基于Oracle平台的知识管理和协同办公解决方案.doc

基于oracle平台的知识管理和协同办公解决方案1解决方案概述和特点基于先进的协同工作平台oracle协作套件的知识管理和协同办公解决方案采用开放标准的oracle 信息架构设计，解决了传统办公自动化的各种不足，真正实现了全组织范围和跨组织间的知识共享和协同工作。oracle协作套件提供了业界第一个完整集成的、安全可靠的、基于开放体系标准的企业级协同办公解决方案，它可以高效地低成本的进行个人、群组和企业间的通信和协同工作，统一管理企业所有的内容和知识，并提供日常管理上的支持以简化操作。该解决方案通过使用具有高可伸缩性和可靠性的oracle 10g数据库作为基础，再加上oracle ias 10g 应用服务器，集成了一次性登录身份验证、统一的java集成开发平台oracle jdeveloper 10g和企业系统网格管理平台oracle grid control 10g，支持电子邮件、语音邮件、传真、日历、网络会议、内容服务和集成的搜索功能，以及从任何标准接口（标准桌面客户机、文件协议、portal、无线和电话）访问信息和协同工作的能力。并且可以通过web service api扩展协作服务。oracle解决方案可以解决企业在知识管理和协同工作方面所面临的各种挑战和完全满足未来办公自动化的发展需求。基于oracle的解决方案采用领先的oracle数据库、中间件和协作平台技术，提供了企业级内容管理、办公流程和业务系统的有机集成和整合，提供了真正意义的综合工作平台。综合而言，我们的解决方案主要具有以下优势和特点：1、统一的工作平台。 由于基于关系数据库和3层架构应用，该解决方案不仅可以具有传统oa功能模块如：会议、公文、事务、个人信息等功能，还包括实时协同工作、知识文档管理、移动办公、业务查询、决策分析等高级模块和集成业务数据和应用，能够满足各种用户角色方方面面的日常办公需求，真正统一用户工作平台。而不是分裂成两个信息应用孤岛。2、完整地办公业务功能支持。统一的流程引擎，可以真正地实现企业级公文流转，而不仅局限在小范围的部门内，可以实现复杂的流程逻辑支持，多级间的公文流转，根据需要和管理规定，固定流程，或者由用户自主定义流程。由于基于关系数据库技术，该系统还可以轻易解决传统办公自动化的复杂的结构化查询和统计报表问题。3、强大的非结构化内容管理能力。oracle内容服务提供了基于oracle数据库的一整套强健完整内容服务，可以帮助用户面对企业在文档数据的管理挑战。同时oracle内容服务还提供了丰富的基于标准的web服务api，可以在任何的业务应用中嵌入内容、文档管理的能力。4、高安全性。系统充分在安全性等方面，进行了充分的考虑，包括了数据层、应用层、客户端访问层，能够实现数据的安全管理和网络上的安全传输，具有电子签名与盖章安全认证机制。整个系统采用单一的用户认证和单一登录管理机制，在保证安全级别的同时最大限度的减少最终用户的学习能力。5、开放性和高集成性。由于采用了同样的j2ee开放技术架构和支持行业internet标准，系统能够方便地同其他业务系统集成进行无缝集成，使得用户以统一的界面访问各个应用系统。 可以独立使用、也可以与其他系统集成在一起整体使用；业务管理和办公管理信息采用同样的oracle数据库存储，之间实现无缝连接。 6、高扩展性。构架与oracle 网格技术基础架构之上，可以容易地低成本扩展，实现企业随需应变的计算能力。应用基于企业级j2ee技术架构，可以集中实现整个组织的协同应用，提供大数据、大用户量情况下良好的用户性能，支持全员协同。6、方便的个性化。实现个人待办事宜集中提示；人性化的手工签名、痕迹保留功能；支持修改后副本保留；个性化批准意见等；能够模拟领导日常办公习惯，从而使领导能够很快掌握本系统的使用。7、集成先进的协同工作和知识管理理念，可以实现团队协同、实时协作通知，手机短信交互方式、传真和语音邮件等多种大协同工作模式。基于业务目标的知识管理解决方案可以有效的整合企业所有的信息、流程和人员。8、低管理维护成本。系统平台采用集中服务器组件管理和oracle网格管理控制，完整的b/s结构，客户端零维护。同过支持单点登录（sso ），同一个用户名和口令使用业务和办公应用来降低用户维护成本。2. oracle协同信息平台oracle协作套件oracle 协作套件构建与oracle网格基础架构之上，提供一个企业级的协同工作和内容管理基础设施服务的集成套件，它可以进行个人、小组、组织和跨组织间的通信、管理他们所创建的内容并使内容在团队、组织内共享、传递。 oracle 协作套件支持电子邮件、语音邮件、日历、内容服务和集成的搜索功能，以及从多种类型接口（标准桌面客户端、文件协议、web、无线和电话）访问信息的能力。通过使用具有高可伸缩性和可靠性的 oracle database 10g作为基础，再加上应用平台oracle application server 10g，oracle 协作套件提供了一个先进的体系架构，可以解决企业（或组织）在可靠管理非结构化数据上所面临的挑战。