电子档案管理在高校档案管理中的分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子档案管理在高校档案管理中的 分析 【摘 要】在高校的档案管理工 作中，电子档案的管理具有十分重要的 意义，不仅可以很好地保护纸质档案的 质量，也可以真实有效地体现出学生档 案和证书情况，但是电子档案在高校管 理中也存在一些问题，我们针对这些问 题进行了研究与分析，使电子文档管理 体系越来越完善。 中国论文网 /3/view-13034513.htm 【关键词】电子档案管理；高校 档案管理；措施 一、高校档案管理中电子档案的 应用问题 （一）缺少完善的管理体系 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 如今，很多高校的管理体系还不 完善，从档案管理体系这一层面来看， 高校现在还未跟上网络信息化时代的脚 步，还未创建一个有效完整的电子信息 管理的体系。虽然高校现在逐步建立了 档案管理体系，同时也对档案进行了分 层管理，但依然还存在着不足，特别是 对电子档案这个新事物来说，某些高校 还没有做好充分的准备。 （二）w 档存有分散性 高校的电子档案有的存在档案管 理部门，有的存在某一个系或者某一个 院里，散落在各个部门中，这体现出归 档的分散性。也大大体现了学校对电子 文档的归档太过随意了。同时，由于设 备不齐全导致各个部门不能更好保存好 电子文档的完整性。 （三）电子文档丢失现象 信息化时代，也很容易出现电子 文档丢失。由于在高校中，有的电子文 档是由各个部门汇总而成的。但是，恰 恰因为各个部门都各行其是，才致使电 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 子文件丢失或重复存储，虽然很多高校 不断提高了办公信息化，加强了办公软 件在教学和工作中的应用，但是也有很 多高校的管理体系还不完善，电子设备 不健全，所以导致了很多文档的丢失， 以及不能及时归档。 二、加强高校档案中电子档案的 应用 （一）提高电子档案管理人员的 素质 随着电子档案在高校档案管理中 的应用逐渐加强，同时也就对相关的电 子档案管理人员提出了相应的要求。尤 其是作为高校档案管理的主要负责人， 为了确保电子档案管理工作的顺利开展， 他们必须在日常的工作中注重提高自身 的素质和能力。主要体现在以下两大方 面：一是要具备专业的电子档案相关管 理知识。这也就意味着他们不仅要深入 钻研专业知识，还要在工作实践中掌握 各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握 相关理论知识，进而才能有效提高自己 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的工作的能力。 二是要具备较高的政 治素养。由于高校电子档案中录入的都 是一些重要的内部资源，如果电子档案 管理人员没有坚定的意志和较高的政治 素养，就可能导致信息的外漏，并做出 一些损害学校利益的事情。因此高校在 招聘相关现职档案管理人员的时候，除 了对他们的基本能力进行考察以外，还 要考察他们的政治素养。也只有这样， 才能确保高校以及师生的利益不会因此 受到不同程度的损害。 （二）强化规范操作流程，完善 管理机构 首先应注意采用适合本校的电子 档案管理系统，并规范操作流程，减少 操作失误与风险。运用手工方式已不能 满足现代高校的发展，加强电子信息管 理，充分利用网络资源，提高工作效率。 其次建立健全电子档案管理机构，从电 子归档到电子档案保管过程都应严格按 照制度规定进行操作，以提高电子档案 的质量。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 （三）优化服务方式，拓宽电子 档案管理功能 档案管理人员应该尽力挖掘档案 馆藏资源，重视处理、加工等过程，充 分运用信息技术、多媒体技术、光盘技 术，坚持档案管理便捷、快速、个性化， 真正实现电子档案资源安全性共享。其 次，合理妥善保存电子档案信息，可以 储存在光盘里，实现计算机技术具体操 作，档案管理人员坚持“ 以人为本 ”的服 务准则。构建网络在线高效服务体系， 提供在线咨询服务，更好地服务于电子 档案管理。 （四）为电子档案创建安全的网 络环境 高校在进行电子档案管理的过程 中，必须严格控制网络环境，保证网络 环境的安全性。高校应该安排专业人员 进行管理，定期对硬件系统和软件系统 进行升级，保证信息安全。相关工作人 员还应该定期对档案信息进行整合和备 份，防止在今后的工作中由于文件丢失 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 给工作带来损失。高校在进行网络安全 维护的工作中，可以通过建立身份验证、 网络防火墙、病毒预防和数字签名等， 对查询和复制档案信息的人员进行身份 验证，严格防止有人恶意拷贝文件。 （五）加大对电子档案应用资金 的投入力度 随着电子档案在高校档案管理中 应用的发展趋势，在信息技术时代，加 大科技经费投入显得尤为必要。只有这 样，高校档案管理才能有序地进行。如 何通过资金投入促进电子档案管理的发 展？我们主要可以采取以下办法：作为 一所大学，我们必须加大对现代设备的 投资。例如，使用计算机检索更方便， 档案数据可以通过缩微胶片、扫描技术 等有效地加以保护。只有运用现代高科 技手段，才能有效地提高电子档案在高 校档案管理中的应用效率，从而有效地 克服过去档案工作的落后。因此，增加 现代化设备是十分必要的，同时也能使 整个高校档案管理工作朝着更加现代化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 的管理模式转变。 三、结论 虽然，高校档案管理部门只是存 放相关资料的场所，但只要合理利用这 些数据，就可以显示其存在的价值和意 义。