如何做好数字化时代的企业档案管理工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 如何做好数字化时代的企业档案管 理工作 摘 要：随着信息技术的不断发 展，数字化时代已经到来。数字化时代 下，企业档案管理工作应当创新工作方 式方法，将信息技术引入到档案管理工 作中，充分发挥数字化方便快捷、高效 率的优势，提升档案管理工作的水平， 提升档案管理工作的效率。本文结合笔 者自身的工作经验，就如何做好数字化 时代下，企业档案管理工作进行探索， 以期提升企业档案管理工作的水平和质 量。 中国论文网 /2/view-12830685.htm 企业档案数字化管理，是伴随科 学技术的进步和档案的需求及利用的增 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 多而产生的，因此档案管理的数字化是 历史发展的必要要求1。我国的企业档 案管理，数字化工作也取得了一些实效。 随着我国企业档案管理工作的日益深化， 企业档案管理水平有了很大的提高2。 但是，不可忽视的是，我国的企业档案 管理工作，在数字化时代下，也产生了 许多问题，亟待解决。如何有效的解决 问题，促进企业档案管理数字化水平的 提升，成为企业档案管理工作的重点。 1 数字化时代，企业档案管理工 作中存在的问题 1.1 硬件设施配备不足 硬件设施配备不足，是企业档案 管理数字化工作的一大难题。很多企业 在数字化建设的过程中，硬件设施的水 平都比较低：例如，一些企业的管理系 统还是采用较为老旧的 PI 系统，不能 满足大量信息处理的需求；一些企业在 建设过程中，由于经费、企业规模等现 实条件的制约，没有给档案管理人员配 备专业的扫描仪；一些企业的档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 室，在计算机配备、办公室配备和安全 防护等硬件设施上，配备的不齐这 些硬件设施配备不足，严重影响了企业 档案管理的数字化进程。 1.2 专业管理人员配备不足 企业档案管理中，推进数字化工 作，少不了专业的管理人员。目前，我 国的企业档案管理工作，管理人员的数 字化水平普遍不高：一些企业的档案管 理人员是由其它部门的工作人员兼职的， 根本不能满足数字化建设的需求；一些 企业在招收档案管理人员时，也基本不 从信息技术相关专业招收人员，严重制 约了企业档案管理的数字化进程这 些问题都影响了企业档案管理的数字化 工作。 1.3 系统之间不兼容 目前，我国的企业数字化档案管 理建设的过程中，普遍采用的是一些专 业的公司、团队开发的专业软件。而企 业内部所使用的办公软件，则大都是企 业内部开发的办公软件。这些问题造成 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 了档案管理数字化系统和办公软件系统 之间的不兼容，给档案数据的收集、整 理、归档工作带来了许多问题。同时， 由于系统之间不兼容，管理人员在工作 中，要进行大量的数据格式转换处理， 不仅增加了工作难度，也浪费了人力物 力。 2 做好数字化时代企业档案管理 工作 2.1 优化资源配置 档案数字化建设需要投入，特别 是建设初期软硬件配置投入所需较大， 建成之后需要一定的行成本3。针 对我国企业数字化档案管理工作中，硬 件设备不足的问题，应该采用优化资源 配置的方式，降低运行成本：首先，完 善基础设施建设。基础设施建设是企业 档案管理工作数字化建设的硬件基础， 针对本单位内部的硬件设施，积极进行 系统更新维护，以稳定高效的系统保证 工作的进程；其次，配备专门的数字化 建设硬件设施。如计算机、扫描仪、安 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 全防护系统等，确保企业数字化建设的 进程；最后，增加经费预算。企业数字 化档案管理建设工作中，硬件设施的配 置少不了必要的经费支持，企业在建设 数字化的档案管理工作的初期，就要对 所产生的费用进行精准的预算，在考虑 运行成本的基础上，尽可能多选择一些 高质量、低成本的运行设施，在降低成 本的过程中，提升经费利用效率。 2.2 配备专业的技术人员 专业的技术人员是企业档案管理 数字化建设的动力支撑，企业在建设数 字化的档案管理工作中，必须发挥专业 人员的优势，发挥他们的主观能动性， 进而提升档案管理工作水平。这需要多 个部门的共同努力：首先，需要人事主 管部门的努力。人事主管部门在招聘中， 应当针对企业内部档案管理数字化建设 工作需求，招聘一批具有专业素质的工 作人员，以专业的工作人员打造高水平、 高素质的专业队伍，进而提升数字化工 作水平；其次，需要档案管理部门的努 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 力。档案管理部门针对现阶段的工作人 员。采取多渠道的培训、教育模式，不 断提升他们的工作水平；最后，需要行 政部门的努力。行政部门应该针对企业 档案管理数字化建设工作，切实制定一 套行之有效的考评奖励机制，通过奖励 留住人才，激发工作人员的工作热情。 通过惩罚提升工作人员责任意识，进而 提升工作质量。通过专业的人才配置， 帮助提升企业档案管理数字化建设工作 质量。 2.3 加快档案管理的同步化建设 同步化是解决企业档案管理，数 字化系统和办公软件系统之间不兼容问 题的最好办法。档案系统和办公系统之 间实现数字同步，减轻了档案管理工作 的负担，提升了档案管理工作的效率。 具体来说，需要做好以下几方面的工作： 首先，各部门通力合作，完成前期信息 收集。在档案管理中，文件的收集、整 理、归类、移交都是需要其他部门的配 合，整个工作是各部门通力合作的结果； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 其次，数字化的档案管理工作，可以适 当丰富档案内涵。针对某一工作的相关 文件，如实施报告、工作中产生的问题、 实地考察结果和优化工作方式等，建立 一个专业的电子信息数据库，通过文档 归类的形式，提升档案管理的综合水平； 在保存数字档案的同时，也要注重保存 纸质档案。一旦数字化的档案库遭到破 坏，还能通过纸质档案寻找信息；如果 纸质的信息丢失，可以通过数字化档案 弥补不足，通过“ 双重保存 ”的方式降低 信息丢失的风险；建立档案共存共享平 台，档案数字化管理的最终目的，就是 能够共享信息，因此，在数字化档案管 理建设中，必须要实现共存共享。企业 可以建立一个共存共享的内部平台，在 内部平台上实现档案的查询、借阅，通 过这样的方式，提升数字化档案的的利 用率，实现档案管理的可持续发展。 3 结束语 做好数字化时代的企业档案