全宗卷规范

全宗卷规范篇一：全 宗 卷 规 范全 宗 卷 规 范 一、主要内容与适用范围 定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。 全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。 二、编制原则 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据） 、清册（各门类的销毁清册） 、报表（各种反映档案情况） ，应做到准确、齐全、规范。 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。以便于保管和利用。三、全宗卷的主要内容 所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内 档案的收集。 1、收发文登记本（一般只存 15 年，可作文件销毁清册） ； 2、档案交接文据； 3、移交目录：文书档案：归档文件目录永久、长期（30 年）3 套，短期（10 年）1 套；会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录 3 套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录 1 套；专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；科技档案：总、分类目录；声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录 3 套，短期的案卷目录和全引目录 1 套；资料目录。档案的整理 1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表） 2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明） 3、整理档案工作小结。 （心得、经验） 档案鉴定 1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更） 2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走） 3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。 （写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年） 档案保管 1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次） 2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；） 3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、 变脆、发黄） ；4、重点档案的特殊保护措施。 所有的检查记录可写入档案日志中，也可自行设计一个统计的表格。 档案统计 1、档案数量统计； 2、档案移进、移出登记表。 （主要针对档案馆，红P212） 档案利用 1、开放利用和控制使用档案的范围；（针对档案馆，红 P） 2、档案汇编和公布出版情况；（全宗介绍、组织沿革、大事记、史志、招商引资汇编、利用事例汇编、专题概要、基础数字汇编、数据分析、利用档案史料拍摄宣传片、专题片） 3、借阅、利用效果登记簿； 4、档案产生社会效益、经济效益典型事例。 四、全宗卷的整理 以盒为卷，装满为止； 1、全宗卷内的文件排列没有固定顺序，只是相对集中； 2、全宗卷内不编页码； 3、全宗卷没有目录号。 不允许全宗卷内文件按时间顺序逐件编件号，在每件上盖档号章，盖在每个的首页上。 混年按盒编大流水号，一盒一卷。 全宗介绍、组织沿革若有变化可以后序，若无不序。卷盒面、卷脊内容一致。全宗号：若已进馆就有全宗号，盖章，阿拉伯数字； 全宗名称：规范化的简称； 案卷题名：责任者（单位规范化的简称）+全宗卷内内容； 编制日期：全宗卷内文件的起始日期； 卷号：每盒一卷，阿拉件数字 全宗卷内编写情况 前面放卷内目录，把页数改为件数；（可用文书卷的卷内目录，也可按照标准自行设计，不限） 后面放备考表，立卷人、检查人、时间。 全宗卷管理 全宗卷放在整个全宗之前； 编制全宗卷的案卷目录，放在全宗卷一边；（不放入全宗卷内，放在外面，方便查找） 五、全宗卷内的表格填写说明 卷内备考表填写说明 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标明时间。 立卷人：由责任立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：填写完成的立卷日期。 借阅档案登记簿填写说明 序号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注。日期：填写查阅档案的年月日。 单位：填写查阅人的所属单位。 案卷或文件题名：填写借阅人查阅的案卷和文件题名（标题）的全称。 利用目的：填写查阅档案的用途。 期限：填写其划定的保管期限。 卷号：目录内案卷的顺序编号。 借阅人签字：借阅人的亲笔签字。 归还日期：填写借阅人归还案卷的年月日。 备注：填写需要说明的问题。 档案利用效果登记簿填写说明 日期：查阅档案的年月日。 单位：借阅人的单位全称。 姓名：借阅人的姓名。 目录名、案卷号：填写所查案卷的目录号和案卷号。 利用目的：填写查阅档案的用途。 利用效果：填写查阅档案后，所起到的社会效益和经济效益。为证明经济效益和社会效益正确，可在文后加盖单位的印章。 档案销毁清册填写说明 1、会计档案销毁清册填写说明 序号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 类别：填写全宗内分类方案的第一级类目名称。 篇二：全宗卷规范(XX 年版)前 言 本标准代替 DA/T 1294全宗卷规范 。 本次修订，依据 GB/标准化工作导则第部分：标准的结构和编写规则 ，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录 A 是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位：湖北省档案局（馆） 。 本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为： DA/T 1294 全宗卷规范 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 1 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 970588 文书档案案卷格式 GB/T 1296792 全宗单 GB/T 1296892 档案交接文据格式 DA/T 1494 全宗指南编制规范 DA/T 181999 档案著录规则 DA/T 1XX 档案工作基本术语 DA/T 22XX 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。全宗卷 fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 综合全宗卷 synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。 全宗属类 fonds category 馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。 4 全宗卷编制原则 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管 在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。5 全宗卷的内容构成 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍） 、大事记 等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救） 、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，中涉及多个全宗的文件材料。 6 全宗卷的整理 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按本标准 第 5 章“全宗卷构成”中至条进行分类。 文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号类号件号三部分组成。全宗号填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的 全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。 类号填写条的序号。 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 篇三：全宗卷规范 XX全宗卷规范 1 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 970588 文书档案案卷格式 GB/T 1296792 全宗单 GB/T 1296892 档案交接文据格式 DA/T 1494 全宗指南编制规范 DA/T 181999 档案著录规则 DA/T 1XX 档案工作基本术语 DA/T 22XX 归档文件整理规则 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 全宗卷 fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 综合全宗卷 synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。 全宗属类 fonds category 馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。 4 全宗卷编制原则 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。 5 全宗卷的内容构成 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍） 、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等 鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救） 、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。 新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，中涉及多个全宗的文件材料。 6 全宗卷的整理 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第 5 章“全宗卷构成”中至条进行分类