电算化条件下的会计档案管理探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电算化条件下的会计档案管理探讨 摘要：随着科学技术的不断进步 和发展，会计电算化得到普及和广泛深 入的应用，为会计档案管理工作带来了 巨大的变化，电算化会计档案管理弥补 了传统档案管理的不足，提高了会计档 案管理的工作效率。本文对电算化条件 下的会计档案管理进行分析。 中国论文网 /3/view-12759699.htm 关键词：电算化 会计档案 管理 在科学技术不断发展和进步的当 今时代，计算机技术在各行业得到广泛 应用，会计档案管理也向电算化的方向 发展。所谓电算化会计档案管理，就是 将保存在计算机上的会计信息、数据等 通过软件系统进行编制、处理、管理。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 一、电算化条件下的会计档案内 容和特点 当前电算化条件下的会计档案信 息管理主要内容包括档案信息的收集、 保存及利用。电算化条件下的会计档案 特点主要有： 1、电算化将会计档案内容广泛 化 电算化条件下的会计档案和传统 的会计档案不同，不仅涵盖了传统的会 计档案内容，同时也包含了储存在计算 机中的与会计相关的数据、信息等，计 算机软件和硬件中储存的相关会计信息 也属于电算化条件下的会计档案。从以 上内容中我们可以得知，电算化条件下 的会计档案内容和范围都得到了扩大。 2、电算化使会计档案信息的载 体呈现多样化 会计档案管理在没有实行电算化 之前，其档案信息主要是通过纸质进行 记载，纸张是会计档案信息的载体。随 着计算机技术的不断发展，当前会计档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 案信息的载体发生了变化，除了传统的 纸质会计档案以外，还包括了硬盘、磁 盘、U 盘等介质，这些都是电算化条件 下的会计档案载体，因此，电算化将会 计档案信息的载体转变为多样化。 3、信息可变性 电算化条件下的会计档案信息储 存在软盘、光盘等介质上，可以说电算 化会计档案信息是数字信息，因此，这 些信息具有流动性、不稳定性，很容易 被修改和损坏，这也将会计档案管理的 难度增加，一旦这些信息被损坏，就无 法将其恢复至原来的面貌，这些数字化 会计信息高度集中，没有查看权限的人 员通过计算机、网络等可以对这些会计 数据信息、文件进行查阅和浏览。 二、当前电算化条件下会计档案 管理存在的问题 1、对电算化会计档案管理认识 的不足 当前很多会计档案管理人员以及 一些财务部门的领导人员，对电算化会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 计档案的内容不是很了解，单位在会计 档案电算化管理上也没有过多的实践经 验等，在这些因素的影响下，单位会计 档案管理的内容相对不完整。即使一些 单位在会计档案管理中实现了电算化， 但是对电算化的认识不足，没有完全明 白电算化会计档案管理的内容和意义， 因此在会计档案管理中存在一定的盲目 性，会计档案信息的管理缺乏系统性和 完整性。 2、会计数据信息备份隐患多， 而且会计档案管理制度不完善 随着电算化在各个单位会计档案 管理中的应用，很多单位要求每天进行 备份，但是在实际工作中并没有这样进 行，每天备份工作很难坚持，在计算机 或者其它相关设备出现故障时，无法对 这些会计信息进行补救，进而造成会计 数据信息的流失。电算化应用，将会计 档案保存在 U 盘、光盘等介质上，而会 计档案数据信息很容易被修改，而无法 将数据的原貌进行识别，进而导致会计 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 信息失真。电算化会计档案管理没有严 格的保管、备份等制度，进而无法保证 会计档案信息的完整性和真实性，会计 档案信息会受到自然因素和人为因素的 破坏。 除了以上问题之外，在电算化环 境下，会计档案管理还存在其它的问题， 例如会计档案管理人员的素质需要提升 等，这些问题的出现影响着电算化会计 档案管理的有效进行，亟待解决。 三、完善电算化会计档案管理的 措施 1、明确会计档案内容、制定备 份制度 当前很多企业的会计档案管理人 员、单位领导对电算化会计档案内容不 是很明确，所以需要将电算化会计档案 管理内容进行制度化，以明文资料形式 将电算化会计档案管理内容进行明确， 作为指导相关人员日常工作的依据。电 算化会计档案信息保存在数据盘中，要 定期地对会计档案信息进行备份，保证 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 信息的安全、准确和真实，并对会计档 案信息的备份时间、备份人员名字等信 息进行记录保存。 2、完善电算化会计档案管理制 度 首先，将电算化会计档案信息的 收集制度进行确定，定期对所有的会计 数据信息进行拷贝和储存，生成备份文 件，保证计算机系统等的损坏在短时间 内不影响电算化会计档案信息。其次， 按照国家标准建立电算化会计档案保管 制度。除此之外，还需要建立相关的借 用手续制度和会计信息查阅制度，尽最 大的可能保证档案信息的安全性。 3、对相关人员加强教育 电算化条件下的会计档案管理是 人为操作的，计算机系统的安全性、稳 定性，以及会计档案信息的安全性、真 实性等不仅和相关人员的素质和职业操 守有关，还和其技术水准相关，所以需 要对会计档案管理人员进行教育和培训。 在对会计档案管理人员进行教育和培训 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 的过程中，可以根据管理内容、业务的 不同，对会计档案管理人员进行不同的 分类培训，并对其进行职业道德教育， 增强会计档案管理人员的法律观念，促 进电算化会计档案管理工作的健康发展。 四、结语 信息化技术的发展和应用，已经 渗透到档案管理中，会计档案管理已经 实现了电算化，但是当前电