高校人事档案管理工作的特点与作用探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高校人事档案管理工作的特点与作 用探讨 摘 要学校的人事调动、科研成 功、教学活动会产生大量的资料，这些 资料蕴含着大量的信息，是学校的宝贵 财务，甚至指导着学校后期的发展规划 的制定，具有较高的利用价值。人事档 案管理就是对上述资料进行系统、专业 的管理，防止重要资料被划折、抓破， 减缓资料的老化，实现长期储存、利用。 中国论文网 /4/view-12690127.htm 关键词 高校；人事档案管理工 作；特点；作用 高校人事档案的管理是办好学校 的基础之一，但长期以来高校人事档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 管理工作存在着领导重视不够，管理者 素质较低，管理技术滞后，以及档案内 容不全等方面的问题。另一方面，随着 时代的发展，高校人事档案要求增加一 些新的内容，只有完善档案运行机制， 规范管理程序，才能从根本上解决这些 问题。本文首先探讨了高校人事档案管 理工作的作用，接着详细论述了当前高 校人事档案管理工作的特点。 一、高校人事档案管理工作的作 用 人事档案的真实全面准确可靠地 反应教职工的发展潜力、工作能力，是 高校管理层了解教职工的基本情况的渠 道之一。作为国家人事档案的组成部分， 高校人事档案详实地反映了教职工在校 期间的教学、科研和社会活动的实践情 况，能真实反映教职工的工作经历、专 业技能、管理水平、教学水平、待人接 物、思想品德等方面的情况，对于学校 挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有 重要意义，甚至能为学校人才发展计划、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 学科建设规划、专业发展方向的制定和 确立提供参考意见。面对日益竞争激烈 的办学环境，学校只有充分发挥了自身 的人才优势，并根据自身的人才储备情 况做出了最合理的中、长期发展计划才 能却确保学校能保持市场竞争力、社会 影响力，而人事档案管理是高校合理利 用人力资源的保障。 二、高校人事档案管理工作的特 点 1.领导重视程度不够 领导对高校人事档案的重视和支 持是先决条件。就目前的实际情况而言， 在进行档案管理的过程中，由于领导忽 视高校人事档案管理的重要性，高校人 事档案的管理的混乱和无序的状态已经 持续很长一段时间，对高校人事档案的 后期管理工作带来了严重的挑战。随着 社会的发展，社会各界对人事档案管理 水平的要求越来越高，这就使得高校人 事档案的管理工作需要更大的投入，管 理需要创新和改进。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 高校领导应重视人事档案管理工 作，并不断地在人力物力上给予支持， 自动更新对人事档案管理的认识，加强 对档案管理人员的专业技能和职业操守 的培训。高校人事档案管理工作应由档 案管理中心主要领导带头主抓，增强重 视程度。及时更新硬件设施，缺少的及 时补充，在各个中心配备专门的档案库 房、采购档案基础设备，切实改善档案 工作环境 2.管理队伍专业素养不高 档案员是高校人事档案管理工作 的实际操作者，人事档案管理工作对其 业务水平和专业素质的要求的非常高， 他们直接决定着高校人事档案管理工作 的成败。但是，实际的情况并不容乐观， 很多高校档案员并没有受过专业的训练 和培训，甚至部分身兼多职还做其他的 工作，这样就使得他们的专业技能和职 业操守参差不齐，不能达到预期的标准。 所以加强高校人事档案管理队伍的建设 显得尤为必要和迫切1。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 对高校档案员的专业技能和职业 操守进行培训，使其达到并满足现代高 校人事档案管理对档案员的要求。建立 完善的培训机制，使得档案管理工作能 不断地学习到国内外先进的专业知识和 技能，借鉴新的培训模式和方法，加强 档案档案员专业素养和团队意识，建设 一个专业的高效档案管理工作人员。同 时，加强对档案档案员职业道德素质的 培训，增强高校档案员的事业心、上进 心、细心以及责任心等，建设一个优良 的团队，此来有效的提升整体档案员的 积极主动性，提升职业道德修养。 3.管理技术滞后 社会的进步和科学技术的发展催 生了大量的以及以计算机为核心的声像 技术、多媒体、软件应用在各个机构上 的投入和使用。但是大部分的高校人事 档案管理机构仍在进行着最原始的操作， 纸和笔是他们最“ 先进” 的工具，而这样 的工具对相关资料的记录是简单的不完 善的，并且严重缺乏技术革新意思，管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理技术具有单一性滞后性。所以要在高 校中增加现代化信息技术操作手段。 高校人事档案的管理工作不能被 信息化、科技化浪潮抛在身后，要做时 代的弄潮儿，革新观念学习新的科学技 术，并运用到具体的工作中去，让档案 管理工作并入到信息的高速公路上，同 时优化整合资源加强资源的再利用2。 