档案整理理念及技术研究论述

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案整理理念及技术研究论述 【摘要】本文在研究中以档案整 理为核心。明确现代化档案整理理念， 分析档案整理原则，并提出档案整理技 术，完善档案管理结构体系，提高档案 管理水平，进而为相关研究人员提供一 定的借鉴和帮助。 中国论文网 /3/view-12993902.htm 【关键词】档案整理；理念；技 术；途径 档案整理作为档案管理工作中的 重要内容，可以有效提高档案管理水平 与管理质量，以便于档案资源的利用。 现代化档案整理技术具备现代化技术特 征，并在融合信息技g 的基础上，强 调档案整理效率，进而达到档案整理目 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 的。在进行档案整理的过程中，为了提 高整理效率，相关管理人员利用科学理 念开展档案整理实践，促进档案整理技 术的创新和改革，及时发现档案整理中 存在的问题，制定有效的解决方案，提 高档案整理工作的质量水平，进而为档 案资源的合理利用提供必要条件。对此， 在这样的环境背景下，探究档案整理理 念及技术研究具有非常重要的现实意义。 一、档案整理理念 现代档案整理包括实体档案整理 和虚拟档案整理，其共性为文件与档案 历史联系，这种历史联系是档案生产与 文件处理时文件间的内部联系，即是档 案文件间联系特征，这是档案的本质属 性。从这一层面上看，档案历史联系的 主管意识与客观意识完全统一，客观上 面，文件转换为档案后，档案产生与形 成特点就是文件产生与形成的特点，处 于社会实践中，文件间历史联系直接转 换为档案间历史联系；主观上面，档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 间历史联系是由文件间历史联系转化形 成，但在实际运行中又凌驾在文件间历 史联系之上，可以主观反映出文件间历 史联系。对此，在进行档案整理工作中， 相关管理人员要在实践中了解档案形成 特点与发展规律，以便于整理效率的提 升，明确档案间历史联系和社会实践的 对应关系，还原社会实践原貌，充分发 挥出档案资源的历史价值与社会记忆本 质功能，进而实现档案资源利用价值的 最大化。 二、档案整理原则 档案整理作为档案资源管理的重 要内容，对档案资源的利用具有非常重 要的作用，这就要求相关管理人员在档 案整理中要以档案整理理念为指导思想， 遵循档案整理原则，进而达到档案整理 的最佳效果。 （一）真实准确。真实准确是档 案整理工作的基础条件，任何整理方式 或是整理理念的运用都要以真实准确为 前提，提高档案整理效率。在进行档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 整理的过程中，档案原始记录性决定档 案整理方式和基本取向，参考档案形成 过程进行档案文件的整理。这就要求相 关管理人员在整理实践中，以档案本质 特性为核心，保护档案本质特性，优化 管理方式，进而保证档案信息的真实性 和准确性，这是社会组织对档案职业人 员的基本要求。 （二）主动服务。档案具备一定 的社会功能，而档案管理活动也注定面 向各个阶层的对象，这就凸显出档案的 服务性特点。从这一层面上，在进行档 案整理工作中，管理人员以服务者身份 参与到档案管理活动中，在做好档案保 存工作的前提下，为组织内部和外部社 会提供档案信息服务。对此，在进行档 案整理工作中，相关管理人员要明确自 身功能，遵循主动服务原则，将服务纳 入到职业目标中，进而提高档案资源的 利用效率。 （三）尊重权益。档案是社会组 织与个人实践活动中形成的产物，为各 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 个对象提供信息服务，这就表明档案管 理与资源利用，会涉及到社会各个阶层 主体的社会关系，包含社会关系个人的 所有权、隐私权、著作权等法律权益。 从这一层面上看，档案工作人员要处于 以下关系中，一是与文件形成者关系， 主要负责文件属性保护，保护文件形成 者和相关涉及人员的隐私。二是与文件 利用者关系，档案工作人员负责文件保 存，保证文件的真实性，便于文件利用， 进而发挥出文件维护权益的具体凭证作 用。这一关系要求档案工作人员要遵循 权益原则，根据相关法律开展管理工作， 维护各个社会主体权益，在尊重与保护 档案所有者权益的同时，最大程度开发 档案资源的利用价值，进而实现档案信 息服务目的。 三、档案整理技术研究 现阶段，随着现代化技术引入到 档案管理领域后，实现档案整理技术的 创新与完善，使得现代化档案整理技术 体系呈现出多元化的发展趋势，档案工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 作人员可以结合工作需求和整理目标， 自主选择档案整理技术，进而提高档案 整理工作效率，实现最佳整理效果，其 整理技术可表现为以下几方面： （一）元数据档案整理技术。元 数据档案整理技术源于西方档案整理， 基于电子商务平台下得以发展，在实际 应用的过程中，充分利用计算机网络， 借助计算机网络的速度性和丰富性，提 高档案整理效率，进而实现档案整理最 终目的。