2.1 oracle协作套件体系架构oracle 协作套件建立在一个多层（multi-tier）的体系架构上。最底层是oracle数据库，oracle协作套件将所有电子邮件/共享文档/信息内容都存储在数据库中。在数据库之上是oracle的应用服务器oracle application server。oracle应用服务器提供用户管理、单点登录（single-sign-on，sso）等服务，并且可以作为一个开发平台，用户可以使用j2ee技术在这个平台上开发适合自己需求的应用。oracle数据库和应用服务器共同构成了oracle协作套件的基础架构层（infrastructure）。oracle协作套件直接提供诸如电子邮件系统、内容管理系统等可供最终用户使用的应用，这些应用都是基于oracle数据库和oracle应用服务器开发出来的，并且对用户帐号进行统一管理，可以实现单点登录。这些应用构成了协作套件的应用层（application）。oracle协作套件提供了多种多样的接入方式，以电子邮件为例，可以使用web客户端，通过http/https协议接入，获取电子邮件；也可以使用传统的桌面客户端（如outlook，outlook express，foxmail等），通过smtp和pop3/imap4等协议接入。这个层面，我们称之为接入层或者协议层（access/protocol）。oracle协作套件同时也是一个开放的系统，电子邮件、共享文件系统等模块都提供一系列基于业界标准（如j2ee，web service）的开发接口（api）。如果用户希望开发具有自己特色的应用，可以使用这些api进行开发。协作套件平台体系结构在实现技术层面，oracle协作套件利用oracle application server 10g 来管理和控制对电子邮件、日历和内容文档的访问，利用oracle database 10g来存储邮件、文件等所有的数据。由于所有内容都在数据库中存储并进行管理，用户可受益于oracle 数据库卓越的安全性、可靠性和可扩展性。在oracle 数据库和应用服务器两个层面，oracle 都支持软件实现的集群技术。其中数据库的集群技术我们称之为 real application cluster，应用服务器的集群技术称之为 application server cluster。多个层面的集群技术保证了整个系统良好的可扩展性和可靠性。当用户量快速增长时，我们只需要在集群中加入新的服务器，就可以实现计算能力的线性增长。而当集群中某一台服务器出现故障时，其他服务器会自动接管该台服务器支持的用户，在用户的层面甚至感觉不到服务器的故障。oracle 协作套件先进的体系架构保证了整个系统的稳定性、可扩展性。2.2 协作套件功能概述oracle 协作套件包括了以下几个主要的模块：l 电子邮件l 内容服务l 日程管理l 全文检索l 无线接入l 网络会议l 单点登录l 统一工作场所l 系统管理 (oem)以下将主要介绍电子邮件和共享文件模块、日程管理、网络会议、单点登录、协作门户等模块的功能。电子邮件（oracle email）在组织内部和组织间进行有效的人与人的通信是全球化经济的基础。 在直接的通信不可能或不实用的情况下，个人和组织现在往往倾向于使用电子邮件。 另外，很多组织利用电子邮件服务自动化商务过程，使用电子邮件发送工作流信息以及实现应用程序间的通信。在不能通过电话立即联系到某人的情况下，语音邮件成为一个普遍的通信方式。一般认为语音邮件和电子邮件是相差很大的两类邮件。过去，组织被迫从不同的供应商分别购买电子邮件、语音邮件和传真服务，并作为独立的服务管理它们。oracle 协作套件 将这些服务打包到统一的消息处理产品中。电子邮件、语音邮件和传真存储在 oracle 数据库中，并通过一个“收件箱”进行访问。毫无疑问，具有易于使用、可靠和经济的通信基础架构是组织的支柱，但是很多组织对于获得、管理和交付与这些服务相关的复杂性和成本很不满意。oracle 协作套件解决了这个两难问题。oracle 电子邮件的特性：l 符合以下标准：n 多用途 internet 邮件扩展 (mime)n 扩展简单邮件传送协议 (esmtp)n internet 消息访问协议版本 4 (imap4)n 邮局协议版本 3 (pop3)n 安全套接层 (ssl)，以及 imap4 ssl 和 pop3 ssll 支持多访问客户端（例如： 手持电话、web 浏览器、手机）和访问渠道间的集成。这意味着如果用户通过他们的电话“接听”电子邮件信息，则他们通过胖客户端访问电子邮时，邮件将标记为已读取。l 可以利用服务器级别的过滤器根据邮件内容自动处理邮件。 例如，根据最初邮件的内容，可以将发送给“询问专家”帐户的邮件传送到 oracle text 引擎，并转发到特定主题的问题专家。 也可使用服务器端过滤器检查所有传入和传出邮件与病毒相关的特征。l 支持单独服务器的多个域。 对于非常大的域，支持跨多个节点的单一域。