对企业档案现代化管理问题的分析与实践

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 对企业档案现代化管理问题的分析 与实践 摘要 企业档案是指企业在生产 经营和管理活动中形成的对国家、社会 和企业有保存价值的各种形式的文件材 料。档案管理成果同企业经营管理的有 机结合决定了该企业资源配置的取向和 模式，决定着企业的商业版图和未来发 展，对于实现该企业经营战略，不断提 高管理效率具有深远的影响。 中国论文网 /2/view-12873215.htm 关键词 ：管理人员；档案规范； 素质业务；现代化管理 abstract enterprise file is to show enterprise in production, operation and management of the formation of the -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 activities of to the country, the society and the enterprise has the preserved of the value of all forms of file material. File management results with the enterprise management the organic combination of the decided the enterprise resource allocation orientation and patterns, and decide the enterprises business landscape and future development, to realize the enterprise management strategy, and constantly improve the efficiency of management of far-reaching influence. key words : management personnel; File standard; Quality business; Modern management 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号 1. 档案管理人员管理意识不强， 档案管理不够规范与服务存在脱节现象 1.1 档案管理人员管理意识不强 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 一些企业员工档案意识相当薄 弱，甚至有一些部门领导对加强档案工 作的存在偏见，认为加强企业档案管理 没有实质性作用，在管理档案上舍不得 投入财力与物力。个别项目部和下属单 位的档案工作没有实行岗位责任制，在 管理方式上仍然停留在传统的手工收集 与检索阶段，一定程度上影响了档案管 理质量的水平。档案管理人员专业素质 不高,目前，大部分企业虽然有了一支稳 定的档案干部队伍，但管理人员的文化 程度和专业素质还不能适应新时期开展 档案工作的需要，熟悉档案内容，进行 档案信息深层次研究和开发的专业人才 十分匮乏。 1.2 档案管理不够规范与服务存 在脱节现象 目前，在一些企业单位或者是 专业的档案馆普遍存在管理不规范的问 题，主要表现在：档号不规范；案卷标 题不规范；大部分案卷缺少卷内目录； 组卷混乱现象比较严重。一是档案门类 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 不够丰富。有的企业只注重文书、户籍 档案的收集，而忽视声像、实物档案以 及与企业业务有关的资料的收集，影响 了企业档案的系统性和完整性。二是档 案资源个别流失。 1.3 不断提高管理效率具有深远 的影响 由于历史的或保管不善等原因， 个别档案存在断代现象；部分档案管理 人员认为自己保管档案材料能够方便工 作，不愿上交集中管理，导致一些重要 的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻 利用。一些基层企业在工作中，忽视了 档案资料的作用，不愿或不习惯通过档 案资料为企业战略发展、为企业管理提 供服务，以此来提高工作效率，降低工 作成本，造成大量信息资源闲置。要实 现企业档案管理现代化，首先要进一步 解放思想，转变观念，认真贯彻执行各 级文件精神，不断强化档案管理现代化 意识，大胆探索符合档案工作自身特点 的规律，能够有效为当代中国经济、政 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 治、文化建设服务的档案工作理论与方 法，建立和完善中国特色的档案管理现 代化体系，坚持一切从我国的基本国情 出发，从企业的实际出发，制订档案工 作目标、任务、方针、政策，创造性地 开展计算机技术的应用，要拓宽服务领 域，提高质量，增强企业档案工作的生 机与活力.随着社会的发展，工作的深入， 各行各业的档案数量逐步增加，依靠人 工手段进行档案管理已远远不能适应发 展的需要，所以采取现代化手段进行档 案管理工作势在必行。计算机、多媒体 计算机、特别是超媒体的出现，为解决 这一矛盾展示了光明的前景。