浅析网上报销系统对企业财务管理的促进及风险防范

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析网上报销系统对企业财务管理 的促进及风险防范 摘要：网上报销系统通过在线单 据填写、业务审批、财务审核实现财务 信息化、一体化，是 e 时代新财务手段。 网上报销系统给财务管理带来变革的同 时，其自身的数据安全和系统风险控制 也面临考验。在新形势下 笠低上 报销系统进行风险防范十分必要。 中国论文网 /2/view-12925639.htm 文章首先简要介绍了网上报销系 统的概念，网上报销系统即通过程序协 助企业完成报销业务这项工作的软件系 统。 其次从现代社会互联网技术进步， 软硬件成熟的条件；企业管理对信息的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 需要与渴求；以及现在手工报销方式远 远无法满足现代财务管理的现状等几个 方面说明，网上报销系统应用对于大中 型企业迫在眉睫，可以起到事半功倍的 管理效果。 然后通过网上报销系统简易流程 图直观分析了网上报销系统相比传统手 工报销方式在企业内控、财务管理、支 付工续、后期查询统计等方面的优势。 最后重点阐述在选择网上报销系 统、建设网上报销系统以及后期使用、 维护系统时，各环节需要考虑的风险及 如何规避这些风险。文章旨在使网上报 销系统在实际工作中真正做到科学合理、 安全规范地运行，使财务管理能够更好 发挥推动企业高效运作的重要作用。 关键词：网上报销系统；风险防 范；预算控制；企业内控 网报系统是基于网络的在线报销 系统。员工通过网报系统可以随时登录 网址填写报销信息提交报销申请，系统 通过设定好的审批流按管辖权按金额等 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 逐级报送，领导通过网报系统进行审批， 最后到达财务部。财务部对原始凭证审 核无误后，通过网上银行转账支付，最 终自动生成会计凭证的管理软件。简单 讲就是企业利用计算机和通信技术，对 财务报销工作进行集成和提升所形成的 信息化管理平台。 一、大环境下的财务报销 随着信息技术的飞速发展和互联 网技术的全面普及，各种系统管理软件 日趋完善，同时兼具灵活性与可扩展性， 完全可以适应任何企业的报销流程与内 控设计，实现不同企业的个性化需求。 现在的技术环境已经给企业使用网报系 统提供了成熟完善的软硬件条件。 现代企业向着智能型管理方式转 变，费用合理化、管理规范化、预算制 定的精准、执行程度的把控、内部控制 的科学严谨、管理会计的数据支持等等 都需要以信息为支撑。这就对信息的真 实准确、及时有效和保密性都有很高的 要求。现在大多数企业都制定了相应的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 管理办法与流程，但在管理制度执行与 贯彻过程中，经常无法实现预期的管理 目标。原有的经验式、手工式的管理方 式已经远远无法满足现代企业管理的需 求。 财务工作也向着支持型和管理型 转变，进一步加强财务管理，完善管理 制度，切实有效地执行公司财务预算， 降低成本，提高经济效益。现在绝大多 数企业都实现了会计核算的电算化，但 功能往往局限于制作会计凭证，自动生 成报表这条主线。在现实财务工作中仍 有许多像报销这项工作一样，虽不算高 精尖工作，但业务量大，后续支付、填 制凭证中存在重复劳动的工作内容，而 且直接与现金存款挂勾对准确性及时性 要求相对较高的工作。很大一部分财务 工作者将大量的时间和精力用于这种重 复的业务工作中，无法实现向“战略财 务”的转型。因此急需充分利用各种管 理软件将财务人员从原始的工作方式中 解脱出来，实现财务工作走上信息化、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 高效率的现代化运行方式。 二、网报系统的功能优势 网上报销系统起着信息收集平台 的作用，将报销工作内容模块化，用计 算机程序来实现“ 一条龙”式的处理方式， 所有的费用支出都可以通过网上报销系 统，实现数据收集、数据规范、完成数 据共享、数据集成，其核心是辅助实现 企业内部控制。 （一）业务规范，信息传递流畅 报销单定义规范。填写的信息有 容错控制，单据格式统一，防止报销单 据“一人一样 ”。费用标准规范，系统定 义各费用标准，超标准金额系统自动提 示，防止超标费用报销。差旅补贴标准 规范，系统定义补贴标准，防止标准不 一。 