l 消息存储访问服务建立在多线程、负载平衡和连接共享体系结构上，能在便宜的硬件上支持数千个并发用户。l 完善的内务处理服务管理邮件的动态特性（例如： 大量的添加和删除操作），并提供了一种方法将旧邮件和/或不经常涉及的邮件移动到其他分立的表空间，在较便宜的磁盘上可找到。oracle voicemail & fax oracle 协作套件在完全集成的健壮 voicemail & fax 系统提供方面有别于其他任何协作厂商。oracle voicemail & fax 使用改进的统一通信的可伸缩性、可靠性以及可访问性增强了传统的语音邮件系统和传真功能。voicemail & fax 设计为与原有 pbx 系统共存，使组织能在利用协作套件数据基础架构的过程中逐步降低成本，并向下一代统一通信靠拢。 基于标准，便于集成 voicemail & fax 利用了 oracle email 的基础架构，语音消息和传真存储在 oracle9i database 的集中安全的消息存储中，并从中进行访问。oracle voicemail & fax 应用程序构建于标准接口；支持企业计算机电话技术论坛 (ectf) 标准（也即大家熟悉的“ct 服务器”），这使 oracle voicemail 可以轻松与各种各样的企业和电信运营商级别的交换机进行集成。 集中访问提高用户生产率 oracle voicemail 通过多通道（包括电话、 microsoft outlook、基于标准的客户端（imap4 或pop3）和基于 web 的 ui（如协作套件门户）进行访问。因为消息是以行业标准格式进行存储的（.wav 为语音邮件，.tif 为传真），所以它们不需要专门的播放器，这也使用户易于存储并管理数据；例如，用户可以灵活的从任何计算机系统访问邮件的，以及通过电子邮件访问将这些消息转发给任何人。 此外，用户还有一个收件箱用于存储所有的电子邮件、语音邮件以及传真消息，这提高了用户的工作效率，并使操作更简便。使用 wireless 和 voice 访问的通知功能进一步体现了 oracle voicemail 的优越性，它支持服务器端规则，使用户可以定义如何以及何时接收电子邮件通知。通知可以通过支持 smtp 的传呼机和移动电话进行发送，还可以通过网关与许多设备（包括许多流行的 sms 系统和寻呼网络）进行单向和双向通信。 独特的功能性提供附加的用途 voicemail 应用程序包括在无需知道用户电话号码的情况下向他们发布消息的功能。该目录查找功能使呼叫方可以在一个站点或全球语音电子邮件用户完整列表中查找并向用户发布消息。版本 2 还提供了完全重新记录的菜单，它被优化为能对语音电子邮件消息进行快速访问、对帐户进行管理，并获得对其他语言（包括中文、日语和葡萄牙语）语音邮件的支持。内容服务（oracle content service）有效的协作，需要通用的平台以便存储、管理和控制对驱动企业业务运作的内容的访问。利用在套件内存在的全面的文件系统和搜索功能，oracle协作套件可以帮助组织更有效且更高效地管理内容。 oracle content service 使用oracle 数据库技术创建通用信息库，按照反映业务需求的方式组织业务内容。它最佳地结合了传统的文件系统和数据库系统，不但具有oracle database 的可扩展性和可靠性；同时还具有传统文件系统的易用性。 从最终用户的观点看，oracle content service 可通过web 浏览器、web 文件夹或多种不同的客户机应用程序（如ftp、nfs、smb 和afp）访问。由于oracle内容服务的优异内容管理能力、标准的业务集成、高性能的海量文档处理性能，oracle 内容服务提供了企业知识管理的最佳平台。oracle 内容服务特性l 组织。采用文件库/文件夹方式组织文档内容，可以用于根据业务用途组织内容，并授权能访问它们的人员。l 类别。文档支持自定义类别，支持多维度搜索信息。用户可以根据预先定义的文件类别搜索和定位他们的信息。l 工作流。oracle 内容服务提供工作流支持，从而能够定义商业规则，以便将文件更改通知给相关用户，并将它们发送给适当人员进行批复。l 文件版本控制。版本控制允许用户管理对文件的更改，而不丢失以前的副本。l 授权。files 通过多个内置角色进行详细的授权管理：l 文件同步。文件同步可确保用户本地计算机上的一个或多个本地文件夹与oracle files 中的一个或多个远程文件夹同步。l 锁定。防止用户改写彼此的工作，files支持以下三类文件锁定：工作流自动锁定、webdav锁定、用户手工锁定l 文件恢复。如果用户清空了他们的垃圾文件夹，则垃圾文件将在指定的时间内在数据库外存档。管理员控制该存档文件，并且一经用户请求，即可恢复先前删除的文件。 l 记录管理。oracle 内容服务还支持文件的归档统一管理。 日程管理（oracle calendar）企业中大部分的通信基础架构都需要计划。个人日程安排、会议时间安排和预约共享资源都是复杂的任务。