写材料这活儿——公文写作精要分享PPT演示课件

写材料这活儿 刘江 公文写作精要 文书正副本制度 始于西周。重要公文须建立副本 公文 收发办理 的登记制度 始于秦朝前。 发出公文或 收到公文要进行详细登记 公文主官签发 制度 始于战国。公文须由主官签名或 画押后才能生效 公文票拟（拟办）制度 始于明朝。现代 公文 “拟办 ”程序的发端 请示类公文一文一事制度 始 于魏晋 南北朝。 即一件公文只陈述一 件事，不同的事不得混杂在一件公文中 文书行文避讳制度 始 于秦朝。所有的书面文字或 口头语言中，均不得写出或说 出皇帝的名字 “引黄 ”“贴黄 ”制度 始于唐朝。现代内容摘要就是 对古代文 书 “贴黄 ”“引黄 ”制度的继承和 发展 其他制度 公文保密 制、 公文用 印制、 办文时 限制和 催办 制、照 刷、磨 勘制、 公文传递 制等 公文重要历史公文基础知识1 决议 下行文 用于经过会议 讨论通过的重 大决策事项 决定 下行文 用于对重要事 项、重要问题或 者重大行动作出 安排及决策 命令（令） 公布性文种 用于公开发布 重大事件或重 要事项 通告 公布性文种 用于在一定范围内 ，公布应当遵守或 者 需要周知的事项 通报 下行文 用于表扬先进， 批评错误，传达 重要精神和告知 重要情况 报告 上行文 用于向上级机关 汇报工作、反映 情况、提出建 议、回复上级机 关的询问或要 求。 请示 上行文 用于向上级机关 请求指示或批准 函 唯一的平行文 用于机关之间互相 商洽工作、询问和 答复问题，向无隶 属关系的有关主管 部门请求批准 公文基础知识1 公报 公布性文种 用于发布重要 行政法规和规 章，宣布施行 重大强制性措 施 公布性文种 用于向国内外 宣布重要事项 或法定事项 公告 意见 既含上行又具有 下行意义的文种 用于对重要问题 提出见解和处理 办法 通知 下行文 用于发布、转 发、批转、传 达、要求下级机 关办理和需要周 知或者执行的事 项 批复 下行文 用于答复下级 机关 的请示事项 议案 行政机关专用文种 用于向同级人大或 人大常委会提请审 议事项 纪要 中性行文，用于 记录会议主要情 况及决定事项， 要求与会单位共 同遵守和执行 非法定文种 条例、规 定、计划、 规划、工作 要点等 法定文种概略 发 文字号 主送机关 附件 成文日期 密级、紧急程度、附 注、份号、版记、签 发人、用印 其他 发 文机关 标 志 标题 正文 发 文机关署名 抄送机关 公文基础知识1 公文格式 公文写作规律 4 简明精确 符合公文语体风格 符合特定的行文目的 及文章内容的性质 符合行文内容和目的需要 符合发文机关的身份 和地位 符合行文关系和行文 方向的需要 不能使用过时的公文 语言 用词与语言环境相协调 公文写作规律4 用词规范 长句表意严密、气势 畅达，短句简明活 泼、刚劲有力。 使语句表达波澜起伏 ，引人入胜。 一是以 “为 ”、 “为了 ”作语言标志、 以自我说明为特征的目的句式。 二是以 “ 了 ”为特征的陈述句 式。 三是以 “必须 ”“禁止 ”等强调语为特 征的祈使句式 。 四 是以 “凡 者（的） ”为标志的 判断句式。 五是以 “将 ”字结构组成的宾语提前 句式 。 炼句讲究 长句和短句交替使用 把握几种常见的特定句式整句和散句结合起来 公文写作规律4 多见于 通知，第 一部分说 “为什么 ”（是什么），说明事情的原 因（现状）。