这就需要 企业领导及档案管理人员，从思想观念 上对新技术给予足够的重视，用新的观 念看待事物，引进使用现代化技术设备， 以促进档案管理工作的健康发展。使用 计算机系统管理，代写毕业论文可对档 案资料进行复制、扫描、取样，实现企 业档案数字化。通过人机结合的方式， 检索者只要在屏幕上指出自己所需要的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 计算机管理程序，就可以将所需的档案 目录摘要等显示出来，大大提高了工作 效率。要理解、尊重人才，关心、爱护 人才，要努力创造一个尊重知识、尊重 人才的良好氛围。根据企业档案工作的 特点，要合理用人、留人。知识结构要 高、中、低配备，年龄结构要老、中、 青结合。要扩大选人用人视野，要选择 有真才实学、有实干精神而又坐得住的 人做档案管理工作。跨世纪企业档案工 作者不仅要有一定的政治理论水平、业 务水平，还要有广博的知识，强烈的开 拓、进取意识，尤其要一专多能，既要 能熟知档案管理法规和基本的档案管理 业务知识、技能，还要熟练掌握计算机 管理知识和操作技能，尽快实现企业档 案数字化。重视企业档案利用，回馈企 业投入。企业档案是企业建设、生产、 经营活动的记录和汇总，是企业信息资 源的汇集地、成品库，企业档案虽然本 身具有较高的技术经济价值，但这种价 值是一种“潜在的价值 ”，论文代写网只 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 有重视企业档案的利用工作，努力拓展 新的服务空间和服务领域，才能为企业 创造经济和社会效益，实现它的真正价 值。大力开发利用企业档案信息资源， 为企业发展服务，是现代企业和档案工 作者都应当全力关注并思考的重要问题。 2.深化认识，强化培训，提高业 务素质，实现档案的现代化与信息化管 理 2.1 深化认识实现档案的现代化 与信息化管理 首先要提高认识。要充分认识 企业档案工作的重要性，把档案管理工 作作为一项经常性、基础性的工作常抓 不懈，真正列入议事日程，做到定期研 究、定期分析、定期检查. 其次增强责任感。档案主管部门 要积极主动地向领导汇报档案管理工作 情况及工作中遇到的困难，增加必要的 投入，创造良好的环境，切实担负起承 上启下、内外联系、协调各方的重任； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 要经常组织档案管理人员学习档案法律 法规，树立档案工作的责任感，提高做 好档案工作的自觉性。同时要强化档案 业务培训。积极选送档案干部参加档案 部门组织的业务培训，鼓励他们自学档 案管理知识，并从时间和经费上给予保 障，提高档案干部的实际操作技能和业 务指导能力。要根据企业档案工作发展 的需要，适时举办企业档案基础知识和 业务技能培训，培养适应新时期档案工 作发展要求的人才。 未来的社会是以智能化、信息 化和高科技化为主导的社会，因此，档 案工作要与之相适应的唯一出路，就是 加速自身的现代化进程。档案实体的有 效保护和档案信息的广泛利用，是与电 脑网络以及档案数字化等紧密联系在一 起的。企业档案管理如果不能加快改革 的步伐，就会影响企业档案的保护和利 用，进而影响企业的生产、经营和科研； 企业档案工作者如果不能主动地去占领 高科技阵地，就无法在社会进步中充分 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 展示自己的身影。 2.2 强化培训提高业务素质 网络技术与档案管理的结合是 时代发展的必然选择，以数字化、网络 化为主旋律的档案信息化战略，已在我 国企业界推展；在企业发展过程中，以 企业的档案工作为依托，成立市场信息 服务中心，建立网上档案管理系统，不 仅能够为企业提供咨询服务，克服企业 管理的盲目性，而且能够为企业的发展 起着不可忽略的作用当前，在企业信息 化建设过程中，回接触到一些新的管理 软件，如信息管理系统、资源管理系统、 ERP 系统、OA 办公软件等。在这种情 况下，档案部门要知难而上，积极参与 企业信息化建设，使档案管理成为企业 信息化的一个重要组成部分。档案人员 要边干边学，在管理的过程中学习和掌 握信息化的有关知识，使档案现代化与 企业信息化有机结合，同步发展。 3、企业在制定信息建设规划时 将档案工作纳入其中，档案部门要参与 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 到企业信息化进程中去 3.1 企业在制定信息建设规划时 将档案工作纳入其中 首先要解决纸质档案与电子文 件信息的对称问题；其次要解决纸质和 电子文件一致性的问题，电子文件看不 见，就一张光盘，对于它的完整性、版 本等从外观上看不出来，所以档案部门 人员要熟悉专用设备、负责检验电子文 件，如果保存的电子档案有误，将来在 工作中可能要造成更大的失误。档案的 现代化管理一方面要适应档案自身的发 展，另外也要适应企业信息化建设的流 程，两方面都要兼顾。 3.2 档案部门要参与到企业信息 化进程中去 档案毕竟是传统的记录和保存 方式，企业信息化应用起来可以很潇洒， 实现无纸化办公，财务、生产、营销等 许多部门都进行网上办公，最后什么都 没留下。档案部门搞信息化要解决的一 个观念问题，就是我们档案的现代化建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 设不是简单地用计算机代替手工劳动， 也不是把传统的管理方式搬到网络管理 上去，而是