新时期文书档案计算机管理利弊分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 新时期文书档案计算机管理利弊分 析 【摘要】在档案工作中，文书档 案是最为关键的内容，它在一定程度上 能够反映出领导决策、问题处理等多方 面的内容。现代科技的不断发展，使文 书档案实现了计算机管理，顺应信息时 代的发展，同时适应于文书档案管理的 实际需要。文书档案的计算机管理能够 提高文书档案的管理水平与效率，为社 会大众提供更好的服务。 中国论文网 /3/view-12956694.htm 【关键词】文书档案；计算机管 理；优势；问题 文书档案作为档案管理中的重要 部分，它记载着社会发展的所有细节， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 能够较为全面地体现出问题的处理情况 以及管理层的决策。现代计算机技术已 经延伸至各领域的发展中，利用计算机 进行文 档案管理，有利于推动档案 事业的发展。本文首先阐述新时期文书 档案计算机管理自身的优势，其次说明 其自身存在的不足，最后提出相应的应 对措施。 一、文书档案计算机管理的优势 分析 （一）文书档案计算机管理具有 方便快捷的优势。在文书档案计算机管 理的诸多优势中较为明显的是其自身的 方便快捷。在具体的档案管理工作中， 可以完善以往文书档案管理中的不足之 处，利用先进的计算机软件可以对文书 档案相关的资料进行收集、分类以及存 储等工作，这一管理方式方便快捷。特 别是利用计算机进行关键词的检索，方 便档案人员查找文书档案。从事档案的 工作人员在具体的工作中，可以在计算 机系统中输入相关关键词，可以迅速得 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 到想查找的文书内容，高效提高档案管 理的工作效率。利用计算机管理文书档 案，可以减少漏写或是漏抄的管理方面 发生失误的几率。 （二）实现文件与文字信息的交 流与共享。传统的文书档案管理中，各 个企事业单位不能进行信息资源的共享， 使文件柜中大量的信息被闲置，不仅不 方便查找文件信息，还在一定程度上浪 费了文书资源与资金。利用先进的计算 机技术实现文书档案的科学化管理，实 现文件级的管理文书档案，并实现文书 档案的体系管理，同时实现了内外部特 征档案合并管理。计算机与网络技术仍 在不断发展，能够使档案信息及载体实 现分离利用，同时能够与企业的信息系 统建立相应的关联，有利于提高文书档 案的工作效率及质量。文书档案的计算 机管理可以不受空间限制查阅文书档案。 利用网络服务平台可以及时了解文书档 案最新的管理信息动态。 （三）文书档案计算机管理保存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 工作的便利性。利用先进的计算机设备 做好文书档案的管理工作，不论是员工 还是使用者不需要进入文书档案库区， 即可直接查阅文书档案的具体信息，不 再受文书档案科室地点的限制，有利于 延长文书档案的使用年限，防止文书档 案在被查阅时发生损坏。 二、文书档案计算机管理中存在 的主要问题 （一）文书档案计算机管理存在 网络安全问题。现代社会发展已经呈现 出网络化的发展态势，因此需要重视文 书档案信息的网上管理安全可靠的问题。 网络的发展的不安全性制约着文书档案 的发展。网络不安全性的规律可以总结 为网络用户数量按照算术级数增加，网 络的危险性以几何级数增加。在发达国 家中已经开始重视网络安全问题。对于 计算机网络系统造成威胁的原因有许多， 利用病毒侵入、网络信息泄露以及黑客 入侵等。现代文书档案计算机管理发展 已经受到网络安全问题的影响。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 （二）文书档案计算机管理存在 保密性不佳的问题。利用计算机进行文 书档案的管理，使文书档案的内容易于 变化，没有了固定的形式，同时自身的 保密性变差。计算机管理文书档案，使 其内容比较容易被修改，并且在改动后 不会留下任何痕迹，相比于纸质文件而 言，计算机管理模式更容易使文书档案 的内容发生变化，而且人们无法对文书 档案进行原件的辨别。 三、文书档案计算机管理问题的 应对措施 （一）增强文书档案工作的标准 化程度。文书档案管理应用的计算机涉 及许多问题，例如设备兼容，文书档案 数据著录以及应用软件的推广，这些均 需要一系列的标准才能够得以解决。由 此需要制定相关的行业标准或是国家标 准。电子文件与纸质文件之间有较大的 区别，大部分文书档案工作者对电子文 件的特殊性不熟悉，这对于文书档案的 管理工作是一个隐患。因此需要加强文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 书档案工作者对于电子文件特性的研究， 剖析文书档案从生成机制到归档保存的 每一个环节，保证档案的真实性与安全 性。而且需要对电子文件归档后形成的 电子档案管理提出要求，对于逻辑归档 中的不安全性采取一定的措施予以解决， 并保障文书的电子档案能够被长久保存。 （二）加强文书档案计算机管理 的网络信息安全的管理。在文书档案科 室内部的计算机网络与外部网络之间， 设置一定的物理隔离，有利于增强办公 自动化网络安全，该方法是最为有效的 措施。第一步防护隔离措施是路由器， 利用路由器对 IP 地址进行屏蔽。第二 步防护隔离措施是防火墙。防火墙自身 具备认证机制，防火墙自身具备对进出 的网络数据进行过滤；对于进出网络的 访问行为进行管理；对禁止服务进行封 堵工作；对于文书档案的网络攻击进行 检测与告警工作；同时记录好通过防火 墙的信息数据。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 四、结束语 对于文书档案进行计算机管理是