oracle calendar 提供在“智能”实时信息发布的环境中管理个人时间和组织资源的功能，以提高工作效率并优化整个企业的业务流程。oracle 协作套件内的集成意味着可以利用相关的文件和完全的无线及语音支持简化会议时间安排。在版本 2 中，oracle calendar 与实时在线协作服务进行了集成，使用户可以直接通过他们的日历安排并参加 oracle 协作套件。 oracle日历（如等级搜索和批准工作流程）还满足了企业对资源进行纵向安排的需求。日历用户现在能够基于属性或层级查找并预定资源，因此，基于设置参数和首选项预定诸如会议室之类的资源将变得非常简单。 实时可用性 与基于消息的时间管理解决方案不同，oracle calendar 服务器可以在任何平台、任何设备上启用日历专用信息的实时通信和管理。oracle calendar 不依赖于 smtp、pop 或 imap 提供服务，也不需要公共的可用电子邮件文件夹存储日历数据，而是将数据的表示存储在一个中央数据库中。利用直接从日历服务器中取用数据的功能，在确保所有日历数据都正确并且最新的情况下，用户就能够根据其他用户和资源的可用性来访问并管理信息。由于用户现在可以创建会议、安排审批流程中用到的资源、管理日常记录，并以最高的准确率比较组成员的综合可用性，因此也就提高了许多公共业务流程的运作效率。 多平台、多设备访问 oracle calendar 可以通过 web、移动浏览器进行访问，或者还可以从使用 microsoft outlook 的桌面或 windows、macintosh 和 linux 操作系统的本机客户端进行访问。与支架-桌面客户端或新的 oracle sync server 一起提供的还有强大的同步技术，它将基于标准的数据格式（如 ical、vcal 和 vcard）与它们的 syncml 兼容设备和 oracle calendar 服务器进行同步。通过与 wireless & voice 集成，用户可以通过短消息服务 (sms) 或语音报警进行首选项设置来接收新事件的通知或者即将发生事件的提醒。 oracle 日程管理系统特性 界面友好、方便，功能强大（全球排名第一的时间管理软件） 资源管理：管理组织资源，如多媒体教室、会议室、投影仪、汽车，并可根据不同的资源设定审批流程，实现办公操作的流程化管理。 支持管理个人日程、群组日程、领导个人日程 强大的日程调度功能，自动检查、提示日程安排冲突 可以进行日程管理委托，比如，总经理将自己的日程管理委托给秘书进行管理 可与短信接口、email接口结合，进行日程提醒 多种访问方式：通过选择具有个人信息管理(pim) 和全组计划特性的web 客户端；通过无线internet（以wap 或i-mode 模式）；通过短消息服务(sms)；与多种个人数字助理(pda)、智能手机完全同步。网络会议oracle 网络会议系统是一个功能强大的实时在线协作系统。 用户可以使用网络会议进行在线帮助、网络会议、在线研讨会。 在线帮助在企业中，it 人员可以通过网络会议系统对用户进行远程帮助，甚至登录用户界面进行远程操作。 网络会议在一个项目中，项目小组人员可能分散在不同的地点，使用网络会议就可以帮助项目组成员之间进行有效沟通，减少大家花在路途上的成本。 在线研讨会通过网络会议系统还可以举行基于互联网的研讨会，与会人员可以轮流演讲并进行在线演示。oracle 网络会议系统特性 简单、安全的实时协作空间 网络会议系统通过applet下载控制台产生网络会议界面， 并建立通过tcp或http到服务器的连接。应用组件通过连接网络会议系统完成进行身份验证、监控和记录等工作。 整合的协作应用 网络会议系统向用户提供完整的实时协作应用如共享浏览、文档演示、共享白板和共享桌面。 真正的实时应用 oracle网络会议采用压缩技术传送数据，因此即使在会议频繁且与会者众多的情况下，oracle网络会议依然能保持所有用户界面的实时显示。oracle ultra search oracle ultra search 使您可以通过使用两个组件找到您想要的内容 包括协作套件的内部应用程序（如 oracle email 和 files）和您企业网上套件以外的内容。这两个组件是 oracle ultra search 和 search federator。由于 oracle ultra search 和 search federator 组件使用相同的基础 oracle 技术，因此管理员和终端用户的经验就可以扩展到整个搜索功能中。 随时随地查找想要的信息 oracle ultra search 是一个基于 web 的即时可用搜索引擎解决方案，它可以搜索多个信息中心库，包括关系数据库、由 web 服务器提供服务的 html 文档、oracle9ias portal、磁盘上的文件、imap 邮件服务器以及更多。超级搜索使用“搜索器”索引文档；文档仍保留在其自己的信息中心库中，搜索到的信息用于构建位于指定 oracle 数据库中的索引。