制定销售计划，参与媒体发展的研究，完成并超越 公司设定的销售任务。 （3） 、办事处负责广告业务的市场分类、定位、选择。（4） 、办事处广告代理公司的招标、定标、协议签订。（5） 、办事处负责对广告代理公司刊登广告审核、制作及维护。 （6） 、办事处负责监督广告公司的广告运营，保证广告业务的有序拓展。 （7） 、办事处及时妥善处理客户需要解决的各种问题，树立良好的公司形象及信誉。 （8） 、办事处负责收集租赁方的广告反馈及相关信息收集。 四、办事处人事管理 1办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。 2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。 3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。 4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。 5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。 6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。 7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为 6 个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。 8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。 9、公司参照目标管理制度和客户管理制度对办事处人员进行考核。 10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。 11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。 五、办事处岗位职责 (一)办事处经理的职责： 1对本区域销售工作的管理 ? 代表办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。 ? 办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合 理细分。 ? 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销 代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。 ? 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工作， 定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。 ? 各办事处经理行使对该办事处的管理权，按有关规定统筹好办事处的营销代表的工作， 负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。 ? 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反 公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。 ? 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。 ? 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。 ? 每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分 表” ，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。 ? 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款，对各经销商的信用额度及回款情况做详细的 评估。 ? 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作 总结、下月工作计划” ，以及所有公司要求反馈的各项报表。 2与各部门的协调管理 ? 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合，确保销售工作的顺利开展。 ? 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。 ? 协助市场部，组织经销商，做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。 3办事处经理的权限： ? 行使办事处的销售任务的计划分配权。 ? 行使办事处人员的定岗分区，调动权。 ? 行使办事处聘用人员的招聘权。 ? 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。 ? 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。 ? 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。 ? 行使促销方案的计划、审核权，品牌推广建设执行权。 ? 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。 ? 行使办事处财产的管理、控制保护权。 ? 行使办事处所需货源的准时交货权。 (二)、区域经理的工作职责： 1区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。 2在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交办事处经理审核，并呈交营销中心作为工作考核依据。 3必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各甲方单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，并负责处理所辖地区的用户服务工作。 4每月 5 号做出“当月工作总结及下月工作计划” ，交办事处经理审核，并作为工作考核。 5区域经理要严格执行公司的营销方案，对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。6对客户的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。 7根据当地市场特点，配合办事处经理把年度任务逐一做好分配。 8对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。 9做到招标导航网百分之八十的项目信息