企业档案数字化加工的方法及技术要求.docx

企业档案数字化加工的方法及技术要求 (内蒙古第三电力建设工程有限责任公司，内蒙古 包 头 014030) 摘 要：文章认为，档案 数字化是一项复杂的工程， 不是一蹴而就的，应该根据实际情况的需要，分层次 、分 步骤，看轻重，讲实用，“渐进式”地进行，同时应采取 科学的态度进行论证，选择正 确的方法及技术要求。 关键词：企业档案；档案数字化；技术要求 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号： 10076921(XX)10005202 档案信息资源建设是档案信息化建设的关键，而馆藏 档案数字化加工又是档案信息资源建设 的重要内容。如何 确定档案数字化的原则、范围、方法和技术要求是每个档 案部门都要解决 的实际问题。 1 企业档案数字化的原则和范围 按照档案行业标准纸质档案数字化技术规范的规 定，纸质档案数字化的基本原则是使档 案信息资源准确、 方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到 共享，以满足社 会对档案利用的需求；数字化对象必须是 符合国家档案开放规定以及应永久或定期 30 年、且 社会 利用价值高的档案。对企业而言，档案数字化的基本原则 首先是要考虑保证档案的安全 ，不宜在网上利用的档案不 应进行数字化加工；其次要区别档案的价值，网上利用价 值不高 和利用频率较低的档案也不应进行数字化加工。 企业档案数字化加工除应遵循上述基本原则外，还要 考虑以下 2 个因素：加工成本， 包括时间成本和费用成 本；档案数字化加工后的实际利用效果，应把着眼点放 在最终能 提高档案利用的实效上来。笔者认为应将以下档 案列入数字化加工范围。 1.1 管理类档案 近 20 年以内国家、上级机关颁发的本企业需执行的 规定、办法、条例、法规、部门规章 、规范性文件；近 20 年以内本企业及其直属单位制定的法规政策性文件材料； 召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 组织机构演变、人事任免等文件材料；表彰先进集体 及先进个人文件。 1.2 基建档案 新建、扩建、改建和技术改造等项目竣工图及竣工 技术文件；地上、地下、管网布置图；电气线路布置 图。 1.3 照片、录音录像、实物档案 需要永久和定期 30 年保存的照片、实物、录音、录 像档案；本企业录制的企业新闻、电视台播出本企业的 新闻报道；上级颁发的奖状、奖牌、奖杯、锦旗等荣誉 实物。 2 纸质档案数字化的方法及技术要求 2.1 管理、基建类档案数字化 2.1.1 前期准备。对拟数字化的档案进行目录数据著 录、拆除装订和页面修整。目录数 据应采 取 OCR 识别方 式，尽量减少手工录入量。破损严重的档案先进行技术修 复，对褶皱不平的原 件进行压平或烫平处理。 2.1.2 扫描方式。根据档案幅面的大小选择相应规格 的扫描仪进行扫描。纸张状况较好 的双面档案应采用高速 双面扫描方式，大于 A4 幅面的页面可采取双幅扫描、图像 拼接的方式 。 2.1.3 扫描色彩模式。页面为黑白两色，且字迹清晰、 不带插图的档案，可以采用黑白 二值模 式进行扫描；页 面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及 页面为多色文字的 档案，可采用灰度模式扫描；页面中有 红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的 档案， 应采用彩色模式进行扫描。 2.1.4 扫描分辨率。扫描分辨率参数大小的选择，原 则上以扫描后的图像清晰、完整、 不影响 图像的利用效 果为准。工程图纸扫描分辨率应选择 100dpi 以上。交工技 术文件、红头文件扫 描分辨率应选择 100200dpi。对字 体很小、字迹密集不清的情况，可适当提高分辨率，或 采 用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的情况， 应采用局部淡化技术处理。需要 时可根据原件的清晰度适 当调整扫描分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显 示后是否 清晰为准。 2.1.5 图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等 进行质量检查，不符合要求的，应 重新进 行图像处理。 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不 感觉偏斜为准。对方 向不正确的图像应进行旋转还原，以 符合阅读习惯，对影响图像质量的杂质进行去污处理， 包 括局部去污、整体去污； 对蓝图应进行消蓝处理。对大幅 面档案进行分区扫描形成的多幅图像应进行拼接处理，合 并 为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性， 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边 处理，去除多余的白 边以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。 