第二部分提出 “怎么办 ”，解决问题的办法或者要 求 “为什么（是什么） 怎么办 ”组合 多用于 调研报告， 第一段写 “是什么 ”，现状分析；第二 段写 “为什么 ”，是什么原因导致这种情况出现；第三段 写 “怎么办 ”，提出解决问题的 方法 “是什么 为什么 怎么办 ”组合 多用于工作总结。前一部分是叙述原因或做法，后一部 分是叙述成效（或两者替换位置） “为什么（怎么办） 怎么样 ”组合 公文写作规律4 把握好写作思路的 逻辑性 基本 套路：是 什么 为什么 怎么样 怎么办 体现为现状或者问题、原因、成果、措施或者要求 时间、空间顺序 体现工作具体进展过程 重要程度顺序 按照重要程度降序排列 类别顺序 按照 “合并同类项 ”思路， 把同种类型内容放在同 一段 把握好行文 结构的 逻辑性 公文写作规律4 公文常用词语 5 称谓指代词语 第一人称： “我 ”“本 ”；第二 人称： “贵 ”“你 ”；第三人称 ： “该 ”。 经办用语 经、业经、已经、 兹经、并经、报 经、拟、均经。 开端用语 据、兹、兹因、兹有、承 蒙、鉴于、据查、遵照、按 照、鉴于、由于、关于、欣 值。 承启用语 为此、对此、据此、故 此、就此、因此、综上所 述、总之、总而言之。 因叙用语 接、前接、现接、悉、 欣悉、电悉、惊悉、痛 悉、收悉、知悉、惊闻 期请用语 请、请予、拟请、恳 请、敬请、谨请、务 请、烦请、望请 公文专用词语5 公文常用词语 征询用语 妥否、当否、可否、能 否、定夺、斟酌、酌情、 酌量 颁行用语 颁布、公布、发布、颁 发、颁行、宣布、制定 时态用语 兹、现、即将、行将、一 向、一直、届时、届此、值 此、定予、定期 报送用语 呈请、呈报、呈文、呈 送、呈交、呈上、谨呈、 报请、报经、送达、报批 结尾用语 特此函复、特此致函、特 此报告、特此通告、特此 通知、特此请示 表态用语 应、应将、应予、应 即、应以、理应、确 应、本应、同意、不同 意 其他、每、数、 各、个别、部 分、大部分、全 部、局部、有 关、相关、一 些、某些、有 些、以上、以 下、以内、以 外、广大、广 泛、一般、周 围、有的、某 种、主要、基 本、总的 近年来、今后、 将来、曾经、同 时、及时、多 年、长久以来、 最近、近日、近 期、近来、目 前、当前、以 前、从前、过 去、正在、一 度、一贯、许 久、长期、偶 尔、有时、前 后、一个时期以 来、今后几年。 经常、不断、不 复、往往、多 次、反复、频 繁、偶然、偶 尔、三令五申、 一再、再度、再 三、屡次、屡 屡、频频、连 连、次次、回 回、陆续、接 近、接二连三、 连续不断、三番 五次、隔三差五 可能、大概、也 许、或许、适 当、酌情、无论 3 进一步、重大、 严重、巨大、显 著、十分、非 常、明显、比 较、紧紧、紧 密、相当、更 加、积极、大 力、基本上、完 全、充分、特 别、极其、迫 切、深刻、略、 略微、很、最、 极其 公文模糊词语 表示时间 表示程度 表示条件表示范围 表示频率 5 公文常用词语 并列结构四字格短语 并列式 A：能高能低、能上能下、能增能减、自查自纠 并列式 B：爱岗敬业、廉洁自律、繁荣富强、开拓创新 并列式 C：坑蒙拐骗、吃喝嫖赌、多快好省、吃拿卡要 偏正结构四字格短语 高高在上、世代友好、从严查处、坚决取缔、科学论 证、平等协商、相互尊重、共同发展、经济合作、人文 合作、政治合作、经济建设、锐意进取、艰苦奋斗、民 生工程 主谓结构四字格短语 政治坚定、思想可靠、民主评议、国家富强、秩序稳 定、百花齐放、思想僵化、机构臃肿、人浮于事、重点 突出、自强不息、休戚相关、荣辱与共、同舟共济。 