所以我们首先应建立并完善高校人事档 案计算机检索管理系统，并详细地在计 算机上记录下每份档案的编号、题名， 格式应简单且具有统一性。其次创建行 之有效的计算机借阅管理工作流程，并 完善预约、查找、借阅以及统计工作细 节。再次创建计算机统计分析系统，即 调查统计分析高校人事档案管理工作的 实际开展情况，达到量化管理和统计监 督的目的。最后将高校人事档案存进硬 盘缩微化，实现大量储存高校人事档案 信息的目的，实现自动化智能化管理。 4.服务意识薄弱 随着社会发展的需要，档案开放 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 程度的有了明显的提升，各级档案部门 通过积极向社会开放档案信息资源促进 了人才市场的发展，产生了良好的社会 效益。服务性工作是对档案管理工作的 定位，档案管理人员的服务意识是做好 档案管理工作的基础3。庞大复杂、知 识密集是档案管理事务的特点，大量的 登记、分类、编纂、保管工作的需要档 案管理人员事有条不紊地进行，还要考 虑到这些资料的查阅利用。 对此，档案管理人员除了要具备 广泛扎实的专业知识外，还要树立“工 作就是服务” 的观念，时刻牢记 “增强 服务意识”和 “主动服务”的理念，不急 不躁礼貌待人。档案管理服务的好坏是 衡量档案工作者职业专业程度的尺度， 开放档案信息资源，使其服务于社会主 义经济的发展。档案工作者要做到以人 为本、明确服务方向、树立创新意识、 提高服务质量、端正服务态度、对查阅 档案人员专业耐心，耐心细致回答解决 查阅档案的人员提出的疑问和问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 5.数字化程度不高 人事档案数字化是人事档案数字 化建设的重要组成部分，高校人事档案 管理未来发展的方向。数字化资源的缺 少将使人事档案的数字化建设陷入“巧 妇难为无米之炊” 的窘境。人事档案数 字化，是对原有的人事档案实现数字化， 根据学科组成、科研项目、研究领域不 同建立起特有的数据库。网络信息技术 的发展，使得人事档案的数字化建设成 为可能，那些拥有丰富数字资源的人事 档案馆更容易提升管理的科学化水平， 发挥其最大的功能效益。加大人事档案 的数字化能有效提升人事档案的管理水 平，为学科建设、项目研究提供更好的 服务，提升在高校管理中的地位。为了 更方便查阅，应对数字资源进行细分， 通过合并、分类、整理来方便查阅。此 外，应充分发挥人事档案馆自身的优势， 走“独立建库、有机连库、特色服务、 资源共享”的发展模式。这样既可以节 省人力物力，又可以实现进一步提升数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 字化水平。 6.人事档案归档的科 学性不高 人事档案作为是高校教学经验、 科研成果、办学发展的“ 见证人 ”， 盖 我们办学活动的方方面面，所以人事档 案的归档管理非常重要，这就要求档案 员需要做大量的工作用来确保归档工作 的顺利进行，除了核查核心治疗是否齐 备外，还要却把其它辅助资料的完备， 人事档案的归档工作最好具体化、系统 化，确保易于操作。提升归档科学水平 的举措如下： 建立相应规章制度。为了确保 人事档案管理的顺利实施，应根据国家 有关法律法规制定人事档案管理办法 。确定归档范围和原则。通常情况下， 归档范围和原则由档案的性质所决定。 在归档过程中档案员要加强检查，确保 档案符合标准化规定；确保归档档案按 照明细表齐套；确保归档档案应有审核、 标准化、设计、批准、工艺的日期和签 署；确保无揉搓破损，图面整洁，字迹 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 工整。对于有密级的档案，在交保密部 门存档之前，应填写密级界定表 ， 然后填写一式两份归档文件资料清单 ，档案室和归档人各留一份。对于特殊 人事档案，可建立特殊档案。坚持 “四同步”管理。为了确保设备档案的归 档率、完整率和准确率，要确保档案员 或兼职档案员同步参与到人事档案管理 办法的论证、订立以及修改中。确定 人事档案的组卷原则。方便后期利用和 查找是人事档案的组卷原则，通常情况 下由档案员根据人事档案的内容、密级 和规格对归档档案进行组卷，并把整理 好的人事档案按归档年度向档案科移交。 建立科学的借阅制度。人事档案通常 专业性较强，有设计图纸、设备维修方 法等，这些技术性资料最常被借用，而 科学的借阅制度不仅能方便人事档案的 借阅，还能确保档案的完整性和安全性。 对此应实行先归档后借出借阅制度，先 归档后借出能督促借阅人员及时归档， 降低档案磨损、划折的几率，确保档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 的安全4。 建立有效的监督机制。人 事档案管理应直接由相关领导主抓，实 行严格的监督机制，对人事档案管理的 各个环节进行定期或不定期检查，发现 问题及时整改，并把检查结果与档案员 的绩效考核成绩挂钩，并在月工资和年 终评奖中体现出来。建立人事档案信 息库。由专门的人事档案管理人员把相 关的信息数据录入电脑中，建立数据库， 方便以后的查阅和管理。人