企业收据管理制度

企业收据管理制度篇一：收据使用管理细则收据及收款登记本使用管理细则 一、目的 规范工作流程，提高工作效率，降低收款风险，保证资金安全。 二、适用范围 本规定适用于本公司（含本公司下属分子公司） 。 三、收据管理细则 （一）收据使用一般规则 1、收据是表明收据开出者收到各种业务款项的货币凭证。 2、收据一式四联（存根联、交客户联、财务记账联、经手人留存联）且必须连号，编号应能体现收据所属年份，如“07000001” ；年度终结，尚未使用的收据应全部作废。 3、每本收据的有效使用期为一个月（即一个自然月份） 。无论收据是否整本用完，到期必须进行更换。 4、财务部和各业务办事处设收据管理员岗位负责收据的日常管理。 5、收据使用人仅限财务出纳员和业务收款员，财务部和办事处收据管理员不得开出收据或将收据转借他人使用。 6、财务部负责收据的印刷、盖章、保管和收发；负责督促各办事处按时进行收据清查更换；负责收据使用的日常监查；负责收据使用过程中出现的问题的处理。 （二） 、收款收据的使用与管理 1、收据发放和缴回 财务部发放，办事处领用收据。第一次领用，由办事处经理核定，办事处收据管理员提出收据领用申请（包括每月收据使用量及指定收据使用人） ，经主管副总经理审批后报财务部备案。财务部收据管理员按审批后申请数量向各办事处发放收据。以后每月财务部直接按上期数为办事处更换收据，若需增加收据数量和收据使用人，办事处收据管理员须再次提出书面申请并请主管副总经理审批。 财务部收据管理员只针对办事处收据管理员办理收据发放、收回手续。在办理收据发放、收回手续时，双方均应在收据领用、缴回签收单上签字并注明日期。在领用收据时，办事处收据管理员将收据领用、缴回签收单一并带走供当批收据发放、收回时签字使用。 办事处发放，收款人领用收据。办事处收据管理员领取新收据后应及时将其发放至 被授权收据使用人手中，在发放、回收收据时，双方均应在收据领用、缴回签收单上签字并注明日期。办事处收据管理员应于每月末发放下月新收据，同时收回本月收据。办事处收据管理员每月 10 号前交上月所领取的收据至公司财务部核销，当月 20 号以后到公司财务部领用下月收据。 2、收据使用 办事处经理对其区域收据的管理负责。办事处经理应总体把握其区域的收据使用状况以及收据使用人的情况，做到及时发现、报告、并协助相关部门处理问题，从而降低收款风险、减少公司损失。 每本收据仅限领用人使用，领用人对其领用的收据及其收据违规使用产生的后果负完全责任。无收据领用权的业务员收款，应使用所属区域主任手中收据，紧急收款可申请使用办事处出纳员专用收据。 收款人应妥善保管、规范使用收据。收据填写应严格区分现金与非现金收款，收据一经开出即视同收到款项。在填开收据时，必须序时、逐项、如实、清晰填列。严禁涂改、挖补或撕毁收据，当期结束仍未填开或填写错误的收据应写明“作废”字样并保留全套，以备查验。严禁拆分使用收据。 收款人交款时对收据的使用。 业务员直接向办事处出纳员交款。出纳员核对所收款项与对应收据内容一致后，在该份收据剩余联“出纳”栏同时签字，并将收据“交款人留存联”交予交款人。 业务员向所属区域主任（或第二人）交款。区域主任（或第二人）核对所收款项与对应收据内容一致后，在该份收据剩余联“经手人”栏同时签字，撕下“交款人留存联”交予交款人，再撕下“财务记账联”与款项一并交办事处出纳员。出纳员核对所收款项与对应收据内容一致后，填写该联收据回执栏后交予交款人。在上交财务出纳之前，不允许第三人经手款项。 收据不能出现跨月收款。 严禁业务员使用“白条”或任何其他收据，进行收款活动。 3、收据检查与核销 规范性检查。办事处收据管理员应该先对收据进行规范性检查，包括检查收据是否缺页，填写是否规范等等。 审核金额。