财务报销管理标准

XXXXXXXXXXX公司企业标准财务报销管理标准（C版） QG/DJ01.11 为了加强财务管理，规范财务报销行为，有效进行资金的结算控制，努力实现增收节支提高企业的经济效益，特制定本标准。 1. 适用范围：本标准适用于XXXXXXXXXXX有限公司在财务结算过程中票证报销的审稽、批准和结算管理。 2. 管理职责： 2.1财务部负责制订和修改财务报销管理标准；负责审核应报销凭证的手续和报销的金额符合本标准的规定，并按照批准的权限报批；负责对经过审核和批准的报销凭证进行会计处理。 2.2各职能部门负责人按本标准的相关规定，对权限范围内的报销凭证进行审查和签字确认，负责本部门的财务报销行为按本标准的规定实施。 3. 管理内容与要求： 3.1 发票、单证报销时的要求： 3.1.1 报销的发票和单证必须业务内容完整，金额计算正确、大小写相符，字迹清晰可辨，并均为复写的状态，如：开票日期、公司名称、品种规格、数量、单价、金额等缺一不可。 3.1.2 增值税专用发票必须按发票的格式逐栏正确填写和签章，任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销，汇总开具的专用发票，必须有二份销货清单附件，否则不予报销。有密码的增值税发票，右上角的密码不得有任何损坏迹象，否则一律由经办人负责退回。3.1.3 统一发票（指增值税专用发票以外，加盖有税务监制单的发票）无开具发票单位的公章或财务专用章和经办人签名的不予报销。3.2 购货发票的报销要求：3.2.1购进各种原材料、辅助材料、外购半成品、包装物、固定资产、燃料、汽车修理材料、动力材料、必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的，必须用统一发票报销（考虑价税因素），否则不予报销。3.2.2 购进各种办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件、驾驶员在行车途中的零星加油、修理费，在确实不能取得增值税专用发票和统一发票的情况下应考虑价税因素，可以凭收款收据报销，但必须加盖开具收据的单位公章和经办人签字。如果确实无法取得开具单位公章的，则必须有对方经办人的签字和加盖的私章，再由部门主管签字。杜绝无据支出作为购货发票报销，特殊情况由总经理签字批准，否则不予报销。3.2.3 购货发票报销时应附有所需要物资的单位确认的采购计划单(见DJ01.11表4)、购货合同、入库单、进货检验单（见DJ01.11表2），超计划采购部分不予报销。采购计划变动或合同发生变更的由主管部长签字证明（在审核发票时发现未经过确认的采购计划单和合同，然后再追补的无效）。实物入库数量与采购发票不符时，按入库数量计算，数量失少由经办人负责向对方单位协商赔偿，协商不成立时由经办人赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告，经主管部长审查，由主管副总经理批准报销金额，否则不予报销。3.2.4 采购物资的价格应遵循优质低价的原则，同类同品牌同规格产品按可比价判断，超出可比价格时应填写物资价格涨跌单(见DJ01.11表1)并由部门主管审查证明，否则，价格超高部分不予报销。 3.2.5购货发票发生因质量扣款、数量短少、价格超高等情况，由经办人主动到财务部去开具扣款单，否则在审核发票时发现应扣而未扣款的，由经办人承担扣款额的50%，否则不予报销。3.2.6购置零部件单位价格在2000元（含2000元）以上的发票应视同固定资产，参照资本性项目购建、处置管理标准的规定办理报销审批手续，2000元以下的要填制备件报检单见DJ01.11表5，否则不予报销。3.3 费用发票的报销要求(不包括差旅费、招待费用):3.3.1银行汇款单，贷款手续费，承兑汇票贴现的发票先由主办会计签字证明,否则不予报销。