电子档案的特征探究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子档案的特征探究 摘 要 传统的公文、图书、图像、 文献资源、商业信息等，都可由电子计 算机产生和传递，由此产生了电子公文、 电子信件、电子报表、电子图纸等，这 些都属于电子档案。具有档案保存价值 的电子文件，必须要归档保护。电子文 件归档后即形成电子档案。本文对其特 征进行论述。 中国论文网 /4/view-12690131.htm 关键词 电子档案；特征；分析 一、快捷性、共享性、高密度性 在计算机环境中，文件的形式特 征发生了变化，电子文件可以通过计算 机系统进行迅速、有效、多方位的组合， 不再需要对它进行像纸质文件那样的分 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 类整理。不同的用户可以根据不同的需 要，利用办公自动化系统对电子文件进 行自由组合分类。通过计算机系统，一 份档案可以同时在不同的地方被多人使 用，突破了纸质档案在使用上的局限性， 提高了档案的使用价值。 二、不稳定性及不安全性 由于电子档案内容与形式的独立 性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。 其原始性、真实性、完整性和安全性方 面，都更难以保证。在档案的原始性方 面，电子档案的原始性不易判断和确认。 电子档案的生成形式是由实态变为虚态， 其生成时的状态与传输、接收中的状态 并非完全一致，可以说既是原始的，又 是复制的。在档案的真实性方面，电子 档案极易失真。在将纸质档案转化为电 子档案的操作过程中，稍有失误即会导 致档案信息失实。此外，电子档案可被 原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 三、不可识别性和非直读性 纸质档案都是采用人可识读的记 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 录符号，可直接辨认出，电子档案使用 磁、光介质，只有借助计算机解码，才 能转换成人可识读的记录。其收集、编 制、传输等也必须依赖计算机的软、硬 件级数据库与网络系统。在载体上的数 字信息经过压缩编码、加密等处理会产 生不兼容的问题，更增加了电子档案的 非直读性。传统档案在纸上书写、修改， 留有痕迹。电子档案在机器上可任意修 改而表面不留痕迹，这样，传统写作中 的“草稿”、 “定稿”、 “正本” 等就几乎不存 在。电子化操作可提高档案处理的速度， 但也可能破坏档案的真实性和可靠性， 把原档案迁移到新的技术环境中还可能 导致信息的丢失和变异。 四、对机器设备和标准的依赖性 计算机更新换代很快，一般只能 隔代兼容。对需要长期归档保存的电子 档案来说，对设备的依赖性更明显，甚 至可能出现最新的设备读不出几十年前 的数据情况。电子文件的运作、管理是 建立在一套标准化体系之上的。其严格 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 程度和对系统性的要求，均远远超过纸 质档案的标准化体系。其制作生成、存 储、信息压缩存储、传输、查找等都要 有相应的标准，标准化是电子档案管理 重要的基础工作。 五、物理结构、逻辑结构的复杂 性 档案的物理结构是指其信息存储 于载体上的位置及分布情况，例如档案 的正文、图形、批示、附件等各自在载 体上的存储位置。档案的逻辑结构是指 信息自身的结构，例如文件中的文字排 列、章节构成、各页的先后顺序、插图、 标号等。纸质文件信息的物理结构与逻 辑结构是一致的、直观的。电子档案信 息的物理结构和逻辑结构往往不一致， 同一份电子档案中的正文、图形、批示、 附件等可不在载体上连续存放，甚至可 存放在不同的载体上，而不影响其正常 显示输出。在电子文件归档时，如何保 持其物理结构、逻辑结构完整是保证电 子档案不被破坏的关键问题之一。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 六、对元数据、背景信息的依赖 性 元数据是指描述电子文件数据属 性的数据，包括文件的格式、编排结构， 硬件和软件环境、文件处理软件，字处 理和图形工具软件、字符等数据。背景 信息指描述生成电子文件的职能活动、 电子文件的作用、办理过程、结果、上 下文关系以及对其产生影响的历史环境 等信息。元数据必须附在文件信息中， 否则将无法恢复电子档案的原貌。纸质 文件在传递和处理过程中离不开行政部 门的实际往来和人工办理等各种手续， 其生成和运作的背景会自然地记录在文 件上，而电子档案的运作是在网络上进 行 1，操作者互不见面，体现行政背景 关系的信息可能存放在其他地方，如不 特意提供或补充这些元数据或背景信息， 就可能给电子档案的运作和归档带来问 题。 七、载体的多样性和信息存储的 高密度性 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 传统档案记录信息的载体是纸， 变化的是纸张规格的大小。电子档案载 体有磁盘、光盘等，其存储量大大高于 过去的各种信息介质，特别是光盘，一 张容量可达 600MB-4000MB 的 DVD 光 盘，可存 35 万张打印纸上的文字信息 或 10 万页图形信息。经过压缩处理后 的信息，在存储时不仅可以节省大量存 储空间，如果召开视频会议，在传输过 程中还可减少网络传输的带宽占用。 八、信息于载体之间的可分离性 电子档案的存放位置不是固定的， 可以变化，可以从一个载体转换到另一 个载体，信息可以通过网络传给远方的 一个或多个接收者，其内容却不发生任 何变化。在处理保密信息时，还采取把 电子档案分解后分别通过不同的途径传 递，存放在不同地点的不同设备上，只 是在需要时才临时把文件装配起来。这 不仅造成电子档案于载体的分离，也使 处于共享计算机网络资源的使用者不关 心电子档案存储于哪台计算机、哪个载 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 体以及什么位置。再则，电子档案的信 息形态包括文字、图形、声音、影响等 多媒体信息，要比纸质档案复杂得多， 不同的载体适合存储不同种类媒体的信 息，使同一份电子档案中的文、图、声、 像在存储时产生载体分离现象，如果脱 机保管，可能造成混乱，会直接影响其 真实性、完整性和可靠性。 九、文档信息的共享性 传统档案由于受原件的约束，在 同一时间只能有一个用户利用一卷档案， 且要身到现场，但电子档案的利用可以 人在异地，可以多人不受