连谓结构四字格短语 贯彻执行、贯彻落实、建立健全、调查研究、组织领导、 发展规划、统筹管理、和谐稳定、兴旺发达 动宾结构四字格短语 胸怀全局、报效祖国、不畏艰险、不怕吃苦、淡泊名利、 坚持原则、发扬传统、弘扬精神、统一思想、加强领导、 加强监管、改善民生、恪尽职守、坚定信心。 补充结构四字格短语 常抓不懈、自强不息、执政为民、立党为公、坚持不懈 常用四字格5 公文常用词语 几种重点 文种 6 文种要确切 容易与请示混淆使用 思路要清晰 突出重点： 影响 全局 的、有 重要指导和推动 作用 的、显现 本机关工作成效 、 的、反映普遍性 和倾向性问题的 材料。 内容布局： 第二 层次详写，第一 、三 层次略 写 。 三种报告的写法： 反映情况、回复上级询问、向上 级检讨 内容要真实 是决策的基础条件之一 结构要合理 三段式的变化： 情况 做法 问题（意见）； 情况（做法） 问题 今后意见； 情况 问题 今后意见； 情况 原因（责任） 下步做法； 情况 原因 责任及处理意见； 情况 问题 建议等 。 用语要得体 多使用陈述性、叙述性 语句 ，体现期 请、征询 的语气 篇幅要 简短 避繁就 简、厚积薄发、舍得删削、脱 靴摘帽 报告 几种重点 文种6 一文一请示 （ 1）政策 依据 清 （ 2）历史情况清 （ 3）逻辑关系清 （ 4）请示 事项 清 避免： （ 1） 越级 （ 2）向领导个人行文 （ 3）多头主 送 （ 4）请示的结语缺失或结语 不当 目的要明确 程序要严格情况要写清 6 请示几种重点 文种 *关于同意 *的批复 *（ 主送机关）： 你 * 关于 *的 请示 （ * 2017 * 号）收悉。经研究（依据），同意 * （主旨）。 特此 批复。 *（ 印章 ） *年 *月 *日 批复 标准模板一 6 几种重点 文种 *关于同意 *的批复 *（ 主送机关）： 你 * 关于 *的 请示 （ * 2017 * 号）收悉。经研究（依据），同意 * （主旨）。 *是 *， .（依据） *要 *， （分旨） 特此 批复。 *（ 印章 ） *年 *月 *日 批复 标准模板二 6 几种重点 文种 *关于同意 *的批复 *（ 主送机关）： 你 * 关于 *的请示 （ * 2017 *号）收悉。现批复如下。 一 、 *， . 二 、 *， . （分旨） 特此 批复。 *（ 印章 ） *年 *月 *日 批复 标准模板三 6 几种重点 文种 注意行文的针对性 批复的观点要明确 批复要及时 行文要言简意赅 批复的注意事项6 几种重点 文种 关于通知文种的行文方向问题 通知既可以用于发布、传达要求下级机关执行的事项，也可 以向有关机关告知相关事项；既可以用于批转下级机关的公 文，也可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，因而 又具有 “桥梁 ”和 “纽带 ”的作用。 关于转文性通知标题的拟制问题 其一，压缩介词 “关于 ”，亦即在整个标题中只使用一个介 词 “关于 ”；其二，省略中间环节，不要层层转发或批转， 而应直转即可；其三，去掉书名号，但法规、规章名称 除外；其四，压缩文种。 关于几个相近易混术语的区分问题 “印发 ”仅适用于机关或单位内部行文； “发布 ”则适用于对 社会公开； “批转 ”适用于 “上对下 ”；转发则适用于 “下对 上 ”或者 “平对平 ”。 关于不同类型通知结尾语的使用问题 通知的 “执行要求 ”部分通常使用的习惯用语由 “请遵照执行 ”“ 请认真贯彻执行 ”“请参照执行 ”“请认真贯彻落实 ”等等。具体 如何使用，应视所发通知的内容而定。 