3.3.2 企业以承兑汇票支付货款时，原则上不予承担贴息。特殊情况下受票人提出贴息要求时，由经办人向本部门负责人提出报告，并由部门负责人签字确认，经总经理批准后再由主办会计按批准的报告为依据计算贴息，否则不予报销。3.3.3 经办人员发生增值税专用发票遗失，不能进行税款抵扣时，按应抵扣税额的100%负赔款责任后再办理补充报销手续，否则不予报销。3.3.4 邮政特快专递在华东三省一市范围内限制使用，特殊情况由部门主管签字证明，否则不予报销。3.3.5 需要安装、调试的设备必须在合同或协议书上注明其安装、调试费用额，并按资金审批管理标准的规定权限签字。建筑、安装工程的发票报销，必须在签订合同时注明采用何种形式的发票，如：增值税发票、统一发票、收款收据，与合同载明的发票不符时不予报销。 3.3.6运输费用发票以能抵扣税款的发票为主要发票,并附有运输委托书或合同和对方收到所运货物的证明，对运费在200元以下确实不能取得抵扣税款发票的，应以收款收据报销，并经主管部长签字说明，否则不予报销。3.3.7养路费、年审费等一切与行车相关的政策性规定的正常费用，由该车的驾驶员主动办理，逾期办理所发生的一切罚款不予报销由该驾驶员承担；保险费用由公司统一办理。3.3.8 车辆维修费用的报销应附有经主管部门负责人批准的车辆报修申请单(见DJ01.11表10)、车辆维修质量确认单(见DJ01.11表11)和修理发生的部件更换明细清单，应收回的旧部件必须交回公司入库，否则不予报销。3.3.9 出车途中发生修理时购买的零配件总价格在200元以下的，驾驶员可以直接处理，在发票报销时由主管负责人签字证明；当维修费超过200元时，应电话请示车队长及分管的副总后方可修理，并事后补办相关手续，否则不予报销。3.3.10 发生交通事故的处理费用报销时，应附有当事驾驶员向主管部门呈交的车辆事故报告单(见DJ01.11表9)和主管负责人签署的意见、交警部门的事故认定书，在收到保险理赔后参照驾驶员与公司签订的合同条款执行，否则不予报销。3.3.11 办公设备发生的维修费用,由修理设备的部门经办人签字证明并经部门主管审查后签名，否则不予报销。3.3.12 参加学习或培训的费用报销，必须附有经部门负责人签字并经总经理批准的通知书，部门负责人参加培训必须由总裁在通知书上签字；报销时必须附企管办复核意见。3.3.13 企划、广告业务及企业文化活动发生的发票的报销，金额在1000元以上的（含1000元）必须附有签订并经评审和批准的企划合同，企划（广告）项目申报单及与合同和广告、企划内容相关的复印件或图片、文化活动费用计划，需要由各部门分摊的费用还必须有应分摊的部门确认的签字，企划项目需要进行验收的必须附有企划项目验收单，否则不予报销；1000元以下的发票报销在确实不能满足上述要求时，必须有经办人的书面说明和主管副总的签字，否则不予报销；1000元以上无合同的应有分管的副总签字。3.3.14 党委、团委、工会、妇联、科协及公司统一策划的活动经费的报销，必须附有经总经理批准的活动经费预算报告，并由经办人的签字，实物的发放还必须有领取人的签字清单；当实际费用超过预算时，必须重新报经总经理批准，否则不予报销。3.4 发票报销向主办会计送审时的附件要求：3.4.1 原材料购货发票：经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、进货检验单、磅码单见DJ01.11表3“磅码单”。3.4.2 外协外购件、辅助材料购货发票：经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、进货检验单、磅码单。3.4.3 备品备件购货发票：经批准审核的采购计划单、备件报检单、入库单交物人联。3.4.4 机械、运输设备等固定资产的发票：设备购（添）置申请单见DJ01.11表6、购销合同、设备开箱验收单、设备安装验收单。