企业档案室工作模式调研思考.docx

企业档案室工作模式调研思考 内容摘要 影响企业档案工作模式的原因是复杂多样的， 本文阐述了七种现代管理理念对企业档案室工作模式的影 响，领导者的现代管理理念越全面，即这些理念的综合作 用愈强，档案工作就会愈全面、愈深入、定位层次愈高， 在企业全局工作中发挥的作用也就愈大。 关键词企业档案室 工作模式 思考 企业档案工作在企业是否受到应有的重视，企业档案 工作模式或定位层次如何，固然与所处的经济环境有关， 但在相似的物质能力下，还更大程度上取决于领导者的管 理理念及由此导致的积极抑或消极的档案观。档案观的积 极消极与否，档案工作模式的形成，直接受以下 7 个方面 的现代管理理念的影响： 一、追求效益的理念 在社会主义市场经济中，大力开发档案信息资源，为 企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重 要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的。企业 要在激烈的市场竞争中求生存、求发展、求壮大，不断创 造经济效益和物质财富，要求科学的管理、正确的决策和 建立科学的组织管理机制，这些都离不开对企业档案的依 赖。 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和， 它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利 益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。 企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织 管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产 品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容， 在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企 业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施 技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用， 可以节省人力物力财力，给企业带来显著的经济效益；在 处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直 时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产 评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信 息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的 影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供 了客观依据。 二、权益保护的理念 社会的进步在一定程度上体现为法制的进步，市场经 济在一定意义上可以理解为法制经济。社会竞争的加剧， 使我们必须增强法的意识和自我权益的保护意识。具有这 种意识的领导者，自然懂得维权或执法必须以具有法律意 义的原始证据为凭。 受这种理念的影响，所属的企业档案工作一般会受到 特别的重视，他们懂得对有关资格、合同、专利、著作权、 商标等方面的文件悉心管理。当自身权益受到侵害时，他 们能够首先想到依靠具有法律证据意义的档案来加以维护。 在这里，档案室或档案馆充当保护原始证据的保险箱。 三、超前控制的理念 在现代领导科学和管理理论中，控制被理解为保证各 项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效，依赖 于能否找到问题的真实症结。一般的控制是在出现偏差之 后，通过分析偏差产生的原因，追溯个人责任，这是事后 控制或间接控制。直接控制或超前控制则强调提高人员素 质，尤其是他们的自觉规范，使行为尽可能不出偏差。比 如为了保证基建质量，需要工程监理作全程跟踪的真实记 录。一笔经费从获得到开支都要帐目清楚。一项工作从议 事到执行都要有案可查。这些都是为了实现控制。当工程 的质量发现问题，我们可以通过监理的真实记录找到原因， 订出解决方案。当财务出现疑点，我们可以根据帐薄核查 漏洞。这里，我们可以清楚地看到档案在管理的控制功能 中所发挥的重要作用。因此，懂得控制原理的领导一定懂 得档案的重要。档案的控制功能不仅表现为事后的纠偏和 责任控制，还表现为事先的规范作用和超前控制。 在控制意识的作用下，领导者往往更多地关注会计档 案、基建档案、设备档案和其它涉及责任控制的档案。他 们特别注意文书处理的程序、归档的及时完整和系统以及 档案保管的安全，体现为以保管为重心的工作特色。 四、科学决策的理念 现代管理的理论告诉我们，科学管理的核心是决策。 要想获得迅速、合理而科学的决策，必须懂得决策离不开 事实前提和决策环境，而企业档案室正是获得相关事实和 环境认识的必到之处。具有这种科学决策理念的领导者， 怎么可能不想到档案的重要呢？ 在这种科学决策意识的支配下，领导者往往会对档案 工作有较高的期望值，他们希望档案工作者不仅能够管好 档案，而且还能为科学决策搜集整理尽可能多的原料。在 这种热望之中，档案工作往往会形成以咨询利用为轴心的 特点。除了日常的双向式服务以外，各种年鉴、文 件汇编、数据汇编、大事记等深加工的档案产 品，成为科学决策的重要依据。 五、追求效率的理念 21 世纪是管理的世纪，有效管理的一个重要标志便是 效率的提高。要想获得工作的高效，就必须避免迂回的道 路和重复的劳动，这要靠科学有序的管理系统来支持，从 这个意义上讲，文书档案是科学管理的物质基础。作为档 案前身的文书负载着政令的内容和决策意志，其传达和反 馈的速度，直接影响到效率的高低。由于文书和档案工作 内在的连锁关系，这使人们对文书的关注延伸到它的档案 阶段。无论是在行政事业单位还是在企业单位，文件传递 的渠道是否畅通，文书档案工作状况是否处于有序的管理 而方便传递、查检，这对讲求效率的领导者来说是不难注 意到的。 在讲求效率的领导作风影响下，档案工作的重心会更 多地偏向文书处理的阶段，文书档案工作制度的严格和规 范、查检档案手续的简化和文书档案工作技术上的连锁性 成为其主要特点。 六、信息与人才优势的理念 当人们都在讨论信息是与物质和能源并列的 3 大社会 支柱，信息就是财富的时候，领导者是否真正懂得信息的 涵义和作用？是否真正了解“信息成为资源的一个必要条 件是对信息的管理”是否考虑过实力的竞争会愈来愈演变 为信息和人才优势的竞争呢？是否知道档案工作是信息系 统工程中必不可少的一个方面军呢？只有具备这样的认识， 只有懂得知己知彼，懂得信息的赢家往往就是市场和事业 的赢家，他们才可能在工作中不仅着眼于现实，还能从战 略的高度自觉地注意到文献信息的存贮、加工、序化和利 用，档案工作也才可能因此受到其重视。 在信息和人才理念的作用下，领导者能够感到未来经 济的变化，能够懂得档案是一种重要的无形资产，可以在 管理、创新和竞争中发挥巨大潜能。因此，在这样的部门 和单位，档案工作往往会被纳入信息一体化管理的模式， 档案工作在由档案、图书和情报共同构成的一个信息系统 中动态地发挥作用。在这里，档案工作充满浓郁的现代信 息化色彩。在不少企事业单位，档案室或档案馆成为情报 信息中心的核心组成部分，那里不仅拥有代表本单位信息 管理最高水平的先进设施，而且实际地在科学决策、技术 创新和人才激励等方面发挥重要作用。这些部门和单位除 了注意自身档案的完整，还十分注意外部相关信息的档案 化贮存和加工。档案工作者会在文书与档案工作中更多地 注意人才档案、科技档案、电子文件的管理和保护、管理 软件的应用和研制、档案信息的数据化处理和网上传输等 方面。 七、公共文化的理念 现代社会，人们对公共文化事业的建设寄予越来越大 的希望。在公共文化理念的牵引下，领导者往往会将档案 室或档案馆的建设纳入整个文化事业投入的框架，这种情 形下的档案工作，在史料的组织、厂和部门史志的研究、 特色展示、爱厂爱岗教育和营造文化氛围等方面发挥重要 作用，体现出以史料工作为主和兼容、开放共享的特征， 这在企业综合性档案馆、室比较典型。 现代管理理念并不仅限于上述 7 个方面，影响企业档