关于能否使用通知来公布法规、规章 以及人事任免事项的问题 诸如公布有关人事任免的事项等，显然也要用通知来行 文。 要特别注意分清通知发布的载体形式 印发、发布性通知以及转文性通知，在外在表现形式上均 需采用复体行文的方式，即以通知文种作为 “文件头 ”来载 运相应的文种诸如领导讲话、工作总结、实施方案等等行 文 通知6 几种重点 文种 一是注意适用范围 函适用于不相隶属 机关之间商洽工作 ，询问和答复问题 ，请求批准和答复 审批事项。 二是注意制发机关 与受文机关的隶属 关系和职权范围 平级机关或不相隶 属机关之间的公务 联系、往来应首先 考虑使用函。 三是注意函的结语 规范使用 函常用的结语有 “特 此致函 ”“特此函达 ”“ 特此函告 ”“特此函复 ”“特此回复 ”等，建 议使用 “特此致函 ”“ 特此函复 ”。 四是注意用语平和 尽量使用恳切、谦 和的语言表达，避 免使用命令、声讨 和客套、寒暄、过 分感激语体。 函 6 几种重点 文种 开头部分写决议的 依据，一般要写明 会议听取了什么、 学习讨论了什么、 审议了什么、批准 或通过了什么、自 何时生效等。 批准性决议，多是 强调意义，提出号 召和要求。 安排工作的决议， 要写明工作的内 容、措施、要求。 阐述重大原则性问 题的决议，主体部 分要用较多的议论 ，多采用夹叙夹议 的写法，把道理说 深说透。 工作会议、专题会 议或其他临时性会 议决定的事项一般 不应使用 “决议 ”的形 式行文，而采取纪 要的形式。 有些一般性单项事 决议无落款、无印 章、无发送单位。 决议的制发主体是 会议，决议每段开 头的常用语通常是 “ 会议认为 ”、 “会议强 调 ”、 “会议召开 ”等 固定形式。 决议 6 几种重点 文种 纪要的标题与一般 公文略有不同，因 为纪要是以会议的 名义发出的，而不 是以领导机关的名 义发出的，所以纪 要的标题多是由会 议名称、文种两个 要素构成。 成文时间即会议通 过的时间，或领导 签发的时间。 成文时间一般置于 标题之下，居中， 年、月、日齐全， 外加圆括号。 开头部分主要交代 召开会议的背景、 目的及主要任务， 会议的起止时间、 地点、参加与列席 人员、会议主持人 及会议进展情况、 主要成果。有的还 要交代会议产生的 意义和作用。 主体部分即会议主 要精神，要求准确 简明概述会议进 程、决议和任务。 写出会议所研究的 问题、讨论的意 见、作出的决定及 要求等。通常用 “会 议认为 ”“会议强调 ”“ 会议提出 ”“会议同意 ”等词语引出会议成 果。 纪要 6 几种重点 文种 通常开头先讲这 一专门工作所取 得的成绩，这就 是 “果 ”，随后分条 列项地表述这一 成果取得的原因 ，也就是经验、 体会，这是 “因 ”， 先 “果 ”后 “因 ”，形 成 “因果倒置 ”。 “基本情况概述 ” “ 主要做法 ”（或 “主要经验 ”“主要 做法和经验 ”“经验 与体会 ”） “ 问 题及今后的打算 ” 。 把情况特别是经 验与教训糅杂一 起，归纳成几个 问题，逐一从事 实与道里、正面 与反面、经验与 教训的对比结合 上进行叙述和议 说。 通常先写一个非常 简明的开头，说明 开展某一工作或活 动的原委、背景， 然后在主体部分里 ，按照这一工作进 行的过程，从初期 到后期，从远处到 近处、从低级到高 级，分作几个层次 逐一加以说明。 3 把情况、效果、 做法、经验、体 会、问题、今后 意见等融合一起 ，归纳成若干条 条，逐一加以叙 述、议说。 总结 “三大块 ”式 “条款并列 ”式 “层层递进 ”式“因果倒置 ”式 “正反对比 ”