收据管理员应该认真核对收款人开出的收据金额与银行回单或收款登记本 （已稽核）对应款项金额是否一致，无误则在收据第一联“稽核”栏签字确认。 办事处收据管理员应严格按照本细则所作规定检查、审核收据，并当面指出收据违规原因及要求责任人当面填写收据违规使用情况说明书 。检查、审核完毕，办事处收据管理员应将当批收据及时完整上交财务部。同时，还应整理本批次收据相关资料报财务部备案，包括收据领用、缴回签收单 、 收据违规使用情况说明书等。 收据审核后续事项 财务部收据管理员复核当批收回收据和各类单据内容、签字是否完整、规范，无误则在收据领用、缴回签收单签字确认。 财务部收据管理员应根据各办事处收据管理员上报的当批收据使用情况，提出处罚申请，待财务部经理批准后，在下批收据发放前对相关责任人进行处罚。 财务部收据管理员应将缴回收据按批次、序号连同所有相关资料整理归档。 4、其他事项 出纳员应将收据“财务记账联”撕下作为银行回单附件交财务部会计做帐。 若收据遗失，应在当日书面报告（有证明需提供相关书面证明）财务部和业务总部，并由财务部登报申明作废，办事处还应及时组织人员与相关客户对帐。 收款人离职时，办事处应按照程序审查其收据使用情况，审核通过，由办事处收据管理员和办事处经理在其离职申请上签字确认；未通过审核，按本细则和公司相关规定处理。 支票退票。当支票发生退票，出纳员应及时通知收据管理员和相关业务员。收据管理员应督促业务员，将该支票对应收据“财务记账联”复印件交予客户确认该份收据作废，再将此件带回交区域经理签字，最后交收据管理员作为附件对该份收据进行核销。客户确认作废的有效条件为：写明“款项支付未成功，此据不作收款凭证” ，再签上与对应合同上完全一致的公章或签字。 收到期票。出纳员应将期票与其对应收据“财务记账联”一并保存。款项未到帐之前办事处收据管理员不得核销对应收据，但应该照常予以更换。办事处收据管理员应在备查簿进行登记，待款项到账后补核销该份收据，若该期票到期发生退票，则按支票退票程序处理。 电汇一般不开收据，若确实需要，则由业务员提请出纳员，待其查明款项确已到帐后，出纳员根据到帐金额，用出纳专用收据开出。 四、 收款登记本的使用与管理 1、 收款登记本为款项流入公司过程的最原始纪录，应按照订本式账簿进行管理。 收 款登记本由财务部统一印制并加盖骑缝章，各办事处每月一本。2、 收款登记本由各办事处出纳员和会计共同管理。3、收款人员交款时，应按照收款登记本内容，逐项、如实、清晰填列。每笔交款须有财务部接收人签字确认。 4、直接汇入公司账户的款项，收款人员必须向出纳员核实并经出纳员签字确认，才能填入收款登记本 ，填写时，收款时间为该款项实际到账日。 5、出纳员在将款项缴存银行后，应及时在收款登记本填写缴存时间，便于稽核。若出现款项无法正常缴存银行情况，应马上通知交款人员，主动协助解决问题。 6、办事处会计负责稽核工作。办事处会计根据银行回单或银行到帐情况对应收款登记本进行稽核并签字。7、每月完毕，办事处将所属区域收款登记本复印留底备查，原件交财务部统一归档保管。 五、罚则 1、缴回的收据发生缺页不全，每份罚款 500 元；丢失收据，每本罚款 1500 元，且公司保留追究当事人后续责任的权利。已开收据未能足额收回款项，且“客户留存联”未能按时取回的，视同缺页。 2、填写收据和收款登记本不规范，第一次给予警告，第二次通报批评，第三次视情节轻重处以 100-500元罚款。若其违规行为涉及到本细则其他相关条款，按从重处理原则进行处罚。 3、到期无任何合理原因拒绝交回在用收据或因未按时交回在用收据而影响其区域收据整体更换进度，第一次给予警告，第二次通报批评，第三次视情节轻重处以 100-500 元罚款。若其违规行为涉及到本细则其他相关条款，按从重处理原则进行处罚。 