对经图像数据质量检查、纠偏、去污、拼接和裁边处 理的图像进行校对，不符合要求的应重 新处理。 2.1.6 图像存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件， 用 TIFF 格式存储，压缩率 为 151 ，也可以用 TIFF 格式 存储，压缩率为 301；采用灰度模式和彩色模式扫描的图 像文 件，用 JPEG 格式存储，压缩率为 151。按一级类目、 二级及以下分类顺序、文件分级建文 件夹存储，其中的每 一份文件也需要单独创建文件夹。各层文件夹的命名由相 应档案类别的 分类编码组成。 2.1.7 目录建库。对已有的档案目录各字段信息进行 质量检查和修改，差错率应低于 3 ；建立新目录时可采 取 OCR 识别方式，但应严格校对，确保各字段信息准确。 2.1.8 数据挂接及客户端图像留存。目录数据库与图 像数据库通过质检环节确认合格后 ，通过 网络及时加载 到数据服务器端汇总。数字图像自动搜索对应的目录数据 库，自动生成对应的 电子地址数字图像文件名，并建立起 一一对应的关系。图像数据应在扫描客户端留存，并定 期 刻制光盘保存。 2.1.9 数据验收。批量挂接的数据以抽检方式，单份 挂接的数据以逐份检查方式，检查 已完成 数字化转换的 所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质 量。目录数据与图像 文件挂接错误或目录数据、图像文件 出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，应重新挂 接。 2.1.10 数据备份。目录数据库、原文图像库每季度在 服务器或磁盘阵列异盘中备份一 次，每半 年光盘备份一 次。阶段性目录数据和原文图像数据每星期在服务器或磁 盘阵列中备份一次， 并留存半年。数据备份后应在相应的 备份介质上做好标签，备份光盘应按电子文件归档与 管 理规范进行编目和保管，以便查找和管理。备份数据也 应进行检验，内容主要包括数据 能否打开、数据信息是否 完整、文件数量是否准确等。 2.2 照片档案数字化 2.2.1 前期准备。对每张照片进行著录，编制好档号。 2.2.2 扫描方式。黑白照片采用灰度方式扫描，彩色 照片采用彩色方式扫描。 2.2.3 扫描分辨率。对所扫描的照片，以常见 5 寸照 片为参照，统一 采用 600 dpi 分辨率。对于其他太大或太 小的照片，扫描分辨率可作相应的调整。对于一些涉及重 要 历史事件和人物的照片，其扫描分辨率可在以上分辨率 基础上适当增加。底片扫描分辨率应 等于或1 500dpi。 2.2.4 图像处理。对曝光不足或曝光过度的照片和底 片应采取增加或减少亮度等措施进 行补救处理，确保数字 化加工后图像清晰。 2.2.5 图像存储。扫描后的照片以 JPEG 或 TIFF 格式 存储，采用 LZW 无损压缩，存入统一的 照片数 据库。按 一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。各层文件 夹的命名由相应档案类别 的分类编码组成。 3 录音、录像档案数字化的方法及技术要求 3.1 前期准备 对拟数字化的录音、录像档案进行文件级目录数据著 录，确保数据正确。对 每盘录音、录像带应进行放听或播 放，检查每个音频、视频文件的完整情况、音质清晰度和 图像清晰度情况，对音频、视频档案载体质量进行检查， 并做好记录。 3.2 采编 音频文件的采样频率选用 44.1KHZ 作为声音采样标准， 对于 DVD 中的声音选用 48 KHZ。视频文件用非线性编辑机 进行图像编辑。 3.3 音频视频存储 音频档案应选择 WAV 或 MP3 格式存储；视频档案选用 MPEG-2 格式存储，视 频档案数字化的数据传输率应不低于 4MB/S。按一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存 储。 各层文件夹的命名由相应档案类别的分类编码组成。 3.4 工作环境 音频视频档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。 4 实物档案数字化的方法及技术要求 4.1 前期准备 对拟数字化的实物档案进行目录数据著录，并确保数 据正确。对实物档案内 容和载体质量进行检查，有残缺的 应进行修补，并做好记录。对载体进行全面彻底的卫生清 理，确保载体的清洁。设置拍照房间，应具备侧主光、底 光、顶光、背光等柔性照明和背景 条件。 4.2 拍照质量要求 应采用数码照相机进行彩色拍照，拍照时要注意被拍 摄物的图像要充满取景框。一 般拍摄时的图像质量可选择 “标准”，图像尺寸可选择 1 280960；特殊需要制作大 幅面照 片拍摄时的图像质量可选择“TIFF”或“精细”， 图像尺寸可选择 2 2721 704 或 1 6001 200。被拍摄物 图像表面不能有反光面或反光点，拍摄的图像必须曝光正 确、清晰。 4.3 图像存储 根据保存目的，选择 TIFF 或 JPEG 格式存储，一般选 择 JP