公司收文管理制度

公司收文管理制度篇一：收发文管理制度收发文管理制度 为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 （一）收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。 （二）收文办理 1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入收文登记本后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 （1）一般业务性文件的办理程序：1 收文签收2 收文登记并填写来文处理单3 综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门4 主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理5 分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办6 业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理7 文件办理完毕后填写办理结果 8 交综合管理部归档9 规定期限办理和回复的，由主办部门或部门签字确定办妥日期，确保不误事务。 （2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过 1 天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回） ，办理文件一般不超过 3 天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 （一）发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总经理 进行修改批示，后由总经理（董事长）签发，方可发文。（二）行文程序 各发文部门拟稿发文部门负责人初审核稿到综合管理部领取文件签发流转单 ，填写拟稿人、部门、标题、主送综合管理部复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟发文部门分管领导审阅总经理（董事长）签发综合管理部编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作加盖印章发文部门和综合管理部一起做好印发综合管理部归档。 （三）行文要求 1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用） 、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。 2、行文核稿规定。以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由业务部门负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿。 3、行文签发规定。公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理（董事长）处签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。需与其他部门或部门会签的文件，报主要领导同意，由拟文 部门送部门或部门会签。在公司总经理（董事长）出差时，经电话请示，可电话授权公司副总经理签发。4、公文印制规定。本着节能减排的原则确定公文印制数量，公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。公文印制要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文，未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印。 5、行文归档规定。所有发文均应归档，归档文件份数为一到两份。 三、附则 1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施。 2、本规定自颁布之日起正式执行。 篇二：公司发文管理制度XXXXXXXX 有限公司 发文管理制度 为提高发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，使之规范化、制度化、科学化，特制订本制度。 一、本文所指的文件是指： 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的正式文件等； 2、以各管理部门名义发出的文件。 二、 公文种类及编号 1、公司内部使用的公文种类主要包括： 决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用管理人员； 通知：适用于公司转发上级政府部门公文；发布规章制度；传达要求各部门执行的事项； 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况； 报告：适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等； 请示：适用于下级部门向上级请求指示、批准； 批复：适用于上级部门答复下级请示事项； 函：适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复 问题；会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项；决议：适用于公司会议议定的重要事项； 制度、管理办法：适用于公司明确和规范各项具体工作。 2、文件编号 对公司有重大影响的决议（定） 、制度、办法、通知等文，由综合办以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：XXXX年份序号。 公司一般性的文件下发，以文件类别划分，如：人事、通知、通报、决定等，全部由综合办统一编文号，如XXXX（通知）年份序号、XXXX（通报）年份序号。 生产办如需对内下发文件的，全部到综合办编号存档，其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文，全部以厂部或与综合办联合下发。 简易（单）的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。 三、文件的签署与盖章 1、各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义； 2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署；收文部门必须签字，以便存档； 3、以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管经理同意。 4、公司综合办负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理。文件正式发布前应与分管经理取得一致意见，并有分管经理书面或邮件批准。四、文件的发放与归档和销毁 1、未经相应权限负责人审核同意的文件，一律不准发放；所有发放文件，应存档保留； 2、以公司名义发放文件由综合办登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有印章的纸质版。 3、没有归档和存查价值的公文，经过公文管理部门负责人批准，可以定期销毁。 五、执行日期 本制度自下发之日起开始执行 XXXXXXXX 有限公司 二一四年二月十六日 篇三：公司收文管理办法公司收文管理办法 一、总则 1、制定目的 将本公司各种收文的处理及保管予以标准化，系统化。2、适用范围 凡公司本部及下属各分公司、各部室、各项目部的收文，均按本办法所规范的体制管理。 3、权责单位 （1）人事部负责本办法制定、修改的起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改的批准实施。 二、外部来文的收文 1、外部来文的收文启封 （1）收文者系公司名称的，由人事部秘书开封收文。（2）收文者系部室（分公司、项目部）名称的，由部室主管开封收文。 （3）收文者系私人名称的，由人事部秘书代收后转交当事人开封收文。 2、外部来文的管理 （1）凡公司名称的收文，人事部秘书收文后，登记、启报有关领导。 （2）凡部室（分公司、项目部）名称的收文，主管应启报公司领导，按有关指示办理。办理后，妥善保管，分类存档。 （3）公司收文有时效性的，人事部秘书应提醒有关领导及时处理。 （4）人事部秘书按领导批示转发、处理文件。 （5）人事部秘书按文件重要性与时效性分类保管。（分类原则：便于快速查找。 ） 三、内部发文的收文 （1）各部室（分公司、项目部）对公司的发文应按文中指令执行。 （2）公司发文如系重要文件，应妥善保管。 四、各类收文