4、因收据管理不善，导致相关款项流失，除完全承担相关款项赔偿责任外，第一次罚款 XX 元，第二次罚款3000 元，第三次罚款 5000 元并辞退。 5、蓄意虚开、套开收据，除完全承担相关款项赔偿责任外，罚款 5000 元并辞退，且公司保留追究其法律责任的权利。 六、附录 （一） 收据管理员岗位职责 1、总部收据管理员岗位职责。 总部收据管理员由财务部总部会计兼任； 负责收据印刷、盖章、保管和针对办事处的收发工作；负责督促各办事处按时进行收据清查更换； 负责收据使用情况的日常监查； 负责监督评审办事处收据管理员工作绩效； 负责收据使用过程中出现的各种问题的处理及对违规收据使用人的处罚； 负责处理财务部与办事处之间有关收据问题的协调工作； 按时向各办事处通报收据使用情况； 负责定期向财务经理汇报收据使用管理情况。 2、办事处收据管理员岗位职责。 办事处收据管理员由财务部指派； 负责针对业务员的收据收发和未发出及已退回收据的保管工作； 负责督促业务员按时进行收据更换； 负责检查、审核业务员已用或在用收据； 负责按时向总部收据管理员上报办事处收据使用情况；（二）相关表格 1、 收据领用、缴回签收单 2、 收据违规使用情况说明书 3、 收款登记本 收据领换流程图： 篇二：公司收据管理制度公司收据管理制度 1、目的 2、 定义 3、收款流程 、 收款流程图 、 名词解释 4、细则 、 收据的领用、 登记制度 为了加强收款收据的管理，规范收款收据的领用、登记、开具、保管等流程，确保资金安全完整，制定本制度。 本制度所指的收款收据系由母公司统一印制的，印有“志邦”LOGO 的，用来收取顾客、家装公司等交来的厨柜定金、预付款、合同款等有效凭据，分三联（客户联、财务联、留存联） ，收款收据加盖公司财务专用章，是表示客户交款的有效凭据。附表 自营店面：指公司注册的下属分公司，由公司独立经营的店面；直营店面收款方式通常分为直接收款和卖场代收款两种；除独立经营的家装店的家装单以外，其他家装渠道订单均在直营店面落单签订销售合同。 家装店面：家装（装饰）公司注册，但由公司出样自己经营，委托家装（装饰）公司收取货款或自己收取货款（定金、合同款等） ，若委托家装（装饰）公司收取货款的，公司按家装协议收回货款的店面；家装店面是否有权与顾客直接签订销售合同，需由公司在签订家装合作协议时明确。 家装（装饰）公司（全包单）：无店面，或虽有出样但公司不自己经营的，但和公司有业务关系的公司；以下简称家装公司。双方结算按家装协议进行；家装公司不和顾客签订厨柜销售合同（装修合同除外） ，厨柜销售合同必须由自营店面（分公司）签订。 每个店面只准领取一本定金收据、一本签单收据（业务量大的店面可考虑二本） 。存根联在整本收据用完后交至财务部 门,待核销后，再领取新收据。 、 收据的开具制度 、 收据的退票、 作废、退款、遗失制 度 财务对店面收据的领用、核销做备忘登记。收据任意一联有缺失的店长应书面说明原因，并视情况给予不同的处罚。 开具定金收据时，在交款单栏须写明新房地址（客户姓名、联系方式） 、店面代码、经办人等。 对于重复交定金的客户，需在备注栏注明。 收据金额大小写必须一致，否则就作废处理（作废的收据三联都必须保存） 。收据金额必须与实际收到现金或刷卡金额一致。收据金额必须是唯一的数字，不得出现两个以上数据。 收款事由须准确说明，如定金、预付合同款、合同款、合同部分款、合同尾款、合同更改单款、遗留单。 收据右上方空白处须注明合同店面编号，定金收据则注明店面代码。 收款方式须准确说明，如现金、银行、刷卡/POS、电汇、支票、*卖场，同一张收据上不得出现两种不同收款方式。若是卖场代收款，则在收款方式上写明*卖场，同时以该卖场交款单为附件。 严禁出现员工利用客户交纳的现金套现，即不得用员工信用卡刷卡置换客户现金。 店面交账的收据存有不符合规范的，财务人员一律拒绝签收，拒签后 3日内予以更正，延迟不办者，根据收据金额自行承担，情节严重的对相关经办人和店长给予处罚。 