如果购入的设备价格超出申请资金，必须有增资手续。符合资本性项目支出管理标准DJ01.01表3内容的，应按该标准的规定执行。 3.4.5 其它固定资产购入的发票：入库单交物人联、设备添置申请单、设备开箱验收单(见DJ01,11表7)。 3.4.6 办公、生活用品购货发票：经批准审核的采购报告、入库单交物人联。 3.4.7 购买书籍的发票：购书申请报告、入库单。 3.4.8 办事处添置资产：经批准的添置报告、单位价置在300元以上的必须到企管办办理登记手续。 3.4.9 基建材料购入的发票：采购计划单、进货检验单、入库单交物人联。 3.4.10 基建工程发票：合同、工程决算书、竣工验收报告。 3.4.11 设备安装、调试发票：合同、设备安装验收单(见DJ01.11表8)。 3.4.12 电脑、复印机、晒图机等办公设备的维护、保养发票：外协修理（加工）单。 3.4.14 运输发票：货运单、收货凭证。3.4.15 公司员工发生旅游、参观费用：经总经理批准的书面请示报告和负责组织活动的部门提供的费用预算报告及企管办复核意见。3.4.16 工作服、工作帽、福利费用凭企管办主任、总经理批准的报告及入库单。3.4.17 广告发生费用：经评审的合同和总经理批准的签字、广告内容复印件或图片、经办人的书面说明和主管副总的签字。3.4.18 汽车添置工具、配件费用：入库单、车队长签字。3.4.19 填土工程：附磅码单、合同；或者实际土量明细、合同，经企管办、基建课验收签字。3.4.20 水电费：管道工和电工每月申报的用水度数和用电度数。3.4.21工伤费用发票：工伤证明单、企管办意见单。3.4.22 培训费发票：经总经理批准的培训通知书。3.4.23 电报费用的发票：部门主管联系单并注明发报原因。3.4.24 进口设备、材料的各种税费：经董事会批准的报告、合同。3.4.25 人身意外保险、财产保险等费用，由总经理批准的报告，经主办会计签字财务部长批准给予报销；基本养老保险年度方案由董事长审批，年度方案内上交费用由财务部长审批；上交的税、费在年度方案计划内的由财务部长批准支付，年度方案计划外的由董事长和财务部长共同签字支付。 3.4.26 政府部门发生的费用由董事长批准的报告书予以报销。 3.4.27 电影票、晚会票费用：凭企管办主任签字和发放登记表。 3.4.28 饮用的矿泉水、降温、防冻、福利用品发生的费用：凭发放的登记表。 3.4.29 照片的冲洗费用：胶卷、底片、和照片数量，由企管办主任签字证明。 3.4.30 邮政特快费用：附原始详情单，属华东三省一市的由部门主管签字证明。 3.4.31 其他信件：由部门主管签字证明。 3.4.32 名片费用：由需求部门主管提出申请，企管办主任批准的书面资料。 3.4.33 探望病人费用：由工会主席或企管办主任签字认可，并注明探望的对象。3.4.34 报刊杂志所发生的费用：由办公室主任签字认可。3.4.35 购买摄影配件费用：须由总经理批准的报告，用品库入库单。3.4.36 礼品（包括广告衫、广告笔等）：经总经理批准的报告及相关合同，用品库的入库单。 3.4.37 车辆维修费用报销由车队长审核，企管办主任批准。 3.4.38 车辆保险、养路费、税费：经车队长签字。 3.4.39 翻译费：附主管部长的签字证明及翻译的内容。 3.4.40招聘费用：由总经理签字证明。 3.4.41 在公司以外的复印费用：必须由部门主管出具证明，如果在对方结帐时没有部门主管的证明，其复印费用由签字人负担。3.4.42 花木种植费的报销：由企管办订立的合同并由总经理批准的签字，经企管办组织的验收报告。3.4.43 盆花租赁费的报销：由企管办订立合同报总经理主任批准；办公室的验收报告。 3.4.44公司公告费、咨询费（查询）等开办费用由总经理批准给予报销。 3.4.45法院诉讼费等受理执行费，经总经理批准给予报销。