论档案库房的科学管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 论档案库房的科学管理 摘 要：文章从档案库房选址， 档案箱柜排放，档案降温除湿、防火防 盗、防虫防霉、防光防尘，还有档案清 点等方面，阐述档案库房科学管理的内 涵。 中国论文网 /2/view-12998267.htm 关键词：档案库房；科学管理； 保护；安全 档案是各种活动的真实记录，具 有重要的凭证和参考作用，是一种十分 宝贵的资源。档案如果遇到破坏，造成 的损失是难以弥补的，因此，需要认真 加以保护。档案库房是保管档案的重要 场所，库房环境的好与差，关系着档案 使用寿命的长与短。因此，为了创造一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 个优良的库房环境，利于档案的长期保 存，需要对档案库房进行科学的管理。 档案库房的科学管理包括库房选址、箱 柜排放、安全保护等多个方面的内容。 1 档案库房选址 档案库房的选址要科学。现在， 一般单位都设有用于保存档案的库房。 然而，一些单位档案库房的位置选择不 尽合理，不利于保护档案。那么，档案 库房选址于什么位置，才有利于保护档 案？地下室不宜作为档案库房，因为， 一旦发生水灾，地下室不易排水，档案 易被水淹，损毁档案。地面一层也应尽 量避免用作档案库房，因为，地面一层 湿度大，尤其是在南方地区，夏天地面 湿漉漉，容易滋生各种细菌，危害档案。 同时，一层灰尘大，各种害虫也容易飞 爬进来，不利于保护档案。办公楼的顶 层最好也不要用作档案库房。因为，顶 层天面直接受到太阳曝晒，热能传导至 室内，造成室内高温环境，不利于保护 档案。还有，办公楼顶层在雨天时容易 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 出现渗漏现象，尤其是老房子，顶层容 易出现裂缝，自然，就更容易出现渗漏 现象。因此，档案库房应该从二层以上、 除顶层外的各层中去选择，这样显得更 为科学、更为合理。 2 档案箱柜排放 保存各类档案的箱柜排放要合理。 根据档案数量增长速度，为每类档案的 存放留下足够的备用空间，避免档案没 有空间存放或者随意存放现象。档案库 房的功能就是保存档案，不能作为其他 用途，不宜用作阅览室，也不宜用作办 公室，还有，不能放置其他杂物。在档 案库房内放置复印机、打印机、装钉机、 扫描仪、碎纸机、摄影器材等物品，都 是不可取的，放置食品会招惹害虫，更 是不允许的。 3 档案保护措施 3.1 调阅搬运档案时要轻拿轻放 为了保护档案，严禁揉搓、挤塞、 撕裂档案。个别读者在阅读档案时不注 意保护档案，随意折页、折角，或者在 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案上面圈圈划划，这些行为都是不允 许的。还有一些人档案保护意识淡薄， 为了方便复印，随意将成卷档案拆散， 或者将单份文件拆散为一页一页。这些 行为容易损坏档案，尤其是一些旧档案， 纸质较脆，很容易撕裂纸张。因此，调 阅档案时要轻拿轻放，不能折页折卷， 以确保档案安全，最大程度地延长档案 的使用寿命。 3.2 做好降温除湿工作 一般单位的档案室，其库房基本 上是普通办公用房，并非按照档案库房 的标准设计和建造，不能满足安全保管 档案的要求，因而，普通办公室用作档 案库房时，应作适当装修改造，以适应 保存档案的需要。库房改造可以从以下 这些方面去考虑：对库房墙体，采用质 地较轻、隔热性能较好的材料进行加厚， 以增强墙体的隔热功能。对于窗口，减 少窗口数量，将大窗口改为小窗口，将 普通玻璃改为具有隔热功能的特种玻璃， 并将普通门改为具有隔热功能的防火门。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 经过这样的改造，档案库房的隔热功能 得以提升，利于对档案的保护。为了做 好降温除湿工作，档案管理人员每天都 要观测档案库房的温度和湿度，并且根 据观测结果采取相应的措施，从而使温 度和湿度都保持在适宜的范围之内。 3.3 做好防虫防霉工作 档案库房应该处于比较密闭的状 态，使害虫无法飞爬进来。对于设置了 排气窗口的库房尤其要特别注意，当排 气扇在非工作状态时，要关闭排气窗口， 不让害虫有可乘之机，同时，对于门缝 也要采取加密措施。用药物杀虫是保护 档案的一项重要措施，杀虫药物种类很 多，选用杀虫剂时要选择对档案没有损 害作用的药物。施放杀虫药剂时药量要 足够，这样才能起到杀虫效果。由于药 物不断挥发，药量不断减少，因此，档 案管理人员需要经常检查杀虫剂的剩余 药量，药量不足时应该及时补充。现实 工作中，个别单位档案管理人员对防虫 防霉工作不够重视，杀虫剂用完了，也 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 没有及时补充，导致害虫不断繁殖，危 及档案安全，这样的教训应该吸取，防 虫防霉工作不能掉以轻心。 3.4 做好防火防盗工作 档案安全是否得到保障，与库房 设施、档案装具等有很大关系。为了做 好防火防盗工作，确保档案安全，库房 窗口必须安装防盗网，门也必须是防盗 门，存放档案的柜子必须是铁柜。木质 柜子不能用于存放档案。因为，木质柜 子不防火，不防盗，也不防虫，必须淘 汰。为了防止火灾事故的发生，严禁把 明火、易燃、易爆等物品带入档案库房， 确保档案安全。 3.5 做好防光防尘工作 光线对档案的破坏作用不可忽视， 对有色彩材料的破坏尤其明显，如彩色 照片，如果L 期曝露在光线的照射下， 色彩就会越来越淡。所以，为了保护档 案，档案库房需要采取防光措施。防光 措施比较简单，就是在窗口安装深色窗 帘，阻止光线射进室内。防尘工作同样 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 不能忽视，因为灰尘中存在各种细菌， 对档案产生破坏作用。因此，为了防止 灰尘污染，档案需要装入档案盒，再放 入铁柜中保存，并且注意做好档案库房 的保洁工作，使库房、档案柜、档案盒 经常保持在清洁状态中，以利于档案的 长期保存。 3.6 定期进行档案清点工作 在实际工作中，一些职工由于工 作需要，从档案室借出档案，到有关部 门办理事项。究竟档案室有多少档案被 借出？借出了多长时间？哪些档案到了 应该归还的日期？通过定期清点档案， 就可以弄清这些情况。对于那些到了归 还日期的档案，及时向相关人员发出催 还通知；对于那些尚未到归还日期的档 案，则提醒借阅者妥善保管，防止档案 丢失。在清点档案过程中发现档案排放 次序出现错误的，及时给予纠正，恢复 原来