search federator通过协作套件搜索页接收终端用户提供的搜索词，并显示由超级搜索搜索到的邮件、文件及 web 服务器搜索结果的集成列表。因为每当有新的电子邮件到达或新的文件上载时，oracle email 和 files 就自动构建并更新它们的索引，所以，对于协作套件应用程序则不需要搜索，并且搜索结果通常是当前并且最新的。 oracle ultra search提供对多种新属性类型的支持，包括日期范围、值列表和改进的查询 api，并且新支持 jsp 标记以及与 oracle 9iasportal 和门户实例本机搜索的集成。 oracle wireless & oracle voice oracle 协作套件提供最完整的功能集，使在外员工能够从任何设备随地完全访问他们企业的所有信息。oracle 协作套件可以从任何移动设备或电话随时随地访问电子邮件、语音邮件、日历、地址薄、任务、文件以及公司目录。协作套件中的所有 wireless &voice 功能都是通过 oracle9ias wireless 多模式、多通道服务发布平台（基于 xml 和 j2ee 标准）提供的。 对任务关键的企业数据进行实时移动访问 利用可提供最大效率的特性，oracle 协作套件提供从任何带有浏览器功能的移动设备对电子邮件、日历文件、地址薄以及企业目录的无线访问。集成通知功能使用户可以通过电子邮件、sms、语音、寻呼机或传真接收重要信息的报警或会议提醒。用户还可以选择接收电子邮件、sms、或语音报警，以通知并提醒他们新的（或更新的）网络会议。oracle 协作套件还可以增加功能，以通过版本 2中的 blackberry 联盟合作伙伴解决方案将电子邮件、日历和联系人信息置入 blackberry 设备。 从 sms 或任何 im 客户端进行即时访问 在版本 2 中，用户还可以通过 sms 消息或 im 客户端访问协作套件。用户可以发送简单的 sms 指令来置入当天的约会，修改或取消会议，在企业目录中查找员工信息或个人地址薄，或浏览文件目录以选择要传真或通过电子邮件发送的文件。同样地，任何 im 客户端都可用来访问所有的协作信息，只需通过将 oracle 协作套件添加为好友，并像与朋友一样与他聊天。 语音访问增加的灵活性 移动员工现在可以检索并回复电子邮件、管理约会、呼叫联系人，或从任何电话通过语音接收关于重要信息或会议的通知。通过从有线或无线电话呼叫网关或与会话接口进行交互，用户可以访问协作套件组件，如 email 和 calendar。协作套件支持语音的应用程序响应语音和按键命令，并且可以在任何具有独立于扬声器的语音识别且接受 oracle 的 voicexml 网关上运行。 统一工作场所oracle协作套件通过帮助组织建立一个“统一工作场所”，提供了一个方法来简化信息、应用和人员的访问。该工作场所集成了丰富的协作和信息管理技术到单一的环境，用户可以很容易地查看相关的信息，并基于这些信息协同工作，更加有效的管理业务流程。oracle的统一工作平台包括了集成的软件来为组织的人员日常工作和活动提供一个单一的虚拟场所，它可以帮助组织达到：n 从一个单一入口的界面来访问和管理不同的信息、应用和服务n 通过集成的、实时的协作和内容管理技术来提升交流和优化业务流程n 通过及时地访问业务数据和关键的效益指标来做出更加科学合理的决策n 通过集中的数据库管理信息来减低it风险和成本n 利用oracle的信息技术架构，可以提供一个单一的、完整的信息系统，针对变化的业务需求提供必要的计算能力，减少平台的风险3 知识管理系统知识管理系统主要包括了内容管理、项目工作区、在线专家和网上学习等功能模块。3.1文档内容管理内容管理是知识管理的基础，信息包括结构化和非结构化的数据，如一般被定义为任何人在每天的商业和个人生活中都会使用到的电子信息。它包括以数字方式展现的文档、出版物、图像、视频、音频、软件、表格、收据、票据、设计、合同、以及电子邮件等。内容管理系统是一个以内容服务为目的，面向海量内容处理，集信息存储、信息管理、信息挖掘分析、信息传播为一体的系统。因此我们采用基于oracle content service为内容管理平台，通过web service提供大量的内容管理应用，包括企业文档管理、信息库等。对于oracle文档管理，拥有功能：l 集中式的文件管理，便于搜索，集成和系统维护l 简单易用的文件组织方式l 提供文件分类管理功能l 支持关键字搜索，全文搜索等多种搜索方式l 支持internet技术，可以全球访问l 精细的权限分配和安全控制，文件目录和文档级别的安全控制，基于组和角色的存取控制l 强大的协作功能，可以在组织或团队中进行共享管理。支持文件审批工作流和版本控制l 高性能，高稳定性，高可用性，高可靠性，易于维护。l 多站点文件管理l 基于策略的记录和存储管理l 文件病毒检测和扫描l 迁入/迁出管理l 在线编辑web界面l 基于策略的自动文件版本管理l 事件驱动的工作流和基于工作流调用的 web servicesl 基于web services的开发接口，和oracle电子商务套件的集成企业级信息库存放企业级的信息，例如企业规章制度、大事记等等。