3.4.46年度奖励先进的奖品，由总经理批准给予报销。3.4.47组织文娱活动或专项集体活动的费用，事先经总经理批准的费用明细预算报告，并且支出在预算范围以内。3.4.48 捐赠品、租赁、融资、无据支出、礼品等费用董事长批准。3.4.49 对于以个人名义参加的各种社团组织、民间团体一切社会性团体所支付的年度会费、参加活动的费用全部由个人全额承担；以公司名义参加的各种社团组织、民间团体所支付的年度会费、参加活动的费用等情况应报企管办备案。3.4.50 以上3.4.1条至3.4.19条的支出金额超过10000元时，必须提供与对方签订的廉政协议书，否则，财务不予报销。 3.5 财务报销程序:3.5.1 经办人必须将自审无误的发票，根据附件要求粘贴、整理好，送主办会计审核。（粘贴要求：所有的报销票证正面朝上，左上角对齐，超过封面宽度、长度的要折叠整齐，所有数据不得粘牢难以识别，按票证的类别的时间顺序排列，金额与封面所列的项目相对应）。 3.5.2 主办会计审核后根据审批权限分别送审批人签字。 3.5.3 主办会计进行会计处理。 3.6 财务报销审批权限 3.6.1由董事长审批的范围：3.6.1.1 对外投资及现有的生产设备、设施不能满足该项目的基本要求的进行技术改造费用报销。 3.6.1.2 对原有建筑基础设施每单位投入2000元以上（不含2000元）的资金进行更新改造的费用报销。3.6.1.3 进口设备及连带发生的税、费报销。3.6.1.4 设备安装、就位费用的报销； 3.6.1.5 房屋、建筑工程、新购土地使用权等无形资产，以及所发生的新增水、电、路及填土款等费用报销。3.6.1.6 租赁、融资所发生的费用。3.6.1.7 上级有关部门发生的费用、捐赠品、礼品（5000元以上）的报销。3.6.1.8发生的无据支出，应由具体经办人员提供申请报告，并按下列程序审批。经办人总经理董事长（下属未设置董事会的公司由执行董事签字，执行董事与总经理为一人的由监事长签字）。3.6.2 由总经理审批的范围：3.6.2.1 人身意外保险、财产保险等费用的报销。3.6.2.2 安装工程发票的报销（包括需改变原有结构重新安装所发生的费用的报销）； 3.6.2.3 关系单位来公司指导、参观的费用报销； 3.6.2.4 汽车修理费用的报销；3.6.2.5 工伤医药费的报销；3.6.2.6 电脑软件、网络系统费用报销。3.6.2.7 无明确规定权限费用的报销；3.6.2.8 审计、验资、评估发生的费用报销；3.6.2.9 各种培训报名、聘用师资以及员工旅游等发生费用（凭批准报告等）。上述3.6.1.13.6.2.9范围内的报销审批，在未发生业务前的报告上由总经理已经审批签字的，在实际费用没有超出预算时，由主办会计盖上总经理印章可以报销；超出预算的必须重新取得总经理的书面批准。3.6.3 由各部门部长审核（批准）后盖总经理签字印章给予报销的范围：3.6.3.1 水费、电费的报销；3.6.3.2 驾驶员添置汽车修理配件、工具的报销； 3.6.3.3 各类汽车的养路费、保险费、年检、年审等政策性费用的报销； 3.6.3.4 驾驶员非人为造成的违章罚款的报销； 3.6.3.5 资本性投入及固定资产外，所有购货发票的报销； 3.6.3.6 邮政特快、电报费等邮电费的报销； 3.6.3.7 基建零星用料的报销； 3.6.3.8 办公用品、印刷品、报刊杂志、购买书籍的报销； 3.6.3.9 购买劳保用品、生活用品、电脑用品的报销； 3.6.3.10 运输费用的报销； 3.6.3.11 定额手机话费的报销； 3.6.3.12 办公设备、通讯设备、摄影设备单位价值在1000元以下（含1000元）的报销；3.6.3.13 建筑工程、填土工程价值在2000元以内的报销（含2000元）。3.6.3.14 汽车修理费用的报销。