在进行档案整理工作中，电子 政务系统可以促进电子文件的形成，为 电子文件提供信息实体与数据，制定电 子文件形成环节，并提供隐含环节，提 高数据利用效率的同时，保证数据信息 的安全性。从这一层面上看，元数据档 案整理技术主要依托于电子政务平台， 在此平台中构建档案整理系统，采集元 数据，帮助档案管理人员对档案历史进 行有效整理，将实体档案与电子档案融 合在一起，形成电子档案实体。对此， 元数据档案整理技术具备极强的自动化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 属性，整理方式更为科学，在形成档案 的同时，还可以保护档案安全，进而提 高档案信息的真实性。从另一个角度来 看，相比于传统档案整理技术而言，元 数据档案整理技术突破技术局限，完善 档案实体结构，并逐渐形成文件实体处 理与档案历史联系整理的核心分离技术， 规避电子文件实体干扰，进而促进档案 整理的多元化发展。在此技术上，档案 整理原则也发生质的突破，由传统来源 原则逐渐转化为主体、年代多维化历史 原则，强调档案整理的多元化属性，构 建档案物质与实体的双重结构，进而提 高档案整理技术水平。 （二）非元数据档案整理技术。 在档案整理技术领域中，非元数据档案 整理技术与元数据档案整理技术具有一 定的相对性，其范围就是除元数据整理 技术外的整理技术，构架在传统档案整 理技术的基础上得以发展，包括以件为 单位的档案整理技术、双套制档案整理 技术、不同载体的混合档案整理技术等 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 内容，推进档案整理技术的发展。从档 案本质的角度上考虑，档案实体整理与 档案历史联系整理处于相互独立状态， 要求档案整理技术具备一定的特殊性， 从纸质档案整理实现电子档案整理，也 是从单子档案整理实现纸质档案整理的 过程，这是非元数据档案整理技术特性。 在实际应用的过程中，非元数据档案整 理技术可以实现档案实体整理与档案历 史联系整理的有效分离，以实现档案历 史联系的多元化，进而促进档案整理技 术的可持续稳定发展。 （三） 虚拟整理技术。虚拟整理技术是现代化 档案整理技术的重要内容，突破传统档 案整理技术的局限性，提高档案整理效 率，并主要包括以下几点技术内容： 1.纸质文件虚拟整理。在进行档 案整理工作中，纸质文件整理主要以实 体整理为核心，而拟整理技术起到辅 助作用，用于纸质文件信息的检索与处 理。纸质文件实体具备单一性特点，使 得档案工作人员只能运用同一种技术进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 行档案整理，而虚拟整理技术的应用， 使得档案工作人员可以结合纸质文件特 征属性开展虚拟整理工作，根据文件实 体特征排序，在保证纸质文件实体排序 的前提下，构建档案历史联系多维记录 体系，以达到档案整理的最佳目的。在 纸质文件虚拟整理中，将文件实体转化 为电子文件，在计算机整理系统中，以 纸质文件间历史联系为整理对象，在计 算机整理系统中记录纸质文件实体特征， 结合纸质文件多维特征进行文件排序， 形成档案间历史联系的记录结果，以明 确纸质文件间历史联系。 2.电子文件虚拟整理。电子文件 存储介质为计算机，主要将物理实体存 于计算机硬盘、光盘中，其电子文件储 存中的物理排序具备不可掌控性，借助 计算机技术，档案工作人员可以对档案 间历史联系进行单独记录，使得所有电 子文件的整理逻辑统一，进而记录电子 文件间的历史联系。对此，电子文件虚 拟整理与纸质文件虚拟整理技术具备本 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 质上的相同属性，完全脱离于文件实体， 通过独立符号和逻辑进行档案间历史联 系的记录。这就使得电子文件虚拟整理 在记录文件间来源的基础上，可以记录 文件和其他文件间具体联系或是与任何 事物间的联系，从事由层次上分析，电 子文件虚拟整理可以详细记录某事件间 从属关系；从全宗层次上分析，电子文 件虚拟整理可以全面记录全宗间从属关 系，以实现电子文件间隐含历史联系的 记录，为档案使用者提供全方位历史检 索，提高档案资源利用价值。 3.载体档案虚拟整理。不同载体 档案在进行整理的过程中，要采用统一 标准，这在传统档案整理技术中被认为 是无法实现的，而虚拟整理技术的应用 使其成为现实，记录档案间历史联系， 并对各个载体档案进行有效历史整理， 进而突破传统档案整理的局限性，提高 档案整理效率。在档案整理实践中，档 案工作人员可以根据各个载体档案整理 特征，将其输入到计算机整理系统中， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 借助计算机网络技术对各个载体档案进 行排序，揭示档案间隐含的历史联系， 达到档案整理的最终目的，进而提高档 案整理工作的综合质量水平。 四、结束语 本文通过对档案整理理念及技术 的研究，得出：1.在进行档案整理工作 中，档案工作人员要了解档案形成特点， 明确档案间历史联系，还原社会