企业级信息库中有一个企业级的信息库管理员，管理员可以设置企业级信息库中每个目录的访问权限，通过这种操作可以把一些信息的维护下放给企业中的员工。部门级信息库存放部门、科室级的信息，例如部门内的业务数据等等。部门级信息库中有一个部门级的信息库管理员，管理员可以设置部门级信息库中每个目录的访问权限，通过这种操作可以与企业内其它部门进行信息交换和共享，例如有研究室a和b，双方的研究过程需要用到对方的研究成果或者资料，这样a和b两个部门的信息库管理员可以建立一些资料目录，设置这些目录只能被这两个的成员访问，这样两个部门在研究过程中，通过访问这些目录实现信息共享，从而可以提高一些研发效率。个人级信息库用来存放个人的信息，系统在创建每个用户的时候会同时建立每个人的个人信息库，依据files的个人文件夹的原理，每个系统用户默认有50m的资源空间，当然个人资料夹的大小可以依据实际需求修改。从files的信息组织原理看，个人级的信息库是独立的，是完全属于个人的空间，每个人的个人文件夹不属于企业级、部门级信息库，即企业级、部门级管理员无法管理个人级信息库。另外，系统管理员在初始化系统的时候可以设置是否给每个员工建立其个人信息库，并设置个人信息库的配额。版本控制与网络存储子系统主要功能一般来说，版本控制系统能够实现以下一些最基本的功能： 能过管理文件的版本 保存任意一个文件的不同版本 记录修改者、修改原因 同时修改一个文件时，尽可能地自动合并修改；在不能合并时，给出提示 比较不同版本之间，或与当前文件之间的差异 获取任意版本的文件 对不同的版本的文件给出标记，方便日后审查 访问控制：阻止未经授权的修改和查阅主要特点空间上集中统一管理由于采用服务器/客户端方式（嵌入office的applet），尽管用户可以在自己的本地留有备份，但最终唯一有效的只有服务器端的那个原始拷贝。一定程度可以解决一致性问题、冗余问题。时间上全程跟踪记录工具将会自动记录每个更改细节，和不同时期的不同版本。一定程度可以解决冗余问题、事务性问题、并发性问题。操作权限控制对于不同用户，对文件可以定义不同的访问权限。一定程度可以解决安全性问题。采用oracle 内容服务的实现方式如上图，oracle 内容服务提供自动版本化和手动版本化两种版本化模型，用户可以在此设置在服务器上保留的最大版本数，所有的版本化设置都是针对目录夹的，即所有该目录夹下的文件都继承目录夹的版本控制设置。用户在类似于资源管理器的信息库界面中，可以任意的检出和检入处于版本化控制的目录夹下的文件，用户检入检出某个文件后，会在列表上显示版本化信息，如上图和下图。打开网络上的版本屏蔽office的打开文件按钮，换成我们的“打开”按钮，当用户点击该按钮时，弹出我们实现的打开文件对话框，根据用户的权限读取服务器上的用户可以操作的文件列表和用户可以处理的版本库。用户选择某个需要编辑的文档，根据用户的权限，将文件下载到本地，并调用永中的api进行只读打开或者可写打开，同时通过api自动打开修订功能，屏蔽取消修订功能操作。保存、记录修改原因、建立版本屏蔽office的保存按钮，换成我们的“保存”按钮，当用户点击保存按钮，系统弹出我们实现的保存对话框，用户可以在这个对话框中填写修改原因，并签入一个版本，系统将用户的文档保存到服务器上。比较并合并文档用户点击我们实现的“比较并合并”按钮，系统弹出“比较并合并”操作框，打开版本库中的文档，通过文档的修订信息比较两个文档，并进行合并。3.2 项目协作工作区通常，当人们为某一共同的目标工作时，他们会相互交流沟通，发送一些包含有价值信息的电子邮件。多个修订版经过来回传送，最终很可能导致关键资源的遗失。而当某个人新加入工作时，就不容易得到“立刻投入工作”所需的历史信息。因此业务系统中的各种文件、规章制度和业务系统中的业务运行数据并不是企业知识体系的全部，而在企业各个项目建设过程中产生的文档资料，对于一个企业来说，往往也是非常宝贵的知识，它不仅可以作为历史资料保存，更重要的是可以应用于新的项目中，使得在今后的项目建设中能够最大限度地利用经验，借鉴教训。企业需要一种快速的工具实现部门级和项目级的协同和信息共享，并可以把这个过程中沉淀的知识与企业信息知识库有机的结合起来。通过oracle workspace，你可以根据业务需求快速创建一个专门为项目服务的网站（项目协作工作区），根据客户需要，可配置“项目管理工作空间”、“新产品发布活动工作空间”、“销售团队协同工作空间”等等。通过浏览器，项目成员可以在这个工作区进行项目的交流沟通、文档共享、讨论、任务分派管理等。用 oracle workpspace维护在所有与某个项目相关的所有资源（文件、想法、日程安排等）， 在这里每个人都可以确定他们能找到和答复最新的信息。oracleworkspace整合了企业的协同和内容平台，所有的信息文档可以直接保存到企业后端的内容服务中。oracle workspace以工程项目、事件为对象，集成了协作交流、文档共享、用户管理、日程安排、网络会议、任务分派等功能。