3.6.4 主管副总审批的费用3.6.4.1 非资本性支出的价值在10000元以下的采购材料。3.6.5 由企管办主任审批的范围：3.6.5.1 工作服、工作帽、福利费用的报销；3.6.5.2 空调配件、配备公用钥匙的报销；3.6.5.3 电影票、照片费用的报销；3.6.5.4 刻制印章的报销；3.6.5.5 公司发放歌舞、戏曲票等娱乐费用的报销； 3.7 其他规定3.7.1 本标准在不适应公司发展需要时，由财务部参照最新财务管理的若干规定提请书面修改意见，经总经理批准后执行。 3.7.2 在本标准执行过程中，各部门有需要补充完善的意见，以书面材料上报财务部，由财务部负责报批。在没有批准前，按本标准执行。任何部门的报销办法与本标准相悖的，按本标准执行。3.7.3 主办会计按本标准独立审稽，有权拒绝受理不符合本标准规定的一切单证和发票并不负任何责任。3.7.4 主办会计违反本标准规定，受理并通过了不符合本标准规定的发票、单证，按报销金额的10%予以赔款，并退回不符合规定的发票、单证重新审稽；对经办人虚报部分予以扣回，并处以虚报金额的两倍以上负激励，但最低不少于100元。3.7.5 所有人员报销后尚有挂帐的，由财务部出纳会计负责按资金审批管理标准第4.6条的规定执行计算和收取资金占用费，超出挂帐限额的有权拒绝资金的借出。3.7.6 凡是超越规定的审批权限进行审批造成损失的，则每次降当事人当月工资一级，由财务部主办会计负责监督并报劳资核算员执行。3.7.7 票证报销程序图示： 总经理(董事长) 部门主管 经办人 主办会计 出纳会计 4. 检查与考核: 本标准由财务部长协助总经理进行检查与考核。本标准自二00四年六月一日起执行。 附表： DJ01.11表1 物资单价涨跌申批单 DJ01.11表2 进货检验单 DJ01.11表3 磅码单 DJ01.11表4 采购计划单 DJ01.11表5 备件报检单 DJ01.11表6 设备购置申请单 DJ01.11表7 设备开箱验收单 DJ01.11表8 设备安装调试验收单 DJ01.11表9 车辆事故报告单 DJ01.11表10 车辆报修申请单 DJ01.11表11 车辆维修质量确认单 DJ01.11表12 无据支出情况表本标准由财务部负责解释 本标准起草人： 本标准审定人： 本标准批准人： XXXXXXXX有限公司物资单价涨跌申批单单位：元 年 月 日 DJ01.11表1供 货 单 位详细地址货 物 名 称规格或型号原 价计量单位： /现价 /批准价 /涨 跌 原 因经 办 人意见主管部门意见总 裁 批 示一式两联,存根/随发票送审稽报销 填报人：XXXXXXXX有限公司进 货 检 验 单 DJ01.11表2报检日期： 年 月 日 计量单位:产品名称规格供货单位供货数量 /用途样品 小批量 批量检验依据检测日期送检人检测项目标准要求检测数量合格数量不合格数说明 综合测定: 可以使用 让步接收 不能使用批准人签名一式三联,存根随货检验/随发票送审稽报销XXXXXXXXX有限公司磅 码 单 DJ01.11表3单位名称: 品名: 年 月 日 单位：公斤规格型号送货数12345小计皮重净重司磅员: 监磅员: 送货员:一式两联，存根/随发票送审稽报销 XXXXXXXXX有限公司采购计划单编制时间： 年 月 日 DJ01.11表4序号物资名称规格型号单位采购数量要求到货时间承诺完成时间123456789编制人： 仓库确认： 批准人： 采购员：一式两联，存根/随发票送审稽报销XXXXXXXX有限公司备件报检单 DJ01.11表5报检部门： 报检日期： 要求回复日期：供货单位到货时间存放地点产品名称型号或图号单位数量发票号检验项目检验时间要 求特急 一般 急 随到随检 检 验 结 论报 检 人检 验 人检验时间一式三联，存根/随发票送审稽报销/仓库存XXXXXXXXXX有限公司设备购（添）置申请单填制时间： 年 月 日 DJ01.11表6