各渠道活动订单一律照此规定实施，部门主管负责审核监督。 财务应在各店面提供收据填写的样本，供店面经办人员学习并参考。 收据开具错误需作废的，作废收据三联必须齐全。若收据其中任何一联或者三联均遗失，员工需要提交承诺书 ，明确全责承担由于该收据遗失而引起的法律风险，并声明公司 对该收据享有不限期的追偿权。 、店面交账、财务收账制度5、相关制度表单 退定金（或预付款）时，客户凭已开具的客户红联收据予以退款，若客户定金收据遗失，原则上不允许退定金。如遇特殊情况客户需填写遗失声明并亲自签名（不允许用复印件） ，由导购填写退单申请表 ，经店面经理签字审核后方可办理，不允许代签代办。 店面退客户定金以报销封面方式，后附退单申请表 、客户红联收据或遗失证明， 退单申请表说明退单理由、店面负责人或相关负责人（家装或小区或网络线上）签批处理意见，退单申请表上必须注明归属的导购或家装或小区或网络线上具体业务员，财务根据报销封面予以核销已收客户款项并扣除相应提成。注：报销封面按报销流程手续。 对于自营店面，店面定期（建议每周至少 2 次）向财务交账。各公司财务根据自身市场特点制定具体规范的交账流程，目标是保证每月所有款项、合同、收据、图纸都已收齐并入账完毕，保证财务及时、准确向母公司下单生产。 对于家装店面，参照直营店面交账相关规定。各公司财务根据自身市场特点制定具体交账流程，目标是保证每月所有款项、合同、收据、图纸都已收齐并入账完毕，保证财务及时、准确向母公司下单生产的同时，保证家装应收款按期收回。 交账时合同（含更改单） 、订货清单、客户签字纸质图纸、收据、现金/客户签字的银行刷卡单等须填写清楚、审核无误，相互勾稽关系一致。 对于卖场代收款、家装公司收款等涉及第三方收款的方式，相关业务人员和财务人员及时与家装公司核对往来并催收货款。财务应建立应收账款对账、催款流程。应收账款对账单是重要的单据，应予以重视。 退单申请表 、 承诺书 、 遗失声明篇三：收款收据管理规定富田-日捆储运（广州）有限公司 收款收据管理规定 修改号：0 文件编号：FNLCWC07005 页码：1 第 1 条：目的 为适应公司发展，规范财务部资金、票据及账证管理，避免财务人员同时担当不兼容职务，特制定本管理规定。 第 2 条：收款收据的适用范围 收款收据是基于公司内部经营管理和财务管理需要，自制的（三联、四联）或外购用于证明收取款项发生的时间、金额及内容的收款凭证。只适用于公司内部发生的各种业务，具体包括收取员工胸卡押金、胸卡工本费、归还个人借支及退还多余出差借款，各种服务费、货款（收取货款时应在收据的收款内容或项目中注明已开发票，未开发票或须开发票但不开发票的字样）及出车风险金等。 第3 条：空白收据的保管 公司收据应由财务科作为主管部门，空白的收据由指定的会计人员进行保管，并逐本登记在财务部备查登记账上。本公司收款收据一式三联。 第 4 条；空白收据的领用 1、领用人领用收据时，保管收据的会计人员必须在备查登记账上进行逐本登记，领用人在备查登记账本上签名确认。收据的数量按每月计划使用量领取，并须按规定的期限交回保管收据的会计人员办理核销手续。 2、 用时，保管收据的会计在收据封面的左边记录收据的起止页码，双方签名确认。领用的收据连同账本送财务科长（或系长）及财务部长签名确认。 3、司内其他部门因业务需要确需领用收款收据的，需向财务科书面申请经批准后方可领取使用，且部门必须指定专人负责收据的领取，使用和保管工作，加强对该项工作的管理。配合财务科严格做好收据的管理工作。 第 5条：收据的使用 1、收款时，根据收款金额，由会计根据填写收款收据，出纳接收现金并在收款收据上签名确认。 2、收款收据不得随意涂改、挖补及撕毁；若有作废，必须加注作废标记，且