利用oracle workspace可以策划活动、方便采购、集思广益以制定新销售战略, 响应客户或监控产品的推出过程。oracle workspace是一个完全基于web的应用，突破了传统的障碍, 使工作小组可以在防火墙之外一起协作, 而且只需几秒钟就能实现与供应商、伙伴和客户的安全协作。它把群组的协作技术提高到了一个新的层次，让非计算机方面的业务人员也能独立创建即时的共享工作空间。为项目小组提供协同工作的全方位支持，功能模块包括： 团队成员在线信息 文档共享区 团队会议及日程管理 任务分配及完成状况跟踪 团队成员讨论区 信息公告版 团队对外公开邮箱 工作空间模板化，可自由配置3.3在线支持系统在线支持系统主要为员工提供在线的帮助，当遇到任何产品或者工作上的问题时，能够通过该系统查找并获得相应的信息，我们认为该系统的功能可以分为两个层次，第一个层次是在线协作管理，能够统一管理企业中所有的人员资源，第二个层次是在线知识库管理，能够帮助企业建立信息知识库，统一规划和管理整个企业的知识资产，帮助企业员工快速获得所需的知识。如何使在不同工作地点的用户进行有效及时的沟通和管理，如何快速找到相应的专家，如何快速的与客户和合作伙伴联系。建立企业的即时消息应用，可以拓展已有的电子邮件的沟通交流的方式，还可以大大提高员工的工作效率和响应能力。不同于internet的即时消息应用，企业的即时消息必须是一个安全的、可扩展的并且能与企业已有的目录和应用紧密集成的协作应用。oracle 实时协作平台可以帮助快速的部署和实施即时消息、web会议等实时协作应用。oracle messenger可以让用户感知到在线交流的机会，方法就是提供定制的人员列表，这个人员列表可以是企业内部的同事、也可以是外部的客户。定制完成后，下一次用户登录服务器，就可以自动感知到他们是否在线，是否可以进行交流。oracle messenger可以直接从企业目录中获取用户的身份信息，包括用户的邮件、职位、部门和联系方式等。oracle web会议还支持多种的实时交互方式，包括基本的消息讨论、电子白板、共享屏幕、举手问答、音频会议等。一旦用户发现某人在线，他们就可以通过发送即时消息开始交流，可以通过messenger安全的交换文件，也可以进行语音交谈。也可以邀请其它用户加入到聊天室进行群组讨论。用户可以根据当前的任务，选择使用全功能的web会议。比如，要共同设计一个图纸细节，web会议可能就是更好的方式。最后会话的就可以记录保存下来备忘。对于在线知识库，可以参考前面的企业信息库的建设。4、综合办公管理系统功能描述综合办公管理系统主要简单描述系统的功能和特色，具体功能实现需要根据客户实际需求来调整和取舍。综合办公管理系统覆盖了日常办公的所有功能，划分为公文流程管理、个人办公、公共信息管理、综合办公管理和系统管理几个功能模块。该系统组成大致如下图所示：系统管理组织机构管理公告栏公共信息管理个人办公个人通讯录移动办公文件管理日程安排任务接收电子邮件待办事宜接待管理会议管理车辆管理综合办公权限管理数据字典用户管理电子论坛公共通讯录公共资料规理收文管理公文汇总请假管理外事管理出差管理任务下达公文流程管理综合办公管理子系统发文管理4.1 公文流程管理公文流程管理系统，包括收文、发文、公文归档查询、各种办公流程灯，具体包括公文的草拟、登记、管理、归档、查阅、任务下达、请假、出差、外事等业务功能。通过这个系统，可以完成所有公文办理中涉及到的操作。用户所具有的这些公文办理功能均在系统设置中由权限确认，其中当用户具有草拟、登记、管理、归档、查阅权限时，在公文办理系统中出现相应的图形按钮。公文草拟办理自办公文，实现自办公文在系统内的流转。公文编辑器采用office编辑器，可以对文本进行字体、字号、颜色等的设置，除文本编辑外，而且可以编辑表格、插入图片。用户也可以直接导入永中的集成文档。流程定义系统提供统一的流程引擎，可以支持各种业务流程的定义、监控和记录，对公文流程，可以为公文的流转定义流程，设置对象的属性。用户可选择系统中已定义的模板直接使用，可以在选择模板的基础上修改完善满足自己的需求，然后使用。可以在空白的流程中按需定义自己的流程再使用；也可以给对象设置各种属性，以满足用户的需求痕迹保留为了方便批阅公文以及保留笔迹，用户可以用全文手写核稿的方式编辑公文内容，可在公文的任何地方修改其内容；编辑完毕时，可以加盖电子印章，确认修改；退出全文手写核稿后可以选择电子签名，经电子签名后的修改内容任何人都不能修改，以确保修改内容的完整性和保留笔迹。手写用户在输写意见时可以用手写办理意见的方式，以方便用户批阅。随时可以将各层用户的手写审批意见以及正文意见汇总以便查询及打印。信息自动写入公文公文的相关信息（公文的文号、标题、主送单位、主题词、发文数量、操送、发文时间、发文单位）是随着这个发文流程不断建立起来的。其中的一些信息还需要写回公文的正文中，对于类似的情况，在本系统内，用户就不需要去重新编辑公文了，系统会自动回写公文的。版记生成在公文行文规范中，要求在公文尾部要加入一个表格（版记），用户通过本系统将自动生成该版记（按照国家标准生成）。