网报业务信息内容完整减少或杜 绝了人为出错，信息收发及时便捷，减 少实物传递，并且保密性强。 （二）管控严格，层次清晰 预算实时监控、强化财务管理。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 网报系统可以实现预算全过程控制，预 算执行、费用明细都可以实时查阅，分 部门、时间、费用项目、人员，追查到 具体凭证。随时掌握预算执行情况并做 出及时调整，随时掌握现金流满足财务 的精细化管理需求。 审批流程清晰，内控规范。系统 定义内控流程，内控固化，多级领导审 核、多级金额审核、重点项目管理层层 审核，防止越级越权审批。 （三）简化工序，高效透明 第一，员工操作时间灵活，财务 工作集中。该系统实现报销全过程上网， 员工可以自由安排时间使用该系统填报 单据，随时掌握报销单的进度，做到流 程透明化。领导随时审批，方便灵活。 财务按统一时间集中审核集中支付，缩 短时间减少错误。第二，员工填制报销 单时，其基础信息都是自动获取，无需 重复录入。报销单金额自动累加，减少 出错率。根据不同的业务固化会计科目， 自动制证降低工作强度，也使费用项目 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 应用规范一致。第三，网报系统减少人 为干预，网上批量支付多级复核，快捷 高效，支付更便捷。 三、实施网报系统的风险管控 网报系统的优点很多，但软件永 远不能解决所有的问题，还需要严谨的 管理制度来弥补软件系统可能带来的各 种风险，将风险降到可承受范围内。 （一）风险管控思路 1. 以企业管理信息系统整体布局 为前提考虑网报系统的功能定位 任何软件在设计与应用时都应当 考虑与其他管理软件的协调与相互数据 支持，规避成为信息孤岛的风险。首先 要从企业整体考虑，对管理系统整体布 局的规划，需要解决哪几个方面问题实 现哪种功能；然后将实现同一功能集合 汇总将其模块化，以便于与其他功能的 模块和整体管理软件进行衔接。 网报系统作为企业管理信息系统 财务管理下的一个组成部分，主要解决 企业各类费用的填报、审批、预算分配 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 监管等功能，并配合银行支付软件及制 证软件完成便捷支付和自动制证功能。 规模越大的管理信息系统越需要长时间 来完成设计，而整体布局的前瞻性严重 影响最终管理信息系统的实用性。这就 需要在项目实施前要进行严谨的科学论 证，降低或避免创新不足和资源浪费的 风险。 2. 根据企业自身特点决定开发方 式 整体布局设计完成后还要考虑具 体的开发方式，降低资源浪费、成本过 高等风险。系统开发的效率、质量、成 本等很大程度取决于系统开发的方式。 主要的开发方式有：自行开发、委托开 发、外购软件等。每种开发方式都各有 利弊，在选择方式时要着重考虑人力、 财力和时间的投入。 如果采取自行开发方式，要使网 报软件能够达到预期使用效果至少要配 备相应数量的技术开发人员，而一般企 业的自主研发能力都很欠缺，需要特意 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 从人才市场上招聘人员，并且开发人员 技术水平也很难准确掌握。采取这种方 式设计的软件能够完全适合企业自身业 务特点而且后期维护者就是软件设计者 对软件十分了解，维护方便快捷灵活， 维护成本相对较低。但设计周期长必须 要考虑推迟实现软件使用的损失；软件 的设计水平完全取决于工程师的技术水 平不确定性大并且要考虑后续修改完善 的成本。 外购软件选择的范围相对较大， 而且市场上已经有很多相对成熟的网报 系统软件，可以了解各软件的优缺点做 到货比三家。在网报系统的开发方式来 讲采取外购方式应该更能够体现成本效 益原则。 3. 外购网报系统需要考虑的方面 外购网报系统的选择至关重要， 首先要考虑系统的软硬件两方面的兼容 性。软件方面因为软件的使用绝不是孤 立的，在考虑与其他管理软件之间能否 很好的数据沟通；硬件方面要考虑什么 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 样的硬件条件才能够较好的运行该网报 系统。其次是考虑选购的网报系统软件 的灵活性和可扩展性，包括单据设计是 否灵活、审批流设置是否流畅等都影响 该软件能否适应本企业的业务特点。最 后是后续的运行维护成本和及时性，任 何软件都有可能存在故障隐患，企业的 部门与人员调整等也会影响到软件的运 行，后续维护费用和及时响应性也是需 要认真考虑的。 （二）系统开发设计与实施环节 的风险管控 选择外购软件在设计开发环节比 自行开发要相对简单，但也有很多需要 重视的环节。首先是否符合内部控制要 求，其次是否授权管理得当，是否充分 利用该信息技术实施了有效控制等。应 当尽量做到减少或消除人为因素带来的 缺陷，把制度与制衡的因素嵌入到流程 设置之中。 在开发实施环节还要考虑以下几 个方面。数据可靠性，保证数据在系统 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 内传输不出现数据丢失遗漏，信息传递 准确；后期可调整性，保证软件在未来 几年内因企业人员变动部门结构调整等 能实现系统运行流畅；界面友好易用性， 操作界面风格统一，处理流程简单，提 示通知及时准确；安全性，在软件内、 系统内、企业内数据均有较高的安全保 密性；数据共享与权限，在一定条件和 范围内，各部门均可按自己的职责权限 查阅各种信息。 在进行二次软件开发过程中，要 加强信息系统开发的全过程跟踪管理， 要做到专人沟通，专人跟进，确保按时 保质完成。二次开发沟通的越细致在后 续运行使用中更合理更顺畅，必要时可 以二次开发人员与财务相关岗位工作人 员专题沟通讨论。 信息开发完成后要注重信息系统 的验收及后续培训工作。必要时应当组 织有相关专业技术能力的个人或机构独 立的对开发完成的网报系统进行验收测 试。因为公司内每位员工都需要该软件 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 进行报销工作，要组织全体员工进行软 件使用培训，不仅要做到会用会看，而 且要做到利用网报软件更好的服务工作， 尤其是部门管理者及企业管理者，要学 会如何应用网报系统实时查询了解费用 情况及预算执行情况等管理方面的内容。 （三）系统运行应用环节的风险 管控 用户名和密码是登录网报系统的 唯一身份认证，不同权限的人员也是通 过用户名及密码查阅自己权限范围内的 信息。从企业层次及员工层次都要加强 对自身密码的严格保护，不能随意泄漏， 如因个人泄漏密码造成他人违规操作给 企业或个人造成损失的要追究泄漏人的 责任。 网报系统要与资金支付系统、制 证系统无缝连接，形成管理闭环。报销 支付环节及制证环节都要求网报系统与 其对应的支付系统及制证系统的数据可 以互相核对，保持数据的一致性。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 （四）系统维护环节的风险管控 系统运行维护和安全措施不到位， 可能导致信息泄漏或毁损，系统无法正 常运行。网报系统软件往往存储于企业 服务器中，使用者只是远程调用服务器 程序。服务器的用户名和登录密码应该 是企业的计算机硬件管理部门知晓，而 网报系统的系统管理员只知晓网报系统 的用户名与密码及修改方式。在需要对 网报系统变更或修改时，需要两方人员 同时在场才能实现，任意一方人员单独 都无法对网报系统软件进行删除、修改、 升级及配置系统环境。 注重关键设备的日常维护与检查。 未经授权，任何人不得接触关键信息 O 备。加强网络安全管理，建立系统数 据定期备份制度。使用正版杀毒软件定 期对服务器的软硬件安全进行检查，防 止数据丢失或泄漏。在现实工作时经常 会听到“这些信息都上网了没有了纸质 的东西不踏实，万一数据偷失怎么办”。 网报系统可以根据企业员工的承受能力 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 逐步减少纸质凭证。努力做好数据备份 和定期检查制度，一般系统都会有自动 备份功能，但具体工作时不能一切靠机 器，要设专人定期检查自动备份功能是 否运转正常，将备份的数据刻制光盘或 移动硬盘等方法多方式备份，并严格按 规定做好光盘及移动硬盘的保管保存工 作。 四、结语 任何信息系统的添置都需要成本， 不仅是软件程序设计实施需要成本，而 且在程序设计完成后还需要特意花时间 和人力对程序进行运行测试，以保证程 序在正式使用时能够流畅准确的运转， 后续还会产生相关维护费用等。 推行网报系统经常会遇到一些阻 力，这些阻力很大程度并不是软硬件的 限制，往往是思想观念上的障碍，人们 经常只愿按部就班的延续老方式老方法 做事情。现代企业管理要扭转企业管理 者的思想态度，尽快推动思维上的转变， 正确认识现代科技带来的便利。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 在现代技术领域中已经有很多先 进的技术方法，管理信息系统、大数据 已经广泛的对企业的经营管理决策提供 数据支持。