试论数字化档案建设要点

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 试论数字化档案建设要点 【摘 要】随着信息化、电子化、 数据化的时代的到来，让人们的生活与 工作方式都随之改变，变得更加快捷、 方便。其最为明显的特征就是计算机的 普遍应用、纸质文件逐渐减少且电子文 件涌现。数字化档案的建立是这个时代 的产物，是未来高速发展的基本要素。 基于此，将本论文命名为试论数字化 档案建设要点 ，首先介绍了数字化档 案建设的必要性与重要意义，其次阐述 了推进数字化档案建设的主要方法，再 次对数字化档案建设的程序进行分析阐 述，最后对全文进行总结。 中国论文网 /5/view-4165205.htm 【关键词】数字化档案；档案建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 设；必要性 数字化的文件在各行各业逐渐兴 起，到现在已经成为了一种普遍存在的 现象，因此其数字化档案的建设与管理 在当今社会变得尤为必要且重要。随着 信息化技术及社会的不断发展进步，档 案的信息化建设难度也越来越大，因此 数字化档案的建立面临的既是挑战也是 契机。 一、建设的必要性与重要意义 （一）改善档案高效管理的重要 手段 数字化档案的建立，能够高效的 实现资源共享，打破以前档案使用的限 制，让档案管理变得更加开放，也很大 程度上改变了档案管理部门的相关职能 属性，如从以前的档案进行保管与利用 变成了现在对信息进行采集、管理以及 服务，最终达到档案信息得到合理的配 置，科学的管理，保障并提高给社会更 加高效优质的服务。 （二）适应现代化建设新形势发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 展的需要 数字化档案的建设能够更加快捷 的实现大规模的信息搜集、信息完好的 永久保存以及利用。这是数字化档案适 应现代化建设新形势发展的客观需要， 实现数字化档案资源共享建设、档案馆 建设是目前最为重要且急迫的事情，也 是时代发展所提出的现实要求。 （三）满足现代社会需求最终结 果 现代化数字档案的馆及查阅中心 的建立与完善，能够使得社会各界（包 括外商投资者）能够更加及时快捷的看 到想了解的相关信息，满足其信息需求。 对于信息化档案馆的建立需要达到好标 准高效能的要求，各级政府及档案管理 部应该积极的给于支持与行动，改变传 统的管理手段，采用现代化的服务措施， 让数字化档案馆信息可以及时快捷的到 达需求者那里。 二、如何推进数字化档案建设 （一）对档案标准化、规范化管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 理水平全面提高 经过自身经验及调查发现，我国 目前的数字化档案的建设相对滞后，且 管理的标准化及规范化的水平很低，对 档案系统管理的整体质量有着严重影响。 因此档案管理的标准化与规范化是推进 数字化档案建设的基本保障。数字化档 案建设涉及到档案建设的各个环节，主 要包括整体规划设计、设备选型、开发 软件、整理档案、录入扫描、备份、查 询管理等。为让使用者能够高效率的找 到想要的信息资源，还应该设立档案的 查询系统，实现信息资源的共享。 （二）对数字化档案管理的系统 整体水平大力提升 数字化档案建设首先应该考虑整 体系统，让系统的纵向、横向每个节点 都得到提升，用网络联通传输信息，发 挥整体优势，使其总额运作能力得以提 高。任何一个节点都有可能造成系统障 碍，因此着眼与整体，注重每一个细节。 系统的整体水平提高，可以采取对先进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 单位水平提高进行鼓励，并设立试点， 推广经验。系统整体水平的提升是推进 数字化档案建设必要条件，只有这样才 能充分的保证档案管理的高效与高质量。 （三）建设档案数据库 数据库是指利用先进的信息化技 术科学合理的对档案进行治理与使用。 数据库的建设是档案数字化的一个关键 过渡阶段，即从纸质文字处理到数字管 理系统。数据库的建设与开发是我国档 案信息系统的核心与基础。数据库的建 立是一件时间周期长、内容繁杂的任务， 必定经过从低到高、从少到多的渐进发 展。 三、建设数字化档案的基本程序 （一）建立数据库 检索数据库、文件数据库是目前 档案馆数据库主要类型。检索数据库是 指用于介绍馆藏资源，了解开放档案的 目录、范围及途径的数据库。文件数据 库是指用于载入档案并让其他人可以从 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 网络上获取档案信息的数据库。数据库 是档案的信息被数字化后集合而成，其 档案形式也发生了相应的变化，从纸张 变成计算机虚拟化形式，其中索引、超 文本等技术实现了信息逻辑组织互联结 构，使得信息管理更加智能化，可以运 用人工或自然语言进行检索，让用户体 验更加高效便捷。高质量数据库应该保 证数据准确性、完整性、规范性、稳定 性。 （二）建立档案馆 按照实际情况对数字化档案馆建 设进行较强，可将其并入相关政府网站， 通过网络向社会与政府提供相关档案信 息，如国家、地方政策法规的查询，展 示当地文明建设成果等。建立网上查阅 中心为社会提供档案全文查询，逐步进 行信息公开，创造出有利于本地经济建 设与发展良好环境。完善数字档案馆硬 件配置是档案资源优化公开共享的基本 保障，如终端、储存设备、网络、空调、 打印扫描等。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （三）管理人员自身素质提高 进行数字化档案的管理的人才需 要较强的专业性与技术性，因此对档案 管理员的素质要求有了很高的要求。除 了专业理论知识的专研，也要掌握实际 工作需要的技能技巧，更要对档案管理 知识进行深入学习。扎实的技术能力及 良好的管理素质，熟悉对数字化档案的 内在关系及环节，是做好数字化档案的 管理工作。因此，数字化档案的管理者 应该严格要求自己，不断提升自身的综 合能力，只才能适应新时代的人才需求。 （四）对电子文件进行积累与收 集 根据现代形式的发展趋势可以预 测电子文件将成为未来馆藏的主要来源， 因此必须要求进馆的单位实行电子文件 与纸质文件共同归档的双轨制，并将电 子文件进行备份。 四、结语 综上所述，数字化的档案建设已 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 经成为社会发展的必然趋势。在数字化 档案建设的过程中我国处于快速发展阶 段，建立中