公文套打对于公文来说，同一类公文，它在格式上有一部分是不变的，所以一般的企事业单位预先都会让印刷厂统一印好一批公文模版，这样就要求我们的系统支持套打，对于那些预先印好的部分不打印。公文追踪用户可以通过这项功能跟踪自己草拟的公文，可以对这些公文进行监控。公文登记办理上级公文，实现上级公文在系统内的流转。公文登记流程与公文草拟流程大致相同，只是公文登记的内容不可以改变。对于经过扫描进入系统的公文，我们特别提供了导入一个zip文件组的功能，可以将扫描的公文按页一次性地导入本公文系统。我们系统还提供扫描控件。公文管理公文管理一共提供了两种功能，他们分别是：公文的流转监控、归档前（结束公文流转）确认。公文的流转监控查看现行流转公文的运行状况，并可查看公文的原文及各个运行对象的修改内容和办理意见。根据具体情况修改公文的流转流程。归档前（结束公文流转）确认在本系统中，必须有人来确认公文是否流转结束，并把它转为待归档公文。公文归档归档已经待归档的公文。本系统的公文可以分为两步归档，先在部门内部预归档该部门收发的公文，然后，单位内的档案室人员一年一次或者半年一次对由部门内归档的公文进行归档。在归档的时候，用户还需要对公文或者公文卷设置借阅范围。公文查阅与统计用户可以在这里查询流转中的公文，借阅已归档的公文，统计公文。代理设置如果用户由于工作原因需要出差一段时间，则需要在出差前设置他的代理人，这样，当公文需要他办理的时候将会转到他的代理人那儿去。用户也可以查看代理人的公文办理纪录，和办理情况。亮点介绍在系统中嵌入office后的界面如下图：强大的编辑功能系统中公文内容的编辑采用office编辑器，增强了公文格式的编辑功能。对于公文中的标题、字号、主送机关、版记等特殊标记，根据公文版式的具体需求，可以很容易的定制。公文采用的字体、字号、行距字间距等格式信息，通过office的模板功能，做在公文的模板里面，方便公文内容的输入个格式定义等操作。集成电子表格在办公系统中，公文的使用往往伴随着相应的应用，例如与公文相关联的表格形式的调查等信息，在建立公文时，这些调查信息需要和公文一起发送下去，进行调查等工作。适于公文及其应用，例如于公文相关联的表格形式调查等。生成的公文文件具有较小的占用空间，方便存储，收发文登记簿。office系统将电子表格和文本编辑集成在一个文件中，使公文与公文相关的调查等信息集成在一起，生成的公文文件占用了较小的空间，并方便系统的存储。在公文的收发过程中，收文单位需要有收文登记簿，发文单位要发文登记簿，在办公系统中，采用永中的电子表格形式生成相应的收文和发文登记簿，方便用户对手发文登记簿的编辑和打印。数字签名政府公文流转过程中严格的保密性是公文流转系统基本的要求之一，也是政务类应用软件验收的硬性指标，所以一个成熟的公文流转系统必须使用数字签名技术，并在其基础上对数据传输进行加密，数字签名技术也是识别用户身份，确定公文责任的主要技术。在一些公文流转系统中以应用了小型的ca数字签名认证系统。在公文办理中，加入数字签名和加密的功能，更增强了办公中公文的安全。系统接口调用在公文的办理过程中，公文的关键信息，例如：标题、主送机关、文号、抬头或版记，都需要单独存入数据库中，以方便对于公文的关键信息的查询。采用office系统，通过直接调用office的接口，可以支持内容的自动插入，使用户不会输入重复的信息。公文在印发时，因为有现成的公文纸张，需要将公文的抬头、红色反线等公文纸上已有的部分隐藏，进行套打。利用office提供的接口，可以调用打印功能，并将需要隐藏的部分隐去，实现公文的套打。签章功能系统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中，由于没有具体规定的出台，因而对于电子签章的合法性问题还存在很大的争议。在一些公文系统中，使用模拟化的电子签章，在公文上直接加盖，再由高精度打印设备打印，或作为二次加盖传统公章的凭据。在政府机关未形成大范围的无纸化办公的前提下，电子签章技术的发展趋势呈现以数字化的虚拟签章使公文在系统中生效，一旦需要出现纸介质公文时，在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证，并加盖传统的公章。在office系统中，提供电子签章的功能，在签章时，对公文进行数字签名，以保障公文的安全。痕迹保留公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，需要对各种修改行为进行跟踪，并形成附属公文的流程跟踪报表。office系统中内置了痕迹保留的功能，对于不同用户修改过的公文内容，可以方便的查看。文档保护公文在流转过程中，不同的内容可能需要不同的用户去修改，比如，印发人员不可以更改公文的内容，但需要修改版记，生成文号等信息，因此当公文流转到印发人员时，公文的内容部分将变为只读。office提供文档保护的功能，使管理人员可以控制公文的部分内容让部分人员可以修改。公文流转收文业务收文业务流程由办